Procedure là gì? Tại sao nó lại được xem là một công cụ quan trọng đối với các công ty lớn? Để hiểu rõ hơn về Procedure thì bạn hãy theo dõi chi tiết ở bài viết dưới đây nhé.
1. Procedure là gì?
Procedure là gì? Khi dịch sang tiếng Việt nó được hiểu là “quy trình”. Cụ thể thì nó chính là cách để tiến hành 1 hoạt động, 1 quá trình. Quy trình xác định đầu vào, đầu ra của quá trình và cách để biến đầu vào thành đầu ra.
Procedure sẽ gồm: Công việc nào cần làm, ai thực hiện, làm ở đâu và làm như thế nào?
2. Đặc điểm của Procedure là gì?
Procedure sẽ có 2 đặc điểm nổi bật như sau:
- Quy trình thường sẽ không có bất kỳ một sự thay đổi nào mà nó được tiến hành theo thứ tự đã được xác định trước để làm ra kết quả chuẩn hóa và đồng nhất.
- Đặc điểm của một quy trình đều phải rõ ràng, ngắn, cụ thể, thực tế và mang tính hướng dẫn.
Xem thêm: Workflow là gì? Cách xây dựng mô hình Workflow hiệu quả
3. Vai trò của Procedure trong các doanh nghiệp
Không phải ngẫu nhiên mà Procedure lại được các doanh nghiệp đề cao như vậy. Chắc chắn nó phải đem lại lợi ích cụ thể đối với công ty. Bạn hãy theo dõi tiếp trong nội dung này nhé.
Với nhân viên, người quản lý
Đối với nhân viên:
- Trên thực tế đối với mỗi nhân viên đều có khối lượng kiến thức và kỹ năng khác nhau. Thế nhưng khi làm việc cùng quy trình sẽ giúp họ nhận biết được trong nhiệm vụ chung thì cần làm các bước nào, việc nào để đạt kết quả tốt.
- Hạn chế tình trạng khi nhận công việc từ cấp trên mà nhân viên không biết phải làm thế nào hoặc sai ý của sếp.
Đối với người quản lý: Giúp cho người quản lý kiểm soát được chất lượng, tiến độ công việc khi giao cho cấp dưới.
Với doanh nghiệp
- Giúp cho việc quản lý nhân viên dễ dàng hơn, phân chia công việc đúng người.
- Tối ưu quy trình làm việc ở các bộ phận để đạt hiệu quả cao nhất.
4. Phân biệt Procedure và Process
Hiện nay vẫn có nhiều người nhầm lẫn giữa thuật ngữ Procedure và Process. Trong phần này, JobsGO sẽ giúp bạn phân biệt.
- Process là tập hợp các hoạt động có tương tác nhằm biến đổi đầu vào thành đầu ra. Khi nhắc đến Process (quá trình) thì người ta sẽ nghĩ đến hoạt động.
- Procedure (quy trình) là phương pháp cụ thể để thực hiện quá trình hay công việc. Quy trình thông thường sẽ được thể hiện bằng văn bản.
Xem thêm: Quy trình truyền thông doanh nghiệp và chiến lược thực hiện hiệu quả
5. Cách thiết lập Procedure hiệu quả
Procedure có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp, giúp tăng hiệu quả công việc. Chính vì thế mà bất kỳ một công ty nào cũng cần thiết lập Procedure ngay lập tức. Bạn có thể tham khảo cách thiết lập như sau:
Nghiên cứu
Bạn hãy nghĩ đến các dự án mà đội nhóm, công ty của mình đã thực hiện trước đó, từng bước để để tạo ra sản phẩm, thành quả. Đặc biệt bạn còn phải phân tích những rủi ro khi làm.
Mỗi bước bạn thực hiện trong giai đoạn nghiên cứu này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến đội nhóm của bạn làm tốt như thế nào.
Mở rộng các chi tiết
Kết quả nghiên cứu, phân tích của bạn trước đó đã sẵn sàng. Bạn hãy biến chúng thành các hướng dẫn cụ thể, chi tiết, rõ ràng, những điều cần phải hoàn thành trước khi bước sang giai đoạn tiếp theo.
Tuy nhiên, các bước bạn đưa ra phải đảm bảo thực tế, dễ dàng thực hiện. Như vậy nó mới đảm bảo được tính ổn định lâu dài. Đặc biệt nó còn giúp cho toàn bộ nhân viên thực hiện nhất quán và tăng hiệu quả hơn.
Xem xét, cập nhật
Khi đã có bản phác thảo hoàn chỉnh của từng bước trong quy trình dự án thì bây giờ là lúc bạn cần xem xét lại. Để tốt nhất, bạn hãy tổ chức các cuộc họp, đánh giá đưa ra ý kiến về từng phần của quy trình. Từ đó bạn sẽ biết được quy trình đó đã chính xác hay chưa, cần có thay đổi gì hay không.
Lắng nghe ý kiến
Bạn đừng ngần ngại để nhân viên cấp dưới, cấp trên của mình nói ra suy nghĩ, ý kiến. Rất có thể những chia sẻ về chiến lược của họ sẽ giúp bạn quyết định các bước trên có thực sự tốt. Bạn cần phải ghi nhớ một điều là không để quy trình đó kìm ép sự sáng tạo của nhân viên.
Quyết định thiết kế và trình bày quy trình
Trên thực tế, có rất nhiều nhân viên chỉ có khả năng tiếp thu tốt, làm việc hiệu quả nếu mọi thứ trình bày trực quan, logic. Đây cũng là lý do vì sao doanh nghiệp nên xem xét cách thể hiện quy trình tốt.
Xem thêm: Quy trình đào tạo nhân viên mới 4 bước: Hiệu quả & toàn diện
Bài viết trên đây bạn đã cùng JobsGO tìm hiểu xong “Procedure là gì?” và cách để thiết lập Procedure hiệu quả trong doanh nghiệp. Hy vọng nội dung này sẽ giúp bạn thu thập được nhiều thông tin hữu ích.
(Theo JobsGO – Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)
