Những khúc rối khó nhằn
Phần lớn doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đều loay hoay tìm giải pháp rút ngắn thời gian và công sức xử lý dữ liệu, sắp xếp hàng hóa để dễ dàng thống kê các khoản ngân sách. Tuy nhiên, một hệ thống trung gian, chính xác và có thể giao tiếp với các doanh nghiệp trên toàn thế giới thì có rất ít, tiêu biểu trong số đó là hệ thống giao dịch thông tin, trao đổi dữ liệu điện tử EDI. Vậy công nghệ EDI là gì và lợi ích khi áp dụng công nghệ đó ra sao?
Công nghệ EDI là gì?
“Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) là việc chuyển giao thông tin từ máy tính điện tử này sang máy tính điện tử khác bằng phương tiện điện tử, có sử dụng một tiêu chuẩn đã được thỏa thuận để cấu trúc thông tin”(Theo Luật thương mại quốc tế của Ủy ban Liên hợp quốc). EDI là viết tắt của từ Electronic Data Interchange.
Lợi ích của việc áp dụng EDI vào quản trị chuỗi cung ứng
– Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp
- Các chi phí liên quan đến giấy, in ấn, sao chép, lưu trữ hồ sơ, bưu chính và thu hồi tài liệu đều giảm hoặc loại bỏ khi bạn chuyển sang giao dịch EDI giúp giảm đi các chi phí giao dịch cho việc trao đổi thông tin, chi phí giấy tờ, thư tín.
- Giảm chi phí xử lý dữ liệu bằng tay.
- Tiết kiệm thời gian vì không cần phải nhập lại thông tin nhiều lần.
– Xử lý tốc độ và độ chính xác trong các giao dịch
- EDI có thể tăng tốc độ chu kỳ kinh doanh của các doanh nghiệp. Các giao dịch hối đoái trong vài phút thay vì ngày hay vài tuần thời gian chờ đợi từ các dịch vụ bưu chính thông thường.
- Cải thiện chất lượng thông tin, cung cấp thông tin một cách chính xác do giảm các lỗi sai sót vì nhập lại số liệu một cách thủ công nhiều lần.
- Sử dụng EDI có thể làm giảm thời gian chu chuyển dòng tiền mặt, cải thiện các giao dịch kinh doanh và các mối quan hệ với đối tác, khách hàng. Hệ thống lưu trữ của EDI giúp chắc chắn rằng văn bản đã được giao đến đối tác và có thể theo dõi lộ trình, đường đi của hàng hóa trong từng giai đoạn.
– Tăng hiệu quả kinh doanh
- Tự động hoá các công việc trên giấy cho phép nhân viên để tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn và cung cấp cho họ những công cụ để làm việc hiệu quả hơn. EDI giúp giảm thiểu công sức của nhân viên và giúp hạn chế những chậm trễ hay sai lỗi thường đi kèm trong việc xử lý chứng từ bằng tay.
- Xử lý nhanh chóng các tài liệu kinh doanh một cách chính xác, giảm bớt tình trạng sai sót trong đơn đặt hàng, hóa đơn,… giúp giảm đi các trường hợp bồi thường, bị hủy bỏ đơn đặt hàng do sai lỗi.
- Tự động hoá việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng qua một chuỗi cung ứng có thể đảm bảo rằng dữ liệu kinh doanh quan trọng được gửi về thời gian và có thể được theo dõi trong thời gian thực. Người bán được hưởng lợi từ việc cải thiện dòng tiền và giảm chu kỳ dòng vận chuyển tiền mặt.
- EDI giúp giảm thời gian lưu kho, giảm số lượng hàng tồn kho vì nó được tích hợp cùng với hệ thống lưu kho tự động,
- Chu trình giao dịch thương mại nhanh hơn, giúp đáp ứng nhu cầu khách hàng hiệu quả hơn.
- Tạo cơ hội thúc đẩy các hoạt động cung cấp và sản xuất nhằm tăng khả năng cạnh tranh.
– Lợi ích trong chiến lược kinh doanh
- EDI cho phép khả năng hiển thị thời gian thực vào trạng thái giao dịch. Điều này sẽ cho phép doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh hơn để đáp ứng với sự thay đổi nhu cầu của thị trường, cho phép doanh nghiệp áp dụng một mô hình kinh doanh theo nhu cầu chứ không phải là một nguồn cung cấp định hướng.
- Rút ngắn thời gian giao hàng, cải tiến sản phẩm và phân phối sản phẩm mới.
- Thúc đẩy trách nhiệm xã hội và phát triển bền vững bằng cách thay thế các quy trình dựa trên giấy tờ bằng các quy trình điện tử.
– Kết nối với doanh nghiệp thế giới
- Trao đổi dữ liệu điện tử EDI là hình thức thương mại điện tử đầu tiên được sử dụng trong doanh nghiệp và đã tồn tại nhiều năm trước đây, trước khi chúng ta nói tới thuật ngữ thương mại điện tử.
- Đến nay, EDI vẫn là các giao dịch quan trọng trong thương mại điện tử B2B. Các dữ liệu giao dịch trong giao dịch thương mại điện tử B2B bao gồm: thông tin được chứa đựng trong các hoá đơn, phiếu đặt hàng, yêu cầu báo giá, vận đơn và báo cáo nhận hàng.
- Với EDI, các hóa đơn, đơn đặt hàng, vận đơn, yêu cầu báo giá, báo cáo nhận hàng và các tài liệu kinh doanh điện tử khác có thể được xử lý trực tiếp từ máy tính của các công ty phát hành để công ty tiếp nhận, tiết kiệm được khoản lớn về thời gian, chi phí và tránh được nhiều sai sót thường gặp trong hình thức truyền thống trên giấy.
Như vậy tùy vào từng quy mô, lĩnh vực hoạt động và năng lực của doanh nghiệp mà chủ doanh nghiệp có quyết định đầu tư vào EDI hay không? Hãy đánh giá từng giải pháp dựa trên điều kiện thực tế của doanh nghiệp, chi phí bỏ ra phải đi kèm với hiệu quả công việc. Bài viết trên đây, DTC gửi tới bạn đọc một thuật ngữ chuyên ngành đã đang và ứng dụng rất rộng rãi trong chúng ta. Lời khuyên của DTC chỉ đơn giản là bạn có thể áp dụng công nghệ phần mềm vào khâu nào giảm thiểu được chi phí thì hãy bắt tay tìm hiểu, và đã làm thì phải thực hiện ngay, vì tâm lý của nhân viên tại Việt Nam, quy trình càng lâu, nhân viên càng có cớ để không áp dung ví biết đâu ở khâu nào đó lại là “miếng cơm ngon” của họ.
>>> 5 nỗi lo bỗng dưng biến mất khi khách hàng sử dụng phần mềm DTC trên nền công nghệ điện toán đám mây
Nguồn: Tổng hợp
