Microsoft Access là gì?
Access là phần mềm giúp quản lý cơ sở dữ liệu hay nói cách khác Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (tiếng Anh: relational database management system, viết tắt: RDBMS) với khả năng quản lý, chỉnh sửa và truy xuất dữ liệu dạng bảng. Không giống với các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác, điểm đặc biệt của Microsoft Access là sở hữu giao diện đồ họa người dùng (tiếng anh: graphical user interface, viết tắt: GUI) giúp cho bạn có thể sử dụng công cụ này một cách dễ dàng mà không cần phải hiểu rõ về kỹ thuật.
Access rất phổ biến trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, phần mềm này giúp chúng ta phát triển hệ thống thông tin để quản lý dữ liệu. Một số ứng dụng của Access có thể kể đến như: quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng, thông tin hàng hóa, thông tin đơn hàng, chi tiết giao dịch,…
Xem thêm:
- Cách chèn video vào PowerPoint không bị lỗi trong 5 bước đơn giản
- Pivot Table là gì? Cách sử dụng Pivot Table để thống kê dữ liệu trong Excel
Các tính năng chính trong Microsoft Access
Với khả năng lưu trữ, thêm, chỉnh sửa, xóa và truy xuất dữ liệu, Microsoft Access có các tính năng làm việc trên các bảng hay tương tác giữa các bảng với nhau để bạn có thể quản lý dữ liệu của mình hiệu quả, cụ thể:
- Thiết lập các bảng dữ liệu
- Nhập dữ liệu từ các định dạng như Excel, Database, Web Content,…
- Tạo mối liên kết giữa các bảng
- Truy xuất thông tin từ một bảng hoặc nhiều bảng thông qua liên kết
- Xuất dữ liệu thành các file Excel, CSV, Access, PDF,…
- Tự động hóa quy trình bằng VBA
- Thiết kế báo cáo
- Tổng hợp, tính toán dữ liệu
Các đối tượng trong Microsoft Access
Có 4 loại đối tượng trong Access, cụ thể:
- Bảng (Table): Bảng cho phép lưu trữ dữ liệu. Mỗi bảng sẽ bao gồm nhiều cột (column) hay còn gọi là trường (field). Các cột sẽ có kiểu dữ liệu khác nhau tùy vào ý nghĩa dữ liệu cột đó thể hiện, bạn cũng có thể điều chỉnh kiểu dữ liệu phù hợp cho chúng.
- Truy vấn (Query): Truy vấn giúp tìm kiếm, truy xuất, sắp xếp dựa vào các điều kiện mà bạn muốn dữ liệu hiển thị ra như thế nào. Bạn có thể kết hợp truy xuất dữ liệu từ nhiều bảng dựa vào mối liên kết giữa chúng.
- Biểu mẫu (Form): Biểu mẫu cho phép chúng ta thiết kế cho việc nhập, hiển thị thông tin hoặc điều khiển ứng dụng. Bạn có thể tự động hóa quy trình làm việc trên dữ liệu dựa vào lập trình VBA và gán các tác vụ đó vào biểu mẫu.
- Báo cáo (Report): Báo cáo giúp người dùng tạo và tùy chỉnh, định dạng, tính toán, tổng hợp thông tin và xuất ra kết quả.
Xem thêm: Cách chuyển file Word sang PDF đơn giản, dễ làm
Tại sao bạn nên sử dụng Microsoft Access?
Nếu bạn cần một công cụ hay một hệ thống để quản lý, làm việc với dữ liệu, đặc biệt là với dữ liệu dạng bảng và giữa các bảng có mối liên kết với nhau để tạo ra thông tin một cách đầy đủ, thì Microsoft Access là một sự lựa chọn không thể lý tưởng hơn.
Bên cạnh đó, Microsoft Access là một sự khởi đầu tuyệt vời cho người dùng không chuyển về công nghệ nhưng muốn tìm hiểu về cơ sở dữ liệu và các hệ quản trị cơ sở dữ liệu để có thể sử dụng phục vụ cho công việc của mình. Đây là công cụ cực kỳ dễ tiếp cận đối với những người không có background về IT để có thể nắm bắt các khái niệm cơ bản về các loại dữ liệu, kiến trúc dữ liệu, mối quan hệ giữa các bảng và ngôn ngữ SQL.
Microsoft Access là công cụ trực quan, giao diện thân thiện, dễ dàng cài đặt và sử dụng, tích hợp với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, dung lượng lưu trữ lớn, tương thích với ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (Structured Query Language) và có khả năng tự động hóa công việc thông qua lập trình VBA. Có thể thấy Access có rất nhiều ưu điểm để biến công việc của bạn trở nên dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng.
Trên đây là tất cả những gì mình muốn chia sẻ về Microsoft Access. Hi vọng bài viết này sẽ giúp bạn có những hiểu biết về công cụ này và ứng dụng của nó trong công việc. Nếu bạn có thêm thông tin nào muốn chia sẻ với mọi người, đừng ngần ngại bình luận ở bên dưới nhé. Chúc các bạn thành công!
Xem thêm:
- Microsoft DirectX là gì? Cách kiểm tra phiên bản và cài đặt chi tiết
- Microsoft Office là gì? Nó khác Microsoft 365 ra sao?
