Văn phòng có thể nói là nơi gắn bó phần lớn thời gian trong cuộc đời của dân công sở, nhưng chưa hẳn toàn bộ trong số chúng ta đều nắm rõ khái niệm “văn phòng là gì?” và chức năng, cũng như tầm quan trọng của không gian này. Hãy cùng G Office tìm hiểu nhé!
>>> Xem thêm: Tìm hiểu các loại hình văn phòng cho thuê hiện đại phổ biến nhất tại Việt Nam
Khái niệm văn phòng là gì?
Văn phòng là gì? Văn phòng là điểm trung tâm của tổ chức. Là nơi thực hiện các hoạt động khác nhau của tổ chức kinh doanh. Văn phòng là bộ não của cả một tổ chức. Văn phòng thực hiện chức năng văn thư như thu thập thông tin, ghi chép phân tích, phân phối thông tin và chức năng điều hành như hoạch định, hoạch định chính sách, tổ chức, ra quyết định, v.v. Để giải thích khái niệm văn phòng là gì, thì ta có hai khái niệm về văn phòng như sau:
Khái niệm truyền thống
Quan niệm truyền thống định nghĩa văn phòng là nơi thực hiện mọi hoạt động quản lý và văn thư. Đó là lĩnh vực nhất định trong kinh doanh. Tất cả các chức năng kinh doanh được quy định và chỉ đạo từ văn phòng. Nó thu thập và lưu trữ thông tin về văn phòng.
Nơi tập trung nhiều nhất của hoạt động thủ tục giấy tờ thường được gọi là văn phòng. Do đó, khái niệm truyền thống giải thích văn phòng là một nơi cụ thể. Nó là nơi đặc biệt để xử lý toàn bộ hoạt động kinh doanh.
Khái niệm hiện đại
Khái niệm văn phòng hiện đại giải thích văn phòng là một hoạt động hơn là một địa điểm. Theo khái niệm này, bất kỳ nơi nào cũng có thể được coi là văn phòng, nếu thực hiện các hoạt động chính thức như hành pháp, văn thư.
- Văn phòng là một bộ phận của các doanh nghiệp kinh doanh được dành cho việc chỉ đạo và điều phối các hoạt động khác nhau của nó. Nó là cơ quan không chỉ của các hoạt động hành chính quyết định chính sách của cả doanh nghiệp, mà còn là cơ sở của các hoạt động điều hành chính nhờ đó mà chính sách đó được thực hiện.
- Văn phòng tồn tại ở bất cứ nơi nào thực hiện một số loại công việc nhất định. Sai lầm khi coi văn phòng là một địa điểm cụ thể. Giống như cây được biết đến bởi quả của nó, vì vậy một văn phòng kinh doanh cũng được biết đến bởi những chức năng mà nó thực hiện.
Vì vậy, văn phòng là một bộ phận quan trọng của tổ chức, trong đó các chức năng hành chính và văn thư khác nhau được thực hiện để đạt được mục tiêu của tổ chức. Nó có tầm quan trọng đối với một khu vực chức năng của doanh nghiệp hơn là một địa điểm cụ thể.
Tóm lại, văn phòng là nơi thực hiện mọi hoạt động kinh doanh liên quan đến văn thư và điều hành. Nó đóng vai trò là điểm trung tâm của toàn bộ tổ chức và tất cả thông tin và tài nguyên đều đến một văn phòng và chúng được phân phối từ chính văn phòng đó.
Chức năng của văn phòng là gì?
Mọi tổ chức đều được thành lập với mục tiêu thực hiện các mục tiêu cụ thể. Để đạt được mục tiêu này, các chức năng khác nhau phải được thực hiện. Văn phòng là trung tâm cho tất cả các hoạt động kinh doanh khác nhau. Do đó, một văn phòng phải thực hiện nhiều hoạt động khác nhau. Để đơn giản hơn, chúng tôi đã chia chức năng của văn phòng thành hai loại sau:
- Chức năng cơ bản
- Chức năng quản trị
Chức năng cơ bản
Các hoạt động thu thập và phân phối thông tin thường xuyên được gọi là chức năng cơ bản. Nó liên quan đến các chức năng như thu thập, ghi lại, phân tích, lưu trữ và phân phối thông tin. Mọi loại hình doanh nghiệp sẽ thực hiện các hoạt động cơ bản từ văn phòng của mình. Các hoạt động cơ bản của văn phòng được giải thích như sau:
Tiếp nhận và thu thập thông tin:
Chức năng chính của văn phòng là thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau. Nói chung, có hai nguồn thông tin cho văn phòng, đó là nội bộ và bên ngoài. Thông tin nội bộ được cung cấp từ các đơn vị khác nhau của doanh nghiệp. Mặt khác, các nguồn bên ngoài là các cơ quan và tổ chức thu thập và phân phối thông tin.
Ghi thông tin:
Đó là các hoạt động khác của văn phòng. Văn phòng sẽ ghi lại thông tin có sẵn từ một nguồn khác trong “sổ nội bộ” và “sổ công văn”. Thông tin có sẵn từ bên ngoài tổ chức như thư từ, hóa đơn, đơn đặt hàng, v.v. được ghi vào sổ nội bộ. Các thông tin do tổ chức cung cấp cho người bên ngoài được ghi vào sổ công văn. Hệ thống ghi chép thông tin này giúp tổ chức hồ sơ và thông điệp của doanh nghiệp.
Phân tích:
Nó liên quan đến nghiên cứu chi tiết của thông tin thu thập được. Thông tin thu thập từ các nguồn khác nhau ở dạng thô và chưa qua xử lý. Trong chức năng này, thông tin được nghiên cứu chi tiết để tìm ra sự cần thiết của thông tin cho một mục đích tương lai.
Lưu trữ thông tin:
Thông tin được ghi lại cần được bảo vệ cho mục đích trong tương lai. Mức độ cần thiết của thông tin sẽ quyết định thông tin cần được bảo vệ trong bao lâu. Theo mức độ quan trọng của thông tin, một văn phòng sẽ lưu trữ thông tin trong một tệp riêng biệt.
Phân phối thông tin:
Chức năng cơ bản của mọi văn phòng là phân phối thông tin đến những người và bộ phận liên quan. Thông tin thu thập được sẽ được phân phối cho những người và bộ phận khác nhau để giúp họ ra quyết định và các hoạt động khác.
Chức năng quản trị
Chức năng quản trị liên quan đến quản lý một tổ chức kinh doanh. Đây là chức năng cấp cao và không theo quy luật tự nhiên. Chức năng quản trị của văn phòng liên quan đến quản lý nguồn nhân lực, mua, kiểm soát bảo vệ tài sản, quan hệ công chúng … Chức năng hành chính của văn phòng được giải thích như sau:
Chức năng quản lý:
Các hoạt động liên quan đến quản lý kinh doanh như lập kế hoạch, lãnh đạo, kiểm soát, chỉ đạo, … được gọi là chức năng quản lý. Những người cấp cao nhất của tổ chức tham gia vào các hoạt động quản lý từ văn phòng. Chức năng quản lý là cần thiết để thực hiện thành công chức năng.
Chức năng nhân sự:
Chức năng nhân sự liên quan đến việc đặt đúng nhân viên vào đúng vị trí. Văn phòng có trách nhiệm xác định yêu cầu của những người có kỹ năng khác nhau và đặt họ vào đúng vị trí sau khi chọn được một ứng viên thích hợp. Văn phòng sẽ lập hồ sơ về thành tích của nhân viên để cung cấp giải thưởng và lợi ích trong tương lai.
Chức năng mua hàng và kiểm soát:
Văn phòng sẽ liên quan đến việc xác định các tài sản khác nhau và yêu cầu về nguồn lực cho hoạt động kinh doanh. Chức năng cơ bản của văn phòng là mua một tài sản thích hợp với giá hợp lý. Văn phòng phát triển cơ chế có hệ thống để mua tài sản và các nguồn lực khác cần thiết cho hoạt động kinh doanh với chi phí tối thiểu có thể.
Quan hệ công chúng:
Mối quan hệ với nhiều công chúng như cổ đông, chủ nợ, nhà cung cấp, người làm truyền thông, nhóm xã hội, khách hàng, cộng đồng, v.v. được gọi là quan hệ công chúng. Văn phòng có trách nhiệm duy trì mối quan hệ chặt chẽ với những người có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến công việc kinh doanh. Văn phòng duy trì mối quan hệ chặt chẽ với công chúng bằng cách thường xuyên phân phối thông tin và tổ chức các hoạt động khác nhau.
Bảo vệ tài sản:
Văn phòng cần bảo vệ tài sản và tài sản của một tổ chức. Nó duy trì một bản ghi về tài sản và cung cấp thông tin cập nhật về tình hình này. Văn phòng có trách nhiệm bảo vệ tài sản khỏi bị mất cắp và hư hỏng như hỏa hoạn, tai nạn, lũ lụt, nước, v.v … Văn phòng cần bảo trì thường xuyên tài nguyên của mình.
Thiết kế và kiểm soát biểu mẫu:
Văn phòng nên thiết kế các biểu mẫu để mang lại sự thống nhất trong hoạt động của văn phòng. Nó giúp đơn giản hóa hoạt động và mang lại một hệ thống trong hiệu suất. Văn phòng cần có nhiều loại biểu mẫu khác nhau như hóa đơn, phiếu điều tra, phiếu chi, thư từ, đơn mua hàng,… Vì vậy, văn phòng cần thiết kế một biểu mẫu riêng cho từng loại hoạt động.
Phát triển hệ thống và quy trình văn phòng:
Cần có hệ thống và quy trình để thực hiện thành công các hoạt động khác nhau. Office sử dụng để phát triển các thủ tục và hệ thống khác nhau cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể. Nó giúp mang lại sự đơn giản vào văn phòng làm việc. Do đó, một văn phòng phải có một hệ thống và quy trình được phát triển để thực hiện từng công việc.
Tầm quan trọng của văn phòng
Văn phòng là trung tâm của bất kỳ hoạt động kinh doanh nào. Nó giống như bộ não trong cơ thể con người. Khi các hoạt động thể chất của con người được điều chỉnh và kiểm soát bởi bộ não, các hoạt động của các bộ phận và con người trong văn phòng cũng được điều chỉnh và kiểm soát từ văn phòng. Tầm quan trọng của văn phòng có thể được giải thích với sự trợ giúp của điểm sau:
Trung tâm Thông tin:
Văn phòng là rất quan trọng để thu thập và phân phối thông tin. Thông tin có sẵn từ một nguồn khác như hóa đơn, thư, bản ghi nhớ, thỏa thuận, chứng từ, v.v. Văn phòng thu thập thông tin và bảo vệ chúng ở chế độ an toàn trên cơ sở tầm quan trọng của chúng.
Bằng chứng về sự tồn tại:
Văn phòng là bằng chứng cho sự tồn tại và tồn tại cho doanh nghiệp. Khi bạn tìm kiếm thông tin về sự tồn tại của một doanh nghiệp, nếu bạn thất rằng văn phòng của họ vẫn đang hoạt động đều đặn thì có thể nói rằng công việc kinh doanh của doanh nghiệp này vẫn đang hoạt động.
Kênh giao tiếp:
Văn phòng là kênh giao tiếp giữa những nhân viên và giữa các bộ phận. Có nhiều cấp độ nhân viên trong doanh nghiệp đang giao tiếp với nhau thông qua các phương tiện văn phòng. Các bộ phận khác nhau như tiếp thị và sản xuất được giao tiếp với sự trợ giúp của văn phòng.
Phối hợp công việc:
Doanh nghiệp được chia thành các phòng ban và đơn vị trực thuộc để mang lại sự đơn giản trong hoạt động. Văn phòng sẽ làm việc như một người điều phối để duy trì mối quan hệ giữa các bộ phận. Nó phát triển mối quan hệ năng suất với các bộ phận khác nhau để đạt được mục tiêu hợp tác.
Trung tâm xây dựng kế hoạch và chính sách:
Doanh nghiệp được thành lập với mục tiêu đạt được một kết quả nhất định. Để đạt được kết quả này, người quản lý cấp cao nhất lập kế hoạch và chính sách từ văn phòng. Các kế hoạch và chính sách này được thông báo tới người có liên quan thông qua văn phòng. Vì vậy, văn phòng là trung tâm xây dựng các kế hoạch và chính sách.
Kiểm soát quản lý:
Quá trình phát triển tiêu chuẩn hiệu suất và so sánh với hiệu suất thực tế được gọi là kiểm soát. Văn phòng giúp kiểm soát hoạt động của những người khác nhau và bộ phận kinh doanh. Văn phòng đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện trong kinh doanh là chính xác.
Trung tâm bộ nhớ:
Văn phòng bảo vệ thông tin quan trọng về quá khứ một cách an toàn. Nó cung cấp các phương tiện lưu trữ thông tin trong các tệp và thiết bị trên cơ sở tầm quan trọng của chúng đối với tương lai. Bộ phận và những người cần thông tin có sẵn từ văn phòng. Do đó, văn phòng là một trung tâm trí nhớ.
Trung tâm dịch vụ:
Văn phòng hoạt động như một trung tâm dịch vụ cho các đơn vị và bộ phận kinh doanh khác nhau. Nó cung cấp các dịch vụ văn thư như gửi thư, nộp hồ sơ, đánh máy, in ấn, cung cấp tài nguyên, v.v. cho bộ phận quan tâm. Nó cung cấp cơ sở trợ lý cho tất cả mọi người cũng như các đơn vị kinh doanh.
Kết luận
Sau nội dung bài viết này có lẽ chúng ta đã có cái nhìn rõ nét và hiểu rõ hơn về khái niệm văn phòng là gì. Với ngần ấy chức năng và tầm quan trọng của không gian văn phòng, chúng ta gọi nó là bộ não của một tổ chức quả là không sai đúng không nào? Những thông tin bổ ích về văn phòng vẫn còn rất nhiều, mọi người hãy tiếp tục theo dõi các bài viết sau của G Office – Dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ uy tín tại HCM, để cập nhật thêm nhiều điều thú vị mới nhé!.
Bài viết liên quan:
Văn phòng hạng C là gì? Vì sao các công ty quy mô nhỏ lại ưa chuộng văn phòng hạng C?
Những lợi ích khi doanh nghiệp chọn thuê văn phòng nhỏ
[VĂN PHÒNG CHIA SẺ] Một chỗ ngồi – Trăm tiện ích
Dịch vụ cho thuê chỗ ngồi làm việc là gì? 5 ưu điểm khi thuê chỗ ngồi làm việc
