Trong bối cảnh môi trường kinh doanh biến động khôn lường, doanh nghiệp cần có những phương án chuẩn bị sẵn sàng để đối mặt với những rủi ro có thể xảy đến bất cứ lúc nào. Để làm được điều này, các nhà quản trị cần tiến hành xây dựng BCP nhằm đảm bảo duy trì một doanh nghiệp khỏe mạnh, bền vững. Vậy BCP là gì? Làm thế nào để xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục bài bản cho doanh nghiệp? Cùng 1Office tìm hiểu trong bài viết sau đây.
1. BCP là gì? Tổng quan về Kế hoạch kinh doanh liên tục
BCP là gì?
BCP là từ viết tắt của Business Continuity Plan – Kế hoạch kinh doanh liên tục. Đây là bản kế hoạch thiết lập các phương án mà tổ chức sẽ thực hiện để ứng phó với các mối đe dọa tiềm tàng có thể xảy ra gây ảnh hưởng đến quy trình hoạt động. Một bản kế hoạch kinh doanh liên tục tập trung vào việc duy trì các chức năng kinh doanh và khôi phục hoạt động trong giai đoạn khủng hoảng nhằm giảm thiểu tối đa rủi ro cho doanh nghiệp.
Ví dụ về BCP
Một ví dụ điển hình của Business Continuity Plan là trong giai đoạn Covid-19, các doanh nghiệp phải chịu cú sốc nặng nề của việc bị đình trệ hoạt động do ảnh hưởng bởi các quy định giãn cách và tình trạng đóng băng của nền kinh tế. Khi đó, việc triển khai kế hoạch kinh doanh liên tục như làm việc từ xa hay các chính sách giờ giấc linh hoạt chính là “cứu cánh” cho các doanh nghiệp, giúp duy trì hoạt động ổn định trong dịch bệnh và giảm thiểu tối đa đứt gãy trong quy trình vận hành. Thậm chí, có nhiều doanh nghiệp đã thoát khỏi nguy cơ giải thể trong gang tấc nhờ áp dụng chiến lược kinh doanh liên tục kịp thời.
2. Vai trò của Business Continuity Planning là gì?
Trước bối cảnh môi trường kinh doanh biến động khôn lường, Business Continuity Plan chính là tấm khiên vững chắc bảo vệ doanh nghiệp khỏi những tác nhân bên ngoài. Vậy vai trò của BCP là gì đối với tổ chức nói chung và các cá thể liên quan nói riêng?
Đối với nhân viên
Trước hết, hãy xem xét tầm ảnh hưởng của Business Continuity Plan đối với nhân viên – những người trực tiếp duy trì hoạt động cho doanh nghiệp. Việc xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục chính là lời cam kết của tổ chức trong việc đảm bảo công ăn việc làm cho đội ngũ nhân sự của mình. BCP góp phần củng cố lòng tin của nhân viên vào năng lực của ban lãnh đạo, đồng thời tạo động lực để họ gắn bó lâu dài với tổ chức.
Ngược lại, một doanh nghiệp không có chiến lược kinh doanh liên tục và tỏ ra bối rối, bị động trước những tình huống phát sinh sẽ dễ khiến tâm lý nhân viên bị ảnh hưởng. Khi nhân viên hoang mang và trở nên mất định hướng thì đồng họ sẽ dễ dàng rời bỏ tổ chức và tìm kiếm những cơ hội chắc chắn hơn.
Đối với đối tác và khách hàng
Khi một doanh nghiệp có kế hoạch kinh doanh liên tục bài bản đồng nghĩa với việc họ hiểu rõ mình đang làm gì và luôn chuẩn bị sẵn sàng cho mọi tình huống. Đây không chỉ là cơ sở để tạo dựng niềm tin nơi khách hàng mà còn là nền tảng để xây dựng một thương hiệu vững mạnh.
BCP cũng là chiến lược để thu hút và giữ chân đối tác, khách hàng hiệu quả bởi người tiêu dùng và các nhà đầu tư luôn sẵn sàng chi mạnh tay cho những thương hiệu chắc chắn sẽ mang lại nhiều giá trị cho họ. Và việc doanh nghiệp có thể ứng phó tốt trước khủng hoảng chính là “bảo chứng” cho tiềm năng phát triển của thương hiệu.
Đối với tổ chức
Kế hoạch kinh doanh liên tục BCP chính là “bí kíp sinh tồn” mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần trang bị nếu muốn tồn tại và phát triển trên thị trường. Việc thiết lập BCP không chỉ đảm bảo cho tổ chức hoạt động liên tục và ổn định mà còn tạo tiền đề để doanh nghiệp phục hồi nhanh chóng sau giai đoạn khủng hoảng. Ngoài ra, kế hoạch kinh doanh liên tục cũng giúp tổ chức bảo toàn được các nguồn lực về tài nguyên và con người khỏi sự mất mát và hao hụt. Đồng thời BCP cũng giúp tạo dựng lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp trước các đối thủ khác.
Xem thêm: 6 bước xây dựng quy trình quản trị rủi ro cho doanh nghiệp
3. Quy trình xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục cho doanh nghiệp
Bước 1. Xác định bối cảnh hoạt động
Trước khi bắt tay vào xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục, nhà quản trị cần xác định được bối cảnh và môi trường kinh doanh của doanh nghiệp. Công tác này sẽ giúp phát triển tầm nhìn và mục tiêu cho Business Continuity Plan, đồng thời khoanh vùng giới hạn của các rủi ro tiềm năng. Để xác định được bối cảnh hoạt động của doanh nghiệp, nhà quản trị cần trả lời được các câu hỏi:
- Những yếu tố nào đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động bình thường?
- Các quy trình trọng yếu trong tổ chức là gì?
- Yếu tố môi trường nào ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp? (kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội, pháp luật,…
Bước 2. Tiến hành Phân tích Tác động Kinh doanh (BIA)
Phân tích Tác động Kinh doanh (Business Impact Analysis) là bước quan trọng nhất trong quy trình xây dựng Kế hoạch kinh doanh liên tục. BIA là quá trình đánh giá và đo lường mức độ ảnh hưởng của những yếu tố gây gián đoạn hoặc làm tạm ngừng quy trình vận hành của doanh nghiệp trong trường hợp rủi ro, khẩn cấp.
Để thực hiện phân tích tác động kinh doanh, nhà quản trị cần chỉ ra những tài sản trọng yếu đóng vai trò nòng cốt trong bộ máy vận hành của doanh nghiệp, những tài sản này có thể bao gồm:
- Con người – thông tin liên hệ của nhân viên chủ chốt
- Các nhà cung cấp – thông tin liên hệ cho các nhà cung cấp chính và các bên thứ ba
- Thiết bị – danh sách các thiết bị chính bao gồm máy tính, máy in, máy quét, xe cộ
- Hàng tồn kho – danh sách vật tư, vật liệu và kho
- Dữ liệu – tài liệu điện tử quan trọng, bảng lương, kế toán, hồ sơ, các bản sao lưu
Bước 3. Phát triển kế hoạch ứng phó
Sau khi đã xác định được những tác nhân tiềm ẩn ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh liên tục của doanh nghiệp thì nhiệm vụ tiếp theo đó là lập kế hoạch để ứng phó với khủng hoảng. Quy trình này bao gồm 4 giai đoạn:
- Giai đoạn 1 – Ứng phó Khẩn cấp: Trọng tâm chính ở giai đoạn này là đảm bảo sự an toàn của tất cả nhân viên và an ninh tài sản của tổ chức. Kế hoạch sẽ được triển khai ngay khi có sự cố khẩn cấp xảy ra. Trong nhiều trường hợp nguy cấp, các nhân viên sẽ tự động thực hiện theo quy trình đã được vạch ra mà không cần chờ sự chỉ đạo từ lãnh đạo cấp cao, ví dụ như thiên tai (hỏa hoạn, động đất,…) hay tấn công an ninh mạng.
- Giai đoạn 2 – Quản lý Khủng hoảng: Giai đoạn này sẽ xác lập các phương án phản ứng của tổ chức trước khủng hoảng. Trong giai đoạn này, một nhóm quản lý khủng hoảng sẽ được thành lập. Nhóm này thường bao gồm ban lãnh đạo với vai trò ra quyết định quan trọng và những cá nhân có năng lực quản lý và điều hành các hoạt động chức năng trong quá trình kinh doanh bị gián đoạn.
- Giai đoạn 3 – Phục hồi: Giai đoạn phục hồi kinh doanh chỉ ra các hoạt động cần thiết để khôi phục các chức năng chủ chốt trong bộ máy vận hành doanh nghiệp. Để thực hiện được điều này, doanh nghiệp cần chuẩn bị trước các phương án thay thế hoặc nguồn lực dự phòng để công tác tổ chức kinh doanh được tiếp tục.
- Giai đoạn 4 – Tái thiết: Giai đoạn này liên quan đến việc đưa doanh nghiệp trở lại trạng thái hoạt động như cũ, trước khi khủng hoảng xảy ra. Ở giai đoạn này cần chú ý không nên chủ quan mà vẫn phải chuẩn bị các phương án phòng ngừa để chắc chắn doanh nghiệp có thể trở lại hoạt động bình thường. Ví dụ như trong thời kỳ covid, các nhân viên có thể đi làm trở lại với điều kiện họ phải tiêm đủ số mũi vacxin theo yêu cầu.
Bước 4. Thực hành và Đào tạo
Để triển khai thành công kế hoạch kinh doanh liên tục thì các nhân viên cần được đào tạo kỹ lưỡng để chuẩn bị cho các tình huống phát sinh bất kỳ lúc nào. Tổ chức cần đảm bảo đội ngũ nhân sự hiểu rõ vai trò, trách nhiệm của họ là gì và những hành vi nào cần được thực hiện kịp thời khi đối mặt với rủi ro. Việc đào tạo sẽ giúp xây dựng năng lực đối phó với khủng hoảng và công tác tư tưởng cho nhân viên để họ có thể tự tin đưa tổ chức bước qua giai đoạn khó khăn và phục hồi hoạt động nhanh chóng.
Để chuẩn bị tốt nhất cho những trường hợp khẩn cấp thì doanh nghiệp nên có những buổi diễn tập mô phỏng các tình huống giả định để thực hành triển khai các phương án xử lý.
Bước 5. Kiểm tra và Cải tiến
Công tác kiểm tra bao gồm việc xác định xem BCP có thực sự hiệu quả hay không. Đo lường và đánh giá tính hiệu quả của Business Continuity Plan giúp xác định được các lỗ hổng và điểm yếu trong các quy trình ứng phó với rủi ro và phục hồi hoạt động và sau đó đề xuất những phương án cải tiến phù hợp để bản kế hoạch hoàn thiện hơn.
4. Những nhân tố quyết định sự thành công của BCP
Vai trò của ban lãnh đạo
Một kế hoạch kinh doanh liên tục thành công cần có sự vào cuộc của ban lãnh đạo. Họ chính là người trực tiếp đứng ra điều hành hoạt động và quyết định cách thức doanh nghiệp ứng phó với khủng hoảng. Các nhà quản lý và lãnh đạo cấp cao cần nhận thức sâu sắc vai trò của mình và đưa ra những cam kết để đảm bảo cho sự an toàn của tổ chức.
Công tác truyền thông nội bộ
Công tác truyền thông nội bộ chính là chìa khóa để triển khai BCP thành công bởi nhân viên là lực lượng nòng cốt quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Đặc biệt ở trong giai đoạn khủng hoảng, vai trò của đội ngũ này càng được đề cao. Để đảm bảo kế hoạch BCP được thực hiện hiệu quả, cần cho nhân viên hiểu rõ business continuity planning là gì cũng như truyền thông về vai trò của BCP đối với tổ chức, bao gồm:
- Tầm quan trọng và tính cấp thiết của BCP với hoạt động của tổ chức
- Những hậu quả khi không triển khai và tuân thủ các quy trình trong BCP
- Vai trò và nhiệm vụ của nhân viên trước, trong và sau giai đoạn khủng hoảng
Ứng dụng công nghệ số
Để tối ưu quy trình xây dựng và triển khai chiến lược kinh doanh liên tục, một phần mềm hỗ trợ quản lý quy trình sẽ là công cụ hữu hiệu hỗ trợ các nhà quản trị trong việc nhận diện, đánh giá những rủi ro tiềm và đưa ra những phương pháp xử lý, khắc phục kịp thời để duy trì và đảm bảo hoạt động cho doanh nghiệp.
1Office là nền tảng quản trị tổng thể doanh nghiệp số 1 thị trường. Phần mềm giúp doanh nghiệp xây dựng BCP bài bản và chuyên nghiệp với những tính năng ưu việt như:
- Hệ thống báo cáo trực quan giúp cập nhật liên tục tình hình hoạt động của doanh nghiệp trên các khía cạnh như biến động nhân sự, doanh thu, tăng giảm chi phí,…
- Kiểm soát chặt chẽ tài sản của doanh nghiệp, phân quyền cho từng nhân sự, phòng ban cụ thể, dễ dàng tra cứu tình trạng tài sản, phòng tránh mọi trường hợp thất thoát
- Số hóa và quản lý 100% các quy trình trong tổ chức, giúp định vị kịp thời các nút thắt gây gián đoạn quy trình để đưa ra phương án xử lý nhanh chóng
- Giám sát và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân sự mọi lúc, mọi nơi theo thời gian thực
Qua bài viết trên, 1Office mong rằng chúng tôi đã cung cấp tới quý độc giả những thông tin hữu ích về BCP là gì cũng như giải pháp để tối ưu chiến lược kinh doanh liên tục cho doanh nghiệp. Để được trải nghiệm phần mềm quản trị doanh nghiệp số 1 thị trường 1Office, vui lòng đăng ký nhận tư vấn miễn phí tại đây:
Nhận tư vấn miễn phí
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:
- Hotline: 083 483 8888
- Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
- Kênh Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp
Từ khóa liên quan: BCP là gì, kế hoạch kinh doanh liên tục, business continuity plan là gì
