Kiểm xét của IRS là quá trình thẩm định/duyệt lại thông tin tài chánh và trương mục của một cá nhân hay tổ chức để chắc là thông tin được trình báo đúng theo luật thuế và để xác nhận số tiền thuế đã khai là chính xác.
- Tại sao tôi bị chọn để kiểm xét?
- Họ thông báo cho tôi bằng cách nào?
- IRS sẽ kiểm xét ra sao?
- Tôi cần cung cấp những gì?
- Làm sao biết IRS có nhận được hồi đáp của tôi hay không?
- Nếu cần thêm thời gian để hồi đáp thì sao?
- IRS có thể kiểm xét tờ khai thuế của tôi trở về trước bao xa?
- Quá trình kiểm xét mất bao lâu?
- Quyền hạn của tôi là gì?
- IRS kết luận việc kiểm xét như thế nào?
- Điều gì xảy ra khi đồng ý với kết quả kiểm xét?
- Khi không đồng ý với kết quả kiểm xét thì sao?
Tại sao tôi bị chọn để kiểm xét?
Bị chọn lựa để kiểm xét không phải lúc nào cũng cho thấy có vấn đề. IRS sử dụng một số phương pháp khác nhau:
- Chọn lựa theo cách ngẫu nhiên và sàng lọc bằng máy điện toán – đôi khi tờ khai chỉ được chọn đơn thuần theo công thức thống kê. Chúng tôi so sánh tờ khai thuế của quý vị theo “quy cách” với tờ khai thuế tương tự. Chúng tôi lập ra những “quy cách” này từ việc kiểm xét mẫu tờ khai thuế hợp lệ chọn ngẫu nhiên theo thống kê, như một phần của Chương Trình Nghiên Cứu Quốc Gia do IRS thực hiện. IRS sử dụng chương trình này để cập nhật thông tin chọn lựa tờ khai thuế.
- Những thẩm định liên quan – chúng tôi có thể chọn tờ khai của quý vị khi liên quan đến các vấn đề hay giao dịch với những người đóng thuế khác, chẳng hạn như bên hợp tác thương mại hoặc nhà đầu tư, nếu tờ khai thuế của họ bị chọn để kiểm xét.
Kế đến, kiểm xét viên nhiều kinh nghiệm sẽ kiểm xét tờ khai thuế. Họ có thể xác nhận; hoặc nếu kiểm xét viên thấy có gì đó đáng ngờ thì họ sẽ tìm những mục cần lưu ý và chuyển tờ khai cho nhóm thẩm định.
Lưu ý: nộp tờ khai thuế đính chính không ảnh hưởng đến tiến trình chọn lựa tờ khai thuế gốc. Tuy nhiên, tờ khai thuế đính chính cũng phải qua tiến trình sàng lọc và có thể bị chọn để kiểm xét. Ngoài ra, tiền hoàn thuế không nhất thiết là nguyên nhân bị kiểm xét.
Họ thông báo cho tôi bằng cách nào?
Nếu trương mục của quý vị bị chọn để kiểm xét thì chúng tôi sẽ thông báo cho quý vị qua bưu điện. Chúng tôi sẽ không bắt đầu kiểm xét qua điện thoại.
IRS sẽ kiểm xét ra sao?
IRS sẽ kiểm xét qua bưu tín hoặc thông qua chất vấn trực diện để xem lại hồ sơ của quý vị. Có thể chất vấn tại văn phòng IRS (kiểm xét trong văn phòng) hay ở nhà, tại chỗ làm của người đóng thuế, hoặc trong văn phòng kế toán (kiểm xét bên ngoài). Hãy nhớ rằng quý vị sẽ được liên lạc đầu tiên qua bưu tín. IRS sẽ cung cấp mọi thông tin liên lạc và hướng dẫn trong thư gởi cho quý vị.
Nếu kiểm xét qua bưu tín thì thư chúng tôi gởi sẽ yêu cầu thêm thông tin về một số mục trên tờ khai thuế như lợi tức, chi phí, và khấu trừ theo từng phần. Nếu có quá nhiều sổ sách hay hồ sơ cần gởi qua bưu điện thì quý vị có thể yêu cầu kiểm xét trực diện. IRS sẽ cung cấp mọi thông tin liên lạc và hướng dẫn trong thư gởi cho quý vị.
Tùy theo vấn đề trong quá trình kiểm xét, thẩm định viên của IRS có thể sử dụng một trong những Hướng Dẫn Kỹ Thuật Kiểm Xét (tiếng Anh) này để trợ giúp họ. Những hướng dẫn này sẽ cho quý vị biết cần phải dự trù điều gì.
Tôi cần cung cấp những gì?
IRS sẽ gởi yêu cầu bằng văn bản cho quý vị nêu rõ họ cần xem những tài liệu cụ thể nào. Đây là danh sách hồ sơ IRS có thể cần.
IRS chấp nhận một số hồ sơ điện tử (tiếng Anh) được lập ra từ nhu liệu thuế. IRS có thể yêu cầu những hồ sơ này thay cho hoặc ngoài những kiểu hồ sơ khác. Liên lạc với kiểm xét viên để xem chúng tôi có thể nhận hồ sơ nào.
Luật pháp đòi hỏi quý vị phải giữ tất cả các hồ sơ sử dụng để khai thuế – trong ít nhất ba năm kể từ ngày khai thuế.
Làm sao biết IRS có nhận được hồi đáp của tôi hay không?
Luôn yêu cầu IRS xác nhận đã nhận được giấy tờ khi quý vị dùng bất cứ dịch vụ giao nhận nào. Thí dụ, nếu dùng Sở Bưu Điện Hoa Kỳ thì quý vị có thể yêu cầu một trong những dịch vụ phụ trợ của họ (tiếng Anh) để bảo đảm xác nhận thông tin giao nhận.
Nếu tôi cần thêm thời gian để hồi đáp thì sao?
Khi kiểm xét qua bưu tín – gởi yêu cầu bằng văn bản của quý vị qua điện sao đến số ghi trên thư của IRS mà quý vị nhận được. Nếu quý vị không thể nộp yêu cầu qua điện sao thì gởi qua bưu tín đến địa chỉ ghi trên thư của IRS. Chúng tôi có thể cho quý vị một lần gia hạn tự động 30 ngày. Chúng tôi sẽ liên lạc với quý vị nếu không thể cho quý vị gia hạn. Tuy nhiên, nếu quý vị nhận “Thông Báo Nợ” qua bưu tín bảo đảm thì chúng tôi không thể cho quý vị thêm thời gian để nộp giấy tờ dẫn chứng. Quý vị có thể tiếp tục hợp tác với chúng tôi để giải quyết vấn đề thuế vụ, nhưng chúng tôi không thể kéo dài thời gian, quý vị phải kiến nghị Tòa Thuế Hoa Kỳ ngoài thời hạn 90 ngày ban đầu.
Kiểm xét qua chất vấn trực diện – Nếu được kiểm xét trực diện thì quý vị nên liên lạc với kiểm xét viên được chỉ định kiểm xét hồ sơ của quý vị để yêu cầu gia hạn. Nếu cần thì quý vị có thể liên lạc với quản lý của kiểm xét viên.
IRS có thể kiểm xét tờ khai thuế của tôi trở về trước bao xa?
Thông thường, IRS có thể kiểm xét những tờ khai thuế đã nộp trong vòng ba năm vừa qua. Nếu thấy có sơ suất đáng kể thì chúng tôi có thể thêm một số năm. Chúng tôi thường không kiểm xét trở về trước hơn sáu năm.
IRS sẽ cố gắng kiểm xét tờ khai thuế càng sớm càng tốt sau khi quý vị nộp. Theo đó, kiểm xét nhiều nhất là tờ khai thuế nộp trong vòng hai năm qua.
Nếu chưa kiểm xét xong, chúng tôi có thể yêu cầu gia hạn quy chế giới hạn (statute of limitations) định mức thuế. Quy chế giới hạn sẽ giới hạn thời gian cho phép định mức thêm về thuế. Thông thường là ba năm sau khi đáo hạn hay đã khai thuế, bất cứ thời hạn nào đến trước. Cũng có một quy chế giới hạn để hoàn thuế. Gia hạn quy chế sẽ cho quý vị thêm thời gian để cung cấp hồ sơ hỗ trợ tình trạng của quý vị; yêu cầu khiếu nại nếu quý vị không đồng ý với kết quả kiểm xét; hoặc yêu cầu hoàn thuế hay tín thuế. Quy chế này cũng cho IRS thời gian hoàn tất kiểm xét và giải quyết kết quả kiểm xét.
Quý vị không cần phải đồng ý gia hạn ngày quy chế giới hạn. Tuy nhiên, nếu quý vị không đồng ý thì kiểm xét viên sẽ phải lấy quyết định dựa theo thông tin đã cung cấp.
Quý vị có thể tìm thêm thông tin về gia hạn quy chế giới hạn trong Ấn Phẩm 1035, Gia Hạn Thời Hạn Định Mức Thuế (tiếng Anh)PDF, hay từ kiếm xét viên của quý vị.
Quá trình kiểm xét mất bao lâu?
Thời gian kiểm xét sẽ thay đổi tùy theo cách kiểm xét; độ phức tạp của vấn đề; số thông tin có sẵn; đôi bên có đồng ý đến họp mặt không; và ý kiến thuận tình hay bất đồng với kết quả buổi họp.
Quyền hạn của tôi là gì?
Ấn Phẩm 1, Quyền Hạn của Người Đóng Thuế, sẽ giải thích các quyền hạn của người đóng thuế cũng như tiến trình xem xét, khiếu nại, truy thu, và hoàn trả. Những quyền hạn này bao gồm:
- Quyền được nhân viên IRS đối xử theo cách chuyên nghiệp và lịch sự.
- Quyền giữ riêng tư và bảo mật về các vấn đề thuế vụ.
- Quyền được biết tại sao IRS yêu cầu cung cấp thông tin, IRS sẽ sử dụng thông tin đó ra sao, và sẽ có hậu quả gì nếu không cho biết thông tin đòi hỏi.
- Quyền được trình bày (tiếng Anh), tự mình hoặc nhờ đại diện ủy nhiệm.
- Quyền được khiếu nại những bất đồng, cả trong nội bộ IRS và trước tòa án.
IRS kết luận việc kiểm xét như thế nào?
Có thể đóng hồ sơ kiểm xét theo ba cách:
- Không thay đổi: kết quả cho thấy quý vị khai trình chính xác mọi mục đã thẩm định, và không cần thay đổi gì cả.
- Đạt thỏa thuận: kết quả cho thấy IRS đề nghị sửa đổi và quý vị hiểu, và đồng ý với những sửa đổi.
- Bất đồng ý kiến: kết quả cho thấy IRS đề nghị sửa đổi, và quý vị hiểu rõ nhưng không đồng ý với những sửa đổi
Điều gì xảy ra khi đồng ý với kết quả kiểm xét?
Nếu quý vị đồng ý với kết quả thì cần phải ký tên vào biên bản kiểm xét hoặc mẫu đơn tương tợ, tùy vào kiểu dạng thực hiện.
Nếu quý vị nợ tiền thì có vài cách trả tiền. Ấn Phẩm 594, Tiến Trình Thu Thuế của IRS (tiếng Anh)PDF sẽ giải thích chi tiết quá trình truy thu.
Điều gì xảy ra khi không đồng ý với kết quả kiểm xét?
Quý vị có thể yêu cầu buổi họp với quản lý IRS. IRS cũng có thể đề nghị hòa giải (tiếng Anh) hoặc quý vị có thể nộp đơn khiếu nại nếu có đủ thời gian trên quy chế giới hạn.
