Kiện toàn bộ máy tổ chức rất quan trọng đối với một doanh nghiệp nhưng không phải ai cũng biết kiện toàn là gì? Việc kiện toàn bộ máy tổ chức đem lại cho doanh nghiệp sự ổn định để phát triển. Cùng đồng hành với JobsGO để có thêm những kiến thức về kiện toàn bộ máy tổ chức bạn nhé.
1. Kiện toàn là gì? Kiện toàn bộ máy tổ chức là gì?
1.1. Kiện toàn là gì?
Kiện toàn là gì? Hiểu theo một cách cụ thể nhất thì kiện toàn là việc hoàn thiện bộ máy quản lý của tổ chức.
1.2. Kiện toàn bộ máy tổ chức là gì?
Kiện toàn bộ máy tổ chức là việc xác định chính xác chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí, phòng ban. Việc này góp phần tinh giản những vị trí, phòng ban không cần thiết và hoạt động không hiệu quả. Từ đó bổ nhiệm ra những cán bộ mới có chuyên môn và kinh nghiệm.
Xem thêm: Định biên nhân sự là gì? Nguyên tắc, điều kiện & công thức tính định biên nhân sự
2. Vì sao cần kiện toàn bộ máy tổ chức?
Chính những bất cập, hạn chế của bộ máy tổ chức cũ là nguyên nhân dẫn đến việc bộ máy tổ chức cần được kiện toàn. Một tổ chức thực hiện cải tổ bộ máy tổ chức cũ với mong muốn xây dựng đội ngũ mới năng động hơn, sáng tạo hơn.
2.1. Hạn chế hiện tượng “Cha truyền con nối”
Hiện nay trong nhiều cơ quan, bộ máy tổ chức chính quyền từ trung ương đến địa phương hiện tượng “Cha truyền con nối” vẫn diễn ra rất phổ biến. Người mang danh “người nhà” với các bộ trong tổ chức có thể dễ dàng có được một vị trí lãnh đạo trong tổ chức. Việc các “sếp” có năng lực yếu kém được đề bạt giữ các chức vụ quản lý có sự ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động của tổ chức. Khi các “sếp” không biết quản lý, phân công công việc đến tình trạng việc dồn việc không thể giải quyết. Việc kiện toàn giúp tổ chức thanh lọc đội ngũ lãnh đạo, loại bỏ những nhân tố yếu kém.
2.2. Đảm bảo tính công bằng trong công việc
Một người lãnh đạo khi không thể bao quát được công việc của các bộ phận sẽ dẫn đến tình trạng ai thích làm thì làm, ai không thích làm thì thôi. Những người thật sự có năng lực nhưng lại chưa nhận được mức lương xứng đáng với khối lượng công việc họ thực hiện. Việc người làm nhiều, người làm ít đều có mức lương giống nhau sẽ làm mất tính cạnh tranh trong tổ chức.
Một tổ chức nếu còn tiếp tục có những người lãnh đạo không có năng lực sẽ gây ra lãng phí tiền của tổ chức. Nó cũng làm ảnh hưởng rất lớn đến sự tồn tại và phát triển của tổ chức.
Vì vậy, việc kiện toàn bộ máy tổ chức là hết sức cần thiết. Khi nhân viên được phân công công việc cụ thể và nhận lương theo mức độ hoàn thành công việc. Ai làm tốt sẽ nhận được thành quả và ngược lại. Điều này sẽ tạo ra sự công bằng hơn trong công việc thúc đẩy năng lực và sự sáng tạo của mỗi nhân viên.
Xem thêm: Công bằng là gì? Nuôi dưỡng sự công bằng trong môi trường công sở
2.3. Thúc đẩy sự phát triển năng lực của đội ngũ nhân viên
Việc đề bạt một người lãnh đạo có năng lực và kinh nghiệm quản lý sẽ góp phần thúc đẩy quá trình làm việc của nhân viên. Sự thành công của một người lãnh đạo chính là giúp nhân viên phát huy được hết năng lực của mình.
3. Kiện toàn bộ máy tổ chức như thế nào?
3.1. Tổ chức lại các phòng ban trong tổ chức
Việc xây dựng hệ thống các phòng ban giúp việc quản lý trở lên đơn giản hơn. Mỗi phòng ban được phân công một công việc cụ thể để đảm bảo tiến độ thực hiện công việc. Mỗi cán bộ, nhân viên của các phòng ban đều có trình độ chuyên môn phù hợp với vị trí việc làm. Mỗi người họ đều là chuyên gia trong lĩnh vực của mình.
3.2. Chấn chỉnh lại đội ngũ quản lý từ cấp nhỏ nhất
Trong một tổ chức thì người quản lý, điều hành là người nắm giữ vai trò quan trọng nhất. Họ phải là người có cái nhìn tổng quan về công việc của tổ chức. Người lãnh đạo phải biết sắp xếp thứ tự giải quyết công việc, công việc nào cần được ưu tiên giải quyết trước. Họ cũng là người trực tiếp phân công công việc theo chuyên môn cho từng bộ phận, từng nhân viên. Các doanh nghiệp sẽ dựa vào mức độ hoàn thành công việc để loại bỏ những đối tượng thực hiện công việc thiếu hiệu quả.
3.3. Áp dụng chiến lược năng lực đi cùng với tiền lương
Hiện nay cho dù là các doanh nghiệp lớn hay nhỏ họ đều sẵn sàng bỏ ra một số tiền lớn để giữ chân những nhân viên có năng lực. Việc trả một mức lương phù hợp với năng lực chuyên môn của từng người sẽ tạo ra động lực để phát triển. Những người được trả mức lương cao đồng nghĩa với việc kết quả làm việc của họ cũng mang lại những giá trị lớn cho doanh nghiệp. Điều này sẽ tạo ra sự phân tầng dựa theo năng lực của các nhân viên. Từ đó doanh nghiệp có thể loại bỏ được những nhân tố yếu kém làm việc không hiệu quả.
3.4. Sắp xếp lại bộ máy tổ chức từ cấp cơ sở
Tổ chức cần thường xuyên rà soát, đánh giá mức độ hoàn thành công việc của bộ máy quản lý, lãnh đạo. Từ đó đưa ra những đánh giá để có những sự thay đổi cho phù hợp. Việc thực hiện rà soát từ cấp cơ sở giúp tổ chức có thể loại bỏ từ những nhân tố nhỏ nhất gây ảnh hưởng đến toàn bộ máy. Điều này cũng giúp tạo điều kiện cho các nhân viên trong tổ chức có nhiều điều kiện để cống hiến và phát huy năng lực của bản thân.
Xem thêm: Các cấp bậc quản trị trong một tổ chức hiện nay
4. Cần làm gì để tránh những cuộc kiện toàn bộ máy tổ chức?
Việc kiện toàn trong một tổ chức được thực hiện khi đội ngũ lãnh đạo thể hiện sự yếu kém trong quản lý. Không một tổ chức nào mong muốn phải tìm hiểu kiện toàn là gì và thực hiện kiện toàn đội ngũ một cách thường xuyên vì nó gây mất ổn định trong hoạt động của một tổ chức.
Có một điều chắc chắn là không ai mong muốn đang có một công việc ổn định lại bị loại bỏ ra khỏi tổ chức. Nhưng bạn cũng nên hiểu rằng nếu bạn làm tốt nhiệm vụ của mình thì chắc chắn bạn sẽ tồn tại lâu dài cùng tổ chức. Để bản thân tránh được những cuộc kiện toàn bạn hãy lưu ý một số vấn đề sau:
4.1. Hoàn thành công việc được giao, không ngừng học hỏi
Việc bạn có hoàn thành công việc hay không chính là yếu tố chính giúp bạn tránh được những cuộc kiện toàn. Nếu bạn có thể hoàn thành tốt công việc và đem lại những giá trị cho tổ chức thì bạn sẽ không thể bị loại bỏ khỏi một tổ chức.
Nếu bạn muốn có những sự thăng tiến trong tổ chức thì bạn cần không ngừng trau dồi và học hỏi những kiến thức mới. Xã hội không ngừng phát triển và bạn cũng cần phải học cách thay đổi để phù hợp với thời đại. Nếu trong một xã hội hiện đại bạn vẫn giữ một phong cách làm việc lạc hậu, không cập nhật kiến thức mới thì việc bạn bị đào thải là khó tránh khỏi.
Vì vậy, để giúp tổ chức phát triển và giúp chính bản thân mình tồn tại cùng tổ chức thì cách tốt nhất là cố gắng hoàn thành công việc và không ngừng học hỏi.
4.2. Năng động, tự tin và nhiệt huyết
Bạn có thể là một người có năng lực nhưng ở bạn lại thiếu đi sự năng động thì rất khó để năng lực của bạn được công nhận. Khi bạn đã có năng lực thì hãy tự tin thể hiện khả năng của mình, sẵn sàng nhận làm những công việc phức tạp. Với kiến thức sẵn có cùng sự tận tâm, nhiệt huyết của bản thân thì chắc chắn bạn sẽ thành công.
Xem thêm: Nhiệt huyết là gì? Lòng nhiệt huyết trong việc thể hiện như thế nào?
4.3. Bổ sung kiến thức về tin học và ngoại ngữ
Trong thời kỳ hội nhập thì tin học và ngoại ngữ là yếu tố vô cùng quan trọng. Việc bạn có kỹ năng tin học và khả năng ngoại ngữ tốt sẽ là một lợi thế rất lớn để bạn giành được sự tin tưởng từ các nhà lãnh đạo.
4.4. Rèn luyện kỹ năng giao tiếp, kỹ năng mềm
Cách mà bạn giao tiếp với mọi người trong tổ chức thể hiện tính cách của bạn. Khi bạn có kỹ năng giao tiếp tốt bạn sẽ nhận được sự yêu mến từ các thành viên trong tổ chức. Đồng thời để có thể thăng tiến trong công việc thì kỹ năng mềm là yếu tố không thể thiếu.
Như vậy JobsGO đã mang đến cho các bạn đọc những thông tin, những kiến thức về kiện toàn là gì? Hy vọng rằng với những kiến thức đã cung cấp trong bài viết sẽ mang đến những kiến thức giá trị cho những bạn quan tâm về vấn đề này.
(Theo JobsGO – Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)
