Base Resources – Doanh nghiệp là một tập hợp những cá nhân làm việc với nhau nhằm đạt được mục đích, mục tiêu chung nhất định. Năng lực của doanh nghiệp chính là năng lực của từng cá nhân cấu thành nên sau một quá trình chọn lọc, bồi dưỡng và khai thác theo một tiêu chuẩn chung có sẵn. Khi doanh nghiệp cần tối ưu quy trình tuyển dụng và quản trị nhân sự, đặc biệt là triển khai chiến lược Talent Acquisition thì không thể thiếu một bộ từ điển năng lực.
Bài viết dưới đây sẽ phân tích cụ thể:
- Năng lực (Competency) là gì? Từ điển năng lực là gì? Tại sao doanh nghiệp cần từ điển năng lực?
- Kết cấu của bộ từ điển năng lực (theo chiều ngang, chiều dọc)
- Kết cấu của từng chuẩn năng lực (competency)
- Quy trình 5 bước xây dựng Từ điển năng lực trong doanh nghiệp? Lấy ví dụ minh họa cụ thể
I. Năng lực (Competency) là gì? Từ điển năng lực là gì? Tại sao doanh nghiệp cần từ điển năng lực?
1. Định nghĩa Năng lực
Năng lực (Competency) được hiểu là kiến thức, kỹ năng, khả năng và hành vi mà người lao động cần phải có để đáp ứng yêu cầu công việc, và là yếu tố giúp một cá nhân làm việc hiệu quả hơn so với những người khác.
Năng lực của con người được ví như như một tảng băng trôi, bao gồm 2 phần: phần nổi và phần chìm.
-
Phần nổi chiếm 10% – 20%: Đây là nền tảng được giáo dục, đào tạo, kinh nghiệm, kỹ năng, cảm xúc thật,… có thể nhìn thấy được thông qua các hình thức quan sát, phỏng vấn, đánh giá và theo dõi sổ sách.
-
Phần chìm chiếm 80% – 90%: Là phong cách tư duy (Thinking style), đặc tính hành vi (Behavioral traits), sở thích nghề nghiệp (Occupational interests), sự phù hợp với công việc (Job fit),… còn tiềm ẩn, chỉ được phát hiện và phát huy trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp.
2. Định nghĩa và vai trò của Từ điển năng lực
Từ điển năng lực là bộ tập hợp các năng lực được chuẩn hóa và áp dụng chung cho tất cả chức danh tại doanh nghiệp, đảm bảo phù hợp với giá trị cốt lõi, văn hóa và đặc thù tính chất công việc.
Từ điển năng lực là công cụ hỗ trợ vô cùng đắc lực cho quản trị nhân sự trong doanh nghiệp. Nó sẽ là cơ sở để:
-
Hoạch định nhân sự: Trên cơ sở năng lực tiêu chuẩn, doanh nghiệp dễ dàng đánh giá được chất lượng nhân sự hiện tại, từ đó xác định mục tiêu, kế hoạch nâng cao năng lực cho đội ngũ trong tương lai.
-
Tuyển dụng: Bộ phận tuyển dụng sẽ dùng các tiêu chí trong bộ từ điển năng lực để đăng tuyển, phỏng vấn và đánh giá ứng viên theo khung năng lực để đảm bảo có được những nhân viên mới phù hợp với doanh nghiệp và công việc. Đặc biệt, trong Talent Acquisition, bộ từ điển năng lực chính là kênh tham chiếu để xác định đâu là ứng viên tiềm năng mà doanh nghiệp nên tiếp cận. Các pool ứng viên trong Talent Pool cũng có thể được phân chia tương ứng với từng năng lực trong từ điển.
-
Đào tạo nhân viên: Mục tiêu phát triển năng lực của nhân viên luôn cần gắn với lộ trình chung của doanh nghiệp. Việc xác định nhu cầu và đối tượng đào tạo sẽ chính xác hơn nếu có một bộ từ điển năng lực chuẩn hoá.
-
Đánh giá nhân viên: Từ điển năng lực là cơ sở, tiêu chí để đánh giá khách quan mức độ hoàn thành công việc và sự tiến bộ của nhân viên. Một số doanh nghiệp còn gắn các bậc lương tương ứng với các mức độ năng lực và xem xét trả lương cho nhân viên thông qua đánh giá năng lực ổn định ở cấp độ nào.
III. Kết cấu của bộ từ điển năng lực?
1. Kết cấu theo chiều ngang – mô hình ASK
Những bộ từ điển năng lực được sử dụng phổ biến nhất hiện nay đều được xây dựng dựa trên mô hình ASK – mô hình tiêu chuẩn nghề nghiệp gồm ba nhóm chính:
– Knowledge (Kiến thức): Thuộc về năng lực tư duy
– Skill (Kỹ năng): Kỹ năng thao tác
– Attitude (Phẩm chất / Thái độ): Thuộc về phạm vi cảm xúc, tình cảm
Trong đó:
-
Knowledge (Kiến thức) là sự hiểu biết có được thông qua giáo dục hoặc training, liên quan trực tiếp đến đọc hiểu, ứng dụng, phân tích, tổng hợp và đánh giá các dữ kiện, thông tin có sẵn. Công việc càng phức tạp thì cấp độ yêu cầu về các năng lực này càng cao. Các năng lực này sẽ được cụ thể hóa theo đặc thù của từng doanh nghiệp. Nhưng nhìn chung, có thể chia Knowledge thành 3 năng lực chủ yếu: Hiểu về chuyên môn nghiệp vụ, Hiểu biết về lĩnh vực kinh doanh và Trình độ ngoại ngữ.
-
Skill (Kỹ năng) là năng lực thực hiện các công việc, biến kiến thức thành hành động trong các khía cạnh cụ thể như Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian, Kỹ năng tạo ảnh hưởng hay Năng lực giải trình,… Sự phân chia mức độ trong từng năng lực này không chỉ là hiểu biết mà còn gắn bó mật thiết với biểu hiện hành vi thực tế trong quá trình làm việc của cá nhân.
-
Attitude (Phẩm chất / Thái độ) thường bao gồm các nhân tố thuộc về thế giới quan tiếp nhận và phản ứng lại với thực tế, cách xác định giá trị và giá trị ưu tiên, cách thể hiện thái độ và động cơ của cá nhân với công việc như Bảo mật kinh doanh và Năng lực sáng tạo và đổi mới,…
Mô hình đánh giá năng lực đầy đủ ASK
Đọc thêm: Mô hình ASK là gì: Mô hình đánh giá năng lực nhân sự chuẩn quốc tế
2. Kết cấu theo chiều dọc – Các nhóm năng lực theo vị trí công việc
Mỗi vị trí công việc trong doanh nghiệp tương ứng với các tiêu chuẩn tuyển dụng và đánh giá khác nhau. Bởi vậy, kết cấu bộ từ điển năng lực cũng bao gồm các nhóm năng lực đặc thù:
- Nhóm năng lực chung (phi kỹ thuật): Là tư duy văn hóa và năng lực cốt lõi của tổ chức mà tất cả cá nhân trong tổ chức phải có và thể hiện được trong quá trình làm việc.
- Nhóm năng lực chuyên môn/kỹ thuật: Là tập hợp các kiến thức, kỹ năng,… cần thiết mà một bộ phận mà cá nhân cần có để có thể đảm nhận vị trí công việc đó.
- Nhóm năng lực quản lý: Là yêu cầu đối với các vị trí công việc có tính chất quản lý như hoạch định, tổ chức, giám sát, đánh giá, điều phối nguồn lực (ngân sách, con người),… thường áp dụng với cấp bậc lãnh đạo và nhân sự cấp trung.
IV. Kết cấu của từng chuẩn năng lực (competency)?
Từng năng lực trong từ điển đều cần có cơ chế rõ ràng để mô tả cụ thể và đánh giá mức độ. Một chuẩn năng lực được áp dụng hiệu quả trong doanh nghiệp sẽ bao gồm 3 phần:
a. Định nghĩa:
Đây là phần đưa ra khái niệm cụ thể, chính xác về năng lực.
Ví dụ: Kỹ năng làm việc nhóm là khả năng thiết lập và duy trì mối quan hệ hợp tác tích cực với các thành viên khác để hoàn thành tốt đẹp các mục tiêu chung.
b. Biểu hiện hành vi ở các mức độ:
Cần mô tả rõ ràng 5 mức độ năng lực giảm dần đi kèm với hành vi cụ thể.
- Mức độ 5 – Mức độ xuất sắc: Ở mức độ này, cá nhân chủ động vận dụng được năng lực trong cả những tình huống đặc biệt khó khăn. Cá nhân có thể tự tin truyền đạt năng lực này cho người khác.
- Mức độ 4 – Mức độ tốt: Ở mức độ này, cá nhân có thể vận dụng được năng lực trong những tình huống khá khó khăn, mà hầu như không cần hướng dẫn.
- Mức độ 3 – Mức độ khá: Ở mức độ này, cá nhân có thể vận dụng được năng lực trong những tình huống khó khăn, dù đôi khi vẫn cần được chỉ dẫn từ người khác.
- Mức độ 2 – Mức độ cơ bản: Ở mức độ này, cá nhân có thể vận dụng được năng lực trong những tình huống với độ khó trung bình và vẫn thường cần được hỗ trợ, hướng dẫn từ người khác.
- Mức độ 1 – Mức độ kém: Ở mức độ này, cá nhân chỉ vận dụng được năng lực trong những tình huống cơ bản nhất và sẽ cần rất nhiều chỉ dẫn từ người khác.
c. Bộ câu hỏi phỏng vấn:
Thường là những câu hỏi hành vi trong phỏng vấn giúp xác định ứng viên có thật sự chân thực và có những năng lực cần thiết cho công việc hay không. Các câu hỏi này cần được đưa ra khéo léo để câu trả lời của ứng viên có thể thể hiện rõ năng lực theo 1 trong 5 mức độ nêu trên.
Đọc thêm: Cách đặt câu hỏi hành vi trong phỏng vấn ứng viên
V. Quy trình xây dựng Từ điển năng lực trong doanh nghiệp? Lấy ví dụ minh họa cụ thể
Bước 1: Lên danh sách tiêu chuẩn năng lực
Để có được bộ từ điển năng lực chung nhất cho doanh nghiệp, cần chọn lọc ra từ việc liệt kê các năng lực tương ứng với từng vị trí. Đây còn gọi là bước phân tích công việc:
- Các trách nhiệm: Công việc ấy cần thông tin từ đâu? Ai cần kết quả của công việc đó? Kết quả công việc đó phải đạt tiêu chuẩn nào? Người đảm nhiệm công việc cần báo cáo cho ai? Thời hạn thực hiện?…
- Các nhiệm vụ: Công việc đó gồm những nhiệm vụ cụ thể nào? Cách thức thực hiện ra sao? Yêu cầu về khối lượng, chất lượng, tiến độ công việc thế nào?
- Phạm vi ảnh hưởng: Công việc có yêu cầu gì về cơ sở vật chất, máy móc thiết bị, công nghệ thế nào? Có phải ra quyết định hay không? Có liên quan đến tài chính, tài sản gì không? Có ảnh hưởng gì đến người khác không? Có phải thông tin nội bộ hay bên ngoài gì không?…
- Tính chất công việc: Công việc đó có yêu cầu về thể lực hay trí lực thế nào? Có nguy hiểm hay không? Có thường làm đêm, làm trong môi trường độc hại, trên cạn, dưới nước hay trên không?…
- Yêu cầu về năng lực: Công việc đó cần người có những kiến thức, kỹ năng, thái độ/tố chất thế nào?
Lưu ý rằng trong quá trình chọn lọc, cần tìm ra những năng lực chung nhất và riêng biệt, không bị chồng chéo với các năng lực khác.
Ví dụ về một bộ từ điển năng lực trong doanh nghiệp (được kết cấu theo mô hình ASK, trong đó các năng lực được sắp xếp theo chiều tăng dần từ năng lực chung đến năng lực quản lý):
- Knowledge
Hiểu về chuyên môn nghiệp vụ
Trình độ ngoại ngữ (Tiếng Anh)
- Skill
Skill – Kỹ năng giao tiếp
Skill – Kỹ năng làm việc nhóm
Skill – Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian
Skill – Năng lực giải trình
Skill – Tự học, tự trau dồi
Skill – Kỹ năng phân tích tình huống, xử lí tình huống và ra quyết định
Skill – Kỹ năng đàm phán và thuyết phục
Skill – Kỹ năng quản trị mối quan hệ
Skill – Kỹ năng quản lý xung đột
Skill – Kỹ năng tạo ảnh hưởng
Skill – Kỹ năng quản trị rủi ro
Skill – Kỹ năng xây dựng và phát triển đội nhóm
Skill – Kỹ năng tư duy chiến lược
Skill – Kỹ năng đào tạo
- Attitude
Attitude – Trung thực
Attitude – Tỉ mỉ, cẩn thận
Attitude – Bền bỉ, kiên trì
Attitude – Tập trung vào kết quả
Attitude – Nhạy bén
Attitude – Năng lực sáng tạo và đổi mới
Attitude – Tinh thần khởi nghiệp, dấn thân
Bước 2: Định nghĩa rõ ràng cho từng năng lực, xác định 5 mức độ biểu hiện hành vi
Bước định nghĩa cần sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu nhất nhằm tránh sự trùng lặp, nhầm lẫn giữa các năng lực gần giống nhau như Kỹ năng làm việc nhóm khác với Kỹ năng xây dựng và phát triển đội nhóm. Còn ở bước phân chia các mức độ biểu hiện hành vi, tuy chỉ là lý thuyết nhưng vẫn cần mô tả cụ thể để làm cơ sở cho soi chiếu thực tế.
Ví dụ 5 biểu hiện hành vi ở các mức độ của Kỹ năng làm việc nhóm:
- Mức độ 5 – Mức độ xuất sắc
– Xây dựng và thúc đẩy tinh thần hợp tác giữa các nhóm để cùng đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp
– Tạo dựng một tập thể vững mạnh nhờ khai thác hiệu quả năng lực của từng nhóm và kết nối các nhóm bằng mục tiêu, giá trị và tầm nhìn chung
– Tạo dựng văn hóa làm việc nhóm trong tổ chức
- Mức độ 4 – Mức độ tốt
– Khơi dậy tinh thần hợp tác giữa các nhóm bằng cách cổ vũ các thành viên cùng chia sẻ và giúp đỡ lẫn nhau
– Cổ vũ, tạo động lực cho các thành viên trong nhóm cùng đạt được mục tiêu chung
– Xây dựng được một môi trường làm việc trong nhóm cởi mở, thân thiện
– Tổ chức được phân công công việc trong nhóm hiệu quả dựa trên năng lực của từng thành viên
- Mức độ 3 – Mức độ khá
– Xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp với các thành viên trong và ngoài nhóm
– Nắm được năng lực và vai trò của từng thành viên trong nhóm
– Tạo dựng và cổ vũ tinh thần hợp tác trong nhóm
Mức độ 2 – Mức độ cơ bản
– Chủ động chia sẻ và giúp đỡ các thành viên trong nhóm
– Nắm được vai trò của từng thành viên trong nhóm
Mức độ 1 – Mức độ kém
– Có trách nhiệm với công việc chung, tuân theo các chỉ dẫn của lãnh đạo
– Hòa đồng, sẵn sàng san sẻ và giúp đỡ các thành viên trong nhóm
Bước 3: Lên danh sách các câu hỏi phỏng vấn tương ứng với từng năng lực
Ví dụ: Bộ câu hỏi phỏng vấn cho Kỹ năng làm việc nhóm:
- Bạn cảm thấy thế nào khi phải làm việc theo nhóm? Vai trò mà bạn thường đảm nhận trong một nhóm là gì?
- Mô tả lại một lần team của bạn phải đứng trước một công việc rất khó khăn. Các bạn đã vượt qua khó khăn đó như thế nào?
- Hãy chia sẻ về một trải nghiệm không mong muốn của bạn khi làm việc nhóm.
- Bạn sẽ làm thế nào khi thấy trong nhóm có hai thành viên bất hòa với nhau?
- Bạn đã bao giờ không hoàn thành được công việc khi làm việc theo nhóm chưa? Chuyện đó xảy ra như thế nào?
- Hình dung của bạn về một nhóm làm việc lý tưởng.
- Giả sử như bạn phải chung nhóm với một người có tính khí rất khó chịu (hách dịch/quá tiêu cực/thường xuyên gây hấn…). Bạn sẽ làm như thế nào?
- Mô tả lại một nhóm làm việc hiệu quả nhất mà bạn thường tham gia. Bạn đã đóng góp như thế nào vào kết quả nhóm đó?
Bước 4: Kết hợp từ điển năng lực với bản mô tả công việc từng vị trí
Để phục vụ tốt nhất công tác quản trị nhân sự trong doanh nghiệp, bộ từ điển năng lực không đứng riêng lẻ mà được kết hợp cùng các yếu tố khác để tạo thành bản mô tả công việc. Tại từng vị trí, các nội dung được kết hợp với nhau bao gồm:
- Mô tả công việc tổng quan
- Danh sách các nhiệm vụ chính
- KPI vị trí
- Yêu cầu của vị trí
- Các năng lực cần thiết
- Bộ câu hỏi phỏng vấn
Đọc thêm: KPI là gì? Mẫu KPI cho các vị trí, bộ phận? Hướng dẫn xây dựng và áp dụng KPI trong doanh nghiệp
Bước 5: Đánh giá kết quả áp dụng từ điển năng lực
Công tác đánh giá cần diễn ra định kỳ bởi bộ phận HR chuyên biệt hoặc ban lãnh đạo doanh nghiệp, thông qua số liệu báo cáo cụ thể của công tác tuyển dụng, đào tạo, tỷ lệ thăng cấp, hiệu suất làm việc của nhân viên,… Từ đó, doanh nghiệp có thể chỉnh sửa và tối ưu thêm bộ từ điển năng lực nếu cần thiết.
Kết luận
Xây dựng từ điển năng lực đòi hỏi phải có một nền tảng kiến thức nhất định về quản trị doanh nghiệp, quản trị nhân sự, chiến lược tuyển dụng, đồng thời hiểu rõ tâm lý hành vi của ứng viên/nhân sự. Quy trình này không hề dễ dàng, nhưng nếu có thể xây dựng thành công một bộ từ điển năng lực riêng cho doanh nghiệp, chắc chắn hiệu quả thu về sẽ vô cùng xứng đáng.
Nếu bạn đang quan tâm xây dựng từ điển năng lực cho doanh nghiệp, có thể tham khảo bộ “Toàn tập từ điển năng lực” bao gồm 30+ năng lực với định nghĩa, thang đánh giá mức độ và các câu hỏi phỏng vấn rất chi tiết của Base.vn tại đây.
