Mối quan hệ giữa quy trình 5S và Kaizen
Kaizen (改善) là một khái niệm trong sản xuất tinh gọn (Lean) – có nghĩa là “cải tiến liên tục”. Trong đó, doanh nghiệp sẽ không ngừng tìm ra những thay đổi nhỏ nhằm cải tiến quy trình theo thời gian. Để làm được điều này, mọi nhân viên đều phải tham gia thông qua việc nỗ lực gia tăng hiệu quả công việc hằng ngày.
Giống như Kaizen, mục tiêu của 5S cũng là cải tiến quy trình làm việc, nhưng phương thức thực hiện của 5S là tăng cường tính tổ chức và hiệu quả. Nói cách khác, 5S tạo cơ sở nền tảng cho doanh nghiệp áp dụng quy trình Kaizen. Một khi hình thành hệ thống tổ chức công việc, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm các cơ hội cải tiến hơn.
Nguồn gốc của 5S
Quy trình 5S được ứng dụng lần đầu trong Hệ thống Sản xuất Toyota (TPS) bởi đội ngũ lãnh đạo công ty vào khoảng đầu và giữa thế kỷ 20. Hệ thống này – còn được biết đến với tên gọi Sản xuất tinh gọn (Lean manufacturing) – ra đời nhằm mục đích gia tăng giá trị của sản phẩm/ dịch vụ cho khách hàng. Điều này có thể được thực hiện bằng cách xác định và loại bỏ những phần không cần thiết trong quá trình sản xuất.
Quy trình Sản xuất tinh gọn sử dụng một loạt các công cụ như: 5S, Six Sigma, kaizen, kanban, gemba, jidoka, heijunka và poka-yoke. 5S được xem là một phần nền tảng của Hệ thống Sản xuất Toyota – cho đến khi nơi làm việc hoàn toàn sạch sẽ và có tổ chức, thì việc duy trì hiệu quả làm việc là vô cùng khó khăn. Một không gian bừa bộn, lộn xộn là nguyên nhân dẫn đến sai sót, sản xuất chậm lại, thậm chí là tai nạn – tất cả đều làm gián đoạn công việc và tác động tiêu cực đến doanh nghiệp.
Bằng cách hình thành một cơ sở nền tảng có hệ thống, doanh nghiệp sẽ có thể đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra đúng như mong muốn.
Lợi ích của 5S
Sau đây là một số lợi ích chính khi ứng dụng quy trình 5S:
- Quản lý thời gian tốt hơn – Loại bỏ các vật dụng không cần thiết, sắp xếp lại các dụng cụ quan trọng sẽ giúp loại bỏ tình trạng đồ đạc lộn xộn. Người lao động sẽ phải dành ít thời gian hơn để tìm những đồ dùng cần thiết – thay vào đó, họ có thể tập trung làm việc hiệu quả hơn.
- Ít lãng phí không gian – Bằng cách bỏ bớt những đồ dùng không cần thiết, bạn sẽ có được không gian để chứa những vật dụng hữu ích hơn. Việc tận dụng tối đa không gian làm việc và nguồn lực sẽ góp phần tối đa lợi nhuận doanh nghiệp.
- Giảm tỷ lệ thương tật – Thường xuyên sắp xếp và dọn dẹp sẽ góp phần giảm bớt nguy cơ tai nạn khi người lao động di chuyển tìm đồ.
- Giảm thời gian không sử dụng thiết bị – Khi các công cụ và thiết bị được giữ sạch sẽ, kiểm tra thường xuyên và sử dụng đúng cách, quá trình bảo trì sẽ trở nên đơn giản hơn nhiều, và các hỏng hóc lớn có thể được ngăn chặn hoàn toàn.
- Cải thiện tính nhất quán và chất lượng – Việc tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc giúp giảm thiểu đáng kể sai sót và cải thiện năng suất làm việc. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp đánh giá rất cao tầm quan trọng của ứng dụng quy trình 5S trong quản lý chất lượng.
- Nâng cao tinh thần nhân viên – Khi nguyên tắc 5S được áp dụng hiệu quả, người lao động sẽ nhận thấy rằng đóng góp của họ được coi trọng. Từ đó, họ sẽ cảm thấy tự hào về công việc của mình và quan tâm đóng góp cho công ty.
Những lợi ích trên đây của việc áp dụng quy trình 5S đã được ghi nhận tại nhiều tổ chức khác nhau. Lấy ví dụ, ĐH Georgia bắt đầu lên kế hoạch chương trình tinh gọn vào năm 2009. Bằng cách ứng dụng mô hình 5S, họ đã giảm được khoảng cách di chuyển để xử lý nguồn cung tới 83%, tiết kiệm từ 7.000-10.000 đô la chi phí lao động mỗi năm. (Nguồn: http://www.busfin.uga.edu/)
Tương tự, một bệnh viện đã sử dụng nguyên tắc 5S để giảm 37% thời gian chuẩn bị trong phòng mổ, cũng như giảm 70% số lượng dụng cụ cần thiết cho một số quy trình. Về mặt tài chính, bệnh viện đã tiết kiệm được khoảng 2,8 triệu USD mỗi năm. (Nguồn: Journal for Healthcare Quality, tập 37, bản số 5)
Đọc thêm: Quản trị hiệu suất – Bí quyết thành công của doanh nghiệp
