Master key là một trong những loại chìa khóa “quyền lực” nhất trong khách sạn. Ngoài master key, khách sạn còn có các loại chìa khóa thông dụng khác như hard key, grand master key… Hãy cùng Quantrinhahang tìm hiểu chức năng của từng loại chìa này nhé.
Master key là gì?
Master key là chìa khóa từ tổng, mở được tất cả các phòng trong một khu vực nhất định.
Grand master key là chìa khóa tổng. Grand mastey key là loại chìa khóa bằng từ lẫn bằng sắt, có thể mở tất cả các phòng, khu vực trong khách sạn, do Tổng giám đốc cất giữ.
Hard key là chìa khóa sắt mở được tất cả các phòng, khu vực trong khách sạn.
Cách sử dụng từ khóa từ trong khách sạn
Thay cho sự bất tiện, rườm rà gây mất thời gian của chìa khóa sắt thì sự ra đời của chìa khóa từ đã giúp cho việc quản lý trở nên an toàn, nhanh chóng và thuận tiện hơn.
Quy trình làm thẻ từ cho khách
Sau khi khách hoàn tất thủ tục đăng kí nhận phòng, lễ tân sẽ tiến hành lập thẻ từ trên phần mềm làm khóa. Lễ tân sẽ nhập số phòng, thời gian lưu trú tại khách sạn… để mã hóa vào thẻ và giao cho khách.
Những thẻ từ này chỉ mở được phòng mà khách đăng ký. Mã thẻ sẽ bị hủy bỏ khi khách làm thủ tục check out và thanh toán. Trong trường hợp khách làm mất thẻ thì phải báo ngay với khách sạn để vô hiệu hóa thẻ này.
Cách sử dụng khóa từ để mở cửa
Lễ tân sẽ hướng dẫn những bước cơ bản để sử dụng chìa khóa từ khi khách nhận phòng.
Cách thức sử dụng cũng tương đối đơn giản. Khách chỉ việc đưa thẻ qua khe đọc. Khi đèn xanh trên ô khóa sáng lên thì dùng tay vặn nắm mở theo hướng chiều đồng hồ để thực hiện thao tác mở cửa, hoặc chỉ cần kéo thẻ từ qua ổ, sau đó đèn xanh sáng lên có báo một tiếng bíp nhỏ thì mở cửa vào là được.
Khi đi ra ngoài, khách chỉ cần đóng cửa lại và khóa cửa sẽ tự động khóa. Hệ thống khóa từ sẽ báo động khi có người xâm nhập trái phép vào phòng, hoặc cửa chưa được đóng hoàn toàn khi khách ra ngoài.
Lợi ích của khóa từ đối với quản lý khách sạn
Với hệ thống khóa cửa từ thì bộ phận quản lý sẽ dễ dàng kiểm tra các thông tin như ngày làm chìa, giờ làm chìa, nhật kí sử dụng của khách… thông qua hệ thống đọc ổ từ và xử lý những sự cố ngoài ý muốn xảy ra.
Do có thể cài đặt thời gian hoạt động của thẻ nên quản lý khách sạn sẽ không lo khách ở lại quá giờ, quá giờ nhưng không thanh toán, hạn chế tình trạng trộm cắp hay gian dối của nhân viên…
Hệ thống khóa sẽ ghi nhớ hơn 200 lần truy cập gần nhất, tiện cho những trường hợp cần kiểm tra. Toàn bộ thao tác đăng ký phòng, trả phòng sẽ được lưu lại trên phần mềm.
Một số loại khóa từ khách sạn phổ biến
- Master card: mở tất cả phòng khách sạn trong mọi trường hợp, không quy định thời gian
- Building card: mở tất cả các phòng, có thể quy định thời gian, cấp cho quản lý khách sạn
- Floor card: mở một hoặc nhiều tầng, có quy định thời gian, thường cấp cho bộ phận dọn phòng
- Guest card: thẻ cho khách thuê phòng, có thể quy định thời gian khách ở, quá hạn sẽ không vào phòng được
Quantrinhahang vừa giới thiệu đến bạn các loại thẻ như master key, hard key, grand master key cùng với công dụng của một số loại thẻ khác. Đây là những thuật ngữ quen thuộc mà bất cứ nhân sự khách sạn nào cũng cần phải biết để tránh những sai phạm trong quy trình phục vụ cũng như đảm bảo an ninh cho khách lưu trú.
