Bút toán là một trong những yếu tố quan trọng trong kế toán, đòi hỏi độ chính xác cao vì nó là tiền đề để xây dựng nên báo cáo tài chính. Vậy bút toán là gì? Có những loại bút toán nào và cách ghi bút toán đúng quy định ra sao? Tất cả sẽ được AccNet giới thiệu ngay trong bài viết này, cùng theo dõi nhé.
1. Tìm hiểu bút toán là gì?
Bút toán được hiểu là hoạt động ghi nhận lại các giao dịch phát sinh liên quan đến tài chính vào sổ cái kế toán. Việc thực hiện bút toán có thể thông qua các phần mềm kế toán chuyên dụng hoặc sử dụng thực hiện trên giấy.
Tổng số tiền định khoản bên Nợ phải bằng tổng số tiền định khoản bên Có. Khi 2 giá trị này không bằng nhau thì được xem là bút toán không cân, kế toán phải đối chiếu và điều chỉnh kịp thời.
Các khoản mục có thể ghi lại một lần hoặc định kỳ, chẳng hạn như khoản mục khấu hao tài sản cố định và khấu hao vốn.
2. Các loại bút toán cần nắm
Hiện nay trong lĩnh vực kế toán có 3 loại bút toán cơ bản nhất cần nắm đó là: Bút toán điều chỉnh, bút toán kết chuyển và bút toán khóa sổ. Những loại bút toán này bắt buộc phải nắm rõ đối với những người làm kế toán. Vậy nội dung của từng loại bút toán là gì? Cùng phân tích chi tiết nhé.
2.1 Bút toán điều chỉnh
Bút toán điều chỉnh là một quá trình kế toán thực hiện các điều chỉnh vào thời điểm cuối mỗi kỳ kế toán. Mục đích của bút toán điều chỉnh nhằm đảm bảo doanh thu, chi phí được xác định và đo lường đầy đủ và chính xác.
Bút toán điều chỉnh gồm 5 loại cơ bản sau:
- Bút toán điều chỉnh chi phí trả trước: Là bút toán điều chỉnh các khoản chi phí đã được trả và nó ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh ….
- Bút toán điều chỉnh khấu hao tài sản cố định: Là bút toán thực hiện điều chỉnh phân bổ giá gốc của tài sản cố định đó vào chi phí. Bút toán này thường áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng.
- Bút toán điều chỉnh chi phí phải trả: Bút toán điều chỉnh các khoản chi phí phát sinh nhưng doanh nghiệp chưa trả, từ đó làm tăng chi phí và tăng nợ phải trả của doanh nghiệp.
- Bút toán điều chỉnh doanh thu dồn tích: Là bút toán điều chỉnh các khoản doanh thu nhưng chưa thu tiền. Do đó, nó được xử lý cùng với các khoản nợ phải thu.
- Bút toán điều chỉnh doanh thu chưa thực hiện: Là bút toán điều chỉnh doanh thu từ việc đã nhận tiền trước của khách hàng và có nghĩa vụ bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Điều này khiến doanh nghiệp phát sinh một khoản nợ phải trả.
2.2 Bút toán kết chuyển
Sau khi đi qua phần khái niệm bút toán là gì? Và biết được tầm quan trọng của bút toán thì loại bút toán kết chuyển cần được nghiên cứu sâu hơn để hiểu bản chất cũng như ý nghĩa của nó.
Bút toán kết chuyển là bút toán được thực hiện vào thời điểm cuối mỗi kỳ kế toán định kỳ theo tháng, theo quý hoặc theo năm. Kết chuyển các tài khoản kế toán loại 5, 6, 7, 8 sang tài khoản kế toán loại 9 để xác định doanh thu của doanh nghiệp để xác định lãi, lỗ kinh doanh và tính thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp cũng như xác định lợi nhuận sau thuế.
Tương tự các bút toán khác, bút toán kết chuyển bao gồm các loại dưới đây:
- Bút toán kết chuyển giảm trừ doanh thu vào các tài khoản doanh thu, sau đó kết chuyển cho bên Có các tài khoản doanh thu (511, 512, 515), tài khoản thu nhập khác (711) vào tài khoản của định khoản bên Nợ để xác định kết quả kinh doanh tài khoản 911.
- Kết chuyển định khoản Nợ của các tài khoản chi phí (tài khoản 632, 635, 641, 642, 811, 821) vào định khoản Có của “Xác định kết quả kinh doanh” (tài khoản 911).
- Loại bỏ các khoản chi phí không hợp lý để cộng vào tính thuế TNDN rồi từ đó xác định được số thuế doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước.
2.3 Bút toán khóa sổ
Bút toán khóa sổ là bút toán được thực hiện vào cuối kỳ kế toán, liên quan đến việc chuyển dữ liệu từ tài khoản tạm thời sang tài khoản vĩnh viễn trên bảng cân đối kế toán và sẵn sàng cho việc lập báo cáo tài chính.
Bút toán khóa sổ bao gồm các loại sau:
- Phân bố các khoản được chi trả trước ngắn hạn hoặc dài hạn có trích ra khoản khấu hao tài sản cố định.
- Tổng hợp các khoản chi phí phát sinh và tính toán giá thành của chúng.
- Kiểm kê các khoản tài sản cố định, quỹ tiền mặt và hàng tồn kho để so sánh, đối chiếu với sổ phụ của ngân hàng và xử lý khi có sự chênh lệch.
- Trích trước các chi phí phát sinh trong năm mà chưa có đầy đủ các chứng từ như phiếu thu, phiếu chi.
- So sánh, đối chiếu với các khoản công nợ có sự khác biệt không, nếu có tiến hành điều chỉnh và khấu trừ công nợ.
- Lập dự phòng cho các mặt hàng có thể tồn kho và lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi.
3. Cách ghi chép số bút toán đúng quy định
Chắc hẳn bạn đã nắm rõ nội dung của từng bút toán là gì rồi đúng không? Tiếp theo đây, AccNet sẽ hướng dẫn bạn cách ghi chép sổ bút toán đúng quy định. Hiện nay có thể thực hiện bút toán qua 2 hình thức: Thực hiện bút toán bằng phần mềm kế toán và thực hiện bút toán trên giấy thông thường.
Khi thực hiện bút toán thông qua các phần mềm kế toán tốt nhất hiện nay, tất cả các bút toán sẽ được nhập vào sổ phụ sẽ là các phân hệ (module) khác nhau của phần mềm kế toán như: Phải thu, phải trả và các bút toán sẽ tác động gián tiếp lên sổ cái kế toán.
Mặt khác, đối với kế toán viên thực hiện ghi nhận các giao dịch phát sinh trực tiếp trên giấy thông thường, cần phải ghi nhận các định khoản nợ trước, sau đó ghi các định khoản có và các định khoản có được ghi lệch sang bên phải, để người dùng có thể dễ dàng phân biệt được các khoản.
Quá trình thực hiện bút toán cực kỳ quan trọng vì bút toán là bước chuẩn bị cho việc lập báo cáo tài chính, nên đòi hỏi kế toán viên phải thực hiện chính xác. Hy vọng bài viết này giúp bạn hiểu rõ hơn về bút toán là gì? Các loại bút toán cơ bản cần nắm. Trong quá trình tham khảo bài viết có vấn đề hoặc câu hỏi hãy liên hệ với AccNet qua hotline: 0901 555 063.
