Lập kế hoạch (Planning) là gì? Vai trò và qui trình lập kế hoạch

Planning là gì

Video Planning là gì

Lập kế hoạch

Khái niệm

Lập kế hoạch trong tiếng Anh được gọi là Planning.

Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức hành động để đạt được các mục tiêu.

Vai trò

Vai trò của lập kế hoạch

Ứng phó với sự bất định và sự thay đổi

Khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức, nâng cao vị thế cạnh tranh của tổ chức trong môi trường hoạt động

Thống nhất được các hoạt động tương tác giữa các bộ phận trong tổ chức

Lập kế hoạch làm cho việc kiểm soát được dễ dàng

Qui trình

Qui trình lập kế hoạch

Bước 1: Phân tích môi trường

Mục đích của việc phân tích môi trường xác định những điểm mạnh điểm yếu và nhằm tìm kiếm cơ hội và phát hiện ra những thách thức đặt ra cho tổ chức.

Bước 2: Xác định mục tiêu

Các mục tiêu sẽ xác định các kết quả cần thu được và chỉ ra các điểm kết thúc trong các việc cần làm. Các mục tiêu đưa ra cần phải xác định rõ thời hạn thực hiện và được lượng hoá đến mức cao nhất có thể.

Hệ thống mục tiêu của tổ chức cần được phân loại dựa trên các căn cứ sau:

– Tính ưu tiên của mục tiêu

– Thời gian: Mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn

– Các bộ phận, nhóm khác nhau trong tổ chức: Gồm mục tiêu của các cổ đông, mục tiêu của ban giám đốc, mục tiêu của người lao động…

Bước 3: Xây dựng các phương án

Trong bước này cần phải tìm ra và nghiên cứu các phương án hành động để lựa chọn. Mỗi phương án bao gồm:

– Các giải pháp của kế hoạch: giúp trả lời được câu hỏi phải làm gì để thực hiện mục tiêu?

– Các công cụ để thực hiện mục tiêu: giúp trả lời câu hỏi thực hiện mục tiêu bằng gì?

Bước 4: Đánh giá và lựa chọn phương án tối ưu

Sau khi tìm được phương án xem xét những điểm mạnh, yếu của chúng, bước tiếp theo là phải tìm cách đánh giá các phương án theo các tiêu chuẩn phù hợp với mục tiêu và trung thành cao nhất với các tiền đề đã xác định.

Khi các phương án được đưa ra xem xét đánh giá nên dựa trên một số căn cứ sau:

– Phương án nào thực hiện được mục tiêu và có ảnh hưởng mạnh nhất tới mục tiêu.

– Phương án nào sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức.

– Phương án nào có chi phí thấp.

– Phương án nào tạo được sự ủng hộ của các cấp quản lí và người thực hiện.

– Phương án nào phản ánh tốt nhất hệ thống tiêu chuẩn đã chọn.

Bước 5: Quyết định kế hoạch

Lựa chọn phương án hành động là thời điểm mà kế hoạch được chấp thuận, là thời điểm thực sự để ra quyết định.

Đôi khi việc phân tích và đánh giá phương án cho thấy rằng có hai hoặc nhiều phương án thích hợp mà nhà quản lí có thể quyết định thực hiện một số phương án chứ không chỉ dùng một phương án tốt nhất.

Lúc này cũng cần ra quyết định để phân bổ con người và các nguồn lực khác của tổ chức cho việc thực hiện kế hoạch. Tại thời điểm mà quyết định được thực hiện, việc lập kế hoạch chưa thể kết thúc mà cần các kế hoạch phụ để bổ trợ.

Sau khi quyết định đã công bố, kế hoạch đã được xây dựng xong, bước cuối cùng làm cho kế hoạch có ý nghĩa như đã nêu khi thảo luận về các kế hoạch đó là lượng hóa chúng bằng cách chuyển chúng sang dạng ngân quĩ.

Nếu điều hành tốt, ngân quĩ sẽ trở thành một phương tiện để kết hợp các kế hoạch khác nhau, đồng thời là các tiêu chuẩn quan trọng để đo lường sự tăng tiến của kế hoạch.

(Tài liệu tham khảo: Tổ chức và quản lí tổ chức, Trung tâm đào tạo từ xa, ĐH Kinh tế Quốc dân)