Bạn đã bao giờ nghe về thuật ngữ overhead cost chưa? Overhead cost được xem là một loại chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp nhưng không trực tiếp tạo ra sản phẩm, dịch vụ. Trong ngành Nhà hàng Khách sạn (NHKS), overhead cost được thể hiện ở những khoản chi nào? Cùng Hướng Nghiệp Á Âu tìm hiểu qua bài viết này nhé!
Overhead cost là gì?
Overhead cost (chi phí overhead) là những khoản phí (chi phí hoạt động chung/chi phí gián tiếp) góp phần vào quá trình tạo ra sản phẩm, dịch vụ nhưng không trực tiếp tạo nên sản phẩm, dịch vụ đó. Trong kinh doanh nhà hàng, khách sạn, chi phí overhead còn liên quan đến các yếu tố quản lý hay kỹ thuật. Đây là những khoản chi cần thiết để nhà hàng, khách sạn hoạt động.
Overhead cost là khoản chi phí bao gồm giá thuê mặt bằng, điện nước… (Ảnh: Internet)
Các loại chi phí overhead trong kinh doanh nhà hàng, khách sạn
Chi phí overhead của một nhà hàng, khách sạn thường bao gồm những loại sau:
- Chi phí thuê mặt bằng
- Chi phí sửa chữa và bảo trì máy móc, thiết bị
- Chi phí bưu chính
- Chi phí marketing – quảng cáo
- Chi phí bảo hiểm
- Chi phí văn phòng phẩm
- Tiền lương cho nhân viên hành chính
- Lệ phí cấp phép, nộp hồ sơ pháp lý, các loại thuế…
Cách tính tỷ lệ phần trăm chi phí overhead so với tổng chi phí của nhà hàng, khách sạn
Tổng overhead cost cần cho hoạt động của nhà hàng, khách sạn được tính dựa trên tất cả các chi phí gián tiếp cộng lại với nhau. Để biết được chi phí overhead chiếm tỷ lệ bao nhiêu phần trăm trong tổng chi phí của nhà hàng, khách sạn, chúng ta làm theo cách sau:
- Lấy tổng chi phí overhead chia cho tổng chi phí
- Nhân kết quả trên với 100%
Kết quả đạt được chính là % chi phí overhead. Ví dụ: nếu kết quả ra 20% thì chi phí overhead là 20% (chi phí mặt bằng, điện nước, nhân viên, hành chính…) cho mỗi sản phẩm, dịch vụ mà nhà hàng, khách sạn đó bán ra thị trường.
(Ảnh: Internet)
Làm thế nào để tối ưu chi phí overhead?
Chi phí overhead có ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của nhà hàng, khách sạn. Nếu chi phí overhead thấp thì lợi nhuận của sản phẩm, dịch vụ bán ra sẽ cao hơn; ngược lại, nếu chi phí overhead quá cao thì mức lợi nhuận của sản phẩm, dịch vụ sẽ thấp, thậm chí là kinh doanh thua lỗ. Vì vậy, khách sạn cần kiểm soát tốt các khoản chi phí gián tiếp này bằng cách thực hiện một số giải pháp sau:
Tìm giải pháp thay thế
Tìm cách đơn giản hóa và tối ưu hiệu quả các quy trình nghiệp vụ. Mục đích chính là giúp kiểm soát chặt chẽ, đồng thời gia tăng hiệu quả kinh tế trong hoạt động.
Cân nhắc mua hay thuê
Nhà hàng, khách sạn đang cần nhân sự ở những bộ phận cụ thể thì nên nhắc kỹ giữa việc tổ chức thành phòng ban riêng hay dịch vụ thuê nhân sự bên ngoài (outsourcing).
Thuê trọn gói hay thuê phát sinh
Để tiết kiệm chi phí cho hoạt động của doanh nghiệp thì nên cân nhắc sử dụng hình thức nào tốt hơn.
So sánh các nhà cung cấp
Việc so sánh sẽ đánh giá được chất lượng và giá cả của nhiều nhà cung cấp khác nhau. Từ đó, nhà hàng, khách sạn sẽ lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp với chất lượng và chi phí tốt nhất.
(Ảnh: Internet)
Phương pháp quản lý overhead cost hiệu quả
Xây dựng hệ thống dự báo ngân sách (Budgeting)
Việc xây dựng hệ thống dự báo ngân sách giúp nhà hàng, khách sạn dễ dàng theo dõi và tính toán các chi phí, cũng như dự báo những khoản chi phát sinh theo ngân sách định kỳ hàng tháng. Từ đó, biết được mức độ tăng/giảm chi phí để điều chỉnh cho phù hợp.
Ví dụ: Khoản chi phí overhead của tháng 7/2020 ở mức 10% nhưng đến tháng 8/2020 mức chi phí gián tiếp tăng cao vượt 20% thì các chủ doanh nghiệp phải tính đến các biện pháp can thiệp và điều chỉnh mức tài chính duy trì ở mức phù hợp nhất.
Xây dựng hệ thống ABC (Activity-Based Costing)
Các nhà hàng, khách sạn lớn hiện nay đều sử dụng hệ thống ABC (Activity-Based Costing) để kiểm soát overhead cost. Hệ thống ABC có chức năng theo dõi các khoản chi phí hoạt động hàng ngày/tháng của doanh nghiệp kinh doanh lưu trú, ẩm thực.
Nhờ vào hệ thống này, doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận thấy được khoản chi phí nào đã được tối ưu và chưa tối ưu. Tuy nhiên, việc sử dụng hệ thống ABC còn gặp khó khăn, do mức chi phí không cố định và phát sinh trong quá trình hoạt động.
Như vậy, kết quả kinh doanh của một công ty, doanh nghiệp nói chung hay nhà hàng, khách sạn nói riêng đều có liên quan mật thiết đến overhead cost. Hiểu được vai trò của overhead cost là gì và cách tối ưu overhead cost sẽ giúp các nhà quản trị kiểm soát và hạn chế được các chi phí phát sinh, từ đó mang lại hiệu quả kinh tế cao.
