Nhân viên thu mua được xem là vị trí cốt lõi của một doanh nghiệp. Hoạt động sản xuất của doanh nghiệp có phát triển hay không hoặc có thu được lợi nhuận hay không đều phụ thuộc vào hiệu quả của hoạt động thu mua.
Vậy nhân viên thu mua là ai? Bạn đã biết những gì về công việc này? Hãy cùng Ms Uptalent tìm hiểu về công việc, kỹ năng, mức lương và yêu cầu đối với nhân viên thu mua qua bài viết sau nhé!
1. Nhân viên thu mua là gì?
Nhân viên thu mua (Procurement Officer) là người chịu trách nhiệm tìm kiếm và duy trì nguồn cung cấp nguyên vật liệu với chất lượng tốt nhất và có giá rẻ nhất cho doanh nghiệp.
Có thể nói, đây là công việc tạo nên cơ sở ban đầu cho việc sản xuất. Đồng thời còn đảm bảo quá trình sản xuất luôn được duy trì và phát triển để đem lại lợi nhuận tối ưu cho doanh nghiệp.
2. Chức năng của nhân viên thu mua/ Procurement Officer
2.1- Lập kế hoạch mua hàng
Nhân viên thu mua sẽ thu thập nhu cầu mua hàng từ các bộ phận, phòng ban, sau đó xác định rõ các sản phẩm cần mua và lập kế hoạch thu mua với các yêu cầu cụ thể về số lượng, chất lượng nhằm đáp ứng tốt nhất cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.
2.2- Tìm kiếm đơn vị cung cấp
Bên cạnh các nhà cung cấp sẵn có, nhân viên thu mua còn phải tìm kiếm thêm các nhà cung cấp mới phù hợp với tiêu chuẩn của công ty. Họ sẽ yêu cầu nhà cung cấp báo giá, test hàng mẫu và đàm phán.
Còn với nhà cung cấp sẵn có, họ sẽ đánh giá mức độ hài lòng với nhà cung cấp để quyết định có nên tiếp tục hợp tác với đơn vị đó hay không.
2.3- Thu mua
Khi đã chọn được nhà cung cấp phù hợp, nhân viên thu mua sẽ tiến hành thỏa thuận và ký hợp đồng mua hàng. Đồng thời có trách nhiệm theo dõi, giám sát tiến độ thực hiện đơn hàng, đảm bảo giao hàng đúng hạn, đúng chất lượng, số lượng hàng hoá như thoả thuận và kịp thời xử lý các sự cố phát sinh.
>>>> Xem thêm: Chuyên viên mua hàng (Purchasing Specialist) là ai?
3. Công việc của nhân viên thu mua
Thông thường nhân viên thu mua sẽ đảm nhận những công việc chính sau đây:
1- Xác nhận nhu cầu thu mua.
2- Lập đơn đặt hàng và chuyển cho nhà cung ứng.
3- Đối chiếu danh mục hàng hóa đã nhận so với đơn hàng để nghiệm thu hàng, xử lý lô hàng bị lỗi với nhà cung cấp.
4- Chuyển giao tài liệu nghiệm thu để ủy quyền thanh toán đơn hàng.
5- Nghiên cứu, đánh giá các nhà cung cấp cũng như xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với họ.
6- Yêu cầu báo giá, đàm phán các điều khoản, thỏa thuận giá với nhà cung cấp.
7- Theo dõi đơn đặt hàng và đảm bảo hàng hoá được giao đúng hạn.
8- Ước tính và thiết lập các thông số chi phí, ngân sách cần thiết cho việc mua hàng.
9- Kiểm tra chất lượng hàng hoá và phối hợp với nhân viên kho để đảm bảo hàng hoá được bảo quản đúng cách.
10- Nhập chi tiết đơn đặt hàng, phân loại hồ sơ để dễ tìm kiếm và kiểm soát thông tin.
11- Thu thập, phân tích và tổng hợp dữ liệu để lập báo cáo mua hàng, phân tích chi phí và lập kế hoạch thu mua.
12- Phối hợp với các thành viên khác và quản lý bộ phận để phát triển các kế hoạch mua hàng, tạo mối quan hệ với các nhà cung cấp và làm việc với bộ phận kế toán về hợp đồng, lập hóa đơn và các vấn đề tài chính khác.
13- Tham gia các khóa đào tạo và các triển lãm thương mại để cập nhật các kiến thức, xu hướng mới trong ngành.
4. Kỹ năng cần có của nhân viên thu mua
Mặc dù vị trí nhân viên thu mua không đòi hỏi quá cao về kiến thức chuyên môn nhưng để hoàn thành tốt vai trò này bạn cần có kinh nghiệm và các kỹ năng nhất định. Sau đây là các kỹ năng nhân viên thu mua cần phải có:
4.1- Phân tích và ra quyết định
Giữa rất nhiều sản phẩm và nhà cung cấp khác nhau, bạn sẽ phải cân nhắc kỹ lưỡng để chọn đúng sản phẩm và nhà cung cấp phù hợp. Vì vậy, bạn cần có kỹ năng phân tích và ra quyết định tốt. Những quyết định đúng đắn sẽ mang đến thành công cho doanh nghiệp của bạn.
4.2- Đàm phán và thuyết phục
Là một nhân viên thu mua, bạn cần phải làm sao để cân bằng được lợi ích giữa công ty và nhà cung cấp. Bạn sẽ làm được điều này nếu có kỹ năng đàm phán và thuyết phục. Nhờ kỹ năng này bạn có thể giúp công ty tối đa hoá lợi nhuận mà không làm mất lòng nhà cung cấp và duy trì được mối quan hệ hợp tác lâu dài với họ.
4.3- Giải quyết vấn đề
Thu mua là công đoạn đầu tiên của quá trình sản xuất. Nếu ngay bước đầu tiên này đã gặp vấn đề thì hoạt động sản xuất sẽ bị gián đoạn. Vì vậy, nhân viên thu mua cần có khả năng giải quyết vấn đề nhanh chóng, đảm bảo quá trình sản xuất luôn diễn ra suôn sẻ và hoàn thành đúng tiến độ.
4.4- Quản lý mối quan hệ
Việc có các mối quan hệ tốt chính là nền tảng cho việc thu mua hiệu quả. Hơn nữa các mối quan hệ tốt còn giúp bạn làm việc tốt hơn với nhà cung cấp và đảm bảo bạn đáp ứng đúng nhu cầu nguyên vật liệu, hàng hoá cho doanh nghiệp.
4.5- Quản lý thời gian
Mặc dù hiện tại nhân viên thu mua nhận được sự hỗ trợ rất lớn từ các phần mềm, công cụ hiện đại. Nhưng để tiết kiệm thời gian thu mua, bạn vẫn phải quản lý thời gian mua hàng hiệu quả để đảm bảo hàng hóa được giao kịp thời, không gây cản trở năng suất sản xuất của doanh nghiệp.
4.6- Tư duy chiến lược
Kỹ năng này sẽ giúp bạn nhìn ra các vấn đề tiềm ẩn hoặc nhu cầu trong thời gian tới. Từ đó có thể giúp doanh nghiệp của bạn luôn ở vị thế cạnh tranh tốt trên thị trường.
>>>> Có thể bạn quan tâm: Sự khác nhau giữa Procurement Manager và Purchasing Manager
5. Mức lương của nhân viên thu mua
Sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế khiến vai trò của nhân viên thu mua ngày càng quan trọng hơn. Do đó mức lương của vị trí này cũng rất tốt. Hiện tại lương trung bình của nhân viên thu mua trên 8 triệu/tháng. Mức lương cao nhất có thể lên đến 20 triệu/tháng. Với những người có kiến thức chuyên môn cao và hiểu biết về logistics thì mức lương còn cao hơn nữa.
6. Yêu cầu công việc Procurement Officer
Để hoàn thành tốt vai trò của mình, nhân viên thu mua cần đáp ứng được các yêu cầu về bằng cấp và kỹ năng sau đây:
6.1- Bằng cấp
Nhân viên thu mua là vị trí đòi hỏi nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tế. Vì vậy, bạn cần chuẩn bị cho mình những kiến thức cần thiết nếu muốn theo nghề này.
Theo quan sát của Uptalent, nhà tuyển dụng thường yêu cầu ứng viên vị trí nhân viên thu mua có bằng tốt nghiệp các chuyên ngành Kế toán, Quản trị kinh doanh, Tiếng Anh thương mại, Logistic,… Do đó, bạn nên theo học các chuyên ngành này tại các trường Cao đẳng, Đại học có đào tạo để tích luỹ kiến thức cho bản thân.
Việc theo học các chuyên ngành kể trên sẽ giúp bạn có kiến thức về quy trình tìm kiếm nhà cung cấp, quản lý nguồn cung ứng và quản lý chi phí. Nhờ vậy bạn sẽ thực hiện công việc thu mua chuyên nghiệp và đạt hiệu quả cao.
6.2- Kinh nghiệm
Ứng viên cần có kinh nghiệm mua hàng, bán hàng hoặc các vị trí tương đương để ứng tuyển nhân viên thu mua. Nếu ứng viên có trên 2 năm kinh nghiệm thì càng tốt.
>>>> Bạn xem thêm: Procurement Manager là ai?
6.3- Ngoại ngữ
Các đối tác, nhà cung ứng của doanh nghiệp có thể là các doanh nghiệp nước ngoài. Vì vậy kỹ năng ngoại ngữ là yêu cầu bắt buộc đối với nhân viên thu mua.
Tuỳ thuộc vào yêu cầu tuyển dụng của mỗi doanh nghiệp mà bạn sẽ phải có kỹ năng ngoại ngữ tương ứng. Chẳng hạn, nếu doanh nghiệp tuyển nhân viên thu mua tiếng trung thì bạn phải giỏi tiếng Trung, còn doanh nghiệp tuyển nhân viên thu mua tiếng Anh thì bạn phải giỏi tiếng Anh.
Qua những thông tin trong bài viết này chắc rằng bạn đọc đã hiểu rõ hơn về nhân viên thu mua và thêm yêu thích công việc này. Hy vọng với những gì Ms Uptalent chia sẻ bạn có thể chuẩn bị cho mình một hành trang thật tốt để chinh phục công việc nhân viên thu mua ngay từ bây giờ. Chúc bạn thành công với nghề nghiệp đã chọn!
>>>> Có thể bạn quan tâm: 12 câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua (Purchasing) –
HRchannels – Headhunter – Dịch vụ tuyển dụng cao cấp Hotline: 08. 3636. 1080 Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com Website: https://hrchannels.com/ Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Nguồn ảnh: internet
