Nhà bán lẻ, đơn vị nhập khẩu và khách hàng luôn muốn hợp tác với những đơn vị sản xuất/ nhà cung cấp có năng lực sản xuất tốt, đạt độ tin cậy cao và có thể sản xuất ra những sản phẩm đạt chất lượng. Để có thể tìm được doanh nghiệp phù hợp để “chọn mặt gửi vàng” thì phía khách hàng thường sẽ tiến hành audit nhà máy. Hãy cùng iRTC tìm hiểu thêm về Audit nhà máy là gì qua bài viết chia sẻ sau.
Audit nhà máy là gì?
Audit nhà máy hay còn gọi là đánh giá nhà máy là quá trình đánh giá được thực hiện để đánh giá đơn vị cung ứng về các khía cạnh hệ thống quản lý chất lượng, môi trường làm việc, khả năng đáp ứng các yêu cầu của phía khách hàng,…
Đánh giá nhà máy có thể được coi như bước cuối để giúp phía khách hàng có thể chọn ra nhà cung cấp phù hợp hoặc xem sét có thể tiếp tục với nhà cung cấp hiện tại hay không.
Ngoài việc được triển khai bởi người mua thì Audit nhà máy còn có thể được thực hiện bởi đơn vị đánh giá chứng nhận hoặc do đơn vị sản xuất tự đánh giá nội bộ.
Lợi ích của việc Audit nhà máy
Audit nhà máy sẽ đem lại những lợi ích sau:
- Đảm bảo sản phẩm từ nhà cung cấp/ nhà sản xuất sẽ đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, độ tin cậy, tiêu chuẩn và các yêu cầu của phía khách hàng.
- Củng cố hệ thống quản lý chất lượng, nâng cao khả năng đáp ứng các tiêu chuẩn của phía nhà cung ứng/ nhà sản xuất.
- Giúp phía khách hàng đánh giá được năng lực và khả năng của phía nhà cung cấp/ nhà sản xuất. Giúp nhà sản xuất/ cung ứng chứng minh được năng lực của mình.
- Giảm thiểu những vấn đề không mong muốn phát sinh trong quá trình sử dụng sản phẩm như tỉ lệ hư hỏng, lượng sản phẩm bị trả về, không đáp ứng các tiêu chuẩn,…
- Thúc đẩy mối liên kết quan hệ lâu dài giữa nhà cung cấp/ sản xuất với phía khách hàng/ nhà bán lẻ.
Các bước triển khai đánh giá nhà máy
Để việc Audit nhà máy được nhanh chóng, thuận lợi và đạt hiệu quả cao thì cả ở phía nhà cung cấp (Supplier) lẫn phía khách hàng(Customer) đều cần có những sự chuẩn bị kỹ càng.
Nhà cung cấp (Supplier) cần làm gì?
Đối với phía nhà cung cấp, cần xác định được những tiêu chuẩn mà phía khách hàng hướng tới như tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 (phổ biến nhất), tiêu chuẩn BRC, tiêu chuẩn về an toàn thực phẩm ISO 22000,… để có thể chuẩn bị những tài liệu cần thiết. Ngoài ra, phía nhà cung cấp cũng cần chuẩn bị những tài liệu có liên quan được phía khách hàng yêu cầu.
Nhà máy sẽ cần tiến hành đánh giá nội bộ với sự xem xét của ban giám đốc và sau đó tiến hành các hành động để khắc phục những lỗ hổng và sai sót trước khi khách hàng hoặc đơn vị đánh giá chứng nhận triển khai Audit nhà máy.
Nếu trong quá trình đánh giá có những điểm chưa phù hợp và cần cải tiến thì phía nhà cung cấp cần đưa ra những giải pháp phù hợp để khắc phục và cải tiến nhằm đáp ứng những yêu cầu từ phía khách hàng.
Để việc đánh giá nội bộ được nhanh chóng và hiệu quả, doanh nghiệp sẽ cần đội ngũ đánh giá viên nội bộ chuyên nghiệp giàu kinh nghiệm. Việc thiếu vắng những nhân sự chuyên nghiệp về ISO sẽ gây ra rất nhiều khó khăn cho doanh nghiệp đặc biệt là những doanh nghiệp non trẻ mới khởi nghiệp hoặc những doanh nghiệp với hệ thống và trang thiết bị, công nghệ cũ. Để những nhân viên đánh giá của doanh nghiệp có thể hoạt động hiệu quả và chuyên nghiệp hơn thì doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý tới việc đào tạo ISO cho chuyên viên với những tiêu chuẩn phù hợp va đặc biệt là ISO 9001. Khóa đào tạo ISO 9001 được tổ chức thường xuyên của iRTC sẽ là lựa chọn đầu tiên giúp doanh nghiệp có thể có được đội ngũ nhân viên đánh giá nội bộ chuyên nghiệp. Sau khóa đào tạo về ISO 9001 thì doanh nghiệp có thể hướng tới việc cho nhân viên học thêm các khóa đào tạo ISO chuẩn khác phù hợp với nhu cầu và ngành hàng của doanh nghiệp.
Khách hàng (Customer) cần làm gì?
Về phía khách hàng, việc Audit nhà máy cần trải qua những bước cơ bản lần lượt là thu thập các thông tin liên quan và chuẩn bị, tiến hành triển khai Audit nhà máy và theo dõi các hành động cần thiết.
Thu thập thông tin và chuẩn bị:
- Thu thập thông tin và các yêu cầu cho nhà cung cấp như hợp đồng, hồ sơ năng lực, khiếu nại, thông số kỹ thuật sản phẩm, các tiêu chuẩn trong sản xuất,…
- Yêu cầu phía nhà cung cấp gửi thêm các tài liệu liên quan tới hệ thống kiểm soát chất lượng, tiêu chuẩn, khả năng sản xuất,…
- Để việc Audit được thuận lợi, cần liệt kê sẵn những tiêu chí cần kiểm tra và đánh giá như cách tổ chức hệ thống quản lý chất lượng của phía nhà cung cấp, những tiêu chuẩn mà phía nhà cung cấp đang áp dụng và được chứng nhận,…
- Xác định thời gian, địa điểm và đội ngũ thực hiện quá trình đánh giá và thông báo cho phía nhà cung cấp.
Triển khai Audit nhà máy:
- Triển khai đánh giá theo những tiêu chí đã chuẩn bị từ trước.
- Quan sát thực tế tại nhà máy, ghi nhận lại những điểm chưa hợp lý hay cần cải tiến.
- Ghi nhận những điểm mạnh, phù hợp và nổi bật của phía nhà cung cấp.
- Yêu cầu phía nhà cung cấp giải trình thêm về các quy trình và tiêu chuẩn của họ nếu cần thiết.
Theo dõi các hành động cần thiết:
- Những điểm chưa hợp lý hay cần cải tiến cần được ghi nhận lại trong báo cáo và thông báo lại trong cuộc họp bế mạc với nhà cung cấp.
- Theo dõi việc đưa ra những cải tiến và thực hiện khắc phục những điều chưa hợp lý từ phía nhà cung cấp. Việc theo dõi và kiểm tra cần được thực hiện cho tới khi những động thái khắc phục và cải tiến từ phía nhà cung cấp được hoàn tất.
iRTC có thể giúp đỡ doanh nghiệp như thế nào
Để giúp doanh nghiệp có được những nhân sự có năng lực phù hợp, iRTC thường xuyên khai giảng khóa học đánh giá viên nội bộ ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000 và nhiều tiêu chuẩn khác.
Ngoài ra với những doanh nghiệp đang triển khai ISO 9001 thì chương trình tư vấn ISO 9001 của iRTC sẽ giúp doanh nghiệp có thể triển khai một cách hiệu quả, nhanh chóng tiết kiệm hơn. Ngoài ISO 9001 thì iRTC còn triển khai nhiều chương trình khác như tư vấn BRC, tư vấn ISO 14000, tư vấn ISO 22000 và nhiều tiêu chuẩn khác.
Tham khảo thêm: Tại sao doanh nghiệp phải có chứng nhận ISO?
Hi vọng rằng với những chia sẻ vừa rồi, quý bạn đọc đã có thể trả lời cho câu hỏi Audit nhà máy là gì cũng như hiểu thêm về Audit nhà máy. Để biết thêm về những dịch vụ tư vấn cũng như các khóa đào tạo về ISO, đánh giá viên nội bộ và những chương trình đào tạo khác, quý bạn đọc có thể liên hệ trực tiếp Hotline: 0902 419 079 hoặc để lại thông tin liên lạc theo form cuối bài viết và đội ngũ của iRTC sẽ liên hệ lại để tư vấn.
