Định nghĩa cơ bản về chi phí
Chi phí là gì? Chi phí (Expense) là một khoản tiền, hiểu nghĩa rộng hơn là một phần nguồn lực, cho các hoạt động mà một công ty phải bỏ ra để tạo doanh thu. Một câu nói phổ biến là “Phải có tiền mới làm ra tiền được”. Tức nghĩa là phải tốn chi phí để tạo ra lợi nhuận.
Các chi phí thông thường bao gồm các khoản thanh toán cho nhà cung cấp, tiền lương cho nhân viên, tiền thuê nhà xưởng và khấu hao thiết bị. Doanh nghiệp được phép ghi giảm chi phí được trừ trên tờ khai thuế thu nhập để làm giảm thu nhập chịu thuế và giảm nghĩa vụ thuế. Tuy nhiên, thường luật về thuế và tổng cục thuế có các quy định rất nghiêm ngặt về chi phí kinh doanh nào được phép yêu cầu khấu trừ.
Những điểm cần lưu ý về chi phí
Tìm hiểu cơ bản về chi phí là gì? (Expense)
Một trong những mục tiêu chính của đội ngũ quản lý công ty là tối đa hóa lợi nhuận. Điều này đạt được bằng cách tăng doanh thu trong khi kiểm soát chi phí. Việc cắt giảm chi phí có thể giúp các công ty kiếm được nhiều tiền hơn từ đơn hàng.
Tuy nhiên, nếu cắt giảm chi phí quá nhiều cũng có thể gây ra hậu quả bất lợi. Ví dụ: trả ít hơn cho quảng cáo làm giảm chi phí nhưng cũng làm giảm khả năng hiển thị và khả năng tiếp cận khách hàng tiềm năng của công ty.
Chi phí được ghi nhận như thế nào?
Các công ty ghi nhận doanh thu và chi phí trong báo cáo tài chính của họ. Kế toán ghi nhận chi phí thông qua một trong hai phương pháp: kế toán tiền mặt hoặc kế toán dồn tích. Theo kế toán cơ sở tiền mặt, các chi phí được ghi nhận khi chúng được thanh toán. Ngược lại, theo phương pháp dồn tích, các chi phí được ghi nhận khi chúng phát sinh.
Tham khảo: Hiểu “tài chính” như thế nào cho đúng?
Ví dụ: nếu một chủ doanh nghiệp đặt lịch cho người giặt thảm để làm sạch thảm trong văn phòng, thì một công ty sử dụng tiền mặt sẽ ghi lại chi phí khi thanh toán hóa đơn. Theo phương pháp dồn tích, kế toán doanh nghiệp sẽ hạch toán chi phí giặt thảm khi người ta đến giặt xong (tức lúc nhận dịch vụ xong). Các chi phí thường được ghi nhận theo phương pháp dồn tích, đảm bảo rằng chúng khớp với doanh thu được báo cáo trong mỗi kỳ kế toán.
Chi phí được sử dụng để tính toán thu nhập ròng. Công thức để tính thu nhập ròng là doanh thu trừ chi phí.
Hai loại chi phí kinh doanh
Có hai loại chi phí kinh doanh chính trong kế toán:
- Chi phí vận hành (Operating expenses): Các chi phí liên quan đến hoạt động chính của công ty, chẳng hạn như giá vốn hàng bán, phí quản lý và tiền thuê mặt bằng.
- Chi phí phi vận hành (Non-operating expenses): Các khoản chi không liên quan trực tiếp đến hoạt động chính của doanh nghiệp. Các ví dụ phổ biến bao gồm phí lãi suất và các chi phí khác liên quan đến việc vay tiền.
Lưu ý đặc biệt khi tìm hiểu chi phí là gì
Chi phí vốn là gì?
Chi phí vốn, thường được gọi là CapEx (Capital expense), là khoản tiền được một công ty sử dụng để mua, nâng cấp và duy trì các tài sản vật chất như máy móc, toà nhà, nhà máy công nghiệp, công nghệ hoặc thiết bị.
Thường cơ quan thuế xem chi phí vốn khác với các chi phí kinh doanh khác. Mặc dù hầu hết các chi phí hoạt động kinh doanh có thể được hạch toán hoặc ghi giảm trừ vào thu nhập kinh doanh trong năm chúng phát sinh, nhưng chi phí vốn phải được vốn hóa hoặc xóa dần theo thời gian.
Luật thuế sẽ có một lịch trình quy định phần tài sản vốn mà một doanh nghiệp có thể trừ đi (khấu hao) mỗi năm cho đến khi hết toàn bộ chi phí được kê khai. Số năm mà một doanh nghiệp xóa bỏ chi phí vốn khác nhau tùy thuộc vào từng loại tài sản.
Không phải chi phí nào cũng có thể khấu trừ
Theo cơ quan thuế của Hoa Kỳ, để được khấu trừ, một khoản chi phí kinh doanh “phải vừa bình thường vừa cần thiết.” “Bình thường” có nghĩa là chi phí này phổ biến hoặc được chấp nhận trong ngành đó, trong khi “cần thiết” có nghĩa là chi phí đó hữu ích trong việc tạo ra doanh thu. Chủ doanh nghiệp không được phép kê khai các khoản chi phí cá nhân, sự nghiệp của họ như một khoản khấu trừ kinh doanh.
Bạn có thể tham khảo một ví dụ trên trang của Tổng cục thuế Việt Nam. Một câu hỏi về chi phí được khấu trừ trong hoạt động kinh doanh của công ty.
