“Quản lý công số” được sử dụng khá nhiều trong các lĩnh vực thục hiện công việc theo đơn vị dự án chẳng hạn như công trường, nhà máy/ công xưởng, phát triển hệ thống hay sản xuất quảng cáo…Một khi đã là dự án ở một quy mô nhất định thì sẽ có rất nhiều công đoạn làm việc và khó để hình dung ra chi phát phát sinh hay nội dung công việc như nào. Chính vì vậy, chúng ta cần phải ước lượng xem sẽ mất khoảng bao nhiêu thời gian, bao nhiêu nhân lực để làm công đoạn công việc nào trước khi bắt đầu dự án.
Tóm lại để có thể nắm được nội dung công việc hay chi phí thì chúng ta cần liệt kê ra được các nghiệp vụ, công việc cần thiết và thiết lập thời gian, nhân lực cho từng công việc đó để hoàn thành được dự án.
Sau khi bắt đầu dự án chúng ta cần tính thời gian, nhân lực thực tế đối với con số dự định ban đầu, và theo dõi sát sao tiến độ dự án, có phát sinh chi phí, thời gian, nhân lực hay không. Đó chính là chuỗi công việc của “Quản lý công số”.
Quản lý công số là gì?
Theo từ điển giải thích thì “Quản lý công số” là việc cân đối thời gian cần thiết cho công việc – thường gọi là “công số” và lên kế hoạch, thực hiện, đánh giá để tiết kiệm công số đó.
Giả sử để hoàn thành công việc nào đó cần 5h làm việc của 5 người, khi đó công số sẽ được tính là 5 người x 5 giờ= 25 giờ (man-hour).
Việc cần đối công số cụ thể là so sánh công số thực tế và công số chuẩn đã được thiết lập rõ ràng từ trước, và nắm được chênh lệch giữa các con số, từ số sẽ xem xét để giảm công số.
Nói đơn giản thì “Quản lý công số” là quản lý thời gian làm việc của dự án.
Đơn vị của công số
Như ví dụ theo định nghĩa trong từ điển ở trên thì đơn vị đang là “người/giờ (man-hour) ” nhưng cụm từ “người/ngày (man-day) “(công việc mà 1 người làm 1 giờ có thể hoàn thành) hay “người/ tháng (man-month” (công việc mà 1 người làm 1 tháng có thể hoàn thành) cũng rất hay được sử dụng trong thực tế các dự án.
Ví dụ “5 man-day” tức là lượng công việc 1 người làm có thể hoàn thành trong 5 ngày.
Công thức tính giá sẽ là Công số x Thời gian= Giá. Vì vậy đòi hỏi phải ghi chính xác thời gian đã dùng thực tế. Trong hoạt động phái cử kĩ sư hệ thống thì sẽ sử dụng đơn vị “Đơn giá man-month”. Giá cả sẽ thay đổi tuỳ theo kĩ thuật hay kinh nghiệm..của kĩ sư.
Mục đích của việc quản lý công số
Quản lý thời gian làm việc hay còn gọi là quản lý công số sẽ con số hóa được ai đã làm được công việc bao nhiêu thời gian, nắm bắt chính xác chi phí cho đến khi hoàn thành dự án. Vậy nên quản lý công số vô cùng quan trọng.
Ngoài ra,trường hợp dự án quá dài thời gian thì chúng ta có thể nắm bắt được thời điểm hiện tại đã tốn bao nhiêu chi phí so với dự định bằng cách ghi lại chi tiết công số chính xác. Tùy từng trường hợp mà sau đấy chúng ta cần xem lại schedule sau đó, và cần có những cải thiện để thay đổi tình hình.
Bằng việc thực hiện quản lý như này và áp dụng những chính sách phù hợp tùy tình hình thì chúng ta có thể đảm bảo được lợi nhuận của dự án, và có thể giảm thiểu được những dự án không lợi nhuận. Kết quả là chúng ta có thể năng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp, hay nâng cao năng suất.
Hiện tại, có rất nhiều nhà quản lý doanh nghiệp chia sẻ rằng họ cảm thấy là cần phải quản lý công số nhưng họ vẫn chưa thể làm được. Và một vài chia sẻ tôi thường được nghe đó là:
- Dự án chưa kết thúc thì chẳng biết là có lợi nhuận hay không.
- Trường hợp thực hiện đồng thời nhiều dự với cùng một khách hàng trong một thời gian nhất nhật thì chỉ quản lý tổng chi phí và tổng doanh thu, chỉ nắm được lợi nhuận tổng thể theo từng khách hàng. Do vậy không nhìn thấy được tình hình lợi nhuận của từng dự án.
Mặc dù ở tầng kinh doanh muốn biết được thông tin lợi nhuận càng sớm càng tốt để lên kế hoạch tiếp theo, nhưng dự án chưa kết thúc thì không thể biết được nên chiến lược tiếp theo cũng bị đẩy lùi lại và có thể sẽ chậm chân hơn các công ty khác.
Để không rơi vào hoàn cảnh tương tự như vậy, chúng ta cần phải quản lý công số chính xác và cần xử lý càng sớm càng tốt.
Điểm chú ý khi bắt đầu quản lý công số
Một vấn đề đối với doanh nghiệp chưa từng thực hiện quản lý công số chi tiết khi bắt đầu thực hiện quản lý công số sẽ phát ra đó chính là “ Nhập thiếu công số”.
Đặc biệt trong các doanh nghiệp từ trước đến giờ chưa có văn hóa này thì có thể sẽ có người không thực hiện ghi chép công số liên tục, thường xuyên, chi phí dự án cũng không phải là con số chính xác…
Mặc dù muốn quản lý công số hàng ngày nhưng quan nhập, 1 tuần thậm chí 1 tháng mới tổng hợp 1 lần thì không thể phát huy được hết việc quản lý công số.
Có nhiều người muốn thay thế bằng hệ thống hay gì đó nhưng quả thật vấn đề ý thức của những người phù trách rất lớn. Vì vậy ban đầu có lẽ cần có những đối sách để đôn đốc việc nhập công số hàng ngày, làm gì đó để người quản lý có thể kiểm tra được tình hình nhập công số, chỉ đạo người phụ trách dễ gây thiếu sót…
Quản lý công số và quản lý chi phí
Để nâng cao hiệu quả quản lý công số, chũng ta cần kết hợp với quản lý chi phí.
Chi phí tập trung chủ yếu vào “Phí nguyên vật liệu”, “Phí nhân công”,”Kinh phí”. Trong phát triển hệ thống thì “Phí nhân công” chiếm phần đa chi phí. Chính vì thế, quản lý công số trong quản lý chi phí vô cùng quan trọng.
Nếu có thể quản lý công số chính xác thì cũng có thể phản ánh công số đó vào quản lý chi phí.
Quản lý công số và quản lý chuyên cần
Quản lý công số là quản lý thời gian làm việc nên hay được gọi thân thiện là quản lý chuyên cần.
Chính việc quản lý xem trong thời gian làm việc một ngày, bao nhiêu giờ để làm dự án A, bao nhiêu giờ làm dự án B, bao nhiêu giờ họp hành là chúng ta đã có mối liên quan đến quản lý thời gian làm việc.
Về đơn vị nhập thời gian làm việc thực tế, tùy vào mức độ muốn xem chính xác đến đâu mà chúng ta có thể nhập thời gian theo đơn vị 30 phút, 15 phút. Cứ cho là muốn quản lý khắt khe hơn nên yêu cầu nhập theo đơn vị 1 phút 1 giây, nếu làm như vậy sẽ dẫn đến kết quả nhập thiếu, nhập sai mà không cần thiết.
Ngoài ra, hệ thống quản lý thời gian có thể nắm bắt tức thì thời gian làm việc nên sẽ giúp ích cho việc ngăn chặn làm việc quá sức.
Liên quan đến quản lý dự án
Ở trên các bạn đã nghe khá nhiều cụm từ dự án,vây nên tôi muốn các bạn có chút hình dung về việc quản lý trong dự án.
Quản lý trong dự án được chia làm 2 công việc. Đó là:
- Quản lý tiến độ công việc dự án
- Quản lý chi phí dự án
Quản lý tiến độ công việc dự án là mỗi phân loại công việc đối tượng trong dự án sẽ được đăng kí kết quả thực tế đối với kế hoạch công việc và sẽ quản lý tiến độ đó.
Quản lý chi phí dự án là quản lý chi phí phát sinh thực tế đối với chi phí dự định ban đầu của dự án đối tượng.
Nói một cách đơn giản thì quản lý tiến độ công việc dự án là quản lý thời gian, quản lý chi phí dự án là quản lý tiền.
Trong quản lý tiến độ công việc dự án thì hay sử dụng Gant chat nhưng trong quản lý chi phí dự án thì thường được phân tích bằng rất nhiều sơ đồ chẳng hạn như biểu đồ hình tròn, biểu đồ hình cột …
Để quản lý dự án thì cần có 2 công việc quản lý như trên, nhưng việc liên kết giữa quản lý tiến độ dự án và quản lý chi phí dự án không hề đơn giản.
Trong quản lý tiến độ công việc dự án sẽ quản lý xem đã hoàn thành công việc đến đâu nhưng tùy vào năng lực của người phụ trách hay nội dung công việc mà tiến độ tương ứng với 1 giờ sẽ khác nhau.
Chi phí dự án chúng ta có thể tính bằng công thức “đơn giá 1 giờ x công số”, như tôi đã nói ở trên trong quản lý tiến độ công việc chỉ đơn giản là sử dung thông tin công số và không thể thể hiện được tiến độ công việc. Do đó việc quản lý đồng thời những cái đó được cho là vô cùng khó khăn.
Ý nghĩa khác ngoài quản lý chi phí của quản lý công số. Bằng việc quản lý công số chúng ta còn có thể nhìn thấy được những phần khác ngoài chi phí. Đó chính là kỹ năng của người kỹ sư hay công nhân. Trường hợp cùng làm 1 công việc nhưng A mất 1 giờ B mất 3 giờ nếu chất lượng như nhau thì có thể đánh giá kỹ năng của A tốt hơn của B.
Một điểm quan trọng đó là khi lên kế hoạch công số thì chúng ta còn cần chú ý “ai là người làm” chứ không phải chỉ quan tâm đến “làm mất mây giờ “.
Kết luận
Quản lý công số là việc quản lý thời gian làm việc trong dự án… Mục đích là để đảm bảo lợi nhuận của dự án, giảm thiểu các dự án không có lãi, kết quả là nâng cao lợi nhuận và năng suất lao động của doanh nghiệp.
Những công ty chưa có văn hóa quản lý công số từ trước đến giờ trước hết cần phải có chính sách để áp dụng việc nhập công số. Nếu nhập chính xác chúng ta có thể nắm bắt được chi phí chính xác.
Ngoài ra bằng việc quản lý công số theo dự án chúng ta cũng có thể nắm bắt được chi phí của dự án. Hơn thế nữa chúng ta còn có thể đánh giá được kỹ năng của Kỹ sư thông quá việc quản lý công số.
Nguồn dịch:https://work-pj.net/archives/65
