Đôi khi giải pháp đơn giản nhất lại có hiệu quả.
Bạn có thể đã từng gặp phải trục trặc máy tính trước đây. Tất cả chúng ta đều có thể gặp phải vấn đề này tại một thời điểm nào đấy. Nhưng bạn đã làm gì? Lập tức gọi cho bộ phận CNTT trong tình trạng hoảng loạn? Hay thử nghiệm phương pháp “tắt và bật lại”?
Thông thường, bước đơn giản này có thể giải quyết vấn đề. Nhưng hãy tưởng tượng chỉ trong một khoảnh khắc, thay vì sử dụng nó, một kỹ thuật viên phải đến kiểm tra máy tính của bạn mỗi khi gặp sự cố. Điều này khiến công ty tốn kém chi phí, chưa kể lãng phí thời gian và khiến bạn không thể làm việc.
Đây là ví dụ điển hình của phương pháp Heuristic – khám phá, học hỏi tại nơi làm việc. Nói cách khác, đây là một quy tắc đơn giản, tiêu chuẩn khi giải quyết vấn đề.
(Heuristic là các kỹ thuật dựa trên kinh nghiệm để giải quyết vấn đề, học hỏi hay khám phá nhằm đưa ra một giải pháp mà không được đảm bảo là tối ưu.)
Phương pháp Heuristic là gì?
Heuristic thường được gọi là “quy tắc ngón tay cái“, khái niệm đầu tiên được đặt ra bởi nhà giáo người Scotland James Durham trong cuốn sách “Heaven Upon Earth” được xuất bản vào năm 1685. Trong đó, Durham nói đến “Những thợ xây ngu ngốc là những người xây dựng bằng cách đoán mò và áp dụng quy tắc ngón tay cái”.
Phương pháp đo lường này có nguồn gốc từ thói quen sử dụng đầu ngón tay của thợ mộc để ước tính một inch. Thực tế, ở Hà Lan (cùng với một số ngôn ngữ châu Âu khác), từ “ngón tay cái” – cũng có nghĩa là inch.
Phương pháp Heuristic là phím tắt đáng tin cậy bạn có thể sử dụng để thu hẹp những lựa chọn của mình khi phải đối mặt với nhiều lựa chọn khác nhau, để giảm bớt quá tải về nhận thức hoặc giải quyết vấn đề.
Có thể khi đảm nhiệm vị trí quản lý tuyển dụng, bạn sẽ quyết định hủy bỏ bất cứ sơ yếu lý lịch nào mắc lỗi chính tả. Hoặc nếu là quản lý văn phòng, bạn phải dự đoán số lượng văn phòng phẩm cần đặt hàng tháng. Trong cả hai trường hợp, bạn đang sử dụng phương pháp Heuristic để đạt được mục tiêu của mình.
Tuy nhiên, nhận ra những hạn chế của phương pháp này cũng rất quan trọng. Chúng phù hợp nhất khi hậu quả trong quyết định là tương đối thấp. Chắc chắn bạn có thể sử dụng phương pháp Heuristic để lướt qua số lượng lớn sơ yếu lý lịch, nhưng khi đưa ra quyết định cuối cùng về việc tuyển dụng, bạn cần cân nhắc và đánh giá cao hơn.
Chính thức hóa phương pháp Heuristic
Phương pháp Heuristic cần phải được chính thức hóa để trở nên hữu ích nhất đối với toàn bộ tổ chức.
Bất cứ khi nào bạn cần dựa vào kinh nghiệm của mình để đưa ra phán quyết, hãy cố gắng tiến hành nguyên tắc ngón tay cái để tìm ra giải pháp. Hãy tìm ra phương pháp Heuristic mà các thành viên trong nhóm sử dụng như là một phần của việc sử dụng những kỹ thuật khám phá của bạn như Quản lý khi đi dạo và DILO – Phân tích hoạt động hàng ngày. Xác định xem liệu có bất kỳ phương pháp nào mà bạn khám phá ra có thể áp dụng cho nơi nào khác trong tổ chức và có nên kết hợp chúng với những thủ tục và hướng dẫn chính thức hay không.
Phương pháp Heuristic cũng có thể đóng vai trò quan trọng trong quy trình giải quyết vấn đề. Ví dụ, kỹ thuật đề xuất người rơm có phương pháp tiếp cận tương tự như Heuristic và được thiết kế để giúp bạn xây dựng hoặc điều chỉnh ý tưởng cơ bản. Cách tiếp cận khác là điều chỉnh giải pháp theo một vấn đề khác để khắc phục sự cố. TRIZ là phương pháp áp dụng cách tiếp cận như vậy và là nguồn tiếp cận giải quyết vấn đề đáng tin cậy, dựa trên kinh nghiệm.
Checklists Heuristics
Kết hợp phương pháp Heuristics mà bạn khám phá được vào danh sách cho nhân viên mới rất có ích. Bằng cách này, họ có thể học hỏi từ những kiến thức đã được thử nghiệm, tích lũy bởi những đồng nghiệp đi trước.
Danh sách này cũng có thể được sử dụng để điều chỉnh quá trình ra quyết định. Ví dụ: trong ngành thực phẩm, danh sách này có thể giúp nhóm phát triển sản phẩm, quyết định có nên thử nghiệm marketing một loại bánh mới hay không?
- Bánh nhìn có ngon khi đóng gói?
- Có nên đóng gói để sản phẩm không bị hư hỏng khi vận chuyển không?
- Có thể chế biến bánh trong vòng dưới 20 phút để những người bận rộn có thể mua không?
- Thời hạn sử dụng có phải là ít nhất năm ngày kể từ ngày sản xuất đến ngày hết hạn không?
Danh sách này dựa trên quy trình phát triển sản phẩm trước đây, khi nghiên cứu thị trường. Tất nhiên, không thể đảm bảo được một chiếc bánh đáp ứng tất cả những tiêu chí này sẽ đạt được thành công. Nhưng danh sách này có thể giúp nhóm phát triển đưa ra quyết định đi tiếp hay dừng lại nhanh chóng trước khi chuyển sang giai đoạn phát triển sản phẩm tiếp theo.
Hạn chế của phương pháp Heuristic
Heuristic phù hợp nhất khi những lợi ích của việc đưa ra quyết định nhanh chóng vượt trội hơn so với rủi ro tiềm ẩn của việc đơn giản hoá vấn đề. Hãy nhớ rằng Heuristic không yêu cầu đến tính chính xác nhưng đề cập đến ý tưởng thô của vấn đề. Khi cần câu trả lời chính xác hơn, bạn sẽ cần phải sử dụng công cụ toàn diện hơn. Hãy đọc phần giải quyết vấn đề và ra quyết định với hơn 80 bài tập trung vào những tình huống khác nhau.
Áp dụng phương pháp Heuristic cũng là điểm “nhảy vọt” tuyệt vời khi bạn hoặc nhóm đang Brainstorming, nhưng bạn sẽ cần phải tiến hành theo quá trình chi tiết và chính thức hơn khi có ý định điều chỉnh ý tưởng của mình.
Bạn rất dễ bị lôi kéo khi sử dụng những phương pháp tắt (phím tắt) để giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định, đặc biệt là khi phải chịu nhiều áp lực hoặc khối lượng công việc nặng nề. Tuy nhiên, việc cắt giảm quá trình luôn khiến chúng ta bỏ lỡ những giải pháp quan trọng, giải quyết không hiệu quả vấn đề và dễ bị thiên vị. (Quy trình ra quyết định TDODAR có thể giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn trong những tình huống này.)
Thay vì hối thúc đưa ra kết luận dựa trên phương pháp tắt, hãy đánh giá xem nguy cơ rủi ro của vấn đề là cao hay thấp. Nếu nguy cơ cao, bạn cần phải có cách tiếp cận dựa trên tri thức, chặt chẽ hơn.
Những điểm chính
Heuristic hay “quy tắc của ngón tay cái” là phương pháp giải quyết vấn đề dựa trên kinh nghiệm và kiến thức thực tiễn. Chúng cho phép bạn “sửa chữa nhanh” để giải quyết vấn đề nhỏ hoặc thu hẹp lựa chọn. Phương pháp này cũng là điểm “nhảy vọt” tuyệt vời khi động não hoặc khám phá ý tưởng mới.
Tuy nhiên, hãy nhớ để ý đến những hạn chế của phương pháp Heuristic. Không nên áp dụng chúng trong trường hợp mức độ rủi ro của tính chính xác là cao hoặc hậu quả của sai lầm là đáng kể.
