Đối với mỗi doanh nghiệp thì việc tổ chức lễ khai trương không chỉ mang giá trị tinh thần, phong thủy mà đó còn là cơ hội để doanh nghiệp giới thiệu thương hiệu của mình đến với khách hàng. Để làm được điều đó thì quy trình tổ chức lễ khai trương phải được chuẩn bị kỹ càng. Vậy lễ khai trương là gì? Và quy trình từ thời điểm tổ chức đến kịch bản được sắp xếp như thế nào? Theo dõi bài viết dưới đây để được giải đáp nhé!
Lễ khai trương là gì?
Lễ khai trương – Grand Opening là một trong những sự kiện đặc biệt của doanh nghiệp, là dấu mốc đánh dấu sự ra đời của một cơ sở kinh doanh hoặc giới thiệu một thương hiệu mới đến với mọi người.
Trong tiếng Hán, “khai” – là mở đầu, “trương” – là lớn mạnh, phát triển và “khai trương” – là chỉ những việc mở đầu của công việc kinh doanh, buôn bán sẽ màng càng phát đạt và thành công hơn.
Tuy nhiên khi tổ chức lễ khai trương phải tùy vào quy mô của sự kiện lớn hay nhỏ để có thể lựa chọn được những hạng mục cần thiết cho buổi ra mắt nay. Và những hạng mục cụ thể đó như đón khách, giới thiệu, tiệc ăn mừng, biểu diễn văn nghệ, ca hát,…
Xem thêm cách Tổ chức khai trương – khánh thành
- Thời điểm và kịch bản tổ chức lễ khai trương như thế nào là hợp lý?
Lựa chọn thời điểm thích hợp để tổ chức lễ khai trương
Chọn ngày khai trương theo tuổi
Không chỉ người Việt Nam nói riêng mà các nước Á Đông nói chung đều có những quan điểm về ngày, tháng trong việc kinh doanh. Tùy thuộc vào tuổi của chủ doanh nghiệp mà sẽ chọn được ngày lành để tổ chức lễ khai trương. Thế nhưng cũng có một số điểm sau có thể áp dụng cho nhiều trường hợp như:
- Thường thì ngày tổ chức lễ khai trương cho một năm mới thường rơi vào ngày mùng 4, 6, 8,… – thường là những ngày chẵn bởi nó tượng trưng cho sự tròn đầy, đầy đủ.
- Đối với khai trương nhà hàng, buôn bán thì phải hạn chế ngày “Tam nương” – ngày mùng 3, 7, 13, 18, 22, 27 âm lịch. Và cũng không chỉ riêng lễ khai trương mà những sự kiện khác như cưới hỏi, xuất hành, động thổ đều tránh những ngày này.
Yếu tố nào ảnh hưởng đến thời điểm tổ chức lễ khai trương?
Về quy mô tổ chức lễ khai trương
Thông thường thì đối với những sự kiện nhỏ thì thời điểm tổ chức nên diễn ra sau ngày lên kế hoạch từ 2 đến 3 tuần. Còn đối với những sự kiện lớn với số lượng khách động thì thời gian chuẩn bị tốt nhất là từ 2 tháng để có một kịch bản chi tiết và đầy đủ nhất cho chương trình khai trương của doanh nghiệp.
Về khách mời tham dự lễ khai trương
Khi lên kế hoạch cho thời điểm tổ chức lễ khai trương thì doanh nghiệp cần tính toán và đưa ra lựa chọn thật chính xác để tất cả những khách mời tham gia sự kiện đều có thể đến tham gia. Đặc biệt là những khách mời quan trọng họ thường có thời gian làm việc không cố định vì thế hãy thông báo từ sớm để họ có sự chuẩn bị tốt nhất.
Đừng để tổ chức một sự kiện lộng lẫy và mất nhiều thời gian mà khách mời lại không thể tham dự nhé!
Về mục đích và hình thức tổ chức lễ khai trương
Mục đích của sự kiện có ảnh hưởng trực tiếp đến hình thức và thời gian tổ chức lễ khai trương vì thế doanh nghiệp cần mang đến cho một buổi lễ thu hút sự chú ý của khách mời. Và lựa chọn thích hợp nhất là vào những ngày cuối tuần với những tiết mục văn nghệ chào mừng độc đáo.
Thời điểm nào tổ chức lễ khai trương thu hút khách hàng nhất?
Vậy thời điểm nào được xem là thích hợp nhất cho sự kiện khai trương của doanh nghiệp? Câu trả lời đó là nên được tổ chức vào cuối tuần bởi:
- Đây là thời gian khách hàng có thời gian rảnh để đi mua sắm cũng như đi dạo phố.
- Là thời điểm được xem là khách hàng sẽ có được trạng thái tâm lý thoải mái nhất cho việc mua sắm sau một tuần làm việc mệt mỏi.
- Là thời điểm thích hợp cho những đối tượng khách mời có thể tham dự lễ khai trương.
Tuy nhiên nếu như doanh nghiệp tổ chức lễ khai trương chỉ nhắm đến đối tượng là những khách mời quan trọng của doanh nghiệp thì có thể lựa chọn thời gian diễn ra vào những buổi tối trong tuần – thời điểm dễ đặt chỗ tại các nhà hàng cũng như việc giao thông cũng thuận lợi hơn.
Chuẩn bị những gì cho lễ cúng khai trương?
Chuẩn bị mâm cúng khai trương
Hoa cúng cho lễ khai trương
Hương hoa được xem là một trong những phần không thể thiếu trong mâm cúng khai chương chuẩn Việt. Có hai loại hoa thường được sử dụng đó là hoa cúc vàng – phúc lộc, niềm vui; hoa đồng tiền – tài lộc, may mắn trong việc kinh doanh.
Mâm ngũ quả
Nói đến mâm ngũ quả tức là mâm cúng đó phải có tối thiểu 5 loại trái cây với nhiều màu sắc. Và đối với từng miền cũng có sự chuẩn bị mâm ngũ quả khác nhau như:
- Miền Bắc: chuối, na, táo, bưởi, cam, quýt, hồng, lê, lựu, đào
- Miền Nam: dưa hấu, đu đủ, Dứa, dừa, xoài, nho, thăng long, hồng xiêm
Bộ tam sên
Bộ tam sên cho lễ khai trương tượng trưng cho thổ, thủy và thiên để cầu mong sự may mắn quanh năm gồm:
- 3 hột vịt lộn
- 1 con cua (tôm) luộc, hấp (100 gram)
- 1 miếng thịt ba rọi luộc (300 gram)
Một số loại lễ vật khác
- 3 chén nước sạch
- 3 chén chè tươi
- 3 đĩa xôi
- 2 cây nến lớn
- đồ vàng mã
Nên chọn làm lễ cúng khai trương trong nhà hay ở ngoài?
Đây được xem là một trong những câu hỏi mà rất nhiều doanh nghiệp thắc mắc khi tổ chức lễ khai trương. Và câu trả lời đó là doanh nghiệp nên chuẩn bị cả hai mâm cúng, một mâm chính ở bên ngoài và một mâm phụ ở trong nhà, bởi:
- Mâm cúng ngoài trời mang ý nghĩa khai báo, xin phép thổ địa, thần linh tại nơi xây dựng cửa hàng và cầu xin sự chiếu cố, phù hộ cho công việc kinh doanh được diễn ra thuận lợi nhất.
- Mâm cúng trong nhà là hình thức khai mở – xông đất để tạo sinh khí cho cửa hàng.
Chuẩn bị bài cúng khai trương mẫu
Dưới đây là bài cúng khấn khai trương mẫu mà chúng tôi chia sẻ cho doanh nghiệp tham khảo:
Nam mô a di Đà Phật (3 lần).
Kính lạy chín phương Trời, mười phương Đất, kính lạy Chư Phật mười phương.
Con kính lạy quan Đương Niên hành khiển thái tuế chí đức Tôn thần.
Kính lạy các ngài Bản cảnh thành hoàng chư vị Đại Vương.
Kính lạy các chư vị Tôn thần và chúa đất nơi đây.
Kính lạy các thần linh cai quản trong khu vực này. Gia chủ chúng con là: ….
Hôm nay là ngày… tháng… năm…
Con thành tâm sắm lễ hương đăng hoa quả, thắp nén tâm nhang, lòng thành xin rằng:
Con tên là: ….. Hiện đang là …… (Chức vụ).
Tại xứ này: …….(địa chỉ)… chúng con hiện đã xây cất cơ sở kinh doanh (thuê mướn cửa hàng).
Nay muốn khai trương khởi đầu việc kinh doanh. Do đó, chúng con chọn được ngày lành tháng tốt, sắm sanh lễ vật, cáo yết tôn thần, dâng cùng Bách linh … cúi xin soi xét.
Chúng con kính mời thổ công thổ địa, chúa đất cùng tất cả các Thần linh cai quản khu vực này đại giá quan lâm, thụ hưởng lễ vật, chứng giám lòng thành. Phù hộ cho chúng con buôn bán được thuận lợi, mọi sự hanh thông, cầu gì được nấy, nguyện gì cũng thành.
Chúng con lễ bạc tâm thành, trước án kính lễ, cúi xin được phù hộ độ trì.
Nam mô a di Đà Phật (3 lần).
Các loại kịch bản lễ khai trương phổ biến nhất hiện nay
Kịch bản đường dây
Kịch bản đường dây – loại kịch bản tổng quát và thô sơ nhất có mục đích để người quản trị, giám sát biết được buổi lễ gồm những tiết mục gì. Và trong kịch bản này doanh nghiệp cần liệt kê đầy đủ những hạng mục như:
- Tiết mục và nội dung được dàn dựng như thế nào?
- Sắp xếp những nội dung theo trình tự ra sao?
- Phải ước tính được thời gian, thời lượng cho từng tiết mục và nội dung phát biểu.
- Ước tính thời gian và thời lượng cho toàn chương trình.
Kịch bản theo nội dung – theo lời dẫn của MC
Đây là kịch bản riêng được thiết kế cho MC, kịch bản này gồm tất cả những lời dẫn theo diễn biến của từng hoạt động có trong kịch bản đường dây.
Kịch bản kỹ thuật
Là kịch bản dành cho bộ phận kỹ thuật của chương trình thực hiện và để xây dựng kịch bản kỹ thuật thì cần có sự phối hợp giữa những người quản trị và bộ phận âm thanh, ánh sáng. Kịch bản kỹ thuật phải trả lời được những câu hỏi như:
- Thời gian cho từng tiết mục là bao nhiêu?
- Âm thanh cho từng giai đoạn như thế nào?
- Ánh sáng cho từng tiết mục ra sao?
- Màn hình trình chiếu những nội dung gì?
- Có những đạo cụ nào cần chuẩn bị?
- Tên người phụ trách từng tiết mục là ai?
Chi tiết mẫu kịch bản cho lễ khai trương của doanh nghiệp
Việc làm cần chuẩn bị trước ngày tổ chức lễ khai trương
– Lên danh sách số lượng khách mời cho lễ khai trương, động thổ .
– Khảo sát địa điểm tổ chức lễ khai trương.
– Thiết kế in, vẽ sơ đồ tổng thể về khu vực tổ chức lễ khai trương và thiết kế thư mời , logo, banner,…
– In và phát thiệp mời khai trương.
– Xin phép treo banner quảng cáo, giấy phép thuê địa điểm tổ chức ở sở văn hóa và du lịch.
Tiến hành thi công và trang trí buổi lễ khai trương
– Bên ngoài khu vực tổ chức lễ khai trương: treo banner, bandroll, cờ lưu xung quanh,…
– Khu vực cổng chào và lắp đặt cổng chào, cột barie, thảm đỏ, cây kiểng lối đi khu vực tổ chức.
– Khu vực lễ: lắp đặt bạ, sân khấu, backdrop, thảm trải, bàn ghế khách mời, bàn tiếp tân, trang trí.
– Khu vực khai trương, khánh thành: treo băng khánh thành, cột barie,…
– Khu vực tiệc: quầy teabreak, bàn ghế,…
Thực hiện tổ chức lễ khai trương
Chào đón khách mời
– Bố trí đội ngũ nhân sự PG, PB. Gồm 3 nhóm. Nhóm 1 đón khách từ cổng và mời đến quầy tiếp tân. Nhóm 2 đứng ở quầy tiếp tân và cài hoa hoặc dán logo thương hiệu cho khách. Nhóm 3 đón khách vào chỗ ngồi và quầy teabreak.
– Bố trí nhân sự hướng dẫn khách chỗ đậu xe. Nhận hoa, quà từ khách tặng, biếu chúc mừng doanh nghiệp.
– Bố trí màn hình LCD chiều hình ảnh về công ty và các đối tác.
– Đội múa lân đón khách trước cổng.
– Điểm lại danh sách khách mời cho MC và xác nhận xem khách đã đến đầy đủ hay chưa.
Tiết mục văn nghệ
– Sau khi MC ổn định khách mời thì tuyên bố lý do của buổi lễ khai trương.
– Tiết mục múa lân – sư – rồng mở màn chúc mừng.
– Những tiết mục ca hát, nhảy, múa làm nóng chương trình.
Khai mạc lễ khai trương
– MC giới thiệu về đại biểu, khách quý, khách mời tham dự.
– Màn hình trình chiếu video quá trình thành lập và phát triển của công ty.
– MC mời lãnh đạo doanh nghiệp lên phát biểu, chia sẻ cảm nghĩ và những lời chúc mừng cho doanh nghiệp.
– Nên có những phát biểu của các khách quý, người có ảnh hưởng công chúng để buổi lễ và sản phẩm có thể lan tỏa hơn đến khách hàng.
Cắt băng khai trương
– MC mời lãnh đạo doanh nghiệp và các đơn vị có liên quan cắt băng khai trương.
– Nên bố trí pháo hoa nổ hai bên hoặc bong bóng nổ để tăng thêm sự tưng bừng cho sự kiện.
– MC mời đại biểu lên khui sâm banh, cắt bánh thực hiện nghi thức chúc mừng. PG mang khây sâm banh đến mời khách dùng.
Và sau khi cắt băng khai trương, MC giới thiệu qua về sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp thêm lần nữa và mời mọi người tham quan địa điểm khai trương, trải nghiệm và dùng thử sản phẩm. Cuối cùng là chiêu đãi khách với bữa tiệc nhẹ.
Kết thúc buổi lễ khai trương
– Doanh nghiệp chụp hình giao lưu với khách mời và các đối tác.
– Doanh nghiệp bố trí nhân sự tiễn khách ra xe và đón xe.
– Doanh nghiệp nên chuẩn bị quà tặng cho khách mời để gây thiện cảm cũng như ấn tượng đẹp về doanh nghiệp với khách mời và đối tác.
Bài viết là tổng hợp chi tiết về quy trình từ thời gian đến kịch bản tổ chức lễ khai trương của doanh nghiệp. Hy vọng rằng qua những điều mà AzEvent chia sẻ sẽ giúp doanh nghiệp tạo nên một sự kiện khai trương thành công và hoành tráng nhất.
