Aconex là dịch vụ cung cấp giải pháp quản lý thông tin trực tuyến. Mục tiêu cụ thể của Aconex là đáp ứng nhu cầu của ngành công nghiệp xây dựng trong việc trao đổi và quản lý các thông tin của dự án trong suốt thời gian dự án hoạt động. Hiện nay Aconex đang được hàng nghìn công ty sử dụng với khoảng 50.000 người dùng, quản lý các dự án trị giá lên tới 100 tỷ đôla mỹ. Aconex đã nhanh chóng trở thành một ngành công nghiệp tiêu chuẩn trong việc quản lý dự án cộng tác trực tuyến.
Các khách hàng hiện nay của Aconex có thể kể tới là: Dubai Light Rail, Flextronics, Nokia, Xstrata Coal, KLCC/Petronas, Mandarin Oriental Hotels, Venetian Macau Casino, Shangri-La Hotels, Bluescope Steel, Multiplex, Leighton, Gammon, Hsin Chong, Dragages, CB Richard Ellis, Aedas, PTW, Maunsell, Meinhardt, Arup, Hyder Consulting, Parsons Brinckerhoff, KBR/Halliburton, Mitsubishi Heavy Industries, Alstom, Siemens, SKM-Sinclair Knight Mertz, GHD , WSP, Tanker Pacific, Hydro Tasmania, Penta Ocean, British Gas, Adelaide Airport, Melbourne Airport, Dubai Airport, Sai Gon Pearl.
II. Tổng Quan về Dịch Vụ.Aconex là một dịch vụ quản lý thông tin trực tuyến nhanh chóng, an toàn và dễ sử dụng,được thiết kế để cộng tác dự án và quản lý công trình. Aconex tập hợp toàn bộ các thành phần thông tin trong các dự án lớn và phức tạp thông qua một giao diện web duy nhất, tạo ra cơ chế truy cập bảo mật và kiểm soát toàn bộ, cho dù người dùng đang ở bất cứ địa điểm nào. Aconex cung cấp khả năng quản lý tài liệu, quản lý thư tín, đấu thầu, lưu trữ dữ liệu và quản lý dự án.Aconex phản ánh đúng quy trình của ngành và đảm bảo sự hoạt động của các chức năng nhằm đảm bảo lợi ích cho khách hàng
Được thiết kế là một giải pháp áp dụng cho toàn dự án, Aconex cho phép mọi bên tham gia dự án tiếp cận tất cả các thông tin liên quan tới những dự án và công trình của họ qua hình thức đăng nhập bảo mật cá nhân. Những quy trình tích hợp và được tổ chức chặt chẽ sẽ tăng cường hiệu quả quản lý thông tin và giảm thiểu chi phí cho dự án.
Aconex cung cấp các giải pháp cho mọi giai đoạn trong chu trình thực hiện dự án, từ giai đoạn thiết kế và xây dựng cho tới quản lý công trình. Aconex có thể tăng hiệu quả của hầu hết các dự án, từ những cải tiến nhỏ cho tới những hoạt động phát triển quy mô lớn do các đội dự án đa quốc gia tiến hành.
1. Những lợi ích khi sử dụng Aconex
Với nguồn ngân sách và thời gian hạn định, việc kiểm soát và quản lý thông tin một cách hiệu quả là chìa khoá cho sự thành công trong việc triển khai dự án. Aconex cung cấp một dịch vụ độc nhất và bảo mật mang lại lợi ích cho tất cả các bên tham gia dự án chính bằng việc tận dụng ưu thế của Internet, dịch vụ đã và đang được sử dụng rộng rãi ở mọi nơi cùng với ý tưởng giảm được ngân sách chi tiêu trong dự án. Việc quản lý được toàn bộ các thông tin trong suốt vòng đời của dự án cũng giúp cho chủ dự án giải trình được các khiếu nại khi dự án kết thúc và giảm được rất nhiều các rủi ro trong thời gian dự án hoạt động.
Các công ty tư vấn thiết kế, các nhà thầu cũng sẽ thấy được lợi ích khi sử dụng dịch vụ của Aconex.
Tăng năng suất
• Tự động hoá các quy trình làm việc
•Tăng hiệu quả của việc quản lý hành chính, giảm nhân sự
• Tăng hiệu quả của việc quản lý các hoạt động và tài sản của dự án
• Thông tin được lưu giữ tập trung giúp cho việc tiếp cận nhanh hơn và minh bạch
• Tăng tính cộng tác trong giao tiếp giúp cho các hoạt động được thực hiện đúng ngay từ ban đầu
Tăng việc kiểm soát thông tin
• Loại bỏ được tình trạng mất thông tin
• Giảm được các vụ kiện tụng và tranh chấp
• Thông tin được giữ bảo mật và tiếp cận được một cách dễ dàng
•Các chức năng báo cáo và theo dõi đầy đủ giúp việc giải quyết tranh cãi giữa các bên tham gia
• Giảm các nguy cơ rủi ro và các công việc phải làm lại trong dự án
• Loại bỏ nguy cơ các quyết định đưa ra dựa vào các thông tin không cập nhật
Giảm chi phí
• Giảm đáng kể chi phí cho việc in ấn tài liệu và các bản vẽ
• Giảm chi phí cho việc chuyển phát tài liệu
• Tiết kiệm được thời gian theo dõi thông tin và các giao dịch
• Giảm các thay đổi không khôi phục được
• Tăng tiến độ của dự án
Giảm được các rủi ro dự án
• Thông tin được lưu trữ và quản lý tập trung, bảo mật
• Xem được toàn bộ các thông tin dự án bất cứ khi nào, từ bất cứ đâu
• Tiếp cận được tất cả các tài liệu mới và các bản chỉnh sửa nhanh chóng
• Tăng khả năng kiểm soát nhờ các báo cáo chi tiết
• Quản lý dự án của bạn trong suốt vòng đời của dự án kể cả giai đoạn bảo trì
• Tìm kiếm được dễ dàng tất cả các thông tin bạn cần
2. Hiệu quả mà dịch vụ Aconex đem lại cho các đối tác
Các bên tham gia:
• Giảm chi phí dự án
• Giảm tải công việc quản lý
• Tăng cường kiểm soát
• Tránh nhập dữ liệu nhiều lần
Chủ đầu tư, quản lý dự án, quản lý công trình.
• Giám sát tiến độ dự án
• Quản lý thư tín và tài liệu
• Quản lý hiệu quả cơ sở vật chất
Nhà Thầu Chính
• Giảm chi phí in ấn
• Giảm tải công việc hành chính
• Tăng cường giám sát
• Giảm các phát sinh và việc phải làm lại
Các Nhà Thầu Phụ
• Luôn có tài liệu chỉnh sửa chính xác trong tay
• Quản lý được những thay đổi phát sinh
• Giảm chi phí quản lý hành chính
Nhà Tư Vấn/KiếnTrúc Sư
• Giảm chi phí in ấn
• Cải thiện việc kiểm soát chỉnh sửa
• Tăng khả năng kiểmm soát tài liệu, bản vẽ
Quản lý thi công/FM
• Tiếp cận dễ dàng tài liệu hướng dẫn đúng
• Tiếp cận dễ dàng các bản vẽIII. Các Module (chức năng) chính của Aconex
1. Quản lý các tác vụ
Mỗi thành viên được cung cấp một bản tóm tắt duy nhất về (các) dự án của họ cùng toàn bộ yêu cầu hành động và thông tin liên quan, trong đó bao gồm những thư trao đổi và công văn chưa đọc, chưa giải quyết và quá hạn, thông báo cập nhật tài liệu, các hồ sơ thầu gửi đi & nhận được cùng những hành động hiện tại & chưa thực hiện.
Người dùng Aconex cũng có thể tạo ra một nhiệm vụ cho chính mình hoặc một thành viên khác – bất kể đó là một nhiệm vụ đơn giản như trả lời một yêu cầu về thông tin hay nhiệm vụ duyệt xét và thông qua một bản vẽ.
2. Quản Lý Thư Tín
mọi thư tín đều được Aconex đóng vai trò là một kho lưu trữ và là thư viện thông tin điện tử của dự án. Toàn bộ thư tín liên quan đến dự án đều có thể được tạo ra, gửi đi, ghi lại và lưu trữ bằng hệ thống này. Trong Aconex, thư không được giữ trong những thư mục đơn lẻ mà trong một hòm thư của công ty – tương tự như trung tâm thông tin hoặc phòng thư tín. Mọi bên tham gia dự án trong nội bộ công ty/tổ chức đều có thể tiếp cận thư tín, ngoại trừ trường hợp thư tín được giữ bảo mật.
Một thành viên có thể xác định các mẫu thư tín cho riêng họ, trong đó có các yêu cầu thông tin (RFI), hướng dẫn công trường, công văn trao đổi, thay đổi, báo giá, hóa đơn, hướng dẫn thiết kế, tư vấn dự án, yêu cầu tiến độ, thông báo về tư vấn của kiến trúc sư và cán bộ tư vấn… Tất cả thư tín được gửi trong một mẫu nhất định của công ty, đảm bảo thông tin nhận dạng đồng nhất của công ty. Mọi chức năng thư tín của Aconex đều rất thông dụng, do chúng phản ánh các gói dịch vụ thư điện tử thông thường. Có thể gửi kèm các tệp tài liệu cùng với bất cứ thư nào từ danh sách tài liệu được quản lý hoặc ổ cứng hoặc mạng làm việc nội bộ. Các giấy tờ thư tín và tài liệu hiện cũng có thể được chụp ảnh và đưa vào hệ thống thông qua một quá trình đăng ký/quét, đảm bảo ghi lại.
Theo dõi thư tín
Mọi thư tín đều được tự động ghi lại và không thể xóa sau khi đã được gửi đi. Thư có thể được lọc nhờ một loạt các thuộc tính, đoạn văn bản tự do và ký tự đại diện. Thư gửi đến hoặc gửi từ bất cứ người dùng nào trong công ty và dự án đều có thể được tìm thấy – đảm bảo tính trách nhiệm và quản lý chất lượng tổng thể.
3. Kiểm soát tài liệu
Mỗi công ty trong một dự án đều có một danh sách các tài liệu riêng tư có thể hỗ trợ bất cứ loại tệp nào, trong đó bao gồm pdf, tệp CAD, các tệp ảnh (như jpg, tif và gif), định dạng Microsoft, định dạng mã nguồn mở và các định dạng khác. Theo mặc định, danh sách tài liệu sẽ hiển thị phiên bản chỉnh sửa mới nhất của tài liệu, tuy nhiên tất cả các bản chỉnh sửa của tài liệu đều sẽ được giữ lại. Toàn bộ lịch sử của tài liệu sẽ được lưu trữ và có thể dễ dàng tiếp cận. Có thể tìm kiếm danh sách này bằng cách sử dụng một loạt các thuộc tính tài liệu, đoạn văn bản tự do hoặc ký tự đại diện Mỗi tài liệu nên được tải lên ngay sau khi được tạo ra. Những bản chỉnh sửa sau đó sẽ thay thế mục nhập hiện có, giúp tránh phải nhập lại dữ liệu và đảm bảo tất cả các thành viên đều có thể tiếp cận tài liệu cập nhật nhất Chuyển tài liệu(transmitting)
Tài liệu trong danh sách tài liệu đã đăng ký có thể được chuyển theo hình thức điện tử tới bất cứ bên nào tham gia vào dự án. Các thư chuyển cũng tương tự như việc chuyển các thư bằng bản in tới người nhận song có một đường dẫn trực tiếp đến tài liệu đã đăng ký.
Các tài liệu chuyển nhận được sẽ tự động cập nhật danh sách tài liệu của tổ chức tham gia dự án, đảm bảo tất cả các bên tham gia dự án đều có thể tiếp cận được ngay với những bản chỉnh sửa mới nhất.
Chương trình đọc tài liệu
Aconex có một chương trình đọc tài liệu tích hợp cho phép thành viên có thể xem nhiều định dạng tệp khác nhau mà không cần có thêm phần mềm tương thích. Chương trình đọc tài liệu này cũng cung cấp những công cụ đo đạc và đánh dấu trực tiếp trên mạng trực tuyến cũng như một chức năng so sánh dễ sử dụng và mang tính đột phá. Điều này cho phép người dùng so sánh và xem tất cả các phiên bản chỉnh sửa trên cùng một tài liệu.
4. Danh bạ
Mọi thành viên của Aconex đều được ghi danh vào một danh bạ trung tâm mà mọi thành viên khác trên hệ thống đều có thể tiếp cận. Các thành viên quản lý thông tin của họ trên hệ thống, giảm tải trách nhiệm quản lý cấp trung ương cho bất cứ tổ chức nào. Danh bạ được trình bày trên cả cấp độ toàn cầu và dự án, đồng thời có thể dễ dàng tìm kiếm. Số lượng nhóm phân phối không giới hạn với quy mô không giới hạn có thể được cài đặt cho mỗi dự án. Các Thành Viên Aconex có thể gửi thông tin tới các bên không phải là thành viên qua thư điện tử thông thường hoặc qua một dịch vụ fax tự động. Thành viên khởi xướng sử dụng quy trình tương tự để tạo ra một thư tín, sau đó chỉ cần chọn hoặc tạo ra một khách bên ngoài (chỉ cung cấp tên một công ty và cá nhân, kèm theo địa chỉ email hoặc số fax). Thư tín này và các thư trả lời sau đó được hệ thống Aconex ghi nhận và lưu trữ.
5. Báo cáo
Các chức năng liệt kê, sắp xếp và lọc trên Aconex cho phép vận hành một hệ thống báo cáo toàn diện. Các báo cáo được tạo ra từ toàn bộ tài liệu và thư tín trong suốt thời gian thực hiện một dự án. Chức năng tìm kiếm, lọc và quản lý nhiệm vụ đảm bảo các báo cáo được tạo ra từ những thông tin thích hợp và cập nhật nhất. Phương pháp báo cáo chi tiết này sẽ giảm thiểu nguy cơ xảy ra tranh cãi xung quanh các phiên bản sửa đổi và tình trạng không hiểu nhau trong giao tiếp, đồng thời cho phép các nhà quản lý có thể đưa ra quyết định khi có đủ thông tin và giải quyết ngay những trì hoãn có thể nảy sinh.
6. Module Quy trình làm việc
Thời gian chờ đợi quy trình phê duyện bản vẽ hoặc kế hoạch tiêu chuẩn luôn gây ra những trì hoãn đáng kể đối với dự án và làm giảm năng suất làm việc chung. Bộ máy quản lý quy trình làm việc của Aconex nhanh chóng xác định những quy trình phê duyệt tiêu chuẩn và cho phép các nhà quản lý giám sát tiến độ dự án theo thời gian thực. Các quản lý viên dự án có thể tạo ra một quy trình tự động cho các nhiệm vụ độc lập cho một nhóm. Mỗi người tham gia cần hoàn thành một nhiệm vụ sẽ nhận được cảnh báo về một công việc đang dang dở và thông báo về thời gian họ cần phản hồi. Quy trình công việc có thể được xây dựng để vận hành trong nội bộ công ty hoặc giữa các công ty với nhau, ví dụ như để đảm bảo mọi đơn đặt hàng đều được quản lý viên tài chính duyệt xét trước khi gửi đi. Quy trình công việc cho phép các quản lý viên giám sát tiến độ công việc theo thời gian thực, giảm thiểu thời gian trì hoãn và cải thiện khả năng quản lý nhiều dự án một lúc.
7. Module Đấu thầu
Do tính chất rất nhạy cảm và đặc biệt của quá trình đầu thầu, Aconex đã thiết kế đặc biệt các quy trình để quản lý giai đoạn đầu thầu cần nhiều thời gian của một dự án. Có những chức năng dễ sử dụng cho các tính năng phổ biến nhất, trong đó bao gồm việc phân phối các tài liệu và bản vẽ đấu thầu, tiếp nhận câu hỏi và gửi những nội dung bổ sung. Aconex có một mô hình tổng hợp hoàn toàn để quản lý điện tử cả quá trình đầu thầu, từ phân phối, đánh giá tới giai đoạn trao hợp đồng.
Một bản tóm tắt trực quan được đưa cho mỗi bên dự thầu cho biết họ có chấp nhận, xem xét, bắt đầu phản hồi hoặc nộp hồ sơ dự thầu hay không. Ngay khi hồ sơ thầu được đánh giá, gói thầu có thể được trao và các bên không trúng thầu sẽ tự động nhận được thông báo.
8. Lưu trữ dữ liệu
Dữ liệu trên Aconex vĩnh viễn là tài sản của các tổ chức tham gia, như được qui định chi tiết trong Các Điều Khoản Dịch Vụ của chúng tôi. Khi dự án kết thúc, khách hàng có thể được quyền tiếp cận một hệ thống lưu trữ dữ liệu trực tuyến. Hệ thống này bao gồm một hồ sơ hoàn chỉnh về sự tham gia của công ty vào dự án, trong đó bao gồm tất cả các tài liệu và thư tín với định dạng có thể tìm kiếm và kiểm tra được một cách dễ dàng. Quyền truy cập được tính bằng 10% phí trong thời gian xây dựng và tính theo tháng hoặc có thể trả trước cho một khoảng thời gian cố định (thông tin chi tiết được cung cấp khi yêu cầu).
Tương tự, bất cứ một tổ chức tham gia nào khác cũng có thể đăng ký sử dụng hệ thống lưu trữ trực tuyến chứa dữ liệu dự án của mình, hoặc có thể mua một bản sao dữ liệu dưới nhiều định dạng phương tiện như đĩa hoặc thẻ nhớ. Hệ thống lưu trữ này được cung cấp khi hoàn tất dự án, hoặc vào bất cứ giai đoạn nào của dự án, đồng thời được tính phí dựa trên yếu tố thời gian và hình thức tài liệu.IV. Hình thức chuyển giao phần mềm và dịch vụ Aconex:
Dịch vụ quản lý thông tin trực tuyến Aconex do Công ty Aconex của Australia thiết kế và triển khai. Nó được chuyển nhượng dưới hình thức cho thuê dịch vụ. Nhà cung cấp dịch vụ thực hiện cam kết việc đảm bảo an toàn tuyệt đối thông tin và an toàn dữ liệu cho khách hàng. Hiện nay Aconex đã có đại diện thưong mại tại Việt Nam: 51A, Nguyễn Khắc Hiếu, đường Trúc Bạch, Ba Đình, Hà Nội, Tel: 04.47151424
