1. Redmine là gì bạn biết chưa?
Redmine là gì? Bạn đã bao giờ nghe đến ứng dụng này chưa? Redmine là một công cụ được tạo ra nhằm mục đích theo dõi các vấn đề xảy ra của một dự án và quản lý dự án (project management). Redmine hoạt động trên web miễn phí và mã nguồn mở để người dùng dễ dàng sử dụng. Đây là phần mềm hỗ trợ cho người sử dụng quản lý nhiều dự án cùng một lúc hoặc các tiểu dự án có liên quan đến nhau và liên quan đến dự án chính. Redmine có tính năng cho mỗi một dự án khác nhau và diễn đàn khác nhau. Redmine giúp theo dõi thời gian, kiểm soát các truy cập với vai trò linh hoạt của nó trong từng dự án.
Redmine bao gồm biểu đồ thanh và biểu đồ lịch để hỗ trợ một cách thức quan nhất trong khoảng thời gian thực hiện dự án. Redmine là sự tích hợp từ nhiều hệ thống phiên bản khác nhau và trình duyệt kho lưu trữ. Redmine có vai trò trong việc quản lý các vấn đề như nhiệm vụ, lỗi và yêu cầu hỗ trợ. Thông qua việc sử dụng phần mềm quản lý dự án sẽ dễ dàng hơn cho bạn trong việc báo cáo kết quả hàng ngày với các bộ phần có chức trách cao hơn trong doanh nghiệp. Một dự án quy hoạch sử dụng đất với ngân sách không thể nào xây dựng dang dở hoặc chậm tiến độ thành quy hoạch treo. Do đó mà tiến độ dự án, kế hoạch dự án vô cùng quan trọng.
* Các tính năng của Redmine bao gồm như sau:
+ Cho phép việc theo dõi nhiều dự án cùng một lúc
+ Hỗ trợ cho việc kiểm soát về truy cập với vai trò linh hoạt
+ Theo dõi các vấn đề của dự án
+ Tạo biểu đồ
+ Quản lý các dữ liệu như: Tin tức, tài liệu, tập tin có liên quan đến dự án
+ Cho phép truy cập dữ liệu web và gửi thông báo về email của bạn
+ Hỗ trợ việc quản lý cho các dự án, và diễn đàn cho mỗi dự án đó
+ Cho phép người dùng theo dõi được thời gian một cách đơn giản
+ Bạn có thể tùy chỉnh cho các vấn đề của dự án và mực thời gian của dự án cũng như người dùng
+ Hỗ trợ một loạt các tích hợp của quản lý cấu hình phần mềm như: hệ thống kiểm soát sửa đổi, hệ thống đồng thời, hệ thống kiểm soát để theo dõi những thay đổi trong mã nguồn, công cụ kiểm soát sửa đổi phân tán, hệ thống sửa đổi máy chủ phân tán và máy khách,..
+ Hỗ trợ việc xác thực nhiều nhà cung cấp trung lập, và tiêu chuẩn công nghệ ứng dụng để truy cập và duy trì các dịch vụ về thông tin, thư mục sử dụng trên giao thức internet.
+ Hỗ trợ tính năng giúp người dùng tự đăng ký cài đặt
+ Hỗ trợ sử dụng với 49 ngôn ngữ trên thế giới. Trong đó có cả Redmine tiếng Việt.
+ Cho phép truy cập nhiều cơ sở dữ liệu khác nhau
+ Redmine cho phép việc bổ trợ trong các dự án
+ Cung cấp một giao diện về lập trình ứng dụng để hỗ trợ truyền thông và giúp chuyển trạng thái của đại diện.
Quản lý dự án Redmine sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc quản lý các vấn đề của dự án trên web và được viết trên Ruby Rails. Với việc sử dụng miễn phí phần mềm này đã giúp bạn quản lý dự án hiệu quả và khoa học hơn. Các giám đốc dự án hoặc ban quản lý dự án sẽ là những người cần các phần mềm quản lý như này để tiết kiệm chi phí, đẩy nhanh tiến độ. Tổ chức quản lý dự án (OPM) là thành phần không thể thiếu trong bất kì dự án nào, do đó có công cụ hỗ trợ sẽ nhanh chóng kiểm soát lỗi cũng như nhân lực.
2. Cách cài đặt Redmine nhanh nhất cho bạn
2.1. Cách cài đặt Redmine nhanh nhất cho bạn
Để cài đặt Redmine bạn có thể sử dụng cách cơ bản sau:
+ Bước 1: cài đặt các gói phần mềm liên quan như: cài đặt MySQL, cài đặt Redmine, cài đặt gói hỗ trợ,
+ Bước 2: Cấu hình webserver
+ Bước 3: cấu hình thêm module cho apache: bạn cần phải thay đổi nội dung, tạo link, tạo file cấu hình cơ sở dữ liệu
+ Bước 4: thực hiện các lệnh sau:
$ rake generate_session_store
$ RAILS_ENV = production rake db:migrate
$ RAILS_ENV = production rake redmine:load_default_data
+ Bước 5: Bạn chạy lệnh sau là sẽ hoàn tất cài đặt: $ ruby script/server webrick – e production.
Ngoài ra bạn có thể cài đặt Redmine download trên rất nhiều các trang web khác nhau hỗ trợ cho bạn việc cài đặt Redmine.
2.2. Ưu và nhược điểm của Redmine
Phát biểu ưu và nhược điểm của Redmine như sau:
+ Ưu điểm: Được thể hiện rõ ở tính năng như đã nói ở phần đầu; Cài đặt đơn giản và miễn phí đối với người sử dụng; Tạo hữu ích trong quản lý dự án cho bạn.
+ Nhược điểm: Giao diện hiện thì đơn giản, không bắt mắt đến mức nhàm chán.
3. Hướng dẫn bạn cách sử dụng công cụ trên Redmine
3.1. Đăng nhập vào hệ thống Redmine
Để có thể sử dụng được hệ thống Redmine bạn cần đăng nhập tài khoản và mật khẩu của tài khoản của bạn được cấp bởi nhà quản trị.
Để lưu lại thông tin đã đăng nhập để thuận tiện hơn cho các lần truy cập sau bạn ấn chuột chọn Stay logged in.
Trong trường hợp bạn bị quên mật khẩu thì hãy ấn chuột chọn Lost password.
3.2. Khởi tạo dự án cho bạn và cấu hình thông tin cơ bản
* Tạo dự án của mình
Bạn có thể tạo dự án thông qua 2 cách sau:
+ Chọn menu Administration > Projects > New project hoặc chọn menu Projects > New project
+ Tại cửa sổ hiện ra bạn bạn cầu điển các thông tin vào các ô yêu cầu sau:
Name: Tên của dự án, lưu ý nên viết hoa chữ cái đầu tiên. Ví dụ Dự án đầu tư Công ty ABC,…
Description: Nhập đầy đủ thông tin mô tả cho dự án
Identifier: Mã dự án của bạn
Tại Subproject of: Bạn cần chọn một trong số các lựa chọn sau: Chọn Developing project – dự án mới và đang phát triển; Completed project – dự án đã chuyển sang giai đoạn bảo trì;
Modules: Để mặc định
Trackers, Custom fields: có lựa chọn phù hợp cho dự án của bạn
+ Sau khi bạn nhập xong các thông tin trên chọn Create để hoàn thành và thực hiện các bước tiếp theo
* Thêm thành thanh viên cho dự án và phân vai trò cho họ
Trên thanh công cụ có công cụ cài đặt settings, chọn tab Member để thêm thành viên và gán vai trò. Các nhân viên trong nhóm dự án, điều phối viên dự án (project coordinator)
* Thiết lập phiên bản phục vụ cho việc lập kế hoạch
+ Chọn Settings và chọn Version
+ Để chỉnh sửa Version chọn Edit, còn xóa Version chọn Delete
+ Để tạo Version mới nhấn chuột chọn New Version, cửa sổ sẽ xuất hiện bạn cần thực hiện điền các thông tin mới như sau:
Name: Tên bắt buộc
Description: Mô tả mục đích của phiên bản
Status: Có 3 trạng thái – Open: Chỉ tình trạng đang phát triển; Closed: Chỉ tình trạng đã hoàn thành; Locks: Chỉ tình trạng tạm hoãn.
Wiki page: Nếu dự án sử dụng wiki để viết tài liệu, bạn nhập tên của trang wiki
Date: Ngày release phiên bản.
Sharing: Để mặc định giá trị là Not shared
+ Sau khi điền đầy đủ các thông tin trên bạn chọn Create để hoàn thành.
* Thiết lập nhóm danh mục nhóm chức năng và loại công việc
+ Tại màn hình Setting, chọn tab Issue categories
+ Để tạo mới một version, chọn New category
+ Tại cửa sổ New category:
Name: Tên danh mục. Đặt tên nên có ý nghĩa là nhóm công việc, module, component
Assignee: Giá trị chọn là một người trong danh sách thành viên của dự án
3.3. Quản lý Issue
* Tạo Issue
+ Projects, sau đó chọn 1 dự án và chọn New issue
+ Tại cửa sổ New issue điền các thông tin sau:
Tracker: Tùy vào từng loại nội dung của issue bạn có thể chọn các tracker như Bug, Task, Feature, Support
Subject: Tiêu đề issue. Để nắm rõ quy định cách đặt tiêu đề
Description: Nội dung mô tả issue
Status: Để hiểu về ý nghĩa của các giá trị của trường status
Parent task: Nếu issue được nhóm bởi 1 issue
Category: Danh mục phân loại issue
Start date: Ngày bắt đầu. Sử dụng trường này để lập kế hoạch và xây dựng gantt chart
Due date: Ngày kết thúc. Sử dụng trường này để lập kế hoạch và xây dựng gantt chart
Severity: Đối với tracker bug, trường này quy định độ nghiêm trọng của bug. Để hiểu về quy định của severity
% Done: Để xác định mức độ hoàn thành của issue
Estimated Hours: Để ước lượng thời gian hoàn thành
Watchers: Mục này sử dụng để thêm người cùng theo dõi công việc và gửi thông tin cho người được chọn ở mục này mỗi khi thông tin issue có thay đổi
+ Sau khi điền xong các thông tin trên bạn ấn chọn Create để hoàn thành, ấn chọn Continue để tiếp tục
* Lọc và tìm kiếm Issue, lưu kết quả
+ Projects, sau đó chọn 1 dự án và ấn chọn Issues
+ Tại danh sách issue, bạn có thể lọc (filter) và tìm kiếm theo nhiều tiêu chí
+ Để áp dụng điều kiện lọc, nhấn vào nút Apply
+ Để xóa tất cả điều kiện lọc, nhấn vào nút Clear
+ Để lưu kết quả lọc (kết quả tìm kiếm), nhấn vào nút Save
* Chỉnh sửa và cập nhật Issue
+ Tại danh sách issue, bạn có thể thao tác nhanh bằng cách click chuột phải vào một issue. Một menu sẽ xuất hiện với các mục như Edit, Status, Priority,…
+ Từ danh sách issue, bạn nhấn vào tiêu đề của một issue để xem chi tiết issue, để thực hiện việc chỉnh sửa, bạn nhấn vào link Edit, form thông tin của issue sẽ xuất hiện. Sau khi thay đổi thông tin bạn nhấn nút Save để lưu thông tin
* Tổng hợp và thống kê
Từ thanh sidebar, chọn liên kết Summary để xem các báo cáo tổng hợp. Báo cáo thống kê tổng số issue của từng trạng thái theo Tracker, Version, Priority, Category, Assignee, Author.
* Kết xuất báo cáo
Hệ thống hỗ trợ tính năng xuất ra các định dạng file csv, pdf. Bạn sử dụng tính năng này để xuất danh sách các issue khi cần cho việc in ấn, và trình báo cáo
Xem thêm: Basecamp là gì? Cẩm nang kiến thức từ A => Z dành riêng cho bạn
3.4. Quản lý tài liệu
+ Từ menu Projects, rồi chọn 1 dự án và sau đó chọn tab Document
+ Để thêm tài liệu chọn liên kết New document. Thông tin tài liệu gồm:
Category: danh mục tài liệu, danh mục tài liệu tương ứng với thư mục chứa tài liệu
Title: Tiêu đề của tài liệu, tương ứng với tên file bạn lưu trữ trên đĩa cứng
Description: Trường hợp bạn lưu trữ tài liệu trực tiếp trên redmine
3.5. Sử dụng roadmap
+ Từ menu Projects, rồi chọn 1 dự án và sau đó chọn tab Roadmap
+ Tại màn hình roadmap có các khối thông tin như: Thông tin về phiên bản; Ngày phiên bản dự kiến hoàn thành; Thanh tiến độ để chỉ mức độ hoàn thành theo %; Nội dung mục tiêu của phiên bản; Danh sách các issue được đưa vào phiên bản. Nếu issue đã hoàn thành sẽ có đường gạch ngang.
+ Tại sidebar cung cấp:
Roadmap: Chứa các loại Tracker, sử dụng tính năng lọc này để xem tiến độ hoàn thành theo từng Tracker. Chọn trường Show completed version sử dụng nếu bạn muốn xem lại các phiên bản đã đóng;
Versions: Chứa các liên kết phiên bản
3.6. Quản lý trang cá nhân
+ Chọn menu My Page: Để truy cập vào trang cá nhân
+ Để thêm các khối thông tin, ở mục My page block chọn tên khối thông tin và nhấn liên kết Add
3.7. Quản lý profile
+ Để xem thông tin về hồ sơ của bạn, nhấn vào liên kết [user name]
+ Tại trang profile bạn sẽ xem được các thông tin sau: Lịch sử các hoạt động của bạn tại tab Activiti; b Danh sách các dự án đã tham gia tab Projects;
+ Để cập nhật thông tin cá nhân, nhấn vào link Edit
4. Open Project là gì bạn có biết không
Open Project là một phần mềm được xây dựng với mã nguồn mở để hỗ trợ việc quản lý quy trình và các kế hoạch để thực hiện dự án. Thông qua Open Project bạn sẽ quy hoạch dự án và quản trị dự án của mình với các quy mô khác nhau, thông qua việc hợp tác công việc với người khác. Từ đó theo dõi thời gian hoạt động, báo cáo chi tiết về chi phí của dự án và ngân sách của dự án và đi kèm với các dịch vụ chuyên nghiệp khác.
Các tính năng mà Open Project mang lại là:
+ Open Project mang đến tính năng quản lý dự án ở nhiều quy mô khác nhau
+ Open Project giúp hỗ trợ cho việc thực hiện kế hoạch của dự án theo nhóm, tổ, đội
+ Open Project hỗ trợ việc giám sát và sắp xếp công việc
+ Open Project tính năng theo dõi tiến độ, diễn biến của dự án
+ Open Project tính năng theo dõi các chi phí và ngân sách cho dự án đó.
Qua những chia sẻ về Redmine là gì? Mong rằng sẽ cung cấp thêm cho bạn được những thông tin bổ ích về phần mềm quản lý dự án Redmine.
Xem thêm: Dự án BT là gì? Những điều cần biết về dự án BT
