Cập nhật lần cuối vào 10/11/2022 bởi Nguyễn Quang Hoàng
Mỗi nhóm Scrum đều có nhiệm vụ, vai trò và mục tiêu khác nhau nhưng điểm chung giữa họ là sự cần thiết phải thực hiện các Scrum Sprint một cách hiệu quả và thành công.
Do đó, nếu team của bạn có ý định định sử dụng phương pháp Scrum để quản lý dự án của mình thì bạn sẽ cần tìm hiểu về Sprint và cách Sprint vận hành như thế nào, từ đó giúp nhóm của bạn hoàn thành nhiệm vụ đúng thời gian và tối ưu chi phí. Dưới đây là mọi thứ bạn cần biết về Sprint trong quản lý dự án Scrum để bạn có thể thiết lập nhóm của mình và thực hiện thành công các công việc.
Tổng quan về Scrum Sprint
Scrum Sprint là gì?
Sprint trong Scrum là một khoảng thời gian ngắn, được giới hạn trong một chu kỳ phát triển liên tục để nhóm làm việc hoàn thành một khối lượng công việc đã định theo kế hoạch.
Megan Cook, Giám đốc sản phẩm của Tập đoàn Jira Software tại Atlassian cho biết: “With scrum, a product is built in a series of iterations called sprints that break down big, complex projects into bite-sized pieces” (Tạm dịch: “Với Scrum, một sản phẩm được tạo nên trong một chuỗi các bước lặp lại được gọi là Sprint giúp chia nhỏ các dự án lớn, phức tạp thành những giai đoạn nhỏ hơn”)
Một Scrum Sprint thường kéo dài từ 1 đến 4 tuần và một Sprint mới bắt đầu ngay sau khi kết thúc Sprint trước đó. Khi lộ trình của Scrum Sprint quá dài, mục tiêu Sprint có thể trở nên không phù hợp, độ phức tạp có thể tăng lên, từ đó rủi ro thất bại cũng có thể tăng lên. Các Sprint ngắn hơn có thể được sử dụng để tạo ra nhiều chu kỳ hơn và hạn chế rủi ro về chi phí và nỗ lực trong một khoảng thời gian nhỏ hơn. Mỗi Sprint có thể được coi là một dự án ngắn.
Có bao nhiêu Sprint trong một dự án Scrum?
Không có một con số chính xác cho số lượng Scrum Sprint “lý tưởng” trong một dự án. Điều này là do số lượng Sprint phụ thuộc vào phạm vi dự án của bạn. Các dự án dài hơn chắc chắn sẽ có nhiều Sprint hơn, nhưng nếu dự án của bạn dài 12 tuần, bốn đến sáu Sprint có thể được coi là là số lượng trung bình / tiêu chuẩn.
Tại sao cần chia nhỏ dự án thành các Scrum Sprint?
Khi Scrum Sprint được quản lý và chạy thành công, chúng có thể đem lại rất nhiều lợi ích và cải thiện kết quả dự án. Dưới đây là một số lợi ích rõ ràng nhất mà các nhóm Agile Scrum thu được từ các Sprint được thực hiện tốt.
Minh bạch hơn
Ở mọi giai đoạn của một Scrum Sprint, nhóm Scrum có thể thoải mái chia sẻ những quan điểm, ý tưởng có thể ảnh hưởng đến sự thành công của dự án. Trong đó, các thành viên trong nhóm có thể tự do bày tỏ bất kỳ sự phản đối nào sao cho những sự phản đối đó đều hướng đến mục tiêu sprint nói riêng và dự án nói chung. Điều này đảm bảo rằng mọi người vẫn đang đi cùng một hướng và giảm nguy cơ thất bại của dự án.
Tăng năng suất
Quá trình chạy Scrum Sprint giúp cải thiện năng suất của nhóm và cho phép sự cải tiến liên tục. Một lợi ích khác của quá trình chạy Sprint là nhóm có thể làm việc với các nhiệm vụ và chức năng đem lại giá trị cao cũng như mức độ ưu tiên cao.
Cải thiện sự tập trung và rõ ràng
Các Scrum Sprint thường liên quan đến việc chia nhỏ dự án thành các nhiệm vụ và mục tiêu nhỏ hơn. Điều này đảm bảo rằng nhóm tập trung vào việc đạt được một mục tiêu Sprint cụ thể, trong tầm tay. Hay nói cách khác là nhóm không bị phân tán vào hàng triệu các nhiệm vụ và ưu tiên khác nhau của một dự án.
Tính linh hoạt
Làm việc theo Sprint cho phép nhóm Agile Scrum thích ứng và đáp ứng với sự thay đổi dựa trên các ưu tiên đang thực hiện và phản hồi của khách hàng. Quản lý dự án Agile yêu cầu mức độ linh hoạt của nhóm. Do đó, Sprint đảm bảo rằng các đội không quá cứng nhắc hoặc lập kế hoạch quá xa để có thể đáp ứng với sự thay đổi.
Trong một Scrum Sprint có những vai trò nào?
Có nhiều vai trò khác nhau tham gia vào một sprint và với mỗi vai trò, họ lại thực hiện các công việc khác nhau trong một quy trình. Những vai trò này bao gồm:
Product Owner
Người này đại diện cho doanh nghiệp hoặc khách hàng sử dụng sản phẩm và cũng là cầu nối giữa nhóm phát triển và khách hàng. Product Owner chịu trách nhiệm làm việc với khách hàng để xác định, ưu tiên và điều chỉnh những tính năng mới sẽ có trong bản phát hành sản phẩm sắp tới. Họ cũng giúp khách hàng cập nhật về tình trạng của dự án.
Tham khảo: Product Owner – Vai trò quan trọng của Scrum Team
Scrum Master
Người này là người hỗ trợ chính cho nhóm phát triển của dự án. Họ quản lý quy trình về cách thông tin được trao đổi trong Scrum Sprint, bao gồm các cuộc họp Sprint và giúp nhóm đi đúng hướng bằng cách xử lý các vấn đề và loại bỏ các trở ngại.
Tham khảo: Scrum Master là ai? Công việc của Scrum Master là gì?
Nhóm Scrum
Nhóm người này chịu trách nhiệm thực thi công việc. Ngoài các nhà phát triển, nhóm scrum có thể bao gồm testers, kiến trúc sư, nhà thiết kế và IT. Trong khi Scrum Master chịu trách nhiệm kiểm tra và điều hướng thì nhóm Scrum sẽ tự quản lý và chịu trách nhiệm cuối cùng trong việc thực hiện các công việc để đạt được mục tiêu của họ.
Trong một Scrum Sprint có những giai đoạn nào?
Quản lý dự án Sprint liên quan đến một số giai đoạn – từ lập kế hoạch, thực hiện và đánh giá Sprint cho đến sprint Retro, tất cả đều quan trọng. Trong phần này, ta sẽ đề cập đến các giai đoạn quan trọng của một Scrum Sprint điển hình.
Sprint Planning
Trong giai đoạn này, nhóm Scrum tổ chức một cuộc họp lập kế hoạch cho Sprint. Tại đây, nhà quản lý dự án và nhóm phát triển ngồi lại với nhau để quyết định những hạng mục công việc tồn đọng nào cần được ưu tiên cho Sprint tiếp theo. Nhóm phát triển sẽ chia sẻ chi tiết về tình hình và khối lượng của công việc. Trong giai đoạn lập kế hoạch, mục tiêu của Scrum Sprint sẽ được xác định.
Daily Scrums
Trong quá trình này, nhóm làm việc sẽ cố gắng hoàn thành khối lượng công việc tồn đọng để tạo ra giá trị gia tăng cho sản phẩm, dịch vụ. Mặc dù Product Owner thường không tham gia vào giai đoạn này nhưng họ sẽ sẵn sàng trả lời bất kỳ câu hỏi nào mà nhóm Scrum đặt ra trong quá trình thực hiện Sprint.
Nhóm tổ chức các cuộc họp Daily Scrum hàng ngày để theo dõi tiến độ và đảm bảo mọi thành viên trong nhóm đều có cùng quan điểm về việc hoàn thành mục tiêu của Sprint.
Sprint Review
Vào cuối mỗi sprint, nhóm Scrum, Product Owner, Scrum Master và các bên liên quan sẽ ngồi lại với nhau để tổ chức một cuộc họp đánh giá Sprint để kiểm tra xem hiệu suất làm việc như thế nào và mức tăng của sản phẩm có diễn ra hay không.
Trong giai đoạn này, Product Owner xác nhận xem các chức năng có phù hợp với yêu cầu của Sprint hay không và liệu nhóm có hoàn thành mục tiêu Sprint hay không.
Sprint Retrospective
Trong giai đoạn này, nhóm Scrum, Scrum Master và Product Owner tổ chức một buổi hồi tưởng lại Sprint. Lúc này, họ thảo luận về quá trình chạy Sprint, xác định đâu là thành công và vạch ra những gì có thể được cải thiện.
Làm gì trước một Scrum Sprint?
Quá trình chạy Scrum Sprint có thể là một thách thức nếu nó không được quản lý tốt. Vậy những bước cần thiết để làm nên thành công của quá trình Sprint là gì? Dưới đây là ba bước quan trọng để bắt đầu:
Bước 1. Tạo, duy trì và ưu tiên các công việc tồn đọng
Mục tiêu là đảm bảo rằng các công việc thiết yếu, ảnh hưởng trực tiếp đến sản phẩm hoặc dịch vụ sẽ được ưu tiên cao nhất. Điều này sẽ giúp nhóm thực hiện không có sự nhầm lẫn nào về các công việc sẽ được thực hiện trong mỗi chu kỳ Sprint.
Bước 2. Xem xét năng lực của nhóm Scrum trong giai đoạn lập kế hoạch Sprint
Nhóm Scrum không nên đảm nhận nhiều hơn những gì họ có thể làm trong mỗi sprint. Vì vậy, trước khi xác định mục tiêu sprint và hoàn thành sprint backlog, nhóm Scrum nên làm rõ về năng lực của của các thành viên trong nhóm để không giao việc vượt quá khả năng hoàn thành của họ.
Bước 3. Áp dụng các nguyên tắc và giá trị Agile Scrum
Các nguyên tắc và giá trị của Agile Scrum đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn và đảm bảo rằng sprint tạo ra sản phẩm tốt nhất có thể. Lý tưởng nhất là đội nhóm có một chuyên gia Scrum, điều này giúp tạo điều kiện thực hiện đúng các nguyên tắc và giá trị của Agile Scrum và cho phép nhóm tự tổ chức công việc một cách thành công và vượt qua những thử thách và sự thay đổi. Khi nhóm áp dụng các nguyên tắc đúng đắn, họ sẽ gặp ít trở ngại hơn và làm việc với công suất tốt nhất.
Những lưu ý đối với nhóm làm việc khi chạy Sprint trong Scrum
Ngay cả với những điều cơ bản, hầu hết các đội sẽ gặp khó khăn khi họ bắt đầu thực hiện Scrum Sprint. Do đó, để Sprint của bạn được thực hiện một cách trơn tru, mượt mà và thành công thì bạn có thể tham khảo những điều nên làm và không nên làm dưới đây.
Những điều gì nên làm?
- Đảm bảo nhóm đặt ra và hiểu rõ mục tiêu Scrum Sprint cũng như biết cách đo lường thành công. Đây là chìa khóa để giữ cho mọi người được liên kết và tiến tới một điểm đến chung.
- Đảm bảo rằng bạn có một trình tự các công việc tồn đọng được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên rõ ràng. Đây có thể là một thách thức lớn vì nó có thể khiến quá trình thực hiện bị trật bánh nếu không được quản lý đúng cách.
- Cuộc họp Sprint Planning có vai trò quan trọng trong việc xác định chi tiết, cụ thể các công việc cần phải hoàn thành. Khuyến khích các thành viên trong nhóm phác thảo các nhiệm vụ cho tất cả các vấn đề và rủi ro trong giai đoạn chạy Sprint.
- Cuối cùng, sau khi việc lên kế hoạch đã được hoàn thành, hãy đảm bảo mọi người đều nắm bắt được thông tin đó thông qua các công cụ quản lý dự án của team bạn.
Những điều gì không nên làm?
- Đừng đưa ra quá nhiều những nhiệm vụ không thể hoàn thành trong một Scrum Sprint nếu bạn không muốn bản thân hoặc nhóm của mình thất bại.
- Đừng để cả đội có một cái nhìn mơ hồ về những gì đang diễn ra trong Scrum Sprint. Hãy để mọi thứ thật rõ ràng, và đừng quá tập trung vào việc đẩy nhanh tiến độ đến mức bạn quên đảm bảo rằng mọi người trong team cũng đang đi cùng một hướng với nhau.
- Ngoài ra, đừng đảm nhận một lượng lớn công việc không xác định hoặc rủi ro cao. Chia nhỏ các nhiệm vụ lớn hoặc có độ chắc chắn không cao ra, và đừng ngại để lại một số công việc đó cho Sprint tiếp theo.
- Nếu bạn thấy có mối bận tâm từ các thành viên trong nhóm, cho dù đó là về tiến độ công việc, công việc có độ chắc chắn thấp hay công việc mà họ nghĩ là khó khăn hơn những gì họ ước tính thì đừng bỏ qua nó. Giải quyết vấn đề và hiệu chỉnh lại khi cần thiết.
Tổng kết
Trên đây là những điều cơ bản nhất về Scrum Sprint mà bạn cần phải biết trước khi bắt tay vào thực hiện dự án Scrum của mình. Một khi đã nắm rõ được những thông tin này thì tôi tin chắc việc áp dụng nó vào nhóm dự án của bạn chắc chắn sẽ trở nên đơn giản hơn. Chúc các bạn thành công.
