Mô hình tám nguyên tắc 8D là một phương pháp giải quyết vấn đề hiệu quả thường được áp dụng trong quản lý chất lượng trong doanh nghiệp. Việc thực hiện theo 8 bước sẽ giúp chẩn đoán, điều trị và loại bỏ các vấn đề về chất lượng một cách nhanh chóng. Trong bài viết này diendaniso.com sẽ chia sẻ cho bạn về cách giải quyết vấn đề theo Phương pháp 8D là gì ý nghĩa và ứng dụng.
ĐẶT VẤN ĐỀ
Trong cuộc sống của chúng ta con người luôn luôn đối mặt với những vấn đề khác nhau và phải học cách đối mặt và giải quyết vấn đề. Vấn đề luôn luôn tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau từ vấn đề từ bên ngoài tác động vào bản thân cho đến vấn đề nội tại của mình.
Mở rộng hơn ra chính là các tổ chức – doanh nghiệp trong quá trình hoạt động đều nảy sinh những vấn đề cần được giải quyết một cách nhanh chóng và triệt để. Điều này có thể mất khá nhiều thời gian và công sức. Do đó nguyên tắc 8D chính là phương pháp giải quyết vấn đề này mà tổ chức của bạn cần.
MÔ HÌNH 8 NGUYÊN TẮC (8D) LÀ GÌ ?
8D (Eight Disciplines) hay cách giải quyết vấn đề theo 8D là một quá trình giải quyết các vấn đề phát sinh có tính hệ thống. Mô hình này được thiết kế để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
Quá trình giải quyết vấn đề 8D này dựa trên trình tự 8 bước giúp tổ chức xác định và giải quyết các vấn đề phát sinh trong hệ thống quản lý dựa trên các bộ công cụ phân tích như: biểu đồ xương cá, 5W, 4M1I1E và biểu đồ pareto. vv nhằm phát hiện giải quyết triệt để nguyên nhân gốc rễ nâng cao hiệu quả, hiệu suất các quá trình hoạt động và cải tiến sản phẩm và quy trình làm việc đáp ứng các yêu cầu mong đợi của khách hàng và định hướng chiến lược của tổ chức về vấn đề chất lượng.
Mặc dù ban đầu nó bao gồm tám giai đoạn, hoặc các ngành, hệ thống tám ngành sau đó đã được bổ sung thêm bởi một giai đoạn lập kế hoạch ban đầu.
NGUỒN GỐC RA ĐỜI CỦA CÔNG CỤ 8D
Nguồn gốc của phương pháp giải quyết 8D này gắn liền với công ty Ford Motor từ những năm 1980. Ban đầu là giải quyết vấn đề định hướng theo nhóm “Team Oriented Problem Solving (TOPS).” Việc sử dụng sớm 8D đã mang lại hiệu quả to lớn cho Ford Motor và khiến hãng này áp dụng làm phương pháp chính để ghi lại các nỗ lực giải quyết vấn đề và được áp dụng cho đến tận ngày nay.
Ford tạo ra quá trình 8D giúp đội nhóm giải quyết với vấn đề kiểm soát chất lượng và an toàn, phát triển tùy chỉnh, giải pháp lâu dài cho vấn đề và ngăn ngừa vấn đề tái diễn. Mặc dù quá trình 8D bước đầu đã được áp dụng trong các ngành công nghiệp sản xuất, kỹ thuật, và hàng không vũ trụ, nó cũng hữu ích và liên quan tới bất cứ ngành nào.
Nó bao gồm:
- Lập kế hoạch.
- Xây dựng đội nhóm.
- Mô tả vấn đề.
- Thực hiện một bản sửa lỗi tạm thời.
- Xác định và loại bỏ gốc rễ vấn đề.
- Xác minh giải pháp.
- Thực hiện một giải pháp vĩnh viễn.
- Ngăn chặn các vấn đề định kỳ.
- Ăn mừng thành công.
KHI NÀO CẦN ÁP DỤNG NGUYÊN TẮC 8D
- Các vấn đề về an toàn hoặc quy định đã được phát hiện
- Khiếu nại của khách hàng được nhận
- Mối quan tâm về bảo hành đã chỉ ra tỷ lệ hỏng hóc lớn hơn mong đợi
- Loại bỏ bên trong, chất thải, mảnh vụn, hiệu suất kém hoặc các lỗi thử nghiệm có mặt ở mức không thể chấp nhận được
>>> Xem thêm: Kĩ năng giải quyết vấn đề (Problem Solving) và 6 bước giải quyết vấn đề
QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ THEO 8D
Như trên chúng tôi đã chia sẻ thì ban đầu nó bao gồm tám giai đoạn, hoặc các ngành, hệ thống tám ngành sau đó đã được bổ sung thêm bởi một giai đoạn lập kế hoạch ban đầu. Cụ thể quy trình 8D được liệt kê bên dưới đây và chúng tôi khuyên bạn nên làm theo trình tự từng bước một.
Bước O: Lập kế hoạch (plan)
Điều đầu tiên để giải quyết được vấn đề thì cần có một kế hoạch tiếp cận chúng. Cần thành lập một đội nhóm để giải quyết vấn đề. Bạn cần lên kế hoạch nhân sự đội nhóm, thời gian và những tài nguyên mà đội nhóm của bạn sẽ cần giải quyết vấn đề đó.
Bước 1: Xây dựng đội nhóm
Xây dựng đội nhóm là bước quan trọng trong quá trình giải quyết vấn đề. Những người trong nhóm cần có những kỹ năng cần thiết để giải quyết vấn đề hiệu quả. Cần có thời gian cũng như năng lượng để cam kết cho quá trình giải quyết vấn đề.
Với những nhóm đa dạng hơn sẽ giúp bạn có khả nưng cao hơn để tìm ra một giải pháp sáng tạo hơn. Cần có một đội trưởng để thiết lập điều lệ và vạch ra được mục tiêu đội nhóm cũng như xác định vi trò của từng người. Sau đó là những gì bạn có thể để có thể xây dựng được lòng tin và để tất cả mọi người có thể tham gia vào quá trình này.
Bước 2: Mô tả vấn đề
Nhóm này sẽ có nhiệm vụ mô tả chi tiết vấn đề đang diễn ra và chỉ rõ ai, cái gì và khi nào vv bạn có thể sử dụng các kỹ thuật như quá trình xác định vấn đề đảm bảo nhóm của bạn tập trung vào đúng những vấn đề đang được xảy ra.
Bước đầu của quá trình giải quyết vấn đề chính là phân tích những rủi ro của vấn đề đang diễn ra. Những rủi ro có thể ảnh hưởng nhỏ hoặc lớn, ảnh hưởng đến sức khỏe hay cuộc sống của mọi người. Với tổ chức – doanh nghiệp chúng có thể bao gồm những việc làm dừng hoặc chậm trong quá trình sản xuất sản phẩm.
Nhiêu vấn đề thể hiện bằng một quá trình các chuyên gia trong nhóm có thể áp dụng các sơ đồ luồng, sơ đồ làn bơi hay storyboard – phân cảnh nội dung để hiểu cặn kẽ được quá trình hoạt động như thế nào để có những bước giúp làm tốt nhất.
Bước 3: Thực hiện một bản sửa lỗi tạm thời
Bước 3 này thì nhóm của bạn đã hiểu được vấn đề và gốc rễ cốt lõi của vấn đề. Lúc này một bản sửa chữa tạm thời được đưa ra nhằm giúp giải quyết những ảnh hưởng của vấn đề tới khách hàng, chậm trễ trong quá trình làm việc.
Giai đoạn này cần thiết là làm việc nhóm để khai thác thu thập các kiến thức của các thành viên trong nhóm. Đảm bảo mọi người đều được đưa ra ý kiến và xem xét một cách thấu đáo.
Khi nhóm xác định được giải pháp tạm thời, giải quyết vấn đè như chi phí, thời gian thực hiện và sự liên quan. Giải pháp ngắn hạn cần được nhanh chóng, dễ dàng để thực hiện, và đảm bảo giá trị của nỗ lực.
Bước 4: Xác định và loại bỏ nguyên nhân gốc rễ
Việc sửa chữa tạm thời sẽ giúp khám phá ra được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Cần tiến hành phân tích nguyên nhân cũng như tác động nhằm xác định nguyên nhân có thể có của vấn đề. Đây là một công cụ rất hữu ích vì chúng giúp phát hiện ra những nguyên nhân nảy sinh trong quá trình này. Việc tìm ra nguyên nhan gốc rễ sẽ giúp phát triển những giải pháp một cách lâu dài cho chúng.
Nếu các thành viên trong nhóm gặp khó khăn khi đưa ra các giải pháp khả thi, sử dụng Khái niệm người rơm để tạo ra các giải pháp nguyên mẫu mà sau đó bạn có thể thảo luận, tách ra và xây dựng lại thành các giải pháp mạnh hơn.
Bước 5: Xác minh giải pháp
Bước này cần xem xét những yếu tố như tiến hành phân tích FMEA để tìm ra được vấn đề tiềm ẩn. Sử dụng các phân tích tác động nhằm đảm bảo không có hậu quả không mong muốn trong tương lai.
Một phương pháp khá được sử dụng phổ biến chính là sử dụng 6 chiếc mũ tư duy để kiểm tra sửa chữa từ nhiều quan điểm khác nhau về quan điểm.
Cuối cùng, tiến hành phânt ích điểm mù để xác nhận bạn, và nhóm bạn không bỏ qua yếu tố quan trọng nào, hoặc đưa ra giả định không chính xác về giải pháp này.
Bước 6: Thực hiện giải pháp vĩnh viễn
Một khi nhóm của bạn đạt được đến sự nhất trí và đồng thuận về những giải pháp thì hãy thực hiện. Bạn cần giám sát chặt chẽ những giải pháp này với một thời gian phù hợp nhằm đảm bảo rằng chúng hoạt động một cách chính xác và đảm bảo không có tác dụng phụ không mong muốn.
Bước 7: Ngăn chặn vấn đề tái diễn
Khi bạn chắc chắn rằng giải pháp lâu dài đã giải quyết được vấn đề, tập hợp nhóm lại với nhau một lần nữa để xác định cách thức ngăn chặn các vấn đề xảy ra trong tương lai.
Bạn có thể cần phải cập nhật các tiêu chuẩn, chính sách, thủ tục, hoặc đào tạo để phản ảnh sửa chữa mới. Bạn có thể cũng cần đào tạo người khác quy trình hoặc tiêu chuẩn mới. Cuối cùng, bạn sẽ cần phải xem xét có nên thay đổi phương thức quản lý của mình hoặc các thủ tục để ngăn ngừa tái phát.
Bước 8: Ăn mừng thành công đội nhóm
Đây là bước cuối cùng và được mong chờ nhất. Lúc này là lúc ăn mừng cũng như khen thưởng những thành công của đội nhóm. Bạn cần nói lời cảm ơn đến tất cả mọi người có liên quan đã làm việc chăm chỉ như này để làm nên sự khác biệt. Nếu phù hợp, tổ chức một bữa tiệc hay lễ kỷ niệm để thể hiện sự đánh giá cao của bạn. Trước khi nhóm tan rã, tiến hành dánh giá xem giải pháp của bạn có hoạt động như bạn nghĩ, và để cải thiện giải quyết vấn đề trong tương lai.
CÁC CÔNG CỤ / KỸ THUẬT SỬ DỤNG TRONG PHƯƠNG PHÁP 8D
Công cụ/kỹ thuật có thể được ứng dụng trong quá trình ra quyết định bằng phương pháp 8D gồm:
- Ma trận ưu tiên công việc (phương pháp phản ứng)
- 5 Whys
- 5W1H (what – when – who – which – why – how)
- Giản đồ xương cá Ishikawa
- Phân tích Pareto
- Histogram
- Kỹ thuật Brainstorming
- 6M (manpower, measurement, milieu – evironment, methos, materials, machine)
- Đánh giá và soát xét FMEA
- …….cùng nhiều công cụ khác
TẠI SAO NÊN ÁP DỤNG NGUYÊN TẮC 8D
Phương pháp 8D trở nên phổ biến hơn bao giờ hết cho các nhóm kỹ sư của bạn để có một cách tiếp cận nhất quán và thấu đáo giúp giải quyết vấn đề nào có thể nảy sinh ra ở các giai đoạn khác nhau trong quy trình sản xuất của bạn. Một khi được áp dụng đúng cách bạn có thể có được những lợi ích như:
- Giúp cải thiện những kỹ năng giải quyết ván đề một cách có định hướng theo nhóm hơn là phụ thuộc vào cá nhân
- Giúp tăng cường sự quen thuộc với một cáu trúc để giải quyết các vấn đề.
- Được tạo và mở rộng các cơ sở dữ liệu về các thất bại trong quá khứ và có được dự phòng tránh những ảnh hưởng của vấn đề lại tái diễn trong tương lai.
- Giúp bạn hiểu rõ và sử dụng tốt các công cụ thống kê cơ bản trong giải quyết vấn đề
- Cải thiện được hiệu quả giải quyết vấn đề
- Hiểu được hơn nữa
- Về việc phân tích nguyên nhân gốc rễ (RCA)
- Khả năng tốt hơn để xác định các thay đổi hệ thống cần thiết và các đầu vào tiếp theo cho sự thay đổi
- Trao đổi thẳng thắn và cởi mở hơn trong thảo luận giải quyết vấn đề, tăng hiệu quả
- Sự cải thiện trong hiểu biết của ban lãnh đạo về các vấn đề và giải quyết vấn đề
- 8D được tạo ra để đại diện cho các phương pháp giải quyết vấn đề tốt nhất. Khi được thực hiện một cách chính xác, phương pháp này không chỉ cải thiện Chất lượng và Độ tin cậy của sản phẩm mà còn chuẩn bị cho nhóm kỹ sư của bạn cho các vấn đề trong tương lai.
Có thể nói phương pháp giải quyết vấn đề 8D chính là một trong những phương pháp giải quyết vấn đề hàng đầu hiện nay được các nhà quản lý và chuyên gia chất lượng sử dụng. Việc thực hiện n tự 8 bước trong phương pháp 8D sẽ giúp giải quyết vấn đề một cách hiệu quả và triệt để. Hy vọng với những chia sẻ trên đây mà diendaniso.com chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn và các nhà quản lý doanh nghiệp có thể áp dụng hiệu quả vào quy trình hoạt động của doanh nghiệp.
