WIP là gì? WIP viết tắt từ work-in-progress hoặc work-in-process, là một thuật ngữ phổ biến trong quản lý sản xuất nhà máy và quản lý thiết kế phần mềm. Với cách sử dụng khác nhau, WIP tuy đơn giản nhưng dễ gây nhầm lẫn, nhưng khái niệm WIP lại rất căn bản trong tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và tăng trưởng vì hiểu rõ WIP giúp bạn phân bổ nguồn lực hợp lý và giải quyết các nút thắt cổ chai (bottom neck) một cách triệt để.
Cùng Jenfi Capital hiểu rõ về định nghĩa WIP là gì trong hai ngữ cảnh đề cập trên trong bài viết sau đây.
Work-in-Progress (WIP) là gì?
Thuật ngữ công việc đang tiến hành (Work-in-Progress , viết tắt: WIP) là một thuật ngữ thường dùng trong quản lý chuỗi cung ứng và sản xuất. Thuật ngữ WIP mô tả hàng hóa đang được thực hiện trên dây chuyền sản xuất (bán thành phẩm) và chờ hoàn thành sản phẩm hoàn thiện.
WIP đề cập đến nguyên liệu thô, nhân công và chi phí chung phát sinh cho các sản phẩm ở các giai đoạn khác nhau của quá trình sản xuất.
Trong sản xuất tinh gọn, WIP được xem là một trong các tiêu chí đánh giá quy trình sản xuất vì nếu quy trình có nhiều WIP, có thể quy trình nhà máy có nhiều “nút thắt cổ chai” và không ổn định.
Tệ hơn nữa, nếu quy trình sản xuất có quá nhiều WIP, nghĩa là tiền đang bị chôn vào trong quy trình sản xuất, trong khi khoản tiền đó có thể tạo ra lợi nhuận lớn hơn cho doanh nghiệp.
Trong kế toán, WIP là một thành phần tài sản tồn kho trên bảng cân đối kế toán. WIP phản ánh giá trị của các sản phẩm trong giai đoạn sản xuất trung gian. WIP được xem như một tài sản lưu động của doanh nghiệp.
Trong quản lý dự án theo Agile Development, WIP là những công việc, nhiệm vụ đã bắt đầu thực hiện nhưng vẫn chưa được chuyển vào trạng thái hoàn thành. WIP càng nhiều chứng tỏ đội nhóm của bạn đang hoạt động kém hiệu quả, ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành và hiệu suất hoạt động đội nhóm.
Dành cho bạn: Hướng dẫn lập báo cáo tài chính doanh nghiệp theo thông tư 133, thông tư 200
Hiểu Rõ Về WIP Là Gì- Công Việc Đang Tiến Hành (WIP)
WIP được dùng trong một số ngữ cảnh khác nhau, trong đó phổ biến nhất là WIP trong sản xuất hàng hóa và lưu kho và WIP trong quản lý dự án theo Agile.
WIP là gì trong quy trình sản xuất & lưu kho hàng hóa
WIP là một khái niệm cho thấy sự luân chuyển chi phí sản xuất từ khu vực sản xuất này sang khu vực sản xuất khác. Giá trị WIP thể hiện tất cả các chi phí sản xuất phát sinh đối với hàng hóa đã hoàn thành một đơn vị sản phẩm. Chi phí sản xuất bao gồm nguyên vật liệu, lao động được sử dụng để tạo ra hàng hóa và chi phí sản xuất chung khác.
Ví dụ WIP trong quản lý sản xuất
Để hiểu thêm về WIP, hãy thử xem xét ví dụ sản xuất chai nhựa sau.
Khi sản xuất chai nhựa, nhựa được đưa vào dây chuyền như một nguyên vật liệu thô. Sau đó, nhà máy cần thuê nhân công (chi phí lao động) để vận hành dây chuyền sản xuất. Khi chai nhựa còn trên dây chuyền (ví dụ: đã tạo hình nhưng chưa khử trùng, loại sản phẩm không đạt chất lượng), chi phí này sẽ được tính vào WIP.
Khi chai nhựa được sản xuất hoàn thiện và đưa vào kho, lúc này chi phí WIP sẽ được chuyển sang chi phí sản xuất hàng hóa.
Một sản phẩm lưu kho có thể được ghi nhận là WIP khi có sự tham gia của sức lao động (nhân công) nhưng chưa đạt đến trạng thái hoàn thiện. Do quy trình sản xuất sản phẩm khác nhau, mỗi doanh nghiệp có thể có phương pháp tính toán WIP không giống nhau.
Theo thông lệ, các doanh nghiệp thường sẽ giảm tối đa WIP hàng hóa lưu kho trước khi thực hiện báo cáo tài chính vì việc ước tính giá trị bán thành phẩm lưu kho rất khó khăn và tốn thời gian.
Cách tính WIP trong sản xuất & lưu kho hàng hóa
Có ba biến số cần thiết để tính WIP trong quy trình sản xuất
- Khi bắt đầu tính WIP: Bạn cần có giá trị về WIP hàng lưu kho của kỳ báo cáo trước (tồn kho WIP đầu kỳ), vì số liệu này sẽ được cộng dồn vào quá trình sản xuất của kỳ tiếp theo.
- Chi phí sản xuất: Tổng chi phí nguyên vật liệu thô đã sử dụng, chi phí lao động, chi phí gián tiếp (ví dụ: phí hoạt động máy móc, điện, nước…)
- Thành phẩm: Tổng chi phí hàng hóa được sản xuất (COGM), được tính bằng tổng của nguyên liệu thô, nhân lực, chi phí gián tiếp, và giá trị WIP của kỳ trước, sau đó trừ cho WIP cuối kyg
Khi bạn có tất cả ba dữ liệu này, công thức tính WIP là:
WIP tồn kho = tồn kho WIP đầu kỳ + chi phí sản xuất – thành phẩm.
WIP Là Gì Trong Quản Lý Dự Án Theo Agile Development
Agile Development là phương pháp phát triển phần mềm và quản lý dự án dựa vào việc thực hiện từng phần công việc nhỏ, đánh giá, cải tiến liên tục, hợp tác xuyên phòng ban, đội nhóm để tạo ra sản phẩm nhanh hơn và phù hợp hơn với yêu cầu khách hàng.
Trong Agile, WIP đơn giản là những hạng mục mà bạn đang thực hiện nhưng chưa hoàn thành. Điều này có nghĩa là bạn và đội ngũ của mình đã bắt đầu thực hiện một phần công việc cho một tính năng, một vấn đề gì đó nhưng vẫn chưa hoàn thành.
Quản lý dự án theo Agile sẽ tập trung phân bổ nguồn lực vào những công việc đem lại giá trị cao nhất. Do đó, WIP được giới hạn ở một mức nhất định về số lượng các công việc đang được thực hiện cùng một lúc nhằm tối ưu hóa nguồn lực.
Dấu hiệu cần cải thiện WIP
Một số dấu hiệu sau đây cho thấy WIP của dự án bạn thực hiện đã vượt tầm kiểm soát:
- Công việc của người này đang đợi người khác để tiếp tục thực hiện
- Nhân sự bị ngắt quãng, gián đoạn bởi những người khác
- Quá trình phản hồi chậm trễ
- Quá nhiều công việc đa nhiệm
Giới hạn WIP giúp người quản lý dễ dàng nhận ra đội nhóm đang gặp vấn đề ở đâu trong quá trình làm việc và giải quyết chúng. Một cách đơn giản để giảm WIP trong quản lý dự án là giới hạn số lượng công việc trong một tiến trình làm việc. Ví dụ, bạn đang thiết kế tính năng A cho sản phẩm X.
Trong tiến trình tạo tính năng A, bạn có thể sử dụng một bản kanban với 4 cột: danh sách công việc cần làm, WIP, đánh giá lại, công việc hoàn thành. Ở cột “Đánh giá” chỉ được phép có tối đa 4 nhiệm vụ (xem ví dụ ở hình dưới đây).
Cột đánh giá (cột 3) được dùng làm giới hạn cho cột WIP. Một khi cột này vượt giới hạn, màu nền của cột 3 sẽ đổi màu đỏ.
Cách Theo Dõi WIP
Để theo dõi Công việc đang Tiến hành (WIP), bạn có thể tạo một hệ thống để theo dõi tiến độ của từng nhiệm vụ hoặc dự án.
Bạn có thể sử dụng biểu đồ Gantt hoặc bảng Kanban để trực quan hóa tiến độ của từng giai đoạn hoặc bảng tính để theo dõi tiến độ so với dòng thời gian. Hơn nữa, điều quan trọng là phải theo dõi lượng thời gian dành cho từng nhiệm vụ, cũng như các tài nguyên được sử dụng.
Bằng cách này, bạn có thể phân tích hiệu quả của quy trình làm việc và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
Một số ứng dụng có tính năng biểu đồ Gantt và bản Kanban như Trello, Jira, Asana có thể giúp bạn theo dõi WIP cực kỳ hiệu quả.
Làm sao để giảm WIP
Để giảm Công việc đang Tiến hành (WIP), bạn nên xác định và loại bỏ các nút cổ chai (bottleneck) trong quy trình làm việc. Ngoài ra, hãy ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng nhất và tập trung hoàn thành chúng trước. Hơn nữa, hãy đặt giới hạn về số lượng công việc có thể được tiến hành tại bất kỳ thời điểm nào để bạn không bị quá tải.
Sau khi loại bỏ các nút thắt này, bạn hãy thường xuyên kiểm tra để đảm bảo mình đang đi đúng hướng. Đừng quên áp dụng các công cụ tự động hóa như AI để giảm tác vụ thủ công.
Câu hỏi thường gặp về WIP
WIP là gì trong kế toán?
Trong quản lý chuỗi cung ứng, công việc đang tiến hành (WIP) đề cập đến bán thành phẩm. Chúng bao gồm tất cả mọi thứ từ chi phí chung cho đến nguyên liệu thô kết hợp với nhau để tạo thành sản phẩm cuối cùng ở một giai đoạn nhất định trong chu kỳ sản xuất. Trong kế toán, WIP được coi là tài sản lưu động và được phân loại là một loại hàng tồn kho.
Tại sao WIP lại quan trọng?
WIP có thể ảnh hưởng trực tiếp đến bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp bạn. Do vậy, việc tính toán hàng tồn kho WIP chính xác cho bạn biết chi phí sản xuất của bạn có đang hiệu quả hay không để quản lý kinh doanh phù hợp và báo cáo tài chính thật chính xác.
WIP được tính như thế nào?
Trong kế toán, có nhiều cách hàng tồn kho WIP. Thông thường, để tính số lượng sản phẩm đã hoàn thành một phần trong WIP, chúng được tính bằng tỷ lệ phần trăm của tổng chi phí chung, lao động và nguyên vật liệu mà công ty phải chịu. Ví dụ, một công ty xây dựng có thể lập hóa đơn cho một công ty khác dựa trên các giai đoạn dự án khi dự án hoàn thành 50%, 75%…
Chủ đề liên quan: bảng Kanban, quy trình, giới hạn WIP, Sản xuất tinh gọn, sơ đồ dòng tích lũy.
