Chắc hẳn bạn đã được nghe rất nhiều về từ “deadline”, hay thậm chí là đã từng ít nhất 1 lần được trải nghiệm cảm giác “kinh hoàng” khi chạy deadline là như thế nào. Tuy nhiên, bạn có thực sự hiểu về khái niệm, ý nghĩa của thuật ngữ “chạy deadline” là gì. Thông qua bài viết dưới đây, hãy cùng mình tìm hiểu những thông tin cơ bản về deadline cũng như phương pháp hay những sai lầm dễ tránh mắc phải khi chạy deadline.
I. Deadline là gì?
Về nghĩa gốc, “deadline” là sự kết hợp giữa từ “dead” (nghĩa là chết, không hoạt động,…) và từ “line” (nghĩa là đường kẻ, giới hạn, ranh giới,…). Khi ghép hai từ này lại với nhau ta sẽ có được từ “deadline”, mang ý nghĩa: hạn chót, thời hạn cuối cùng, thời điểm phải hoàn thành công việc, ranh giới không được vượt qua.
Ngày nay, deadline là một từ tiếng Anh được dùng để chỉ giới hạn thời gian nhất định mà bạn phải hoàn thành một hay nhiều công việc, nhiệm vụ được giao. Mục đích của deadline là để ràng buộc, đốc thúc bạn cố gắng làm việc, hoàn thành đúng tiến độ công việc mà vẫn mang lại hiệu quả. Ngoài ra, deadline còn được biết đến theo nghĩa thuần Việt là thời gian kết thúc.
Tại Mỹ, khi sử dụng thuật ngữ deadline trong các nhà tù thì nó sẽ mang ý nghĩa là đường sinh tử; đây là giới hạn của nhà tù, nếu có bất kỳ tù nhân nào bước qua thì đều sẽ bị bắn ngay tại chỗ. Ngoài ra, bạn cũng sẽ bắt gặp thuật ngữ này ở hầu hết các ngành nghề, với mục đích thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên để hoàn thành các nhiệm vụ kịp với tiến độ công việc.
Deadline trong môi trường làm việc dùng để chỉ hạn chót của các công việc như: thời hạn phải hoàn thành dự án, hạn chót nộp báo cáo, hạn cuối nộp hồ sơ,… Khi này, deadline sẽ trở thành mốc thời gian để mọi người tự điều chỉnh tiến độ và tốc độ làm việc cho phù hợp.
II. Chạy deadline là gì?
Chạy deadline là để nói đến tình trạng gấp rút, cố gắng làm việc để hoàn thành các nhiệm vụ được giao trước thời điểm mà cấp trên yêu cầu nộp. Chẳng hạn, khi trưởng phòng yêu cầu bạn lập báo cáo và gửi đi trước 17h (tức 5 giờ chiều) trong ngày, nhưng vì những yếu tố khách quan mà đến 15h (tức 3 giờ chiều) bạn mới có thời gian để lập báo cáo. Khi này bạn sẽ nhanh chóng, cố gắng làm việc và đẩy nhanh tiến độ để kịp với thời điểm mà trưởng phòng yêu cầu gửi báo cáo đi, tình trạng này được gọi là chạy deadline.
Tin tuyển dụng có thể bạn quan tâm – Tuyển dụng designer:
– Nhân viên Graphic Designer (phòng Marketing)
– UX/UI Designer (website TGDĐ/ĐMX)
III. Phân biệt deadline và dateline
Dateline là chỉ mốc thời gian xảy ra sự việc gì đó như: lịch họp với các trưởng phòng, lịch hẹn gặp khách hàng, ngày giờ lập báo cáo,… Đây là thuật ngữ ngày càng được sử dụng phổ biến trong việc lập kế hoạch, hay đánh dấu các mốc thời gian để theo dõi. Ngoài ra, dateline không mang ý nghĩ chỉ thời hạn hay ngày tới hạn.
Đôi khi sẽ có một vài người nhầm lẫn giữa deadline và dateline, bởi cách phát âm khá tương đồng và cùng mang ý nghĩa chỉ về thời gian. Tuy nhiên đây lại là hai thuật ngữ hoàn toàn khác nhau. Với deadline cho bạn biết thời hạn cần phải kết thúc một công việc, nhiệm vụ được giao. Còn với dateline được dùng để chỉ mốc thời gian xảy ra một sự việc, hay sự kiện nào đó.
Ngoài ra, thuật ngữ dateline được sử dụng nhiều trong các loại giấy tờ, thông báo, báo cáo của doanh nghiệp giúp mọi người theo dõi được các lịch hẹn, sự kiện trong khoảng thời gian nhất định, tránh sót thông tin. Thuật ngữ deadline lại được dùng để giao kèm với một công việc, dự án nào đó nhằm mục đích đốc thúc bạn hoàn thành các công việc đúng thời hạn.
IV. Ý nghĩa của deadline trong công việc
1. Hoàn thành công việc một cách hiệu quả
Trong quá trình làm việc, mỗi người đều có những phương pháp, hay những cách làm việc khác nhau. Từ những khác biệt đó, đôi khi sẽ có thể ảnh hưởng đến tiến độ cũng như hiệu suất làm việc của mỗi người.
Đôi khi sẽ có những người thích tự đặt thời hạn làm việc cho mình, một số khác lại thích làm việc đã được định sẵn thời hạn hoàn thành riêng. Vậy nên khi giao các công việc, người quản lý nên giao cùng với deadline để đảm bảo công việc được hoàn thành hiệu quả và đúng tiến độ.
Bên cạnh đó, khi đặt ra deadline không chỉ giúp bạn theo dõi được tiến độ công việc hiệu quả hơn, mà còn giúp người quản lý có thể phân chia các dự án phù hợp với năng lực làm việc của cấp dưới để tăng được hiệu suất công việc.
Xem chi tiết công việc quản lý ngành hàng đang được tuyển dụng tại Thế Giới Di Động
2. Tập trung thực hiện các mục tiêu
Một trong những ý nghĩa quan trọng của deadline đó là tăng sự tập trung thực hiện các mục tiêu. Bởi deadline tác động trực tiếp đến thời gian làm việc, vậy nên bạn cần lập kế hoạch và xác định các mục tiêu cần hoàn thành theo thứ tự ưu tiên từ quan trọng đến không quan trọng để đảm bảo đúng tiến độ công việc.
Thông qua việc đặt ra các mục tiêu cụ thể giúp bạn tập trung hơn vào công việc và giảm bớt những phân tâm bởi các tác động từ bên ngoài. Nhờ đó, bạn sẽ có thể hoàn thành công việc đúng deadline được giao.
3. Phát hiện các sai lầm trong công việc
Trên thực tế, khi làm việc đúng với kế hoạch đã định sẵn, bạn sẽ có thể hoàn thành công việc đúng thời hạn. Đồng nghĩa, bạn sẽ có thời gian để xem lại những việc mình đã làm, phát hiện những sai sót không đáng có hoặc dự đoán được những nguy cơ có thể xảy ra.
Khi đó, bạn sẽ có thời gian để điều chỉnh lại cho phù hợp, thay vì phải gấp rút hoàn thành công việc để đến khi bàn giao thì mới phát hiện các sai sót. Điều đó vừa làm mất thời gian sửa lại của bạn, vừa có thể bị cấp trên khiển trách. Vậy nên việc đặt ra deadline và hoàn thành sớm các công việc giúp cho bạn phát hiện các sai lầm trong việc là điều vô cùng hữu ích.
4. Dễ chấp nhận những thất bại nhỏ
Bất cứ ai cũng đều mong muốn mình có thể hoàn thành các công việc được giao một cách tốt nhất và mang lại được hiệu quả tuyệt đối. Tuy nhiên, đôi khi trong công việc cũng sẽ xuất hiện những rào cản, khó khăn làm ảnh hưởng đến tiến độ và hiệu suất công việc của bạn.
Nhưng khi làm việc với một deadline rõ ràng, bạn sẽ phải làm việc năng suất hơn để đáp ứng được những yêu cầu và thời hạn hoàn thành công việc đã đặt ra. Nhờ đó, bạn sẽ không ngừng điều chỉnh và cải thiện phương pháp làm việc để cho ra kết quả tối ưu nhất, chấp nhận những thất bại nhỏ để lấy kinh nghiệm cho những dự án lớn hơn.
5. Đánh giá hiệu suất làm việc
Việc áp dụng deadline vào mọi công việc sẽ giúp bạn dần hình thành thói quen làm việc đúng hạn, cải thiện rất nhiều đến hiệu suất chung. Bên cạnh đó, khả năng hoàn thành công việc đúng thời hạn còn thước đo đáng tin cậy giúp bạn đánh giá hiệu suất làm việc. Nhờ vậy, bạn có thể nhìn nhận rõ hơn về năng lực làm việc của mình, không ngừng phát huy những ưu điểm trong công việc của bản thân.
6. Tạo bệ phóng thành công cho sự nghiệp
Khi rèn luyện được khả năng hoàn thành công việc đúng thời hạn không chỉ giúp bạn có thể làm tốt hơn những công việc về sau, mà còn tăng hiệu quả làm việc của bạn và đội/nhóm. Nhờ vậy, bạn có thể cải thiện được năng lực làm việc và không ngừng phát triển, mở rộng cơ hội làm việc cho chính mình.
Hoàn thành công việc đúng thời hạn còn giúp bạn nhận được sự công nhận tích cực từ đồng nghiệp và cấp trên. Qua đó tạo nên bệ phóng vững chắc cho con đường triển sự nghiệp trong tương lai của mình.
Tuyển dụng quản lý tại Thế Giới Di Động:
– Quản lý Nhà Thuốc An Khang
– Dược Sĩ Chuyên Môn Nhà Thuốc An Khang (có CCHN)
V. Phương pháp giúp chạy deadline hiệu quả
– Lập kế hoạch rõ ràng và chi tiết: Với một bảng kế hoạch chi tiết, rõ ràng cho từng giai đoạn công việc sẽ giúp bạn định hướng và biết được mình cần làm gì để hoàn thành các công việc. Không những thế, nó còn giúp bạn theo dõi và kiểm soát tốt kết quả công việc, dễ dàng nhận ra được những sai sót không đáng có. Vì vậy, bạn nên lập ra kế hoạch rõ ràng và chi tiết, thậm chí là lập kế hoạch cá nhân cho riêng mình chứ không chỉ đơn giản là lập kế hoạch cho công việc. Nếu có quá nhiều việc phải làm, bạn nên sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên cần hoàn thành trước, hay sắp xếp theo mức độ từ quan trọng đến ít quan trọng để có thể hoàn thành các công việc theo trình tự và không bị bỏ sót.
– Đặt ra thời gian hoàn thành công việc: Bất kỳ công việc nào cũng cần một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành, khi đó mới đảm bảo được sự hiệu quả và năng suất làm cao. Chẳng hạn như bạn nhận một khối lượng công việc lớn, nhưng chỉ có thời gian vài ngày để hoàn thành, điều đó sẽ dễ khiến bạn cảm thấy chán nản và muốn từ bỏ ngay. Vì vậy, bạn hãy tính toán thật kỹ và đặt ra thời gian hợp lý để hoàn thành các công việc, vừa giúp bạn làm đúng tiến độ công việc vừa không bị ảnh hưởng tâm lý khi làm việc.
– Xem xét tính khả thi của deadline: Bạn sẽ khó có thể hoàn thành khối lượng công việc dành cho 30 ngày, chỉ trong vòng có 3 ngày. Điều này vừa bất khả thi vừa có thể ảnh hưởng xấu đến hiệu quả công việc của bạn. Do đó, khi đặt ra giới hạn thời gian cho bản thân hay khi nhận công việc có định sẵn deadline, bạn nên xem xét đến tính khả thi và khả năng hoàn thành công việc dựa trên năng làm việc của bạn. Đừng tự khiến bản thân kiệt sức vì deadline, lại vừa không thể hoàn tốt các công việc được giao.
– Ghi chú lại các thông báo: Để công việc diễn ra một cách thuận lợi, nhịp nhàng mà không bị bỏ sót bất kỳ thông tin nào thì việc ghi chú lại các thông báo cho từng giai đoạn công việc là điều cần thiết. Bên cạnh đó, việc ghi chú lại như một cách thông báo, nhắc nhở bản thân rằng cần tập trung vào công việc hơn, giúp bạn có thể tăng ý thức tập trung để hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
– Có đội ngũ/ công cụ phù hợp với kế hoạch: Với mỗi công việc sẽ những đặc thù và tính chất riêng như đòi hỏi phải có những công cụ hỗ trợ chuyên nghiệp, hay yêu cầu phải làm việc theo nhóm,… Vì vậy, bạn nên thành lập một đội ngũ không chỉ để phù hợp với yêu cầu công việc, mà còn có thể lắng nghe những ý kiến đóng góp, từ đó tìm ra giải pháp xử lý công việc hiệu quả hơn. Ngoài ra, việc sử dụng các công cụ phù hợp cũng hỗ trợ mọi người rất nhiều trong quá trình làm việc, vì thế bạn không nên bỏ qua đâu nhé!
– Đặt quyết tâm cao nhất, liên tục cố gắng: Dù với bất kỳ công việc hay vị trí nào cũng rất cần sự quyết tâm và cố gắng không ngừng. Chính vì vậy, việc tự ý thức về tầm quan trọng của các yếu tố làm nên thành công , không ngừng cố gắng tôi luyện bản thân sẽ giúp bạn có thêm động lực để làm việc, nâng cao năng lực làm việc của mình. Bạn hãy ghi nhớ rằng, sự nghiệp chính là một đường đua, nếu bạn dừng lại đồng nghĩa bạn sẽ thất bại.
– Đừng ngại đề nghị được hỗ trợ khi cần: Trong quá trình làm việc, bạn sẽ không thể tránh khỏi việc gặp những khó khăn, đừng ngần ngại mà hãy đề nghị được hỗ trợ khi cần. Việc làm này không chỉ giúp bạn giải quyết được những khó khăn, rủi ro trong công việc; mà còn giúp bạn xây dựng những mối quan hệ tích cực xung quanh mình.
VI. Những sai lầm cần tránh khi lập ra deadline
– Chồng chéo các deadline: Tùy vào khối lượng công việc khác nhau sẽ có thời gian thực hiện và hoàn thành khác nhau. Tuy nhiên, trong một số trường hợp bạn sẽ gặp tình trạng các deadline bị trùng lên nhau, đặc biệt là trong những giai đoạn cao điểm. Vì vậy, bạn cần biết cách ghi chú và hệ thống lại các deadline theo thời gian và yêu cầu của mỗi đầu việc để có thể điều chỉnh công việc, hoặc nhận sự hỗ trợ kịp thời thay vì phải ngập lặn trong đống deadline.
– Lên kế hoạch không thực tế: Với một kế hoạch làm việc không thực tế và không phù hợp với năng lực của bản thân, sẽ rất dễ khiến bạn làm việc quá sức và mang tâm lý chán nản. Điều này sẽ dẫn đến việc trễ deadline, không thể hoàn thành công việc và ảnh hưởng đến kết quả công việc.
– Không chia giai đoạn deadline phù hợp: Đây là sai lầm dễ dẫn đến việc mất kiểm soát trong quá trình theo dõi tiến độ công việc. Khi không chia giai đoạn deadline phù hợp, bạn vừa khó quản lý được nhân viên làm việc, vừa không biết được tiến độ công việc đã được hoàn thành như thế nào. Điều này khiến cho bạn xử lý công việc khó khăn và tốn nhiều thời gian hơn.
– Thiếu sự kiên nhẫn khi thực hiện: Mỗi công việc sẽ có những đặc thù và yêu cầu khác nhau. Với những việc đòi hỏi tính chuyên môn cao, khi đặt ra deadline sẽ giúp bạn phát huy được khả năng nhạy bén, cũng như những năng lực khác trong quá trình làm việc giúp cho công việc được hành thành tốt hơn. Tuy nhiên, với những việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, kiên nhẫn và nhất quán thì việc đặt ra deadline vừa làm tốn thời gian, vừa không mang lại kết quả công việc như mong đi.
– Làm theo khuôn mẫu của người khác: Mỗi người đều có những thế mạnh và phương pháp làm việc hiệu quả riêng. Nếu việc đặt deadline cho bạn nhưng lại làm theo khuôn mẫu của người khác thì hiệu quả công việc sẽ không được đảm bảo. Bởi việc đặt deadline yêu cầu sự sáng tạo, tính linh hoạt trong công việc và dựa trên năng lực của bản thân thì mới có thể thực hiện và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Vì vậy, bạn nên cân nhắc đến khả năng làm việc nhóm, năng lực làm việc cá nhân và các công cụ hỗ trợ khác để đặt ra deadline phù hợp và khả thi.
Tìm việc làm, tuyển dụng business analyst có thể bạn quan tâm: Nhân viên IT Phân tích nghiệp vụ (BA).
VII. Tiêu chí đánh giá hoàn thành công việc
1. Dựa trên số lượng công việc
Tùy vào năng lực và khả năng hoàn thành công việc của mỗi cá nhân mà khối lượng công việc được hoàn thành sẽ khác nhau. Do đó, việc đánh giá dựa trên số lượng công việc sẽ thông qua tiêu chí không tập trung. Khi nhân viên không làm việc, hoặc làm việc riêng trong giờ hành chính sẽ bị trừ từ khoảng 0.5 – 1 điểm.
2. Dựa trên chất lượng công việc
Đối với chất lượng công việc sẽ có những tiêu chí riêng, nếu nhân viên có thể đáp ứng đủ và đúng tất cả các tiêu chí đó sẽ được coi là hoàn thành tốt công việc. Với mỗi đầu việc được giao, khi không hoàn thành đúng về mặt chất lượng được yêu cầu từ doanh nghiệp, khách hàng sẽ bị trừ từ khoảng 0.5 – 1 điểm, còn tùy vào mức độ khác nhau. Riêng với những trường hợp đặc biệt nghiêm trọng, gây ra tổn thất cho công ty sẽ bị trừ điểm nặng hơn.
3. Theo tiến độ công việc
Khi nhân viên nhận những nhiệm vụ được giao, phải đảm bảo hoàn thành theo đúng tiến độ, thời hạn đã đặt ra. Trong những trường hợp quá hạn do bất khả kháng, hay bị tác động từ bên ngoài thì không xét vào quy định này.
Tuy nhiên, với trường xác định trước không thể hoàn thành kịp tiến độ, người thực hiện buộc phải báo trước cho quản lý ít nhất là 2 tiếng. Với mỗi đầu việc được hoàn thành không đúng thời hạn sẽ bị trừ 0.5 điểm, riêng với trường hợp quá hạn nghiêm trọng (quá hạn từ 5 ngày trở lên hoặc gây tổn hại về tài sản, uy tín của công ty) sẽ bị trừ 1 điểm.
4. Theo tác phong làm việc
Đối với tác phong làm việc sẽ có những yêu cầu như: phải nhanh nhẹn, linh hoạt, nhiệt tình và tận tâm với khách hàng trong mọi yêu cầu, trường hợp khác nhau. Trong trường hợp nhân viên không đảm bảo được những yêu cầu trên sẽ bị trừ 0.5 điểm. Thông qua đó để các nhân viên hình thành và duy trì tác phong chuyên nghiệp cho bản thân trong quá trình làm việc.
Xem thêm:
>> Kỹ năng làm việc nhóm – Tầm quan trọng và cải thiện kỹ năng hiệu quả
>> 10 kỹ năng lãnh đạo và phẩm chất cần có của nhà lãnh đạo giỏi
>> Cách rèn luyện và cải thiện kỹ năng giao tiếp khéo léo, hiệu quả
Hy vọng bài viết đã mang lại cho bạn những thông tin hữu ích về thuật ngữ deadline, cũng như phương pháp chạy deadline có hiệu quả. Chúc bạn thành công hơn nữa trong công việc, và đừng quên chia sẻ nếu bạn thấy bài viết này hay nhé!
