Giấy tờ tùy thân được hiểu một cách đơn giản nhất là những giấy tờ mang theo người của công dân, nhằm mục đích xác định nhận dạng các đặc điểm nhân thân của một con người cụ thể. Hiện nay, những bản sao giấy tờ tùy thân có giá trị pháp lý sử dụng thay thế cho bản chính trong một số trường hợp vẫn được gọi phổ biến là bản sao giấy tờ tùy thân công chứng. Vậy, cách gọi như vậy là đúng hay sai và việc cấp do cơ quan, tổ chức nào thực hiện? Lệ phí như thế nào?
Tư vấn về lệ phí công chứng, chứng thực giấy tờ năm 2020: 1900.6568
1. Giấy tờ tùy thân pháp luật quy định là những loại giấy tờ nào?
Hiện nay, pháp luật chưa có văn bản nào đưa ra định nghĩa hay quy định cụ thể giấy tờ tùy thân gồm những giấy tờ nào mà chỉ quy định một loại giấy tờ cụ thể là giấy tờ tùy thân. Chẳng hạn như:
+ Chứng minh nhân dân quy định tại Điều 1 Nghị định 5/1999/NĐ-CP Về chứng minh nhân dân.
+ Hộ chiếu quốc gia được sử dụng thay thế giấy chứng minh nhân dân quy định tại Khoản 3 Điều 4 Nghị định số 136/2007/NĐ-CP
+ Thẻ căn cước công dân quy định tại Điều 20 Luật Căn cước công dân 2014.
Ngoài những loại giấy tờ trên, trong những trường hợp cụ thể, một số giấy tờ khác cũng được coi là giấy tờ tùy thân như: Giấy đăng kí kết hôn, Giấy khai sinh, Sổ hộ khẩu, Giấy phép lái xe, Hộ chiếu thuyền viên, Thẻ tạm trú, Thẻ thường trú đối với người nước ngoài,…Do đó, ngoài chứng minh nhân dân, hộ chiếu, thẻ căn cước công dân, để xác định những loại giấy tờ khác có được coi là giấy tờ tùy thân hay không công dân cần căn cứ vào lĩnh vực và trường hợp cụ thể để xác định.
Xem thêm: Sao y bản chính là gì? Thẩm quyền, thủ tục chứng thực và sao y bản chính?
2. Giấy tờ tùy thân “phô tô công chứng” là bản sao được công chứng hay chứng thực?
Việc xác định bản chất của giấy tờ tùy thân “phô tô công chứng” mà từ trước đến nay chúng ta vẫn thường gọi thực chất là bản sao được công chứng hay chứng thực có vai trò quyết định trong việc xác định thẩm quyền của tổ chức, cơ quan thực hiện việc chứng thực:
– Công chứng có thể được hiểu là việc chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt. (Theo quy định tại Khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014)
– Chứng thực là việc căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính ( Khoản 2 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ – CP)
Như vậy về bản chất, giấy tờ tùy thân được “phô tô công chứng” chính là những bản sao, bản chụp có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền là đúng với bản chính. Do đó, cần khẳng định cách gọi “phô tô công chứng” là không đúng với bản chất này, theo quy định của pháp luật như đã phân tích ở trên cần xác định cách gọi chính xác là bản sao có chứng thực của giấy tờ tùy thân (gọi tắt là bản sao chứng thực).
Xem thêm: Thủ tục chứng thực chữ ký theo quy định mới nhất năm 2023
3. Cơ quan thực hiện thủ tục cấp bản sao chứng thực giấy tờ tùy thân:
Pháp luật hiện nay quy định về thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ tùy thân như sau:
Thứ nhất, căn cứ Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, cơ quan, tổ chức chức có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ tùy thân được phân định theo thẩm quyền cấp bản gốc của giấy tờ tùy thân, theo đó:
– Đối với giấy tờ tùy thân do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp: Thẩm quyền chứng thực thuộc Ủy ban Nhân dân xã, phường, thị trấn (gọi chung là UBND cấp xã) hoặc Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp).
– Đối với giấy tờ tùy thân do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với nước ngoài cấp: Thẩm quyền chứng thực được quy định do Phòng tư pháp cấp huyện cấp.
Đồng thời tại khoản 5 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP cũng quy định rõ: Việc chứng thực bản sao từ bản chính không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực. Do đó, người yêu cầu chứng thực không bắt buộc phải đến Ủy ban Nhân dân cấp xã hoặc Phòng tư pháp cấp huyện nơi cư trú để thực hiện.
Thứ hai, thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ tùy thân còn được xác định cho công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng (Căn cứ theo Khoản 1 Điều 77 Luật công chứng 2014). Trong trường hợp này, pháp luật không phân định về thẩm quyền theo thẩm quyền cấp bản gốc của giấy tờ tùy thân. Do vậy, mọi trường hợp cần cấp chứng thực bản sao với bản gốc giấy tờ tùy thân đều có thể thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng.
Như vậy, thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ tùy thân không chỉ có Ủy ban nhân dân cấp xã, Phòng tư pháp cấp huyện mà còn bao gồm các tổ chức hành nghề công chứng. Đồng thời pháp luật cũng không giới hạn thẩm quyền cấp bản sao chứng thực theo nơi cư trú. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho công dân có thể trực tiếp đến cơ quan, tổ chức có thẩm quyền gần nhất để thực hiện việc chứng thực.
Xem thêm: Giấy uỷ quyền có phải công chứng? Thủ tục công chứng giấy ủy quyền?
4. Lệ phí chứng thực và chi phí khác:
Khi chứng thực bản sao giấy tờ tùy thân, người yêu cầu chứng thực phải nộp lệ phí chứng thực theo quy định pháp luật. Về mức lệ phí chứng thực theo Khoản 4 Thông tư số 226/2016/TT-BTC là 2.000 đồng/trang. Từ trang thứ ba trở lên thu 1.000 đồng/trang, nhưng mức thu tối đa không quá 200.000 đồng/bản. Trang là căn cứ để thu phí được tính theo trang của bản chính
Riêng đối với trường hợp người yêu cầu chứng thực đề nghị cơ quan thực hiện chứng thực in, chụp, đánh máy giấy tờ, văn bản thì phải nộp chi phí để thực hiện việc đó.
Xem thêm: Chứng thực các văn bản, giấy tờ có tiếng nước ngoài ở đâu?
5. Luật sư tư vấn về chứng thực giấy tờ:
Tóm tắt câu hỏi:
Hiện tôi đang làm hồ sơ xin việc, tôi cần phải nộp bản phô tô bằng cử nhân của tôi, tôi có mang lên xã chứng thực nhưng họ bảo phải lên huyện? Vậy tôi sẽ chứng thực tại đâu?
Luật sư tư vấn:
Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về thẩm quyền chứng thực như sau:
“1. Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
…
2. Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
…”
Do bạn không trình bày rõ bằng cử nhân của bạn là do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hay do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận nên căn cứ theo quy định trên:
– Trường hợp bằng cử nhân của bạn do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, Ủy ban nhân dân cấp xã và Phòng Tư pháp cấp huyện đều thẩm quyền chứng thực thực
– Trường hợp bằng cử nhân của bạn do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận thì Ủy ban nhân dân cấp xã không có thẩm quyền chứng thực mà chỉ có Phòng Tư pháp cấp huyện có thẩm quyền chứng thực.
Xem thêm: Phí, lệ phí, biểu phí công chứng mới nhất áp dụng năm 2023
6. Công chứng viên có thể công chứng giấy tờ do chính mình giao kết hay không?
Tóm tắt câu hỏi:
Tôi có một số giấy tờ giao dịch nhà đất giữa vợ chồng tôi thì tôi có thể tự mình công chứng tại văn phòng đang làm việc không? Tôi đã làm công chứng viên được 9 năm ở đây. Mong luật sư tư vấn giúp tôi!
Luật sư tư vấn:
Điểm c khoản 1, Điều 7 Luật công chứng 2014 quy định các hành vi bị nghiêm cấm như sau:
“1. Nghiêm cấm công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng thực hiện các hành vi sau đây:
…
c) Công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch có liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em ruột của vợ hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi;
…”
Như vậy, theo quy định tại Điểm c, Khoản 1 Điều 7 Luật công chứng 2014 thì công chứng viên không được phép “công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch có liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng”. Do đó, trường hợp này hợp đồng mua bán đất giữa vợ và chồng bạn có thể được công chứng tại văn phòng mà bạn làm việc, tuy nhiên bạn sẽ không được trực tiếp công chứng những giấy tờ mà sẽ do người khác đảm nhiệm.
Xem thêm: Có thể chứng thực giấy tờ tại Phòng công chứng không?
7. Lệ phí chứng thực giấy tờ tại ủy ban xã:
Tóm tắt câu hỏi:
Xin các luật sư cho tôi hỏi xin dấu chứng thực của UBND xã về việc thủ tục vay vốn ngân hàng phải nộp lệ phí theo quy định của nhà nước là bao nhiêu ạ? Xin cảm ơn!
Luật sư tư vấn:
Do bạn không trình bày rõ là bạn xin chứng thực loại giấy tờ cụ thể thế nào, tuy nhiên, căn cứ quy định tại Thông tư liên tịch 226/2016/TT-BTC thì lệ phí chứng thực như sau:
– Phí chứng thực bản sao từ bản chính: 2.000 đồng/trang. Từ trang thứ ba trở lên thu 1.000 đồng/trang, nhưng mức thu tối đa không quá 200.000 đồng/bản. Trang là căn cứ để thu phí được tính theo trang của bản chính
– Phí chứng thực chữ ký: 10.000 đồng/trường hợp. Trường hợp được hiểu là một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ, văn bản
– Chứng thực hợp đồng, giao dịch: 50.000 đồng/hợp đồng, giao dịch
– Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch: 30.000 đồng/hợp đồng, giao dịch
– Sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực: 25.000 đồng/hợp đồng, giao dịch
Theo đó, tùy theo bạn chứng thực giấy tờ gì và với số lượng bao nhiêu thì bạn sẽ có giá lệ phí tương ứng.
Xem thêm: Bản sao giấy tờ công chứng chứng thực có giá trị thời hạn bao lâu?
8. Thủ tục công chứng giấy tờ, giao dịch? Thẩm quyền cấp sổ hộ khẩu?
Tóm tắt câu hỏi:
Chào luật sư! Tôi có thể ra văn phòng công chứng để chứng giấy hồ sơ xin việc làm và làm hộ khẩu được không? Vì tôi mắc công việc không về xã chứng được xin luật sư giải đáp các thắc mắc giùm? Cảm ơn luật sư!
Luật sư tư vấn:
Căn cứ khoản 1 Điều 2 Luật công chứng 2014:
“Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.”
Như thế, phạm vi công chứng bao gồm công chứng hợp đồng, văn bản hoặc dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt nhằm xác định tính chính xác, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch.
Trong trường hợp bạn muốn công chứng hồ sơ xin việc của bạn thì bạn có thể đem đến văn phòng công chứng để công chứng hồ sơ, giấy tờ này. Thủ tục công chứng theo Điều 40 Luật công chứng 2014 như sau:
– Hồ sơ yêu cầu công chứng:
+ Phiếu yêu cầu công chứng, trong đó có thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ;
+ Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng;
+ Bản sao giấy tờ trong bộ hồ sơ;
+ Bản chính kèm theo các giấy tờ nói trên.
Trường hợp đặc biệt: Đối với sơ yếu lý lịch trong hồ sơ xin việc thì phải được chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi bạn đăng ký thường trú. Căn cứ khoản 15 Điều 5 Thông tư liên tịch 23/2014/TTLT-BTP-BNV thì:
“- Hướng dẫn, kiểm tra về nghiệp vụ cho công chức chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã trong việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;
– Thực hiện cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký theo quy định của pháp luật.”
Và khoản 2 Điều 8 Thông tư liên tịch 23/2014/TTLT-BTP-BNV quy định:
“Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra về chuyên môn, nghiệp vụ các công việc sau đây của tư pháp cấp xã:
Cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt; chứng thực các việc khác theo quy định của pháp luật;”
Luật sư tư vấn thẩm quyền công chứng sổ hộ khẩu:1900.6568
Còn đối với trường hợp làm hộ khẩu thì bạn không thể làm ở văn phòng công chứng. Bởi lẽ thẩm quyền cấp sổ hộ khẩu theo khoản 1 Điều 21 Luật cư trú 2006 và hướng dẫn tại Điều 9 Thông tư 35/2014/TT-BCA thuộc về:
– Công an quận, huyện, thị xã thuộc thành phố trực thuộc Trung ương có thẩm quyền đăng ký thường trú tại quận, huyện, thị xã thuộc thành phố trực thuộc Trung ương.
– Công an xã, thị trấn thuộc huyện thuộc tỉnh có thẩm quyền đăng ký thường trú tại các xã, thị trấn thuộc huyện thuộc tỉnh. Công an thị xã, thành phố thuộc tỉnh có thẩm quyền đăng ký thường trú tại thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
