Đối với nhiều doanh nghiệp, tổ chức hội nghị và hội thảo là loại hình thức sự kiện quen thuộc. Thông qua việc chia sẻ thông tin và lắng nghe ý kiến từ khách hàng, đối tác. Doanh nghiệp có thêm cơ sở để có thể cải thiện sản phẩm, dịch vụ sao cho tương ứng với mong muốn của khách hàng. Ngoài ra cũng giúp doanh nghiệp tìm cơ hội phát triển thêm tại các thị trường mới có độ tiềm năng cao.
Vì vậy mà hội nghị và hội thảo là hoạt động góp phần quan trọng giúp cải thiện tình hình kinh doanh của công ty. Tuy nhiên hội thảo là gì? Hội nghị là gì? Và giữa hai hình thức này có gì khác nhau? Việc nhầm lẫn giữa hai hình thức này có thể gây ảnh hưởng đến thành công của sự kiện và mục đích sau đó. Để tránh được điều này, hãy tham khảo ngay chia sẻ sau đây của Asiana Plaza nhé.
Trước khi tìm hiểu sự khác nhau giữa hội nghị và hội thảo, chúng ta cần biết khái niệm hội thảo là gì?
Theo lý thuyết, hội thảo là những cuộc gặp gỡ của những người có cùng một mối quan tâm đến vấn đề nào đó tại một địa điểm nhất định. Họ sẽ cùng nhau tranh luận về một chủ đề chung. Và hội thảo thường được tổ chức dựa vào ngành nghề hay hâm mộ chung.
Trên thực tế, những cuộc hội thảo thường được dùng để thảo luận các vấn đề mang tính khoa học, lý luận, thực tiễn,… và nhằm mục đích làm sáng tỏ các cơ sở lý luận đang tranh cãi giữa các vấn đề này.
Hội nghị là khái niệm thường dùng để chỉ một cuộc họp có tổ chức bài bản. Cuộc họp này thường có nội dung tổng kết tình hình hoạt động, bàn luận về vấn đề quan trọng của doanh nghiệp, rút kinh nghiệm từ thực tiễn và đưa ra định hướng mới trong tương lai.
Có thể nói, hội nghị là một cuộc họp được tổ chức khá trang trọng và nghiêm túc. Đây là hình thức được nhiều doanh nghiệp lựa chọn và đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của mỗi doanh nghiệp.
Như vậy, trên cơ bản thì hội thảo và hội nghị khá giống nhau. Tuy nhiên, hội thảo được tổ chức để làm sáng tỏ nguyên nhân, lý do, cơ sở hình thành,… của một vấn đề nhất định. Trong khi đó, mục đích tổ chức hội nghị là tổng kết vấn đề dựa trên số liệu, rút kinh nghiệm và tìm kiếm giải pháp cho vấn đề.
Như vậy, chúng tôi đã giải thích định nghĩa hội thảo là gì?. Dưới đây là các chương trình hội thảo phổ biến nhất hiện nay:
- Chia sẻ kinh nghiệm: Hội thảo chia sẻ kinh nghiệm là hình thức được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Cuộc hội thảo này có thể là chia sẻ kinh nghiệm giữa các cá nhân trong nội bộ công ty, giữa công ty với khách hàng và đối tác,… Nhằm trao đổi và chia sẻ phương thức kinh doanh hiện đại để cùng nhau phát triển lên tầm cao mới.
- Giới thiệu sản phẩm mới: Đây là hình thức hội thảo vô cùng phổ biến trên thị trường hiện nay. Sự ra đời của một sản phẩm hay dịch vụ được xem là bước tiến mới của mỗi doanh nghiệp. Chính vì lẽ đó, các doanh nghiệp thường tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới để cung cấp thông tin và quảng bá hình ảnh của mình đến khách hàng.
- Hội thảo chuyên ngành: Đây là những cuộc hội thảo tập trung vào những tiến bộ và vấn đề liên quan đến một ngành nghề nhất định. Thành phần tham dự hội thảo này thường là các chuyên gia và người có liên quan trong cùng một ngành nghề hay lĩnh vực.
Một số chương trình hội nghị phổ biến nhất hiện nay là:
- Tổng kết cuối năm: Đây là hoạt động được hầu hết các doanh nghiệp đầu tư tổ chức vào những dịp cuối năm. Nội dung chính của hội nghị tổng kết cuối năm chính là: Nhìn lại hoạt động một năm qua của doanh nghiệp, tổng kết những gì đã và chưa đạt được, rút kinh nghiệm và đưa ra định hướng mới cho toàn bộ doanh nghiệp trong năm tiếp theo.
- Hợp tác đầu tư và phát triển: Đây là hội nghị phổ biến của các nhà đầu tư. Mỗi hội nghĩ hợp tác đầu tư và phát triển sẽ tập trung vào một dự án đầu tư tiềm năng nhất định. Ban tổ chức sẽ phân tích các vấn đề có liên quan đến dự án với nhà đầu tư để thúc đẩy hoạt động đầu tư trong và ngoài nước.
- Hội nghị khách hàng: Đây là hình thức hội nghị được nhiều doanh nghiệp thực hiện. Với đối tượng là khách hàng và đối tác của công ty. Hội nghị này là hình thức để doanh nghiệp bày tỏ sự biết ơn đối với khách hàng và đối tác vì đã luôn ủng hộ các sản phẩm hay dịch vụ của mình.
Nếu bạn đang có ý định tổ chức một chương trình hội thảo trang trọng, hãy tham khảo ngay 5 bước chuẩn bị sau:
- Bước 1: Xác định chủ đề chính của cuộc hội thảo cũng như mục đích của những thành phần tham dự sự kiện.
- Bước 2: Bàn bạc kỹ nội dung hội thảo với MC và khách mời. Có thể chuẩn bị công cụ để “nhắc khéo” diễn giả hay khách mời khi họ quên nội dung như hình thức truyền giấy, dơ bảng,….
- Bước 3: Tìm địa điểm tổ chức phù hợp với hội thảo từ điều kiện giao thông đến tiện ích mà địa điểm cung cấp. Thông thường, các cuộc hội thảo sẽ được tổ chức tại khách sạn hay trung tâm hội nghị.
- Bước 4: Nắm rõ nhu cầu của diễn giả và chuẩn bị những vật dụng cần thiết cho buổi hội thảo sắp được tổ chức.
- Bước 5: Đăng ký hình thức phù hợp nhất.
Và đừng quên chuẩn bị hình thức truyền thông phù hợp với quy mô hội thảo. Đồng thời, quảng bá hình ảnh hội thảo cũng là một công tác quan trọng góp phần vào sự thành công của sự kiện này. Tương tự như hội thảo, khi tổ chức hội nghị bạn cũng cần chuẩn bị chu đáo mọi mặt. Và dĩ nhiên trong đó không thể thiếu địa điểm, khách mời, chủ đề sự kiện,… Các bước tổ chức một hội nghị cũng khá giống với hội thảo.
Tuy nhiên, khi tổ chức hội nghị thì chúng ta cũng cần một vài tiết mục văn nghệ đặc sắc để các khách mời được thư giãn sau những giây phút căng thẳng. Đồng thời, ban tổ chức cũng cần chuẩn bị các bài đọc phát biểu ý kiến dễ hiểu và sâu sắc.
Ngoài ra, yếu tố truyền thông cũng cần được coi trọng khi tổ chức hội nghị. Hiện nay, có khá nhiều hình thức truyền thông để doanh nghiệp lựa chọn như: Báo chí, mạng xã hội,… Tùy vào quy mô và mục đích hội nghị mà doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức truyền thông phù hợp nhất.
Thông thường một buổi hội nghị, hội thảo sẽ diễn ra theo trình tự sau:
- MC lên sân khấu giới thiệu sơ lược về buổi hội nghị, hội thảo hôm nay. Giới thiệu các thành phần tham gia và tuyên bố lý do có buổi hội thảo hôm nay.
- MC cho mời các đại diện lên phát biểu và khai mạc chương trình.
- Ban chủ trì chính của doanh nghiệp sẽ lên điều hành xuyên suốt phần còn lại của chương trình. Nếu là hội thảo nhằm mục đích giải quyết các vấn đề khó khăn thì ban chủ trì cần chỉ đạo nội dung và điều tiết chương trình.
- Biểu diễn văn nghệ xen kẽ vào các khoảng thời gian giải lao để buổi hội thảo, hội nghị không bị nhàm chán.
- Đại diện cho khách mời lên chia sẻ và tuyên bố bế mạc chương trình. MC là người tuyên bố kết thúc chương trình sau cùng.
Lưu ý: kịch bản chỉ mang tính chất tham khảo, tùy theo loại hình hội nghị hội thảo mà doanh nghiệp có thể linh hoạt các trình tự.
Như vậy, các khái niệm hội thảo là gì? hội nghị là gì? đã được Asiana Plaza làm rõ trong phần chia sẻ trên. Để tạo nên một buổi hội nghị hội thảo thành công sẽ cần rất nhiều yếu tố bổ trợ cho nhau. Vì vậy mà bạn cần hiểu rõ và triển khai tốt từng hạng mục trong khâu chuẩn bị và tổ chức. Đơn cử như bước chọn địa điểm diễn ra hội thảo, hội nghị sao cho phù hợp với tính chất và quy mô cũng rất quan trọng.
Gợi ý đến bạn Trung tâm Hội nghị Tiệc cưới Asiana Plaza – đơn vị chuyên hỗ trợ địa điểm tổ chức hội thảo và hội nghị với quy mô từ nhỏ đến lớn cho cá nhân lẫn doanh nghiệp. Asiana Plaza là địa điểm bao hàm của nhiều yếu tố quan trọng giúp buổi hội nghị hội thảo trở nên trọn vẹn hơn:
- Vị trí trung tâm thuận lợi rất thuận tiện cho việc di chuyển của các khách mời và quý đối tác.
- Sảnh tiệc sang trọng có sức chứa đa dạng từ 100, 200, 300 hoặc đến 600 người.
- Đội ngũ nhân viên có khả năng tư vấn – hoạch định và triển khai setup linh hoạt theo mọi yêu cầu của doanh nghiệp: mô hình rạp hát, mô hình lớp học, mô hình chữ U, mô hình phòng họp,….
- Hệ thống âm thanh và ánh sáng hiện đại với công năng tối tân. Hỗ trợ màn hình LED lớn, máy trình chiếu.
- Nhiều gói thực đơn chiêu đãi phù hợp với hội nghị, hội thảo như Finger Food, Teabreak,… được sáng tạo mang phong vị mới lạ và bài trí sang trọng, tinh tế.
Xem thêm
- Quy trình tổ chức hội thảo, hội nghị chuyên nghiệp
- Cách tổ chức tiệc tri ân khách hàng chi tiết từ kế hoạch đến triển khai
- Gala Dinner là gì? Các loại chương trình phổ biến và cách tổ chức
- Asiana Plaza gợi ý mẫu kịch bản Gala Dinner mới lạ, đặc sắc và ấn tượng
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các gói dịch vụ về hội nghị, hội thảo tại Asiana Plaza. Hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau:
