Truyền thông nội bộ có vai trò như một cầu nối quản trị giúp tạo dựng và phát triển mối quan hệ gắn bó và bền vững giữa các thành viên trong nội bộ doanh nghiệp. Do vậy đây là một hoạt động vô cùng quan trọng
Hãy cũng Lê Ánh HR tìm hiểu chi tiết truyền thông nội bộ là gì và Quy trình truyền thông nội bộ trong bài viết dưới đây nhé!
1. Khái niệm về truyền thông nội bộ là gì?
Truyền thông nội bộ trong tiếng Anh gọi là “Internal Communications” là công tác truyền đạt thông tin giữa các cá nhân hoặc giữa các phòng ban, các cấp trong một tổ chức, doanh nghiệp. Có thể hiểu truyền thông nội bộ là những bước xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ giữa các thành viên trong cùng công ty.
Nếu hoạt động truyền thông nội bộ không đảm bảo, thiếu thông suốt thì tập thể nhân viên sẽ không ý thức được tầm quan trọng của việc góp sức xây dựng doanh nghiệp, hướng đến mục tiêu chung. Lúc này, doanh nghiệp khó để tồn tại vững bền, vươn xa hơn nữa trên thị trường.
2. Vai trò của truyền thông nội bộ là gì?
Xây dụng mối quan hệ tốt giữa các phòng/ ban
Với nhiệm vụ cốt lõi là xây dựng mối quan hệ tốt giữa các phòng/ban trong doanh nghiệp, các công ty con trong một tập đoàn, quan hệ giữa cấp lãnh đạo quản lý với nhân viên để toàn doanh nghiệp đều có chung một hướng nhìn, một ý chí phát triển doanh nghiệp.
Truyền thông nội bộ sẽ làm nhiệm vụ chuyển tải những thông tin về mục tiêu, kế hoạch thực hiện của doanh nghiệp tới các nhân viên đồng thời gắn kết các bộ phận liên quan, biểu dương và điều chỉnh kịp thời những sai sót và bất hợp lý trong quá trình thực hiện.
Truyền thông nội bộ cũng kết hợp với các bộ phận khác trong doanh nghiệp như nhân sự, thi đua khen thưởng, công đoàn, đoàn thanh niên… trong việc tổ chức các hoạt động đa dạng và phong phú cho các thành viên, góp phần xây dựng những nét văn hóa đẹp trong doanh nghiệp và có giá trị quan trọng trong nhiều yếu tố.
Tạo dựng và phát triển thương hiệu doanh nghiệp
Hình ảnh của nhân viên chính là hình ảnh thu nhỏ xủa mỗi doanh nghiệp. Bởi vậy, các thành viên trong doanh nghiệp phải cùng chung tay và ý thức được tầm quan trọng của mình trong việc góp phần xây dựng phát triển hình ảnh của doanh nghiệp.
Việc sử dụng “sức mạnh bó đũa” sẽ mang lại hiệu quả về mặt dài hạn và tiết kiệm rất nhiều chi phí khi xây dựng văn hóa và hình ảnh doanh nghiệp.
Cần quan tâm sử dụng sức mạnh tiềm ẩn của bản tin nội bộ trong việc phát triển văn hóa và xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp. Bản tin nội bộ có thể in và phát hành hàng tháng cho các thành viên trong nội bộ doanh nghiệp, các khách hàng và các đối tác hoặc có thể làm dưới hình thức bản tin điện tử.
Thông qua bản tin nội bộ, các doanh nghiệp thiết lập cho mình kênh thông tin tập trung và chuyên nghiệp. Khi đọc bản tin nội bộ của các doanh nghiệp, chúng ta sẽ thấy các vấn đề “văn hóa doanh nghiệp” được thể hiện một cách rất sinh động và gần gũi.
Việc đặt tên cho các bản tin nội bộ cũng rất sáng tạo, có doanh nghiệp đặt tên cho bản tin nội bộ là “Ra khơi”, doanh nghiệp khác đặt tên là “Người dẫn đầu”.
Là “đòn bẩy” cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp
Quan tâm đến truyền thông nội bộ là đầu tư cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, đồng thời góp phần nâng cao sức cạnh tranh, giúp doanh nghiệp vượt qua những thời kỳ khó khăn.
Nhân tố ảnh hưởng đến truyền thông nội bộ là tiếp thị nội bộ, tiếp thị nội bộ coi nhân viên là khách hàng cần được đáp ứng các nhu cầu và mong muốn của họ, là người nắm giữ các giá trị thương hiệu và truyền tải chúng đến khách hàng thực sự của mình.
Tiếp thị nội bộ liên quan đến việc thuyết phục hay chuyển tải ý tưởng của mình đến với nhân viên sử dụng các kỹ thuật truyền thông nhằm phục vụ cho lợi ích doanh nghiệp.
Hiểu rõ vai trò của truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp, các nhà lãnh đạo sẽ có động thái đúng mực để đẩy mạnh phát triển nội bộ doanh nghiệp cũng như lợi ích lớn của công ty.
3. Quy trình Truyền Thông Nội Bộ Doanh Nghiệp
Để thực hiện tốt công tác truyền thông nội bộ, doanh nghiệp cần có quy trình truyền thông nội bộ rõ ràng, chi tiết như vậy mới mang lại kết quả cao. Thông thường để việc truyền thông nội bộ được thực hiện tốt nhất, sẽ trải qua các bước sau:
Khảo sát đánh giá thực trạng doanh nghiệp
– Thông thường bộ phận nhân sự sẽ tiến hành điều tra khảo sát và tiến hành phân tích tình hình hiện tại của doanh nghiệp trước.
Có câu “Biết mình biết ta, trăm trận trăm thắng” việc hiểu được người khác là thông minh nhưng hiểu được chính mình mới thật sự khôn ngoan. Và khi đó, bạn mới có thể vươn lên làm chủ được mình, chạm tới thành công. Trong doanh nghiệp cũng vậy, một bản đánh giá thực trạng chi tiết về tổ chức sẽ là cơ sở để bạn xây dựng mục tiêu và chiến lược tiếp theo. Dù doanh nghiệp chưa từng thực hiện hoạt động truyền thông nào cụ thể thì bạn cũng cần đánh giá, nhìn nhận các vấn đề đang xảy ra trong doanh nghiệp.
- Đánh giá tình hình kinh doanh, nhân sự, những dự báo thay đổi, kế hoạch hoạch định nhân lực… của doanh nghiệp
- Doanh nghiệp đã và đang triển khai các hoạt động truyền thông nội nào?
- Hiệu quả của hoạt động truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp hiện tại như thế nào?
Xác định đối tượng cần hướng đến
Nếu đã nhận thấy rõ những gì doanh nghiệp đang thiếu sót và các lỗ hổng cần khắc phục, bạn nên xác định đối tượng mình sẽ hướng đến. Việc biết được doanh nghiệp cần đưa thông tin gì, tới những ai là vô cùng quan trọng. Đa phần việc truyền thông được tiến hành ở quy mô phổ rộng trong nội bộ.
Tuy nhiên, trong một vài thời điểm then chốt như thay đổi nhân sự, bạn cần đặc biệt quan tâm đến các đối tượng chịu ảnh hưởng thay đổi.
- Tại doanh nghiệp, những ai cần biết thông tin? Họ cần biết thông tin gì?
- Ai có mối liên hệ mật thiết với nhân sự trong doanh nghiệp?
- Một người có đủ để kết nối toàn bộ nhân viên lại hay không?
Xây dựng mục tiêu và thông điệp
Việc xác định mục tiêu, thông điệp của doanh nghiệp chính là yếu tố cốt lõi nhất của bản kế hoạch truyền thông. Để đạt hiệu quả ở bước này, bạn nên sử dụng các tiêu chí trong nguyên tắc SMART:
“Nguyên tắc SMART còn gọi là nguyên tắc THÔNG MINH giúp định hình và nắm giữ mục tiêu của bản thân trong tương lai; qua đó, xác định những khả năng mà mình có thể làm được và xây dựng kế hoạch cụ thể để hiện thực hóa những mục tiêu đó.”
- Mục tiêu (đặc biệt về nhân sự) của doanh nghiệp là gì?
- Để đạt được mục tiêu này, nhân viên cần hiểu những gì? Nhân viên cần hành động gì?
- Thông điệp của truyền thông nội bộ sẽ là thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải kết hợp cùng nhu cầu thông tin của nhân viên.
Xác định chiến lược cần xây dựng
Chiến lược được xem là phương pháp, cách tiếp cận mà bạn cần sử dụng để đạt được mục tiêu của mình. Bạn tránh để xảy ra nhầm lẫn giữa chiến lược và kế hoạch hành động. Ở đây, bạn cần làm rõ các yếu tố sau:
- Các hình thức công nhận nhân viên
- Lộ trình thăng tiến cho nhân viên
- Minh bạch thông tin giữa ban lãnh đạo và nhân viên
- Mạng truyền thông nội bộ doanh nghiệp
Thực hiện kế hoạch
Ở bước này, bạn sẽ chuyển hóa những chiến lược bằng những việc làm cụ thể mà bạn sẽ triển khai để đưa phương pháp đó vào thực tế. Bạn có thể đi tìm câu trả lời cho những vấn đề sau:
- Những hoạt động nào sẽ phục vụ cho chiến lược của bạn?
- Hoạt động này nên triển khai vào thời điểm nào?
- Ai là người chịu trách nhiệm triển khai hoạt động này?
Đánh giá kết quả thực hiện
Đánh giá kết quả sau thực hiện chính là cách hiệu quả nhất để biết bạn có đang đạt được mục tiêu đề ra hay không? Từ đó, bạn sẽ có những phương án điều chỉnh, thay đổi hợp lý. Bạn có thể quan tâm đến các tiêu chí sau để đo lường:
- Mức độ tương tác của nhân viên đối với công ty
- Sự thay đổi trong suy nghĩ/ hành vi của nhân viên sau mỗi thông tin?
- Các chỉ số về tỷ lệ giữ chân nhân viên, mức độ hài lòng trong công việc,…
»»» Xem Thêm:
- Giải pháp xây dựng văn hóa doanh nghiệp hiệu quả
- Phong cách lãnh đạo là gì?
- Những yếu tố ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp
Trên đây chia sẻ những kiến thức hữu ích về Truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp. Các bạn có thể tìm đọc những bài viết thú vị khác về văn hóa trong doanh nghiệp để hiểu hơn về doanh nghiệp tạo cơ sở để thực hiện việc truyền thông tốt nhất
Lê Ánh HR – Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học hành chính nhân sự, khóa học C&B … và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.
Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.
Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán tổng hợp online – offline, khóa học xuất nhập khẩu chất lượng tốt nhất hiện nay.
Lê Ánh HR chúc bạn thành công!
