Vendor Managed Inventory – VMI hay Quản lý tồn kho bởi nhà cung cấp là phương thức tối ưu hóa hoạt động của chuỗi cung ứng trong đó nhà cung cấp chịu trách nhiệm về mức độ lưu kho của nhà bán lẻ. Nhà cung cấp được tiếp cận với các dữ liệu về hàng hóa trong kho của nhà bán lẻ và chịu trách nhiệm điều phối các đơn đặt hàng.
Khi các công ty trong chuỗi cung ứng quyết định hợp tác với nhau, kết quả của sự hợp tác này thường là sự trao đổi thông tin tốt hơn, các quy trình và hoạt động phối hợp cũng được cải tiến, dựa trên cơ sở hỗ trợ lẫn nhau.
Một ví dụ cho sự hợp tác này chính là mô hình VMI, trong đó người mua cho phép nhà cung cấp quản lý toàn bộ quy trình bổ sung hàng hóa, và chịu trách nhiệm kiểm soát lượng hàng tồn kho của nhà bán lẻ.
Một cách đơn giản, nhà cung cấp được trao nhiệm vụ kiểm soát lượng hàng tồn kho trong kho của nhà bán lẻ đối với những sản phẩm của mình, để họ có thể tập trung giải quyết vấn đề quan trọng hơn: làm thế nào bán hàng hiệu quả nhất đến người tiêu dùng. Với thay đổi này, các nhà cung cấp chuyển mối quan tâm của mình từ việc thu hút các nhà bán lẻ mua nhiều hàng hóa hơn sang giúp họ bán được nhiều hơn.
Để đạt được điều này, nhà bán lẻ cho phép nhà cung cấp tiếp cận kho hàng cùng với các thông tin về lượng cầu (một cách cơ học hoặc thông qua hệ thống tin nhắn điện tử tự động) rồi xác lập các mục tiêu cho những mặt hàng sẵn có. Nhà cung cấp sẽ thường xuyên đưa ra quyết định mới về lượng đặt hàng, cách thức và thời gian vận chuyển. Kết quả là thay vì chờ nhà bán lẻ đặt hàng, nhà cung cấp tự điều tiết các giao dịch cung ứng.
VMI là hoạt động cung ứng hiệu quả giúp nhà cung cấp đáp ứng nhu cầu mà không bị cản trở bởi các quyết định mua hàng trong chuỗi bán lẻ (hiệu ứng roi da – the bullwhip effect).
Hơn nữa, VMI được xây dựng nhằm xóa bỏ hoặc ít nhất cũng giảm thiểu sự thiếu hụt trong cung ứng hàng, cũng như cắt giảm chi phí cho tất cả các thành viên trong chuỗi cung ứng. Theo đó, thước đo hiệu quả của nhà cung cấp không phải là thời gian giao hàng mà là lượng hàng hóa sẵn có và mức độ quay vòng của chúng.
Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng VMI?
Một số nhà nghiên cứu cho rằng VMI đặc biệt phù hợp với những môi trường có tính ổn định tương đối, với ít thay đổi về nhu cầu, và số lượng các sản phẩm tiêu chuẩn lớn. Tuy nhiên, cả nghiên cứu thực tế và mô phỏng đều cho thấy VMI cũng hiệu quả hơn phương thức bổ sung hàng truyền thống đối với các sản phẩm có số lượng bán ra ít với nhu cầu thay đổi lớn, mặc dù sử dụng phương pháp VMI trong môi trường này tốn khá nhiều nhân công.
VMI là cơ hội tốt cho các nhà cung cấp vì cho phép cắt giảm công suất thừa, hướng đến đạt hiệu quả sản xuất cao hơn mà không cần tăng lượng hàng tồn kho hay giảm mục tiêu đáp ứng các đơn đặt hàng. Hơn nữa, với các nguồn lực hạn chế, phương pháp này rất hữu ích trong việc xác định những đơn hàng nào có thể trì hoãn mà không gây tổn thất cho nhà bán lẻ.
VMI nên được sử dụng như thế nào?
Tất cả các công ty đều hiểu rằng việc thực hiện một VMI thành công phụ thuộc rất nhiều vào mối quan hệ giữa các công ty với nhau. Nếu VMI đơn giản chỉ được xem như một giải pháp kỹ thuật, không tính đến các khía cạnh con người và xã hội, thì sẽ rất khó đem lại thành công. VMI thực sự cần những nhóm làm việc có hiệu quả và các thành viên có cam kết thuộc tất cả các công ty liên quan. VMI sẽ thất bại nếu không có những mối quan hệ cần thiết, chuỗi cung ứng và cấu trúc tổ chức hợp lý.
Từ góc độ của nhà bán lẻ:
Quyết định có áp dụng VMI hay không không liên quan tới quan hệ của nhà cung cấp với các khách hàng khác. Thêm vào đó, các nhà bán lẻ có thể không muốn bỏ qua các hoạt động mua hàng, vì chúng gần như là một năng lực cốt lõi của họ. Theo đó, động lực của các công ty phải đồng nhất với các mục tiêu của VMI. Thêm nữa, các nhà bán lẻ nên kiểm soát hoạt động của các nhà cung cấp thông qua mức độ phục vụ của chính họ với khách hàng, bởi đây là mục tiêu cơ bản của việc bổ sung hàng vào kho hiệu quả. Tuy nhiên, VMI giải quyết các mâu thuẫn giữa những đo tính hiệu quả ở cả hàng tồn kho và mức độ phục vụ khách hàng.
Đối với nhà cung ứng:
Thuận lợi cơ bản là VMI giảm bớt sự bấp bênh của nhu cầu, cho phép những bước đệm nhỏ hơn về năng lực và lượng tồn kho. Nhà cung ứng có cơ hội thuận lợi hơn để điều phối việc vận chuyển hàng đến các khách hàng khác nhau, và lên thời gian biểu cho việc chuyển hàng – nhanh hoặc chậm hơn – tùy theo lịch sản xuất, tình trạng tồn kho của khách hàng và năng lực vận chuyển. Sự thông suốt của việc chuyển hàng thường được cải thiện nếu sử dụng VMI
Điều phối việc đặt và giao hàng bổ sung thông qua nhiều nhà bán lẻ góp phần cải thiện dịch vụ.
Một yêu cầu giao hàng cho một nhà bán lẻ không quá cấp thiết sẽ được hoãn lại một đến hai ngày nhằm tạo điều kiện để giao hàng cho một nhà bán lẻ khác cần gấp hơn. Tương tự, một đơn hàng bổ sung nhỏ hơn từ một nhà bán lẻ sẽ phải ưu tiên cho một đơn hàng lớn hơn của một nhà bán lẻ khác đang rất cần đến nó. Với khả năng cân bằng nhu cầu của tất cả các đối tác, nhà cung ứng có thể nâng cao hiệu quả của hệ thống mà không làm tổn hại lợi ích của bất cứ nhà bán lẻ nào.
Các nhà bán lẻ hưởng lợi từ sự bảo đảm cho những yêu cầu cấp thiết nhất là sẽ nhận được sự quan tâm hiệu quả nhất. Không có VMI, nhà cung ứng sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc sắp xếp ưu tiên cho việc vận chuyển hàng một cách hiệu quả.
