D1: Thành lập nhóm phân tích điều tra
Để giải quyết vấn đề đúng cách, chúng ta sử dụng các bước trong 8D. 8D được vận hành bởi nhóm phân tích điều tra do chúng ta thành lập.
Nhóm nên bao gồm những người tích cực tham gia và có khả năng phân công các nhiệm vụ phát sinh trong các bước tiếp theo. Các đội thường được thành lập bởi chỉ một vài thành viên.
D2: Định nghĩa, mô tả vấn đề
Vấn đề càng được xác định rõ ràng thì càng có nhiều khả năng sẽ sớm được giải quyết. Vấn đề phải được giải quyết dựa trên nền tảng cơ sở của thực tế.
Chúng ta cần phân tách vấn đề theo 5W2H (Ai, Cái gì, Khi nào, Ở đâu, Tại sao, Như thế nào, Bao nhiêu). Điều này nghĩa là là ai đã làm cái gì, làm khi nào, làm ở đâu, tại sao người ta lại làm như thế, làm bằng cách nào, làm số lượng bao nhiêu (bao nhiêu lần).
D3: Thực hiện đối sách tạm thời
Để ngăn chặn sự tiếp diễn và mở rộng của vấn đề, cần phải đối ứng kịp thời và nhanh chóng. Phân tích nguyên nhân gốc rễ và thực thi đối sách nhằm đảm bảo chất lượng cho khách hàng. Trong trường hợp xử lý sản phẩm lỗi, cần ghi lại thông tin sản phẩm (mã sản phẩm, số lô, ngày, v.v.) đã áp dụng các biện pháp tạm thời.
D4: Phân tích nguyên nhân gốc rễ
Để ngăn chặn vấn đề hoàn toàn, sau khi phân tích cần tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và loại bỏ nó. Trong một số trường hợp, có thể có nhiều nguyên nhân gốc rễ. Việc xác định nguyên nhân gốc rễ đòi hỏi phải phân tích có hệ thống. Nguyên nhân gốc rễ thường bị che bởi các nguyên nhân khác và khó có thể tìm ra. Khi phân tích nguyên nhân, người ta thường sử dụng “5Why” (lặp lại lý do tại sao 5 lần)”, biểu đồ “Xương cá” và 7 công cụ QC.
Trong trường hợp phân tích lỗi, chúng ta có thể sử dụng FTA (Phân tích cây lỗi).
D5: Khắc phục vấn đề
Hành động khắc phục là cách duy nhất để loại bỏ nguyên nhân gốc rễ và ngăn vấn đề tái diễn. Đối với mỗi hành động, cần làm rõ ai chịu trách nhiệm và khi nào hành động sẽ được thực hiện. Sau khi hoàn thành hành động, nên ghi lại ngày tháng và kết quả thực hiện. Nếu có nhiều nguyên nhân gốc rễ, cần có hành động khắc phục cho mỗi nguyên nhân đó.
D6: Kiểm chứng việc khắc phục vấn đề
Mục đích của bước 6D là xác nhận xem các hành động được thực hiện trong bước 5D có thực sự loại bỏ nguyên nhân gốc rễ hay không. Nếu nguyên nhân gốc rễ vẫn chưa được loại bỏ hoàn toàn, các biện pháp bổ sung phải được xem xét và thực hiện. Trong trường hợp đó, phải quay lại bước 4D và lặp lại chu trình từ 4D đến 6D.
D7: Phòng ngừa tái phát
Trong khi các hành động trong bước 5D là để ngăn chặn vấn đề tái diễn, các hành động phòng ngừa trong bước 7D loại bỏ nguyên nhân của các vấn đề tiềm ẩn trong tương lai và ngăn ngừa các sự cố cùng loại tái diễn. Bước này thường liên quan đến phân tích FMEA .
Trong nhiều trường hợp, có nhiều vấn đề tiềm ẩn trong cùng sản phẩm hay quy trình sản xuất, chính vì vậy, cần xem xét để ngăn chặn các vấn đề tương tự xảy ra lần nữa.
D8: Công nhận sự nỗ lực của nhóm
Khi kết thúc đến bước 7D không có nghĩa là xong. Chúng ta cần thực hiện bước 8D để kết thúc với lời khen ngợi dành cho sựu nỗ lực của nhóm. Khen ngợi và tán dương cũng tạo động lực và sự liên kết chặt chẽ của các thành viên trong tổ chức.
