Ngoài tiền mặt, thẻ, voucher – trong khách sạn còn có những phương thức thanh toán nào khác? Hãy cùng sentayho.com.vn tìm hiểu chi tiết 6 phương thức thanh toán trong khách sạn qua bài viết của tác giả Jen Nguyen nhé!
► Xác định hình thức thanh toán
Phải lưu ý hình thức thanh toán được thể hiện trên booking:
+ Khách thanh toán trực tiếp tại khách sạn
+ Khách đã thanh toán trước qua OTA
+ Khách đặt qua TA/Corp và đã thanh toán trước
+ Khách đặt qua TA/Corp và chưa thanh toán, được yêu cầu khách thanh toán tại khách sạn.
+ Công nợ/ Chuyển khoản
► 6 Phương thức thanh toán trong khách sạn
– Phương thức thanh toán bằng tiền mặt
+ Từ nguồn đặt phòng: Trực tiếp, Vãng lai, sentayho.com.vn, Travel Agent – TA, Pay at Hotel của TA, Công ty – Corp, OTA.
+ Được áp dụng là hình thức thanh toán trực tiếp tại khách sạn.
+ Đặc điểm: các loại tiền tệ thông dụng đang lưu hành trên thế giới.
+ Yêu cầu: không bị rách, chắp vá; không phải tiền giả.
+ Thao tác:
• Nhận tiền mặt từ khách đúng với số tiền trên hóa đơn in từ hệ thống. Nếu thừa sẽ trả lại khách.
• Khách ký hóa đơn.
+ Lưu ý: đếm tiền trước mặt khách và hỏi lại để có xác nhận từ khách.
+ Hóa đơn đỏ:
• Được xuất hóa đơn đỏ đối với khách vãng lai.
• sentayho.com.vn: kiểm tra lại kế toán và sales để có quy định cụ thể.
– Phương thức thanh toán bằng thẻ
+ Từ nguồn đặt phòng: Trực tiếp, Vãng lai, sentayho.com.vn, TA, Pay at Hotel của TA, Corp, OTA.
+ Được áp dụng là hình thức thanh toán trực tiếp tại khách sạn.
+ Đặc điểm: thẻ Visa, Master, JCB, Dinner Card… các loại thẻ trong danh sách ngân hàng phát hành máy pos chấp nhận.
+ Yêu cầu: Kiểm tra thông tin thẻ cà:
• Họ và tên chủ thẻ phải trùng với họ tên trên PP/ID và họ tên trên booking
• Khi các thông tin không khớp yêu cầu khách thực hiện hoàn tất mẫu ủy quyền charge thẻ bao gồm: Mẫu ủy quyền có xác nhận của chủ thẻ; hình chụp ID/PP của chủ thẻ; hình chụp 2 mặt của thẻ.
Khi thực hiện thanh toán bằng thẻ, lễ tân – thu ngân cần phải kiểm tra kỹ thông tin thẻ cà
+ Thao tác: Cà thẻ thao tác trên từng loại máy POS của từng ngân hàng:
• Cà phần đọc thẻ vào máy POS.
• Nhập số tiền
• Nhập mã pin (nếu có)
• Nhập lệnh xác nhận
• Xé 3 liên đưa chủ thẻ ký tên/ người được ủy quyền ký tên: Liên 1 – dành cho khách sạn (kẹp vào bill thanh toán được in từ hệ thống), Liên 2 – dành cho khách; Liên 3: dành cho ngân hàng (FO giữ lại nộp kế toán).
+ Lưu ý:
• Phải có đầy đủ chữ ký của khách trên liên cà thẻ.
• Trường hợp verify trước thẻ của sentayho.com.vn sẽ yêu cầu khách ký lên liên ngân hàng đã được cà trước đó.
+ Hóa đơn đỏ:
• Có thể xuất hóa đơn
• sentayho.com.vn: kiểm tra lại với kế toán và sales để có quy định cụ thể.
– Phương thức thanh toán bằng MOTO
+ Từ nguồn đặt phòng: Agoda, Expedia, Ctrip/Trip.com… Verify thẻ: sentayho.com.vn
+ Áp dụng với thẻ ảo, khách đã thanh toán trước.
+ Đặc điểm:
• Expedia: mã số thẻ thanh toán được cập nhật ngay trên booking.
• Ctrip/Trip, Agoda: mã số được cung cấp bởi sales.
+ Thao tác:
• Thực hiện thao tác charge MOTO theo hướng dẫn máy POS của ngân hàng: Liên 1 + 2 – kẹp vào bill với booking; Liên 3: FO giữ để nộp kế toán
+ Lưu ý: trên liên ngân hàng phải có mã số đặt phòng để dễ dàng tra soát khi cần thiết
+ Hóa đơn đỏ: không được xuất hóa đơn đỏ vì giá phòng khách trả và giá thu về là khác nhau.
– Phương thức thanh toán bằng Voucher/ Barter
+ Từ nguồn đặt phòng: Travel Agent, Corp.
+ Đặc điểm:
• Phát hành và có chữ ký của CEO/ Mộc của khách sạn.
• Được theo dõi bởi bộ phận kế toán
• Có mã số voucher
Voucher hợp lệ phải có chữ ký của CEO/ dấu mộc của khách sạn và có mã số rõ ràng
+ Yêu cầu:
• Phải có chữ ký/ dấumộc công ty.
• Phải nằm trong danh sách phát hành voucher được cung cấp bởi kế toán.
+ Thao tác:
• Thu hồi voucher của khách
• Photo lại voucher
• Voucher gốc kẹp vào booking/bill
• Voucher photo lễ tân giữ nộp kế toán
+ Lưu ý:
• Voucher không nằm trong danh sách phát hành thì phải liên hệ kế toán/ sales để kiểm tra lại.
• Áp dụng đúng các điều khoản của Voucher.
+ Hóa đơn đỏ:
• Có thể xuất hóa đơn đỏ
• Yêu cầu kiểm tra lại với kế toán và sales.
– Phương thức thanh toán bằng FOC/HU
+ Từ nguồn đặt phòng: Sales De, Owner
+ Áp dụng theo thỏa thuận giữa kinh doanh và công ty/ đại lý.
+ Đặc điểm:
• Được thống nhất và thể hiện trên đặt phòng.
• Có xác nhận bởi nhân viên kinh doanh phụ trách.
+ Yêu cầu:
• Phải có xác nhận trên booking từ bộ phận kinh doanh.
+ Thao tác: không thu tiền khách.
+ Lưu ý:
• Phân biệt FOC (phòng miễn phí) và phòng HU (Phòng sử dụng nội bộ)
• FOC phát sinh không thông qua sales cần phải được duyệt bởi DOSM/GM với lý do cụ thể
+ Không xuất hóa đơn đỏ
– Phương thức thanh toán bằng City Ledger
+ Từ nguồn đặt phòng: Travel Agent, Corp
+ Áp dụng hình thức công nợ theo tháng/ chuyển khoản sau
+ Đặc điểm:
• Được thỏa thuận khi ký hợp đồng bán phòng hoặc theo thỏa thuận giữa sales và đối tác.
• Danh sách các công ty được công nợ sẽ được kế toán cập nhật hoặc thỏa thuận theo từng booking.
+ Yêu cầu:
• Phải có xác nhận trên booking từ bộ phận kinh doanh.
• Danh sách công ty được công nợ phải cập nhật từ bộ phận kế toán.
+ Thao tác:
• Thao tác lên PMS là City Ledger
• Cập nhật file công nợ gửi cho kế toán – sales hằng ngày.
+ Lưu ý:
• Kiểm tra kỹ hình thức công nợ/ chuyển khoản trước hay sau khi khách out để có phương hướng xử lý chính xác.
+ Có xuất hóa đơn đỏ.
► Quy định với trường hợp được xuất hóa đơn đỏ
Các trường hợp được xuất hóa đơn đỏ, lễ tân thông tin từ khách cung cấp gồm:
+ Tên công ty
+ Địa chỉ
+ Mã số thuế
Đồng thời xin khách thêm thông tin:
+ Tên người nhận hóa đơn
+ Số điện thoại người nhận hóa đơn
+ Địa chỉ nhận hóa đơn
Cập nhật thông tin vào Excel và gửi vào mail kế toán vào cuối ca theo mẫu
► Một số yêu cầu khác
– Các mẫu bộ chứng từ thanh toán phải thực hiện đúng theo yêu cầu và tiêu chuẩn của công ty. Bộ chứng từ bao gồm:
+ Phiếu đăng ký nhận phòng (Registration Form) có đầy đủ thông tin và chữ ký của khách.
+ Bản photo ID/Passport của khách lưu trú
+ Giấy ủy quyền có chữ ký của chủ thẻ (gởi email và in) và bản photo ID/PP của chủ thẻ
+ Xác nhận đặt phòng (Booking)
+ Hóa đơn tiền phòng/ tiền dịch vụ (Bill out) có chữ ký của khách.
– Tất cả các vấn đề liên quan đến thanh toán đều phải có chữ ký xác nhận của khách.
– Các đặt phòng yêu cầu giấu giá (OTA: Agoda, Expedia, Ctrip/Trip…; TA/Corp) không được cung cấp giá cho khách dù bất kỳ lý do gì.
– Liên hệ bộ phận kinh doanh nếu không thể giải quyết hoặc quá quyền hạn.
Tác giả: Jen Nguyen
