Thời gian gần đây, nhiều lãnh đạo mong muốn xây dựng một hệ thống đánh giá KPI hoàn hảo ứng dụng vào chính nội bộ doanh nghiệp mình. Ý muốn là thế nhưng khi bắt tay vào thực hiện thì mới nhận ra nhiều hạn chế khi không nắm rõ KRI, PI và KPI. Nếu không nắm rõ kiến thức về 3 khái niệm trên việc xây dựng hệ thống KPI rất dễ bị thất bại, tốn nhiều thời gian và chi phí của doanh nghiệp.
VẬY KRI, PI và KPI là gì?
KRI (Key Result Indicators) là các thước đo kết quả trọng yếu. Đặc điểm chung của các thước đo này là kết quả của rất nhiều hoạt động được thực hiện bởi nhiều nhóm khác nhau và là thước đo tổng kết rất tốt.Chúng mang đến một cái nhìn rõ ràng trong việc xác định xem tổ chức có đang hoạt động theo đúng phương hướng và ở tốc độ hợp lý không, ngoài ra cung cấp cho Hội Đồng Quản Trị một cái nhìn tổng quát xem tổ chức có đang phát triển theo đúng chiến lược không.
PI (Performance Indicator) Là chỉ số hiệu suất hướng vào các phương diện hoạt động, gắn với cá nhân hay nhóm, thường được đánh giá thường xuyên, cho biết bạn cần phải làm gì.
KPI là KPI hay Key Performance Indicator là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ảnh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân. (Tìm hiểu thêm)
Ứng dụng KPI trong đánh giá thực hiện công việc nhằm đảm bảo nhân viên luôn thực hiện tốt các mục tiêu đã đặt ra của từng vị trí và chức danh cụ thể. Bên cạnh đó, KPI là thước đo chính giúp cho các kết quả thống kê trở nên minh bạch, rõ ràng cụ thể. Từ các thống kê đó, KPI giúp người quản trị dễ dàng đưa ra các hướng đi khác nếu kết quả không đúng như mục tiêu đã đề ra.
Trong quá trình xây dựng KPI hãy luôn quan tâm đến nguyên tắt SMART. Tuân thủ nguyên tắc này sẽ giúp nhân viên làm việc với năng suất cao hơn, có trách nhiệm hơn và tập trung hơn.
SMART là viết tắt của 5 từ: Specific (cụ thể), Measurable (đo lường được), Achievable (có thể đạt được), Realistics (thực tế), Timebound (có thời hạn cụ thể).
Khi KPI đặt ra không đạt được SPECIFIC nhân viên sẽ không biết mình phải làm gì và làm như thế nào để đạt được mục tiêu đã đặt ra trước đó. Không đạt được MEASURABLE sẽ không thể đo lường được bằng thước đo hay con số cụ thể, những khái niệm như đánh giá sẽ luôn dừng lại ở mức chung chung và không cụ thể. Không đạt được ACHIEVABLE và REALISTICS đồng nghĩa với mục tiêu quá xa vời so với thực tế, cũng giống như việc bắt một đứa bé lớp 1 phải giải được bài toán của cấp 3 (tất nhiên ngoại trừ thần đồng) thì việc KPI đặt ra không sát với thực tế sẽ khiến cho nhân viên nản lòng và hầu như không thể đạt được hiệu quả làm việc như mong muốn. Nếu không có TIMEBOUND nhân viên sẽ không thể biết mình phải hoàn thành công việc trong bao lâu kéo theo tình trạng chậm trễ tiến độ công việc một cách trầm trọng.
Thiết kế và triển khai hệ thống KPI hiệu quả
Trước tiên, những lãnh đạo luôn phải là người đi tiên phong và thuyết phục toàn bộ thành viên trong doanh nghiệp thực hiện khi triển khai. Nếu nhân viên không muốn hay không hợp tác thì chắc chắn sẽ thất bại. Đây là yếu tố cốt lõi từ những bước đi đầu tiên khi muốn triển khai hệ thống KPI thành công.
Điều kiện tiếp theo phải liên kết được thước đo hiệu suất với chiến lược của tổ chức. Nên nhớ rằng KPI không phải là mục tiêu, KPI được xem như là hiệu quả được thống kê bằng những con số liên quan đến mục tiêu đặt ra. Những KPI không phù hợp sẽ ảnh hưởng đến quá trình phát triển, khiến doanh nghiệp đi sai hướng.
Bên cạnh đó, phải luôn luôn phân tích công việc, kết quả của từng cá nhân ,bộ phận cho tất cả các vị trí, chức danh bằng bảng mô tả công việc (Job Description – JD) và bản tiêu chuẩn công việc (Job Specification – JS). Khi đánh giá người quản trị sẽ dựa vào các yếu tố này để đưa ra cái nhìn khách quan và chính xác nhất về một cá nhân hay bộ phận.
Còn rất nhiều các yếu tố đặc thù nếu doanh nghiệp muốn ứng dụng thành công hệ thống KPI. Nhưng Online Office là giải pháp giúp doanh nghiệp triển khai hệ thống KPI theo nguyên tắc SMART và người quản trị không cần phải chuẩn bị bất cứ thứ gì. Đơn giản chỉ cần triển khai Online Office một hệ sinh thái hoàn hảo sẽ tự động đảm nhận và triển khai toàn bộ hệ thống KPI 1 cách chuyên nghiệp nhất. Chúng tôi luôn đảm bảo thành công sau 2 tuần ngắn ngủi, tiết kiệm được lượng thời gian lớn so với cách triển khai truyền thống. Quản lý công việc, văn bản, lịch tuần,… ngay trên App mobile cùng hệ thống bảo mật 24/7 luôn đảm bảo dữ liệu khách hàng được an toàn nhất.
Nếu sợ thất bại bạn hãy triển khai ngay Online Office, đăng ký để được các chuyên gia tư vấn!!!
