Để thành công: Đừng nhầm lẫn giữa “Khẩn Cấp” và “Quan Trọng”

Quan trọng là gì

Ai cũng có quỹ thời gian 24 giờ/ ngày nhưng có người vừa thảnh thơi mà vẫn thành công, có người lại tất bật từ sáng sớm đến tối muộn mà vẫn còn rất nhiều việc cần phải hoàn thành. Nếu bạn vẫn đang loay hoay sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc và cuộc sống thì hãy cùng tìm hiểu nhanh ma trận quản lý công việc của Eisenshower – Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ để đạt được hiệu suất công việc và cân bằng cuộc sống.

“Quan trọng” (important) và “khẩn cấp” (urgent): không phải là một

Liên tục trễ hạn dự án, muộn giờ làm hoặc chưa biết thu xếp đầu việc hợp lý không chỉ ảnh hưởng tới người khác mà còn cản trở con đường thăng tiến sự nghiệp. Vì vậy, quản lý thời gian luôn là yếu tố hàng đầu đánh giá tính cách, sự chuyên nghiệp của mỗi người. Trong đó, cụm “quan trọng” và “khẩn cấp” thường xuyên được đề cập.

Để tránh nhầm lẫn, chúng ta cần hiểu đúng về hai khái niệm này. Cụ thể, công việc quan trọng là những công việc mang tính lâu dài, hướng đến mục tiêu, giá trị cần đạt được, có thể không cần thực hiện trong ngày một ngày hai. Công việc khẩn cấp là những nhiệm vụ mang tính cấp bách, cần thực hiện ngay lập tức dù có khi bạn chưa sẵn sàng cho việc đó. Nếu việc “quan trọng” cho phép chúng ta có thời gian bình tĩnh, sắp xếp kế hoạch để thực thi thì việc “khẩn cấp” đòi hỏi phản ứng nhanh chứ không chờ đợi nhìn hay phân tích tổng thể.

Không phải ai cũng có thể nhận ra được đâu là nhiệm vụ “quan trọng” hay “khẩn cấp”, khiến cho hiệu suất công việc giảm, gây mất cân bằng trong cuộc sống lẫn sự nghiệp. Vì vậy, quản lý thời gian nói chung và ma trận Eisenhower ngày càng được lan truyền rộng rãi như mô hình nhắc nhớ chúng ta phân biệt giữa những gì quan trọng và những gì là khẩn cấp, hướng tới tạo lập kế hoạch và xây dựng thói quen thành đạt.

Nguyên tắc ra quyết định của Tổng thống Eisenhower

Tổng thống Eisenhower, vị Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ đã phục vụ hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến năm 1961. Khi được hỏi về cách phân bổ thời gian để hoàn tất công việc với cương vị là Tổng thống của cường quốc hàng đầu thế giới, câu trả lời của ông chính là phương pháp mang tên ông: Ma trận Eisenhower hay còn gọi là Eisenhower Box. Ma trận này là một hình vuông chia thành bốn hộp, gồm các trục tọa chia những việc cần thực hiện thành 4 loại để ưu tiên các nhiệm vụ theo mức độ quan trọng và khẩn cấp.

Cung phần tư 1 – Góc trên bên phải: Khẩn cấp và quan trọng

Cung 1 bao gồm nhiệm vụ vừa khẩn cấp vừa quan trọng. Chúng đòi hỏi bạn đặt vào đây các đầu mục nhỏ cần hoàn thành để đạt được mục tiêu dài hạn, các vấn đề cần được giải quyết tức thì, công việc sắp đến deadline và những nhiệm vụ trong cuộc sống. Ví dụ về việc vừa khẩn cấp vừa quan trọng: – Một số email có thể là một lời mời làm việc, một email cho một cơ hội kinh doanh mới đòi hỏi phải hành động ngay lập tức. – Gửi báo cáo công việc có deadline trong ngày. – Người thân trong cấp cứu. – Bài luận cuối khóa. – Xe sắp hết nhiên liệu. – Bạn nhận được một cuộc gọi nói về hành vi khác lạ của con/cháu…

Ở cung này, bạn nên dành thời gian để sắp xếp cụ thể. Ví dụ, xe sắp hết xăng bạn không thể đợi hết mới nạp lại mà cần phải chủ động tìm kiếm các chặng gần nhất, còn khoảng bao nhiêu phần trăm nữa thì tiếp nhiên liệu là được…

Chúng ta thường sẽ không bao giờ có thể loại bỏ hoàn toàn các nhiệm vụ cấp bách và quan trọng, nhưng chúng ta có thể làm tốt hơn hoặc giảm rủi ro đáng kể của chúng với sự chủ động của mình.

Cung phần tư 2 – Góc trên bên trái: Quan trọng nhưng không khẩn cấp

Cung 2 thường bao gồm những hoạt động không có thời gian cố định nhưng vẫn quan trọng trong mục tiêu dài hạn, cần thực hiện và hoàn thành chúng: xây dựng các mối quan hệ, lập kế hoạch cho tương lai, đầu tư cho bản thân (thư giãn, cải thiện sức khỏe…).

Ví dụ về những việc không khẩn cấp nhưng quan trọng:

Lập kế hoạch hàng tuần
Kế hoạch dài hạn
Tập thể dục
Thời gian cho gia đình
Đọc sách
Viết lách
Tham gia các khóa nâng cao kỹ năng ngắn hạn – Thiền – Tạo một kế hoạch tiết kiệm chi tiêu

Theo Stenphen Covey (tác giả cuốn sách 7 Thói quen của người thành đạt), chúng ta nên dành phần lớn thời gian vào các hoạt động ở cung này, vì đây là những việc giúp chúng ta hạnh phúc lâu dài và hướng tới sự thành công. Đặt cung 2 lên ưu tiên, bạn có thể ngăn chặn được những vấn đề phát sinh của cung 1, giảm thời gian dành cho cung 3, 4 và sống hiệu quả hơn. Tuy nhiên, ở đây vẫn tồn tại thách thức khiến chúng ta không đầu tư đủ thời gian và năng lượng vào cung phần tư 2: vì chúng ta không biết thực sự những gì quan trọng với chính mình.

Đơn cử, nếu bạn không có ý tưởng nào dành riêng cho cuộc đời của mình, bạn sẽ không biết đang dành phần lớn thời gian làm những công việc hiện tại có giúp ích được cho một mục tiêu cụ thể nào không. Cứ thế bạn cứ cặm cụi làm bất cứ điều gì lôi cuốn ở hiện tại hoặc trong tình huống khẩn cấp nhất. Điều này nếu được nhìn nhận sớm sẽ giúp bạn tìm ra giá trị cốt lõi và theo sát mục tiêu. Bằng không, rất khó để bạn có thể có động lực để thực hiện một ý nghĩ/dự án nào đó mà không có deadline.

Ở cung 2, bạn không bị áp lực, nên thường tự nhủ với mình “để mai tính” hoặc “từ từ cũng được” và dành thời gian cho những việc trước mắt, điều này dẫn bạn vào lối mòn lúc nào cũng bận rộn nhưng lại không có thời gian dành cho chính mình, và không biết một ngày nghỉ ngơi thực sự bao giờ mới đến.

Để khắc phục tình trạng bạn quá tập trung vào những việc khẩn cấp, không có thời gian để tập trung vào cung 2, bạn cần chủ động lập kế hoạch, có ý chí và kỷ luật để không trì hoãn việc thực hiện những kế hoạch đã đề ra.

Cung phần tư 3 – Góc dưới bên phải: Khẩn cấp nhưng không quan trọng

Cung 3 bao gồm những hoạt động đòi hỏi sự chú ý của chúng ta ngay lập tức nhưng không giúp chúng ta đạt được mục tiêu. Hầu hết các nhiệm vụ ở cung 3 sẽ ngắt quãng và cản trở bạn: cuộc họp, các hoạt động thú vị bên ngoài hoặc các nhiệm vụ nhỏ nhặt phát sinh, thời gian lãng phí. Ví dụ:

Nhắn tin
Giặt ủi
Chở bạn ra bến xe
Dịch văn bản
Bạn mời đi xem phim nhưng ngại từ chối

Theo Covey, nhiều người dành phần lớn thời gian cho cung này, nhưng lại nhầm lẫn mình đang thực hiện nhiệm vụ của cung 1. Bởi vì nhiệm vụ ở cung này thường là đem tới lợi ích cho người khác và làm cho chúng ta cảm thấy quan trọng, có cảm giác thỏa mãn. Đôi lúc chúng không hoàn toàn mang tính tiêu cực nhưng cần được cân bằng với cung 2. Nếu không, bạn sẽ có cảm giác đang thực hiện được rất nhiều nhưng thực sự không có điều nào là cần cho mục tiêu dài hạn của bạn. Hãy học cách nói lời từ chối, khẩn cấp nhưng cần có sự suy xét kỹ để không đi quá xa với mục tiêu ban đầu hoặc làm lỡ việc thực sự cần ưu tiên hơn bạn nhé.

Cung phần tư 4 – Góc dưới bên trái: Không quan trọng cũng không khẩn cấp

Cung phần 4 giúp bạn có thể thư giãn sau những giờ phút căng thẳng. Nếu bạn dành quá nhiều thời gian vào đây sẽ khiến bạn sa đà vào những hoạt động mất thời giờ, còn nếu bạn biết tiết chế phù hợp và sắp xếp cố định, bạn sẽ giải trí hiệu quả, giải tỏa mệt mỏi. Ví dụ:

Xem ti vi.
Lướt web vô thức.
Chơi game.
Sử dụng mạng xã hội: Facebook, Twitter, Instagram.
Mua sắm.

Những việc không quan trọng, không khẩn cấp khá đơn giản để bạn nhận diện, loại bỏ và sắp xếp lại.

Áp dụng ma trận Eisenhower sẽ giúp bạn không rơi vào “cạm bẫy” của việc quản lý thời gian để sống và làm việc khoa học hơn. Bạn có thể tải bản ma trận Eisenhower trên điện thoại/thiết bị thông minh hoặc in ra giấy để tiện sắp xếp, theo dõi. Hãy thử sắp xếp công việc của mình vào ma trận khoa học và hay ho này ngay từ hôm nay nhé.

>>> Xem thêm:

3 ứng dụng điện thoại hữu ích cho việc quản lý chi tiêu mà bạn không nên bỏ qua
5 bước không thể bỏ qua trong việc quản lý vòng quay của đồng tiền
Cách để bạn nói tạm biệt với tâm lý trì hoãn “từ từ”