Điều gì thu hút nhất của một sự kiện? Đó là ý tưởng tổ chức sự kiện. Lên một kế hoạch về ý tưởng tổ chức sự kiện theo chủ đề như thế nào để thu hút người tham dự và đạt hiệu quả cao trong truyền thông? Quá nhiều vấn đề cần đặt ra khi tổ chức sự kiện, lên kế hoạch ý tưởng cho sự kiện. Cùng CAT Event giải đáp những vấn đề này nhé và điểm qua top 10 ý tưởng tổ chức sự kiện mới mẻ của năm 2022.
Chuẩn bị ý tưởng sự kiện là một điều cần thiết để giúp các doanh nghiệp xây dựng một sự kiện thành công và hiệu quả.
Vì sao cần chuẩn bị ý tưởng lên kế hoạch tổ chức sự kiện?
Truyền tải thông điệp của doanh nghiệp: Ý tưởng tổ chức sự kiện có nhiệm vụ xâu chuỗi các hoạt động nhỏ thành 1 hoạt động đồng nhất, giúp truyền tải thông điệp của sự kiện một cách trọn vẹn nhất. Hạn chế sự lan man, gây khó hiểu và điều quan trọng là không gây được ấn tượng cho người tham dự.
Giúp sự kiện diễn ra một cách thuận lợi: Một ý tưởng tốt sẽ giúp các đơn vị tổ chức có thể lập kế hoạch một cách rõ ràng, xây dựng cho mình một quy trình xử lý và một chương trình chỉn chu, hoàn hảo.
Tạo ấn tượng với khách mời: Đối với một sự kiện quá đơn điệu và nhàm chán điều hiển nhiên sẽ không gây được sự thích thú cho người tham dự. Sẽ rất khó thu hút được khách mời khi sự kiện của bạn không đủ sự độc đáo, ấn tượng và thỏa mãn họ. Chính vì điều đó, bất kỳ sự kiện nào cũng cần xây dựng cho mình một ý tưởng để tổ chức thật tốt.
Thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp: Sự kiện càng diễn ra tốt đẹp, càng thành công, sẽ càng gây được tiếng vang điều quan trọng là thông điệp của doanh nghiệp cũng sẽ được truyền tải rõ ràng. Từ đó dễ dàng nâng tầm nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp.
Các bước để lên ý tưởng tổ chức sự kiện một cách hoàn hảo
Trong thực tế, việc lên ý tưởng tổ chức sự kiện luôn là việc khó khăn. Nó giống như một chiếc nút chai mà bạn phải mở được thì mọi việc mới bắt đầu thuận lợi và theo ý muốn. Vậy làm sao để có được một ý tưởng mới mẻ, hấp dẫn? Không chỉ bám sát theo mục đích của doanh nghiệp mà bạn còn cần phải nghiên cứu nhu cầu, mong muốn của người tham gia, đối tác khách hàng mà doanh nghiệp hướng đến.
Nghiên cứu, tìm kiếm chủ đề cho chương trình
Việc đầu tiên cần làm khi lên ý tưởng cho một sự kiện phải nghiên cứu thật kỹ về hình thức tổ chức. Xác định rõ sự kiện đó có mục đích là gì, hướng đến đối tượng nào, đòi hỏi cách tổ chức theo hướng nghiêm túc hay giải trí?
Với những sự kiện mang tính chất giải trí như: Tổ chức ngày hội gia đình, Festival doanh nghiệp, tiệc tất niên, lễ tri ân, sự kiện lễ hội,… thì bước lên ý tưởng chủ đề sẽ cần thiết và quan trọng. Người lên ý tưởng cần nắm bắt được bắt kịp xu hướng, biết được nhu cầu và sự quan tâm của người tham gia ở thời điểm hiện tại là gì.
Xây dựng kịch bản cho sự kiện
Sau khi đã tìm được chủ đề cho chương trình, bạn cần dựa theo đó để lên ý tưởng xây dịch kịch bản, các sự kiện chính sẽ diễn ra trong sự kiện là gì. Ở giai đoạn này, bạn sẽ cần nắm được khung thời gian tổ chức, các nội dung bắt buộc và mục đích mà doanh nghiệp hướng đến là gì.
Xác định điểm tổ chức
Có hai địa điểm được lựa chọn để tổ chức các sự kiện chính là: tổ chức trong nhà và tổ chức ngoài trời.
Tổ chức trong nhà
Ưu điểm: Phù hợp với các sự kiện nhỏ và vừa, không gian sạch sẽ, sang trọng, không phải lo lắng đến vấn đề thời tiết. Vì không gian tổ chức được kiểm soát nên dễ dàng hơn trong việc điều hướng người tham gia, dễ tạo được sự chú ý và thuận tiện cho việc quan sát. Chi phí cho việc thuê địa điểm trong nhà đa phần sẽ rẻ hơn do với hình thức ngoài trời.
Nhược điểm: Không gian chính là điểm hạn chế của hình thức tổ chức này, với những chương trình đông người nó thẻ gây cảm giác chật chội, bị hạn chế trong việc tổ chức các trò chơi, gameshow.
Địa điểm: Trung tâm tổ chức sự kiện, khách sạn, resort, hội trường, sân vận động,…
Tổ chức ngoài trời
Ưu điểm: Phù hợp với các sự kiện vừa và lớn, không gian thoáng mát, tạo cảm giác dễ chịu, thư giãn cho người tham gia. Địa điểm này có thể tổ chức được nhiều hoạt động vui chơi quy mô lớn, các trò chơi team building thú vị. Ngoài ra còn kết hợp được với nhiều ý tưởng sự kiện thú vị như: du lịch teambuilding. hội chợ, festival,…
Nhược điểm: Chi phí tổ chức cao, đòi hỏi có nguồn nhân sự lớn để bao quát được không gian sự kiện và hình thức này chịu ảnh hưởng với thời tiết.
Địa điểm: Bãi biển, các khu du lịch sinh thái, resort, công viên, các điểm du lịch,…
Ý tưởng trang trí cho sự kiện
Đây là một công việc khác khi lên ý tưởng tổ chức sự kiện đó chính là khâu trang trí. Bạn cần nắm được màu sắc chủ đạo, hình ảnh chủ đạo của chương trình là gì. Sau đó triển khai các ấn phẩm trang trí sự kiện sao cho thật độc đáo, dễ nhìn, dễ nhận diện.
Ý tưởng cho chương trình giải trí
Chương trình giải trí là một nội dung không thể thiếu trong các sự kiện. Tùy theo thời lượng được dùng mà bạn có thể sắp xếp các tiết mục thật phù hợp. Cùng với đó, cần bám sát theo mục đích tổ chức, đối tượng tham gia để có được những nội dung hấp dẫn nhất.
Một số nội dung chương trình giải trí bạn có thể tham khảo như:
- Trình diễn âm nhạc, các tiết mục nhảy, hòa tấu nhạc cụ
- Trình diễn thời trang
- Trò chơi team building
- Gameshow
9+ Ý tưởng tổ chức sự kiện mới nhất năm 2022
Cùng điểm qua top 10 ý tưởng tổ chức sựu kiện theo chủ đề đang thịnh hành năm 2022. Qua đó bạn có thể tham khảo và lựa chọn cho doanh nghiệp của mình một ý tưởng. Hay bạn thích sư mới mẻ, sự sáng tạo không ngừng hãy liên hệ với CAT Event ngay hôm nay nhé.
Ý tưởng tổ chức sự kiện teabreak (tiệc trà)
Tiệc trà có thể coi là một bữa tiệc nhẹ gồm bánh ngọt, trái cây, đi kèm với đồ uống như nước hoa quả, nước ngọt và đặc biệt là trà. Trong tiệc teabreak, mọi người có thể tự do đi lại, thưởng tiệc và trao đổi trò chuyện với nhau.
Do tính chất linh động, nên ý tưởng tiệc trà thường được áp dụng cho các sự kiện hội thảo, hội nghị, hoặc các sự kiện sinh nhật, khai trương…
Ưu điểmTiệc trà không quá khắt khe về khâu tổ chức, cũng không đòi hỏi cơ sở vật chất cầu kỳ như lễ trao giải. Chỉ cần chọn một không gian nhỏ xinh cùng những phần trà bánh ngon miệng là đủ gây ấn tượng với khách mời. Chính vì vậy lựa chọn ý tưởng tổ chức sự kiện này sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí, tiết kiệm ngân sách.
Ngoài ra, tiệc trà mang đến một không khí hết sức thoải mái, dễ dàng gắn kết mọi người… Tuy chỉ là một phần nhỏ nhưng tiệc teabreak sẽ thể hiện được thành ý và sự quan tâm tỉ mỉ của doanh nghiệp đối với khách mời.
Nhược điểmCác buổi tiệc trà thường để khách mời di chuyển tự do, nếu trong cách bày biện đồ ăn không hợp lý, hoặc khâu quản lý không tốt sẽ dẫn đến tình trạng lộn xộn, dễ xảy ra va chạm giữa các khách mời.
Teabreak chỉ phù hợp với những sự kiện diễn ra trong thời gian ngắn, không vượt quá thời gian ăn trưa/ ăn tối của khách mời.
Tổ chức du lịch team building
Tổ chức du lịch team building tuy không phải là một ý tưởng mới, tuy nhiên nó vẫn luôn là lựa chọn cực tốt dành cho sự kiện doanh nghiệp. Một chương trình kết hợp được rất nhiều nội dung với nhau, xen kẽ là những trò chơi giúp gắn kết tinh thần đồng đội, làm việc nhóm.
Cách tổ chức chương trình là sử dụng các trò chơi đội nhóm với sự hỗ trợ của người dẫn chương trình và đồ dùng game, người chơi sẽ hoàn thành những thử thách được giao. Hình thức tổ chức này đòi hỏi số lượng người tham gia lớn, chia ra được ít nhất 2 đội để cùng nhau cạnh tranh giành chiến thắng.
Hoạt động du lịch team building phù hợp với mọi đối tượng, có nhiều ý tưởng tổ chức để bạn lựa chọn với nhiều trò chơi hấp dẫn. Chương trình này tạo ra được bầu không khí sôi động, giúp tăng sự gắn kết giữa các thành viên với nhau. Do đó, nó rất phù hợp với những sự kiện dành cho nhân sự của doanh nghiệp, các đoàn thể, tổ chức, hội nhóm.
Địa điểm để tổ chức du lịch team building cũng rất phong phú, không bị hạn chế, nó phù hợp với cả không gian ngoài trời và không gian trong nhà.
Ý tưởng tổ chức sự kiện phong cách lễ hội hóa trang
Với những buổi lễ tổng kết năm, tiệc sinh nhật, hoặc các sự kiện truyền thông nội bộ thì ý tưởng lễ hội hóa trang là một sự lựa chọn tuyệt vời.
Trong sự kiện kiểu này, khách mời sẽ được yêu cầu hóa trang thành một nhân vật nổi tiếng, đó có thể là nhân vật hoạt hình, trong truyện cổ tích, hoặc bất kỳ nhân vật nào mà khách mời ưa thích. Để bữa sự kiện thêm phần thú vị, bạn có thể khéo léo lồng ghép các cuộc thi diễn kịch, trình diễn thời trang… để tăng thêm trải nghiệm cho khách mời.
Ưu điểm
Các sự kiện được tổ chức theo phong cách lễ hội hóa trang thường mang không khí vui vẻ, hài hước, mang đến những phút giây sáng tạo và giải trí, gắn kết mọi người với nhau.
Nhược điểm
Để sự kiện diễn ra thành công, bạn phải chắc chắn rằng tất cả các khách mời đều nắm được tình thần của buổi tiệc và tự chuẩn bị phục trang cho mình. Từ đó bố trí chương trình, chuẩn bị âm thanh, ánh sáng cho phù hợp. Nhìn chung, các sự kiện mang phong cách này, không đòi hỏi sự trang trọng nhưng lại có rất nhiều đầu việc cần xử lý.
Ý tưởng bữa tiệc hoàng gia
Bữa tiệc hoàng gia là một ý tưởng tổ chức sự kiện mà ở đó, mọi thứ sẽ được trang trí theo phong cách cung điện. Người tham gia sẽ diện những bộ trang phục dạ hội cổ điển, hòa mình vào bầu không khí lãng mạn như ở Châu Âu.
Các nội dung có thể xuất hiện trong bữa tiệc hoàng gia như: Khiêu vũ cùng bạn nhảy, bữa tiệc ngọt, chương trình đấu giá, văn nghệ hoàng gia. Vì hình thức tổ chức này đòi hỏi rất nhiều ở khâu chuẩn bị cá nhân nên nó sẽ phù hợp với những sự kiện nội bộ của doanh nghiệp nhiều hơn.
Địa điểm tổ chức nên lựa chọn không gian trong nhà, thuận tiện cho mọi người di chuyển và thay đồ và có chỗ để ngồi nghỉ ngơi.
Ý tưởng tổ chức sự kiện phong cách bữa tiệc ánh sáng
Ý tưởng sự kiện phong cách bữa tiệc ánh sáng sẽ được hiểu theo đúng nghĩa đen của nó. Không gian tiệc sẽ là sự hoành tráng của hàng nghìn ánh nến, hành trăm ánh đèn hoặc là những hình ảnh được máy chiếu 2D, 3D chuyên nghiệp…
Ý tưởng tổ chức sự kiện này sẽ kết hợp giữa ánh sáng và các điệu nhạc cực kỳ sôi động, thậm chí nhiều đơn vị còn mời các DJ biểu diễn để tăng cường trải nghiệm và kích thích các giác quan cho khách mời. Sẽ không còn gì tuyệt hơn khi bạn có thể tự do nhảy, ca hát và đắm mình trong không gian của ánh sáng và âm nhạc.
Ưu điểm
Với sự hoành tráng và sôi động đặc trưng, các bữa tiệc ánh sáng chắc chắn sẽ hấp dẫn và gây ấn tượng mạnh đối với khách tham dự. Hình thức tiệc này rất phù hợp với các sự kiện liên hoan, tiệc tất niên, quảng bá sản phẩm công nghệ, ra mắt sản phẩm mới…
Nhược điểm
Các bữa tiệc theo phong cách này đòi hỏi chuyên môn cao trong khâu hậu cần, đặc biệt là khâu xử lý âm thanh và ánh sáng. Không gian tổ chức, sân khấu, cơ sở vật chất… cũng đòi hỏi phải thực sự chất lượng để đáp ứng được tinh thần của buổi tiệc.
Chi phí đầu tư cho các thiết bị công nghệ hiện đại sẽ là một “gánh nặng” khá lớn mà nhà tổ chức cần phải cân nhắc khi lựa chọn ý tưởng tổ chức sự kiện này.
Sự kiện lễ hội mùa đông
Lễ hội băng giá với ý tưởng trang trí không gian đầy tuyết trắng, biến không gian hội trường trở lên lãng mạn, giải nhiệt cho một mùa hè nắng oi ả. Để tổ chức được ý tưởng này thành công bạn sẽ cần đến sự hỗ trợ của những máy tạo tuyết nhân tạo. Nếu kinh phí không cho phép, bạn vẫn có thể trang trí hội trường bằng tone trắng với những hình ảnh liên quan đến tuyết và mùa đông.
Ý tưởng tổ chức lễ hội băng giá được áp dụng vào những sự kiện giáng sinh, tiệc cuối năm, tiệc tất niên hoặc ngày lễ dành cho thiếu nhi.
Ý tưởng tổ chức sự kiện phong cách tiệc đồ ngọt
Về cơ bản thì tiệc đồ ngọt khá giống tiệc với Tea Break. Trong bữa tiệc, các đơn vị tổ chức vẫn sẽ chuẩn bị bánh ngọt, bánh kẹo và trà để mời khách. Tuy nhiên, để gây ấn tượng với khách mời tham dự, bữa tiệc sẽ được trang trí bằng các màu sắc rực rỡ, đi kèm hình ảnh của các loại bánh kem, kẹo ngọt. Các buổi tiệc này rất phù hợp với các sự kiện sinh nhật, hoặc liên hoan nội bộ…
Ưu điểm
Với sự tinh tế ngọt ngào bao trùm toàn bộ không gian, các bữa tiệc ngọt rất dễ dàng gây ấn tượng với những đối tượng khách ưa thích sự lãng mạn, ngọt ngào.
Nhược điểm
Do tính chất đặc thù, ý tưởng sự kiện tiệc ngọt khá hạn chế đối tượng khách mời. Thường chỉ phù hợp với đối tượng khách mời là thanh thiếu niên và người trẻ tuổi, không phù hợp với những sự kiện có thông điệp mang tính chất trang trọng và nghiêm túc.
Ý tưởng câu chuyện cổ tích
Khu vườn cổ tích với những nhân vật bước ra từ những câu chuyện, hay trang trí theo concept bong bóng sắc màu là ý tưởng luôn thu hút với đối tượng trẻ nhỏ. Bạn cũng có thể chọn một câu chuyện cổ tích nhất định để làm chủ đề chương trình và triển khai nội dung và phong cách trang trí theo câu chuyện đó.
Một số ý tưởng thú vị để tổ chức sự kiện theo câu chuyện cổ tích như: Cừu non và sói xám, nàng bạch tuyết, Aladin và thần đèn,…
Sự kiện bữa tiệc màu sắc
Gọi chung là bữa tiệc màu sắc bởi bạn có thể chọn lấy bất kỳ một màu sắc nào đó để làm chủ đạo cho chương trình. Màu sắc đó sẽ xuyên suốt trong mọi chi tiết từ trang trí, trang phục, nội dung. Bởi mỗi màu sắc lại thể hiện một ý nghĩa và truyền tải một thông điệp khác nhau.
Ví dụ: Tiệc đỏ thường được dùng để bày tỏ tình yêu, tiệc mừng nên sẽ được dùng cho sự kiện khai trương, khởi công, khánh thành, lễ noel,.. Hay Tiệc vàng sẽ mang đến ý nghĩa kỷ niệm, chào mừng nên sẽ dùng vào sự kiện tiệc tất niên, tiệc tri ân,…
Tổ chức hội chợ triển lãm
Hội chợ là một ý tưởng luôn được các sự kiện ra mắt sản phẩm lựa chọn bởi đây sẽ là nơi mà doanh nghiệp có thể giới thiệu các dịch vụ để với khách hàng. Trong chương trình này thường được kết hợp với chương trình ca nhạc, các sự kiện giảm giá, gameshow trao thưởng để thu hút người tham gia.
Quy mô tổ chức hội chợ thường lớn, với sự tham gia của khách hàng, đối tác. Hầu hết các sản phẩm, ngành hàng đều có thể lựa chọn ý tưởng tổ chức này để quảng bá hình ảnh thương hiệu đến khách hàng hiệu quả hơn.
Đơn vị tổ chức event chuyên nghiêp
CAT Event tự hào hơn 15 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện. Chúng tôi luôn giải quyết được những vấn đề mà bạn đặt ra cho chúng tôi. Với đội ngũ nhân lực trẻ đầy nhiệt huyết chúng tôi luôn không ngừng tìm kiếm, học hỏi, sáng tạo để cho ra những ý tưởng mới mẻ phù hợp xu hướng ngày nay. Bạn cần sự truyền thống trang nghiêm chúng tôi có. Bạn cần sự hiện đại công nghệ chúng tôi có. Bạn cần sự năng động sáng tạo chúng tôi có. Còn chần chờ gì hãy liên hệ ngay CAT Event để lên kế hoạch ý tưởng ngay hôm nay.
