CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CÁC BƯỚC KHI NHẬN BÀN GIAO CĂN HỘ
Tiếp nhận và bàn giao căn hộ tại các dự án là công việc quan trọng trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán giữa khách hàng và chủ đầu tư. Thực tế, nhiều tranh chấp đã nảy sinh do thiếu quy trình chuyên nghiệp ở công đoạn này.
Dưới đây là những quy trình khi bàn giao nhà mà chủ đầu tư và khách hàng nên biết để đảm nghĩa vụ và quyền lợi của các bên.
Bước 1: Chuẩn bị danh mục các căn hộ đã đủ điều kiện bàn giao
- Ban QLDA, Giám sát thi công, Nhà thầu chính kiểm tra các căn hộ nhà thầu đã hoàn tất theo điều kiện hợp đồng thi công xây lắp theo từng đợt thông báo của nhà thầu
- Nghiệm thu kỹ thuật các căn hộ đủ điều kiện bàn giao
- Lập danh mục cụ thể các căn hộ đã được nghiệm thu đủ điều kiện bàn giao và thông báo cho Bộ phận Kinh doanh và Tổ bàn giao tiếp nhận để bàn giao cho khách hàng.
Bước 2: Tiếp nhận các căn hộ đủ điều kiện bàn giao và thông báo cho khách hàng.
- Bộ phận Kinh doanh và Tổ bàn giao tiếp nhận danh mục các căn hộ đã hoàn tất đủ điều kiện bàn giao từ Ban Quản lý dự án
- Tổ Bàn giao kiểm tra lại tình trạng các căn hộ theo danh mục và xác nhận các căn hộ đã hoàn tất, đủ điều kiện bàn giao cho Bộ phận Kinh doanh để thông báo cho khách hàng
- Bộ phận Kinh doanh thông báo cho khách hàng có các căn hộ đã đủ điều kiện giao theo danh mục hoàn tất các thủ tục thanh toán với bộ phận kinh doanh, tài chính… để đủ điều kiện nhận căn hộ từ Tổ bàn giao
- Bộ phận Kinh doanh thống nhất lịch/kế hoạch giao nhận căn hộ với các khách hàng trong danh mục đã hoàn tất thủ tục tài chính và thông báo cho Tổ bàn giao chuẩn bị thủ tục giao nhận
- Tổ bàn giao kiểm tra và chuẩn bị sẵn sàng các biên bản giao nhận theo qui định cho từng căn hộ, phân công nhân viên đón tiếp từng khách hàng theo lịch/kế hoạch nhận được từ Bộ phận Kinh doanh.
Bước 3: Bàn giao căn hộ cho khách hàng
3.1) Trước khi khách hàng tới nhận căn hộ
- Tổ bàn giao chuẩn bị hồ sơ, biên bản bàn giao từng căn hộ theo lịch hẹn với khách hàng
- Nhân viên phụ trách bàn giao căn hộ cho khách hàng kiểm tra lần cuối về điều kiện vệ sinh, điện, nước, trang thiết bị sẽ bàn giao theo danh mục, chìa khóa căn hộ… bên trong các căn hộ chuẩn bị bàn giao cho khách.
- Tổ bàn giao phối hợp với các bộ phận bảo vệ, vệ sinh, nhà thầu, thang máy kiểm tra và đảm bảo tuyến dẫn khách đi kiểm tra căn hộ sẵn sàng, an toàn và sạch sẽ.
3.2) Khách tới nhận căn hộ
- Nhân viên phụ trách bàn giao căn hộ cho khách kiểm tra, đối chiếu các thông tin, hồ sơ để đảm bảo Khách hàng đã hoàn tất các trách nhiệm tài chính, hành chính, đủ điều kiện tiếp nhận căn hộ.
- Nhân viên phụ trách bàn giao căn hộ thông báo/giải đáp thắc mắc cho khách hàng về tình trạng căn hộ, các trang thiết bị đã lắp đặt theo danh mục đã hoàn tất theo hợp đồng đủ điều kiện bàn giao và mời khách đi kiểm tra căn hộ.
Lưu ý: Trước khi dẫn khách Nhân viên phụ trách bàn giao cần kiểm tra và chắc chắn mang theo hồ sơ bàn giao, danh mục thiết bị, chìa khóa căn hộ… nón bảo hộ cho khách cùng các lưu ý an toàn trên đường đi.
3.3) Tại căn hộ kiểm tra:
- Nhân viên phụ trách bàn giao hướng dẫn khách hàng kiểm tra số lượng/chất lượng trang thiết bị, vật liệu hoàn thiện đã lắp đặt tại căn hộ theo danh mục.
- Nhân viên phụ trách bàn giao hướng dẫn và giải thích các thắc mắc, ghi nhận các ý kiến yêu cầu của Khách hàng về căn hộ vừa kiểm tra. Xác nhận cuối cùng của khách hàng về đồng ý/không đồng ý tiếp nhận căn hộ.
- Trong khi trở về Văn phòng tổ kiểm tra, qua hành lang, sảnh thang máy, Nhân viên phụ trách bàn giao giới thiệu cho khách hàng các vị trí thang thoát hiểm, thang máy, phòng gom rác, phòng kỹ thuật, tủ chữa cháy, vị trí ấn chuông báo cháy…
Chú ý: Chi tiết bàn giao khi kiểm tra căn hộ chúng tôi trình bày trong phần sau của chương này
3.4) Tại Văn phòng tổ bàn giao (sau khi kiểm tra căn hộ)
– Đối với khách hàng đồng ý tiếp nhận căn hộ:
- Nhân viên phụ trách bàn giao hướng dẫn khách hảng ký các biên bản giao nhận căn hộ
- Bàn giao chìa khóa, copy hồ sơ giao nhận, sổ tay cư dân, qui chế sử dụng chung cư… và hướng dẫn Khách hàng liên lạc với Ban Quản lý Chung cư để được trợ giúp khi dọn tới căn hộ và sinh hoạt tại chung cư.
– Đối với khách hàng từ chối tiếp nhận căn hộ:
- Nhân viên phụ trách bàn giao hướng dẫn khách hàng ghi ý kiến từ chối tiếp nhận căn hộ vừa kiểm tra và các yêu cầu sửa chữa, hoàn thiện căn hộ vào biên bản, phiếu yêu cầu sửa chữa.
- Nhân viên phụ trách bàn giao ghi nhận các ý kiến, yêu cầu của khách hàng, hẹn thông báo cho khách hàng tình trạng xử lý và thời gian hoàn tất sửa chữa và mời khách hàng tới kiểm tra, tiếp nhận bàn giao.
CHƯƠNG 2: CHI TIẾT KHI NHẬN VÀ KIỂM TRA CĂN HỘ BÀN GIAO
Nhận bàn giao căn hộ là công việc rất dễ xảy ra sai sót, nhất là những người mua nhà lần đầu. Dưới đây chúng tôi sẽ tổng hợp quy trình 10 bước khi nhận bàn giao căn hộ một cách ngắn gọn nhưng rất cần thiết cho khách hàng.
Bước 1: Nghiệm thu điều hòa
Đầu tiên, đóng tất cả cửa phòng lại và bật điều hòa lên để nhiệt độ khoảng 22 độ. Đếm số lượng điều hòa, số lượng cục nóng.
- Tất cả các phòng đều mát, và phải ngắt lốc sau tối đa 2 tiếng, aptomat không nhảy.
- Không chảy nước xuống sàn tại miệng thổi và miệng hồi.
- Lắng nghe khi cục nóng chạy có phát ra tiếng ồn quá to không. Nếu ồn thì phải kiểm tra những bước sau:
- Kiểm tra các tấm vận chuyển đã tháo chưa.
- Kiểm tra đường ống có bị chạm vào vỏ máy không.
- Kiểm tra xem cục nóng có bị nghiêng, xiêu vẹo hay không. Các bulong ốc vít có lắp đủ và chặt không.
Bước 2: Các thiết bị điện, viễn thông
- Kiểm tra tủ điện: Các aptomat phải ở tình trạng giật xuống là tắt, kéo lên là bật.
- Kiểm tra ổ cắm để xem tình trạng có điện của các ổ.
- Kiểm tra quạt gió vệ sinh, máy hút mùi: Nhanh nhất là châm điếu thuốc lá, hít một hơi, phả khói vào gần quạt rồi theo dõi xem tốc độ hút.
- Tắt mở công tắc kiểm tra bóng đèn, yêu cầu sáng đều không bị nháy.
- Dùng bút thử kiểm tra rò điện. Nên kiểm tra ngẫu hứng trên tường, khu xung quanh công tắc và ổ điện.
Bước 3: Kiểm tra tường, trần
- Nhìn màu sơn phải đồng đều, không loang lổ, lưu ý các chỗ quanh công tắc, miệng điều hòa, quạt gió là hay lỗi nhất.
- Kiểm tra độ phẳng của tường: dùng thước nhôm áp lên tường và nhìn qua khe hở giữa thước và tường, tắt đèn và dùng đèn pin soi ngược lại xem ánh sáng lọt ngược lại. Kiểm tra đặc biệt ở cao độ khoảng 1,5m đến 1,8m (chỗ giáp lai giữa hai tầm giáo) là hay bị lỗi nhất.
Bước 4 : Kiểm tra sàn gỗ, sàn gạch
Yêu cầu ghi rõ chủng loại, xuất xứ của sản phẩm lắp đặt, cung cấp các thông số kỹ thuật, đặc tính của vật liệu, giấy bảo hành và thời hạn bảo hành.
Phần sàn gỗ:
- Màu sắc: đều màu, kiểm tra lớp phủ vân bề mặt, nếu xước, lỗi bắt thay.
- Kiểm tra độ phẳng của sàn bằng thước nhôm, kết hợp đèn pin như kiểm tra tường, nếu không phẳng, yêu cầu sửa lại.
- Kiểm tra các khe hở giữa 2 tấm gỗ, nếu hở lớn, yêu cầu sửa lại.
- Kiểm tra toàn bộ mặt sàn xem có chỗ nào phồng, rộp không (chú ý các góc nhà, cạnh tường và cửa toilet), nếu có lỗi, yêu cầu sửa.
- Đi lại trên sàn phải không có tiếng cọt kẹt, cứ đi lại và nhún trên sàn thì sẽ phát hiện ra.
- Kiểm tra nẹp chân tường: Phải đồng mầu, chỗ nối đấu đầu nẹp chân tường phải phẳng, không nhìn thấy nốt đinh trên mặt nẹp, các đoạn nối không được quá ngắn, phải > 1,5 – 2m cho mỗi đoạn, chỗ tiếp giáp giữa nẹp chận tường và sàn gỗ không được hở khe theo mặt bằng và mặt đứng. Nếu hở mặt bằng tức là sàn gỗ bị hụt, hở mặt đứng là nẹp chân tường bị lẹm hoặc cong.
Phần gạch ốp:
Các mạch ốp phải thẳng, đều và sắc nét. Toàn bộ bề mặt kết cấu phải làm sạch vữa, bột trát mạch và các vết bẩn ố trên bề mặt ốp. Công tác kiểm tra chất lượng ốp tiến hành theo trình tự thi công và bao gồm các chỉ tiêu chính như sau:
- Độ phẳng của mặt ốp, làm tương tự như kiểm tra tường.
- Độ đặc chắc và bám dính của nền ốp với vật liệu ốp – gõ vào bề mặt gạch ốp.
- Độ đồng đều của của mặt ốp về màu sắc, hoa văn, các mạch ốp, chi tiết trang trí.
- Đối với các phòng khác cũng kiểm tra tương tự, về độ phẳng, đồng đều màu sắc, không bị nứt, vỡ, các mạch gạch phải được đầy và cùng màu sàn gạch.
Mặt ốp phải thoả mãn các yêu cầu:
- Tổng thể mặt ốp phải đảm bảo đúng hình dáng, kích thước hình học theo yêu cầu của thiết kế.
- Vật liệu ốp phải đúng quy cách về chủng loại, kích thước và màu sắc, không cong vênh, sứt mẻ, không có khuyết tật
- Màu sắc của mặt ốp bằng vật liệu nhân tạo phải đồng nhất.
- Các mạch ốp ngang dọc phải sắc nét, đều thẳng và đầy vữa.
- Vữa trát trên kết cấu phải chắc đặc. Khi kiểm tra vỗ lên mặt ốp không có tiếng bộp. Những viên bị bộp và long chân phải tháo ra ốp lại.
- Trên mặt ốp không được có vết nứt, vết ố do vữa, sơn, vôi hoặc do các loại hoá chất gây ra.
- Khi kiểm tra bằng thước dài 2m đặt áp sát vào mặt ốp, khe hở giữa thước và mặt ốp không quá 2mm.
Bước 5: Kiểm tra cửa gỗ, cửa nhôm kính, cửa kính bếp
- Màu sắc: Màu đều, không lệch màu giữa các cửa và trong cùng một bộ cửa, kể cả khuôn cửa và nẹp cửa. Không bị cháy đen tại các góc có nẹp trang trí.
- Hoàn thiện: Nhẵn mịn, không bị thô ráp, không bọt khí trên bề mặt (kiểm tra bằng cách dùng tay mà xoa lên mặt gỗ).
- Phải nhìn thấy vân gỗ: Có nhiều cánh khi phun bị cháy mầu, thợ sẽ đè mầu mất vân gỗ như sơn bệt.
- Cánh lắp phải thẳng: Kiểm tra bằng cách mở cửa ra khoảng 45 độ, thấy cánh không tự đóng hay tự mở.
- Kiểm tra bản lề, phải sạch sẽ, không dính sơn PU (sơn gỗ), các đầu vít không bị toét, bản lề không bị xước. Bản lề phải đục chìm vào trong khuôn, không lắp nổi trên mặt khuôn.
- Kiểm tra khóa cửa: Đóng cánh cửa, khóa phải dễ không bị kẹt. Thử tất cả các khoá không bị xiết, đút chìa rút chìa nhẹ nhàng. Sau khi đóng cửa cầm tay khóa, giật và đẩy nhẹ, nếu cánh bị lắc tức là đục khóa sai. Cánh cửa khi khóa có độ chặt vừa phải, cánh đục sai sẽ gây tiếng ốn nếu gió từ ban công vào.
- Kiểm tra kích thước: Cánh cửa cách sàn tối đa 5mm, cách khuôn cửa tối đa 2mm, nhưng cũng không được sát quá không là bị xệ, chạm đất và chạm khuôn.
- Kiểm tra số lượng chìa cho mỗi khóa, thử từng chìa cho mỗi ổ khóa, lấy băng dính giấy ghi lại dán lên chìa cho dễ tìm về sau.
- Đối với cửa nhôm kính, phải không trầy xước, kéo ra nhẹ nhàng, silicon bơm mép kính và khung nhôm phải đều và bóng phẳng. Khóa cửa nhôm dùng tay giật và đẩy nhẹ, cánh không được rung lắc quá mạnh, khi kiểm tra thì kéo ra vào phải nhẹ, không kẹt, vấp và khi đóng toàn bộ nhìn khe giữa hai cánh cửa kính phải đều và cùng nằm trên mặt phẳng.
Bước 6: Kiểm tra khu vệ sinh
- Đóng hết đường thoát nước chậụ, mở vòi nước (cả nóng lạnh để kiểm tra luôn) cho gần đầy sau đó xả nước và quan sát :
- Nước chậu thoát trước 01 phút => Không bị tắc, cái nào thoát chậm phải xem lại (tương tự kiểm tra cho chậu rửa ở bếp). Kiểm tra xi phông xung quanh có bị thấm nước không.
- Không có mùi nhà vệ sinh.
- Kiểm tra số lượng phễu thoát sàn: Nguyên tắc tắm đứng riêng, sàn riêng.
- Giật nước bồn cầu và quan sát xem có bị thấm ra sàn không, mở nắp két nước ra quan sát xem van phao có hở không (vẩy một giọt mực vào trong bệ xí cho dễ nhìn).
- Các thiết bị khác như sen, vòi, xịt kiểm tra tình trạng xem có hoạt động tốt không, tắt vòi nước còn rỉ ra không.
- Kiểm tra có vòi xối để lấy nước lau nhà không.
- Kiểm tra đường cấp nước, thoát nước cho máy giặt.
- Phần ốp lát, kiểm tra như phần lát gạch, riêng mặt đá kiểm tra các cạnh xem có nhẵn bóng không (lấy tay mà sờ).
- Với vách kính tắm đứng đóng cửa lại, mở nước ra, phun nước lên các phần gioăng cửa xem có bị hở nhiều không, kiểm tra xem nước có bắn ra ngoài không, nước trên sàn có thoát kịp không. Kiểm tra silicon có được bắn gọn đẹp hay lem nhem ra ngoài không. Kiểm tra gờ chặn nước phải cao 10 phân. Nếu không đạt, yêu cầu sửa chữa.
- Cuối cùng với khu vệ sinh: Khi đảm bảo đã kiểm tra kỹ vệ sinh, thì hứng lấy một xô nước đầy, ra ngoài cửa và dội vào trong sàn vệ sinh, quan sát xem nước thoát thế nào, có bị đọng ở đâu không, nếu không đọng và thoát nhanh là ổn.
- Kiểm tra van tổng nước nóng, lạnh từ đồng hồ đo nước tại hộp kỹ thuật hành lang. Đóng mở thử để đảm bảo van tổng cắt nước tốt, không bị hở, đồng hồ có phải đúng đồng hồ đo nước nhà mình không, hay bị đánh dấu nhầm. Yêu cầu cho biết đồng hồ nước có được kiểm định tại các cơ quan nhà nước không? Chốt chỉ số đồng hồ nước.
Bước 7: Kiểm tra tủ quần áo, tủ bếp, tủ gỗ lavabo
- Màu sắc: Kiểm tra như với cửa gỗ, lưu ý là tủ sơn bệt về độ nhẵn mặt trong cánh, các cánh tủ khi kéo phải êm, không kêu, không chạm nhau.
- Hoàn thiện: Cánh tủ không được vênh, lưu ý cánh tủ quần áo rất dễ vênh (ngắm bằng mắt hoặc áp các thước nhôm), cánh mở ra đóng vào không bị chạm vào các cánh/kết cấu khác. Khi đóng các khe hở giữa các cánh, giữa cánh với cánh tủ phải đều, khe hở tối đa không quá 2mm.
- Các bản lề bật cho tủ bếp phải bắt chắc chắn và đầy đủ vít, với cánh có chiều cao <600 thì cần 2 bản lề cho mỗi cánh, lớn hơn phải có từ 3-4 bản lề/cánh. Kiểm tra các ngăn kéo kéo ra nhẹ nhàng. Không tự trôi ra, các ruột ngăn kéo phải được phủ sơn. Cẩn thận nhấc hẳn ngăn kéo ra ngoài nhìn phía trong ruột tủ có sơn hay không. (Thường ăn bớt sơn trong ruột tủ).
- Mặt đá tủ bếp chỗ nối phải phẳng (kiểm tra bằng tay hoặc áp thước nhôm lên), các cạnh phải đánh bóng đều, không còn vết mài, chỗ đặt mặt chậu rửa tiếp xúc với mặt đá phải bơm silicon, vết bơm không được lem nhem.
Bước 8: Kiểm tra Ban công
- Kiểm tra lan can sắt đã sơn chưa có chỗ nào mài chưa hết còn sắc hay nhọn không.
- Cửa kỹ thuật mở vào chỗ cục nóng phải mở ra được nhẹ nhàng.
- Đóng cửa kính làm vài xô nước hắt thẳng vào cửa kiểm tra độ kín, chú ý các khe tiếp giáp giữa khung và tường. Dội xuống sàn lô gia kiểm tra thoát nước.
- Phải đảm bảo có phễu thoát nước riêng ở cả 2 khu Lô-gia và Phòng giặt phơi, riêng biệt với phễu thoát nước máy giặt.
Bước 9: Đo diện tích
- Đo theo các kích thước yêu cầu trên bản vẽ. Phần diện tích có thể được đưa ra sau, quan trọng là chốt các số liệu kích thước đo với bên bàn giao. Bản vẽ nên được in hoặc copy ra A3 làm mấy bản để dễ nhìn, đánh dấu các vị trí yêu cầu sửa chữa, có thể chuyển cho chủ đầu tư 1 bản đánh dấu các vị trí cần sửa cho chính xác.
Bước 10: Bước cuối cùng (sau khi kiểm tra các bước không có lỗi cần làm lại, hãy ký bàn giao).
- Tắt hết điện, nước, khóa cửa ban công lại ra cửa yêu cầu kiểm tra khóa cửa chính và yêu cầu bàn giao các loại remote và chìa khóa. Nên reset lại mã và đặt mã mới, dán niêm phong lại (yêu cầu cả hai bên ký vào). Cái này nên làm vì chuyện này đã xảy ra ở nhiều nơi khi nghiệm thu xong rồi nhà thầu vẫn vào và thậm chí đổi, tháo thiết bị.
- Yêu cầu bàn giao các chỉ số đồng hồ điện, nước tại đồng hồ.
- Yêu cầu sơ đồ điện và ống nước để phòng trường hợp khoan trúng khi lắp đặt nội thất.
- Ghi các thay đổi và ý kiến nếu phát hiện lỗi.
- Tập hợp các thay đổi cần sửa chữa theo bảng: Thứ tự, các hạng mục theo nhà mẫu, theo hợp đồng, các hạng mục thực tế, yêu cầu, kiến nghị.
