Khái niệm Schedule là gì? có lẽ là câu hỏi làm cho nhiều người quan tâm. Schedule là một yếu tố rất quan trọng trong quá trình hoạt động của mỗi người, đặc biệt là trong công tác quản trị tại doanh nghiệp. Hãy cùng Muaban.net phân tích và tìm ra câu trả lời cho câu hỏi Schedule là gì? qua bài viết dưới đây.
Schedule là gì?
“Schedule” theo nghĩa Tiếng Việt có nghĩa là lịch trình, thời gian biểu hay còn có thể gọi là kế hoạch cho một công việc nào đó cần thực hiện trong khoảng thời gian cụ thể nhằm đáp ứng các yêu cầu và mục tiêu đề ra.
Đây được coi là công cụ quản lý lịch trình một cách cơ bản nhất, nó bao gồm bất kỳ nhiệm vụ, sự kiện hay bất kỳ một hành động, chuỗi sự kiện nào đó được sắp xếp theo thứ tự thời gian bắt buộc. Việc lên lịch trình này sẽ xác định đến cách mà người quản lý sẽ phân công nhiệm vụ và phân bổ tài nguyên giữa các nhiệm vụ với nhau được gọi là tạo ra lịch trình, người chịu trách nhiệm tạo ra lịch trình đó được gọi là người lên lịch trình.
Vì thế, Schedule có thể được sử dụng một cách cực kỳ hữu ích, đóng vai trò quan trọng trong thời gian ngắn như là lịch trình làm việc hàng ngày, hàng tuần hay dài hơn là hàng tháng, hàng năm. Hầu hết mọi người đều sử dụng Schedule thông qua lịch, nơi mà họ có thể dễ dàng xem thời gian thực hiện, lưu ý về các sự kiện xảy ra vào các ngày tháng khác nhau. Thông thường, lịch biểu sẽ chỉ ra thời gian cụ thể cho một sự kiện nào đó mà họ dự tính lập kế hoạch bằng cách liệt kê ra các thuật toán quan trọng theo thứ tự nhất định mà các sự kiện sau đó có khả năng xảy ra.
Tuy nhiên trong một số trường hợp, lịch trình được đề xuất có thể không chắc chắn và không được thực hiện. Ví dụ như đối với các công việc phụ thuộc vào những yếu tố về môi trường xung quanh và ngoài sự kiểm soát của con người thì khó có thể làm theo theo đúng lịch trình được. Hoặc đối với những người thường xuyên có những chuyến du lịch, nghỉ mát để giảm bớt căng thẳng và mệt mỏi thì họ nên tránh việc đặt ra các lịch trình cố định vì khả năng thực hiện không cao.
Từ định nghĩa trên, chúng ta đã có thể hiểu được Schedule là gì? Vậy hãy cùng theo dõi tiếp để hiểu hơn về vai trò đối với cá nhân và các nhà quản trị của Schedule là gì?
>>> Tham khảo thêm: Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả và tối ưu nhất bạn nên biết
Đối với nhà quản trị, vai trò của Schedule là gì?
Thực tế có thể thấy rằng việc tạo ra các lịch trình đối với các nhà quản lý doanh nghiệp là vô cùng quan trọng và không thể thiếu, giúp tạo ra một cách làm việc có thứ tự và hiệu quả hơn. Cụ thể, việc tạo ra các Schedule sẽ giúp người quản lý điều hành công việc kinh doanh và doanh nghiệp rất nhiều điều như là:
Đầu tiên, Schedule giúp họ có thể mô tả được những mục tiêu, phương thức quan trọng cần phải thực hiện trong công việc và xác định được cách thức đạt được chúng như thế nào. Bởi khi bạn đã lập ra một danh sách các công việc, lịch trình mình cần phải làm thì quá trình làm việc sẽ chủ yếu đi theo hướng của mục tiêu đã đề ra, do đó hiệu quả đạt được chắc chắn sẽ tốt hơn. Vì chúng ta biết được rằng mình đang ở đâu, đang cần làm những gì và định hướng được các bước thực hiện tiếp theo.
Bên cạnh đó, một nhà quản lý chắc chắn sẽ rất nhiều việc cần phải giải quyết mỗi ngày, vì vậy việc có thể tạo ra được một Schedule sẽ giúp họ sắp xếp công việc sao cho hợp lý và chính xác, tránh trùng lặp và không giải quyết kịp thời những vấn đề quan trọng. Nhờ các kế hoạch được chỉ ra trong Schedule thì họ cũng sẽ dễ dàng hơn trong việc phân chia nhiệm vụ dành cho nhân viên mà họ quản lý sao cho hợp lý và khả năng hoàn thành được cao nhất.
Vai trò thứ 2 của Schedule là giúp nhà quản lý có thể liên kết mục tiêu công việc vào khoảng thời gian ngắn nhất để hoàn thành chúng. Một ngày làm việc chỉ có 24 giờ, vì thế cần phải biết cách phân bổ đủ thời gian để hoàn thành tất cả các công việc của ngày đó. Do vậy việc có một bản kế hoạch, lịch trình cụ thể sẽ giúp nhà quản lý không bị căng thẳng và mệt mỏi với khối lượng công việc quá lớn.
Ngoài ra, đối với quản trị viên, việc tạo ra các Schedule cũng có thể giúp cho việc kiểm tra tiến độ công việc và hiệu suất làm việc của nhân viên có đáp ứng được những yêu cầu đã đưa ra hay không, cũng như kịp thời xử lý những sai xót, đảm bảo cho các hoạt động được diễn ra trơn tru nhất.
>>> Tham khảo thêm: Cách lập thời gian biểu đơn giản, hợp lý đạt hiệu quả cao
Tầm quan trọng của Schedule là gì? Tại sao Schedule lại quan trọng?
Dù suy nghĩ của bạn về tầm quan trọng của Schedule là gì thì lập ra và duy trì một lịch trình làm việc đồng nhất vẫn là chìa khóa để thành công. Những ưu điểm của việc tạo ra lịch trình gồm có:
Hoàn thành công việc đúng hạn
Mục đích chính của một lịch trình làm việc hiệu quả là nó sẽ đảm bảo bạn và các nhân viên của bạn hoàn thành công việc của mình một cách đúng thời hạn. Tất nhiên sẽ có khi bạn hoàn thành sớm nhiệm vụ hoặc phải làm thêm trong nhiều giờ nhưng lịch trình nhất quán sẽ tạo ra động lực và ít nhất là họ biết làm gì, trong thời gian nào. Hơn nữa, lịch trình cũng sẽ bao gồm thời gian nghỉ ngơi điều này sẽ thúc đẩy hiệu suất cao hơn trong công việc.
Đảm bảo cân bằng giữa công việc và cuộc sống của bản thân
Nếu không có sự sắp xếp lịch trình làm việc thì gần như chẳng ai có thể dung hòa giữa công việc và cuộc sống. Nhiều người có thể sẽ làm việc cả tuần hoặc chỉ vừa làm vừa giải trí, nhất là khi bạn làm việc ở nhà. Đồng thời, không tách mình ra khỏi công việc sẽ khiến bạn thấy căng thẳng và mệt mỏi. Ngược lại, với Schedule hợp lý, bạn có thể duy trì tập trung vào công việc khi cần thiết, cũng như thảnh thơi để tận hưởng thời gian nghỉ ngơi của mình khi rảnh rỗi. Đó là cách tốt nhất để giữ tinh thần tươi tắn và tránh kiệt sức.
Quản lý nguồn lực hiệu quả
Nếu bạn đang ở vị trí nhà lãnh đạo, thì bạn cần phải có một lịch trình làm việc, không chỉ cho chính bản mà còn cho nhân viên của mình. Tại thời điểm này, Schedule sẽ đảm bảo rằng bạn đang kiểm soát được lượng công việc và tiến độ hoàn thành, giám sát nhân viên và đánh giá họ dựa trên các tiêu chuẩn đề ra.
Theo dõi hiệu suất và hiệu quả công việc
Lịch trình làm việc là một cách tối ưu nhất để theo dõi năng suất của mỗi người, đánh giá số lượng và chất lượng công việc theo thời gian nhất định. Cùng một khối lượng công việc nhưng một số người sẽ mất hàng giờ để hoàn thành, trong khi người khác chỉ trong vài phút. Lúc này, việc so sánh và đánh giá sẽ hỗ trợ cho các chính sách khen thưởng hoặc kỷ luật, sa thải.
Đảm bảo thời hạn
Có những người có thói quen trì hoãn, không cố gắng hết sức để hoàn thành hay dễ bị mất phương hướng, mất tập trung trong công việc. Lúc này, lịch trình làm việc sẽ đóng vai trò là một khuôn khổ để giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Đặc biệt trong các dự án hoặc kế hoạch cần hoàn thành đúng tiến độ thì lịch trình càng cụ thể, chi tiết sẽ càng quan trọng.
Các loại Schedule phổ biến hiện nay
- Giờ hành chính: Loại Schedule phổ biến và nhiều nhất là lịch trình làm việc theo giờ hành chính, có thể từ 8 giờ sáng đến 17 giờ chiều hàng ngày, tổng thời gian làm việc sẽ là khoảng 8h đồng hồ, từ thứ Hai tới thứ Bảy. Ưu điểm chính của loại lịch trình này là có thể đoán trước được, cố định nên rất dễ dàng lên lịch và làm các công việc, nhiệm vụ cụ thể.
- Lịch trình làm việc linh hoạt, tùy chỉnh: Ngày nay, các kiểu Schedule linh hoạt và có thể tùy chỉnh đang ngày càng trở nên phổ biến. Miễn là bạn làm đủ giờ và hoàn thành nhiệm vụ thì bạn có thể tự chủ động trong công việc của mình. Làm việc gián tiếp từ xa, làm việc trực tiếp, đến văn phòng và về nhà khi chưa hết giờ. Trên thực tế nhiều người muốn làm việc theo cách này là vì họ có thể đạt hiệu suất cao nhất, giúp cân bằng các yếu tố.
- Làm việc theo ca, nhóm: Lịch trình kiểu ca khá đặc thù và phần lớn được áp dụng ở các cơ sở, cửa hàng, doanh nghiệp hoạt động 24/7 như tại bệnh viện, nhà hàng khách sạn, sân bay,… Bạn có thể làm việc cách ngày nhưng ca làm việc thường kéo dài 12 đến 16 giờ/ngày, làm theo ca 8 giờ hoặc 10 giờ nhưng vào buổi tối, buổi đêm… Hơn nữa, lịch trình làm việc theo ca sẽ cần xoay ca linh hoạt và vì không thống nhất nên khó kiểm soát và ảnh hưởng đến cuộc sống.
Để đáp ứng tốt công việc vậy cách lập Schedule là gì?
- Xác định nhu cầu cụ thể: Thiết lập lịch trình tổng thể hay cho mỗi ngày, mỗi tuần hoặc dự án sẽ không giống nhau. Thay vì áp dụng chung chung, bạn nên xem xét và điều chỉnh hợp lý theo nhu cầu ngắn hạn hay dài hạn.
- Biết khi nào là thời điểm làm việc hiệu quả nhất:Mỗi ngành nghề hoặc lĩnh vực sẽ có đặc điểm riêng và việc lên lịch trình nên cân nhắc dựa trên những thời điểm mà bạn làm việc tốt nhất, đồng thời kết hợp với sự thay đổi về không gian làm việc (đối với các công việc đòi hỏi sự sáng tạo).
- Rõ ràng về thời gian tập trung và nghỉ giải lao: Bạn hoặc bất kỳ ai khác không thể làm việc trong hàng giờ liền mà không nghỉ. Một Schedule khoa học và phù hợp sẽ phải đảm bảo cân bằng cả thời gian làm việc và nghỉ.
Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các công cụ trợ giúp lên lịch trình để đảm bảo kế hoạch nằm trong tầm kiểm soát. Sự tập trung, làm việc nghiêm túc theo đúng lịch trình sẽ góp phần đảm bảo chất lượng công việc.
Bài viết trên đã trả lời cho câu hỏi Schedule là gì? Vai trò và tầm quan trọng của Schedule là gì? Cách thức lập Schedule là gì? Hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ về tầm quan trọng của việc thiết lập lịch trình (Schedule) trong công việc kinh doanh của các nhà quản trị nói riêng và các ngành nghề khác nói chung. Hãy theo dõi Muaban.net thường xuyên để không bỏ lỡ những thông tin sốt dẻo.
>>> Tham khảo thêm:
- Kỹ năng quản lý thời gian: Biến thời gian thành vàng bạc trong tầm tay
- Quản trị nhân lực là gì? Đặc điểm ngành quản trị nhân lực
- Giờ hành chính là gì? 4 điều cần biết về giờ hành chính
