Project là gì? Project dịch ra tiếng Việt có nghĩa là dự án, được định nghĩa là một chuỗi các nhiệm vụ phải được hoàn thành để đạt được một kết quả nhất định. Để hiểu rõ hơn về khái niệm Project là gì, trong bài viết hôm nay Đọc Sách Hay sẽ gửi đến các bạn những thông tin chi tiết nhất về thuật ngữ Project và một số thuật ngữ liên quan đến Project đang được sử dụng phổ biến hiện nay. Cùng tham khảo để có thêm những kiến thức bổ ích cho mình, bạn nhé!
Project là gì?
Project là một từ tiếng Anh dịch ra tiếng Việt có nghĩa là dự án, được đính nghĩa là một nỗ lực tạm thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả duy nhất.
Hai từ khóa quan trọng nhất trong định nghĩa đó là:
Tạm thời: Một dự án có đầu và cuối cố định. Bởi vì điều này, có hai yếu tố có tác dụng trong hầu hết mọi dự án: Thời gian (thời hạn) và tiền bạc (ngân sách). Hai yếu tố này cũng cố định, và các ranh giới này càng lộn xộn thì càng có nhiều khả năng xảy ra xung đột giữa các bên liên quan.
Duy nhất: Không có hai dự án nào giống nhau. Một số dự án có nguồn gốc từ các dự án trước đó (do đó tương tự) nhưng chúng không bao giờ hoàn toàn giống nhau. Ví dụ: ngay cả khi bạn có một dự án sản xuất 100 vật dụng cho một khách hàng và sau đó bạn được giao cho một dự án khác để sản xuất 100 vật dụng giống nhau cho cùng một khách hàng, đây vẫn là hai dự án riêng biệt vì chúng có lịch trình (thời hạn) riêng biệt .
Các giai đoạn của một project là gì?
Dưới đây là các giai đoạn cơ bản, thường gặp của một project (dự án):
- Project Initiation (Dự án ban đầu) Việc tạo ra dự án, tài trợ dự án ban đầu và sự ủy quyền của người quản lý dự án.
- Project Planning (Lập kế hoạch dự án): Việc lập và phê duyệt kế hoạch quản lý dự án .
- Project Execution (Thực hiện dự án): Việc sản xuất các sản phẩm được giao .
- Monitoring & Controlling (Giám sát & Kiểm soát): Đảm bảo dự án nằm trong ranh giới của kế hoạch quản lý dự án.
- Project Closing (Kết thúc dự án). Giải phóng tài nguyên dự án.
Các giai đoạn này sẽ được tiến hành theo thứ tự thời gian ngoại trừ # 3 (Thực thi) và # 4 (Giám sát & Kiểm soát) sẽ được thực hiện song song với nhau. Tuy nhiên, trình tự cũng có thể bắt đầu lại trong suốt quá trình thực hiện dự án, ví dụ như khi một giai đoạn dự án lớn hoàn thành, dự án có thể quay trở lại giai đoạn lập kế hoạch.
Một số thuật ngữ liên quan đến project đang được sử dụng phổ biến hiện nay
Project Manager là gì?
Project Manager dịch ra tiếng Việt có nghĩa là người quản lý dự án, là người chịu hoàn toàn trách nhiệm về việc khởi tạo, thiết kế, lập kế hoạch, kiểm soát, thực hiện, giám sát và kết thúc một dự án thành công.
Người quản lý dự án phải có sự kết hợp của các kỹ năng bao gồm khả năng đặt các câu hỏi xuyên suốt, phát hiện các giả định chưa được đặt ra và giải quyết xung đột, cũng như các kỹ năng quản lý chung hơn.
Chìa khóa trong số các nhiệm vụ của người quản lý dự án là nhận biết rằng rủi ro tác động trực tiếp đến khả năng thành công và rủi ro này phải được đo lường cả chính thức và không chính thức trong suốt thời gian tồn tại của dự án.
Rủi ro nảy sinh từ sự không chắc chắn và người quản lý dự án thành công là người tập trung vào vấn đề này như mối quan tâm chính của họ. Hầu hết các vấn đề tác động đến dự án đều xuất phát từ rủi ro theo cách này hay cách khác. Một nhà quản lý dự án giỏi có thể giảm thiểu rủi ro đáng kể, thường bằng cách tuân thủ chính sách giao tiếp cởi mở, đảm bảo mọi người tham gia quan trọng đều có cơ hội bày tỏ ý kiến và mối quan tâm.
Người quản lý dự án là người chịu trách nhiệm đưa ra các quyết định, cả lớn và nhỏ. Người quản lý dự án nên đảm bảo rằng họ kiểm soát rủi ro và giảm thiểu sự không chắc chắn. Mọi quyết định mà người quản lý dự án đưa ra phải trực tiếp mang lại lợi ích cho dự án của họ.
Project Management là gì?
Project Management dịch ra tiếng việt có nghĩa là quản lý dự án, là việc áp dụng các quy trình, phương pháp, kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm để đạt được các mục tiêu cụ thể của dự án theo các tiêu chí nghiệm thu của dự án trong các thông số đã thỏa thuận. Quản lý dự án có các sản phẩm cuối cùng bị giới hạn trong khoảng thời gian và ngân sách hữu hạn.
Một yếu tố chính giúp phân biệt quản lý dự án với chỉ “quản lý” là nó có khả năng phân phối cuối cùng và khoảng thời gian hữu hạn, không giống như quản lý là một quá trình liên tục.
Project Charter là gì?
Project Charter dịch ra tiếng Việt có nghĩa điều lệ dự án, là một văn bản chính thức bắt đầu một dự án hoặc một giai đoạn. Nó chính thức cho phép sự tồn tại của dự án và cung cấp một nguồn tham khảo cho tương lai. Điều lệ đưa ra định hướng và ý thức về mục đích cho ban quản lý từ đầu đến cuối. Như Randy Tango, một người thực hành dự án theo định hướng kinh doanh, đã đề cập trong một bài báo của mình: “Hãy tự hào và quan tâm đến điều lệ dự án của bạn bởi vì đây là nơi bạn gieo những hạt giống tốt. Cuối cùng nó sẽ chăm sóc bạn.”
Điều lệ dự án nêu tên người quản lý dự án và xác định quyền hạn của người quản lý dự án. Nó cho phép người quản lý dự án sử dụng các nguồn lực của tổ chức để hoàn thành các mục tiêu của dự án.
Project Coordinator là gì?
Project Coordinator dịch ra tiếng Việt có nghĩa là điều phối viên dự án, làm việc dưới quyền của một người quản lý dự án để đảm bảo các dự án được hoàn thành đúng thời hạn và trong ngân sách . Điều phối viên dự án giám sát các phần nhỏ của dự án lớn hơn và chịu trách nhiệm chính về các công việc hành chính.
Mặc dù người quản lý dự án chịu trách nhiệm cuối cùng về các dự án của công ty, nhưng người điều phối dự án đảm bảo tất cả các khía cạnh của dự án hoạt động trơn tru và hiệu quả. Điều phối viên dự án làm việc với các thành viên khác nhau của nhóm dự án và khách hàng để phát triển dòng thời gian, tạo lịch trình và giám sát tiến độ để đảm bảo các mục tiêu được đáp ứng đúng hạn.
Điều phối viên dự án sử dụng bảng tính để theo dõi ngân sách, ngày tháng và các thông tin khác. Họ sắp xếp các hợp đồng, hồ sơ tài chính, báo cáo và hóa đơn, và thực hiện các nhiệm vụ hành chính như đặt hàng vật tư văn phòng, ghi sổ kế toán và thanh toán. Các chuyên gia này cũng chịu trách nhiệm điều phối và tham dự các cuộc họp và phát triển các chiến lược dự án.
Project Director là gì?
Project Director dịch ra tiếng Việt có nghĩa là giám đốc dự án, là người chịu trách nhiệm chung về việc kết thúc thành công các dự án xây dựng. Giám đốc dự án (Project Director) sẽ là người giám sát trực tiếp các nhà quản lý dự án (Project Manager), những người điều phối dự án (Project Charter) để đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng thời hạn và trong ngân sách, với tiêu chuẩn cao.
Giám đốc dự án cung cấp quyền lãnh đạo để quản lý rủi ro một cách chiến lược, giám sát tài chính và đảm bảo mỗi giai đoạn công việc được bắt đầu hoặc hoàn thành đúng thời hạn.
Project Engineer là gì?
Project Engineer dịch ra tiếng Việt có nghĩa là kỹ sư quản lý dự án, là người chịu trách nhiệm quản lý một nhóm trong toàn bộ vòng đời của một dự án kỹ thuật hoặc xây dựng. Nhiệm vụ của một người làm Project Engineer bao gồm quản lý nhân sự, ngân sách và lập kế hoạch để mang lại kết quả dự án thành công phù hợp với mục đích.
Ngoài những yếu tố này, một yếu tố đáng chú ý trong công việc của các kỹ sư dự án là sự an toàn của dự án. Họ sẽ làm việc để giảm thiểu rủi ro liên quan đến các dự án kỹ thuật.
Kỹ sư dự án sẽ đóng vai trò điều phối viên, giao dịch với các bên liên quan trên tất cả các lĩnh vực của dự án. Họ sẽ giải thích nhu cầu, kỳ vọng và hạn chế của từng thứ, và tập hợp chúng lại với nhau với mục đích thực hiện dự án thành công.
Project Proposal là gì?
Project Proposal dịch ra tiếng Việt có nghĩa là đề xuất dự án, là tài liệu ban đầu được sử dụng để xác định một dự án bên trong hoặc bên ngoài. Đề xuất bao gồm các phần như tiêu đề, ngày bắt đầu và kết thúc, mục tiêu và mục tiêu, yêu cầu và mô tả về giải pháp được đề xuất.
Đề xuất dự án có chức năng như tài liệu làm việc giữa cơ quan và khách hàng trước khi bắt đầu dự án tiềm năng. Do đó, đề xuất dự án được sử dụng để xác định các mục tiêu và yêu cầu của một dự án đối với bên ngoài. Đối với bên nội, đó là phương pháp để phân tích tính khả thi và khả năng sinh lời của dự án.
Mục tiêu chính của đề xuất dự án là thu hút khách hàng mua dịch vụ của bạn. Do đó, đề xuất dự án là một cách tuyệt vời để đảm bảo nguồn vốn, giành được khách hàng mới hoặc thuyết phục các nhà điều hành phân bổ nguồn lực cho các dự án.
Project Plan là gì?
Project Plan dịch ra tiếng Việt có nghĩa là kế hoạch dự án, là một tài liệu chính thức được thiết kế để hướng dẫn kiểm soát và thực hiện một dự án. Kế hoạch dự án là chìa khóa cho một dự án thành công và là tài liệu quan trọng nhất cần được tạo khi bắt đầu bất kỳ dự án kinh doanh nào.
Trong CNTT, thuật ngữ kế hoạch dự án đề cập đến biểu đồ Gantt hoặc bất kỳ tài liệu nào khác hiển thị các hoạt động của dự án dọc theo dòng thời gian. Tuy nhiên, việc xem xét các tài liệu này một mình như một kế hoạch dự án là không chính xác. Những tài liệu cụ thể này có thể được gọi chính xác hơn là lịch trình của dự án và có thể chỉ được coi là một phần của kế hoạch dự án thực tế.
Project Schedule là gì?
Project Schedule dịch ra tiếng Việt có nghĩa là lịch trình dự án, cung cấp một cái nhìn tổng quan về khung thời gian của một dự án. Nó thường bao gồm ngày bắt đầu và ngày kết thúc dự kiến và liệt kê tất cả các mốc, hoạt động và sản phẩm có liên quan đến dự án. Để xây dựng lịch trình dự án, các nhà quản lý dự án sẽ ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành các hạng mục hành động riêng lẻ.
Do đó, việc lập lịch trình đòi hỏi một lượng kinh nghiệm quản lý dự án tốt. Khi ước tính thời lượng của một hạng mục hành động, điều quan trọng là phải tính đến các yếu tố giới hạn như nguồn lực và ngân sách sẵn có. Một yếu tố quyết định khác trong việc tạo lịch trình dự án là sự phụ thuộc của các hạng mục hành động. Điều quan trọng là phải duy trì thứ tự trong đó các hạng mục hành động riêng lẻ nên được hoàn thành để hoàn thành bất kỳ hạng mục lớn nào.
Một lịch trình dự án thường được hình dung trong biểu đồ Gantt. Chúng không chỉ hiển thị tất cả các mốc quan trọng và sự phụ thuộc, biểu đồ Gantt bao gồm một thanh tiến trình mà chúng cho phép các thành viên trong nhóm và người quản lý dự án như nhau theo dõi tiến độ tổng thể của dự án.
Đến đây chắc hẳn các bạn đã có lời đáp cho câu hỏi project là gì rồi phải không nào? Hy vọng với những thông tin cung cấp trong bài viết các bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về project đồng thời có thêm những thông tin bổ ích về các thuật ngữ liên quan đến project đang được sử dụng phổ biến hiện nay.
