Bạn muốn trở thành một event planner trong các công ty truyền thông tổ chức sự kiện thì điều bạn cần làm là nắm rõ event planner là gì? Các công việc mà một event planner phải thực hiện là gì? Đồng thời biết được các kỹ năng để có thể để thành công tại vị trí công việc này?
Để nắm được công việc event planner Glints xin đưa ra bài viết sau đây, hãy dành thời gian tìm hiểu để hiểu rõ hơn về công việc này nhé.
Event planner là gì?
Event planner là một thuật ngữ trong tiếng Anh được dùng để chỉ vị trí công việc của những người lên kế hoạch tổ chức sự kiện.
Những event planner sẽ là người tạo ra các ý tưởng và biến ý tưởng đó thành hành động, đồng thời thể hiện qua các sự kiện bằng những kế hoạch cụ thể, dựa vào đó event planner có thể theo suốt quá trình diễn ra sự kiện từ trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra.
Có thể nói event planner đó là những người quản lý tài ba trong việc quản lý đối với các sự kiện được công ty giao phó.
Sự phát triển không ngừng của nền kinh tế xã hội ngày càng có nhiều hình thức tổ chức khác nhau như hội thảo, tọa đàm, triển lãm thương mại,đám cưới, sinh nhật, hội nghị cấp cao, các cuộc thi, v.v.
Do đó, event planner cần đưa ra những hoạt động cụ thể theo nhu cầu của khách hàng. Để khách hàng có thể tiếp cận nhiều nhóm đối tượng và truyền tải thông điệp một thật khéo léo qua các sự kiện được tổ chức.
Mô tả công việc event planner
Công việc của event planner rất quan trọng và vất vả. Do đó, để có thể thành công bạn phải là người chịu khó, biết lắng nghe và biết học hỏi. Để hiểu rõ hơn event planner sẽ làm công việc gì hãy cùng Glints tìm hiểu mô tả công việc event planner là gìnhé.
Trước sự kiện
- Chịu trách nhiệm tìm kiếm diễn giả cho chương trình, thông thường những người diễn ra phải là người có kinh nghiệm đối với lĩnh vực mà sự kiện đang hướng đến.
- Tìm kiếm địa điểm và khảo sát địa điểm đến tổ chức chương trình.
- Tìm kiếm MC có kinh nghiệm để hỗ trợ tốt khi chương trình diễn ra.
- Tìm kiếm ekip biểu diễn, để tìm kiếm được ekip phù hợp event planners có thể nhờ sự trợ giúp của ban truyền thông, thông qua việc trưng cầu ý kiến của công chúng trên mạng xã hội.
- Chịu trách nhiệm lập bảng dự trù kinh phí chi tiết.
- Lên kế hoạch cho các ban chuyên môn khác nhằm phân công công việc cụ thể và đưa ra mục tiêu để đạt được những công việc đó.
- Phối hợp với nhóm designer để thiết lập proposal cho chương trình.
- Gửi proposal cùng với giấy tờ liên quan khác lên bộ, sở, ban ngành.
- Giữ liên lạc với công ty, ban tổ chức và khách hàng để đảm bảo chương trình được chuẩn bị kỹ lưỡng.
- Thực hiện điều phối việc thiết lập lắp đặt thiết bị và kiểm tra địa điểm tổ chức trước khi đến thời hạn tổ chức sự kiện khoảng 7 ngày.
- Thiết kế quà tặng, kỷ niệm chương cho chương trình
- Sắp xếp nơi nghỉ ngơi dành cho khách mời và diễn giả
- Kiểm tra mọi hoạt động trần thực hiện trong checklist để kịp thời sửa chữa nếu có vấn đề phát sinh.
- Mời MC và ekip tới tổng duyệt chương trình trước khi sự kiện diễn ra.
- Họp ban tổ chức sự kiện lần cuối để phân bổ công việc hợp lý, giúp cho sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Trong sự kiện
Để cho sự kiện được diễn ra thành công thì công việc mà event planner thực hiện trong suốt quá trình chuẩn bị được coi là thành công một nửa, 50% còn lại phụ thuộc vào công việc mà họ thực hiện trong ngày diễn ra sự kiện.
Đúng ngày diễn ra sự kiện events planner cần phân chia công việc cụ thể để phụ trách tình hình ở các địa điểm khác biệt. Đảm bảo cho đội ngũ nhân lực thực hiện đúng nhiệm vụ đã được giao. Trong trường hợp xảy ra vấn đề event planner sẽ là người đứng ra giải quyết
Sau sự kiện
Sau khi sự kiện kết thúc event planner sẽ ở lại cuối cùng tại địa điểm tổ chức nhằm đảm bảo số lượng và chất lượng cơ sở vật chất để bàn giao lại cho nhà cung cấp. Người lên kế hoạch sự kiện cũng cần động thức các ban chuyên môn thực hiện tốt nhiệm vụ còn lại của mình.
Event planner sẽ tổng kết công việc sau mỗi sự kiện bằng cách viết báo cáo và trình lên cấp trên trong buổi họp trong. Bản báo cáo cần phải trình bày rõ các nội dung như tiến độ công việc, nhiệm vụ của từng thành viên, so sánh chi phí thực tế với chi phí dự trù ban đầu, đo lường sự thành công của sự kiện dựa trên các tiêu chí định tính và định lượng.
Đọc thêm: Công Việc Của Nhân Viên Kế Hoạch Sản Xuất Và Cơ Hội Việc Làm 2022
Kỹ năng của các event planners thành công
Kỹ năng tổ chức
Tổ chức là một trong những kỹ năng vô cùng quan trọng giúp cho event planner có được cái nhìn tổng quan, đo lường trước những rủi ro và bao quát được các vấn đề.
Để trở thành một event planner thành công bạn phải biết cách quản lý con người, chi phí tổ chức, cơ sở vật chất, doanh thu, v.v.
Ngoài ra cần nắm rõ các chi tiết vấn đề trong từng mảng nhằm đảm bảo mọi công việc được vận hành một cách trơn tru.
Giao tiếp tốt
Giao tiếp là kỹ năng cần thiết đối với một event planner. Bởi trong công việc của event planner nếu truyền thông sai sẽ dẫn đến nhiều vấn đề cho cả người lập kế hoạch sự kiện và khách hàng. Chỉ một sự hiểu lầm đơn giản có thể dẫn đến sai lầm nghiêm trọng, vì thế việc lắng nghe là điều rất cần thiết để bạn nắm được yêu cầu của khách hàng.
Việc nắm rõ kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp cho event planner dễ dàng truyền đạt và nắm bắt thông tin một cách hiệu quả. Từ đó đưa ra một bản kế hoạch sự kiện hoàn hảo có thể đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Óc sáng tạo
Với sự cạnh tranh khốc liệt trong lĩnh vực tổ chức sự kiện thì sự sáng tạo chính là yếu tố tạo nên sự thành công và khác biệt từ chính sự kiện bạn tạo ra so với các sự kiện khác.
Vì thế event planner cần vận dụng óc sáng tạo của mình để đem đến hơi thở mới cho chương trình. Sự sáng tạo cũng chính là yếu tố nòng cốt tạo nên một sự kiện.
Mỗi một sự kiện sẽ có công suất khác nhau, vì thế event planner cần phải tìm nguồn cảm hứng và suy nghĩ ra rất nhiều ý tưởng để có thể biến hóa, thay đổi trong từng sự kiện. Từ đó giúp cho sự kiện trở nên khác biệt và thu hút người quan tâm.
Tỉ mỉ trong từng chi tiết
Một sự kiện được thực hiện tốt là sự tổng hợp của rất nhiều chi tiết nhỏ mà bạn đã suy nghĩ kỹ, lên kế hoạch và tổng hợp lại để tạo ra trải nghiệm hoàn hảo cho khách hàng của mình.
Người lập kế hoạch sự kiện cần phải giữ đúng tiến độ thời gian của khách hàng, kiểm tra ngân sách và các chi tiết trong quá trình thực hiện.
Cho dù đó là sắp xếp việc đi du lịch, hay chọn những chiếc khăn ăn hoàn hảo cho bữa tiệc tối, việc chú ý đến từng yếu tố sẽ giúp bạn thành công trong sự nghiệp event planner của mình.
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Đôi khi, mọi thứ sẽ không như ý muốn dù bạn đã cố gắng hết sức. Có khả năng giữ bình tĩnh, giữ được lập trường và đưa ra cách giải quyết hiệu quả là cách giúp bạn giải quyết vấn đề tốt nhất.
Công việc không phải lúc nào cũng hoàn hảo, vì thế nếu gặp phải vấn đề thì event planner cần phải biết cách giải quyết. Và kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ là giải pháp cứu nguy cho event planner trong những trường hợp này.
Quản lý thời gian
Là một người lập kế hoạch sự kiện, bạn sẽ cần quản lý thời gian của mình để đáp ứng thời hạn, lên lịch giao hàng và sắp xếp thời gian thiết lập. Và tất nhiên, tất cả những điều này cần được thực hiện theo đúng thời hạn đã cam kết.
Có một logic và trình tự nhất định cho việc lập kế hoạch sự kiện sẽ giúp bạn cập nhật thông tin cho đồng nghiệp, tham dự các cuộc hẹn và đảm bảo rằng các thông tin và tài liệu quan trọng được sắp xếp và gửi đi một cách hiệu quả.
Đọc thêm: Top 10 Các Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Uy Tín Nhất
Lương event planner có cao không?
Dù làm việc tại vị trí nào đi chăng nữa thì thu nhập cũng là tiêu chí được nhiều ứng viên quan tâm. Vậy với một event planner, mức lương công việc này có cao không? Hiện tại, mức lương của một event planner được trả dựa vào kinh nghiệm của nhân viên, cụ thể:
- Nhân viên mới ra trường: 3.000.000 – 4.000.000 đồng/tháng
- Nhân viên có kinh nghiệm từ 1 – 1,5 năm: 4.500.000 – 5.000.000 đồng/tháng
- Nhân viên có kinh nghiệm từ 2 năm – Supervisor/Team leader: 6.000.000 – 8.000.000 đồng/tháng
- Trưởng phòng event: 10.000.000 – 15.000.000 đồng/tháng
- Event freelancer: 20.000.000 đến trên 50.000.000 đồng/tháng
Đọc thêm: Account Manager Là Gì? Tố Chất Tạo Nên Account Manager Giỏi
Lời kết
Trên đây là những thông tin chi tiết về công việc event planner là gì mà Glints muốn chia sẻ đến bạn. Mong rằng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc tổ chức sự kiện, từ đó đưa ra sự lựa chọn phù hợp nhất đối với định hướng phát triển sự nghiệp của bản thân.
Theo dõi Glints để xem thêm nhiều thông tin hữu ích khác nhé!
Tác Giả
