Trong lĩnh vực Nhà hàng – Khách sạn, Reservation là một bộ phận quan trọng và trực tiếp tạo ra doanh thu cho khách sạn. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết về Reservation và công việc chi tiết của bộ phận này. Vì vậy, trong bài viết sau đây hãy cùng CET tìm hiểu Reservation là gì nhé!
Reservation là gì?
Reservation là thuật ngữ dùng trong khách sạn để chỉ bộ phận đặt phòng. Bộ phận này có nhiệm vụ tiếp nhận thông tin đặt phòng từ nhiều nguồn khác nhau như: Khách trực tiếp đến khách sạn, gọi điện thoại, gửi email, fax. Sau đó, Reservation sẽ kiểm tra số lượng phòng còn trống có thể đáp ứng và phối hợp với các bộ phận khác để sắp xếp theo đúng yêu cầu của khách hàng.
Hình thức đặt phòng trong khách sạn
Có 2 hình thức đặt phòng khách sạn là:
– Đặt phòng có đảm bảo: Hay còn được gọi là Guaranteed Reservation. Đây là hình thức đặt phòng có thỏa thuận giữa khách hàng và khách sạn. Theo đó, khách sạn phải đảm bảo giữ phòng cho khách đến thời điểm check – out của ngày hôm sau tính theo ngày khách định đến. Nếu như, khách hàng không sử dụng phòng hoặc không báo huỷ, thì khách phải đền bù tiền theo quy định của khách sạn. Các phương thức đảm bảo: Thanh toán trước tiền phòng, tiền đặt cọc, thẻ tín dụng…
– Đặt phòng không được đảm bảo: Còn được gọi là Non – Guaranteed Reservation. Đây là hình thức đăng ký giữ chỗ trước. Theo đó, khi khách đăng ký, khách sạn sẽ giữ phòng cho khách đến một thời điểm nhất định, phụ thuộc vào quy định của từng khách sạn theo ngày khách định đến.
Reservation là bộ phận đặt phòng của khách sạn (Ảnh: Internet)
Các trạng thái booking trong đặt phòng khách sạn
– Confirmed: Đặt phòng đã được xác nhận trước khi khách đến.
– Operational: Đặt phòng đã được xác nhận và khách đang lưu trú trong khách sạn.
– Completed: Đặt phòng đã được xác nhận, sau khi khách đã check-out.
– Cancelled: Đặt phòng đã bị hủy.
– Cancelled With Penalty: Đặt phòng đã bị hủy và khách bị phạt theo quy định đặt phòng của khách sạn.
– No Show: Khách đã đặt phòng nhưng không nhận phòng.
– No Show With Penalty: Khách đã đặt phòng nhưng không nhận phòng, khách bị phạt theo quy định đặt phòng của khách sạn.
– On Request: Nhận đặt phòng nhưng hiện tại khách sạn không còn phòng trống.
– Unsuccessful: Đặt phòng vượt qua khoảng thời gian check-in và check-out.
Các công việc của Reservation
Bước 1: Tiếp nhận thông tin
Nhân viên Reservation sẽ tiếp nhận thông tin đặt phòng từ khách và phải ghi lại chính xác các thông tin sau:
– Tên khách, tên đoàn khách, tên người đăng ký, số lượng khách trong đoàn.
– Ngày giờ khách đến, số đêm lưu trú.
– Số điện thoại, email, địa chỉ của khách.
– Số lượng phòng, loại phòng, giá phòng.
– Hình thức đặt phòng và hình thức thanh toán.
– Các yêu cầu khác từ khách nếu có.
Bước 2: Xác định khả năng đáp ứng của khách sạn về yêu cầu của khách.
Bước 3: Nếu khách sạn còn phòng đáp ứng yêu cầu lưu trú của khách thì tiến hành xác nhận đặt phòng. Nếu không còn phòng đáp ứng, có thể đưa ra những gợi ý khác cho khách lựa chọn.
Bước 4: Nhập thông tin của khách.
Bước 5: Xác nhận lại thông tin khách hàng và thông tin đặt phòng với khách.
Bước 6: Lưu thông tin đặt phòng vào phần mềm của khách sạn rồi chuyển đến các bộ phận khác để tiến hành chuẩn bị đón tiếp và phục vụ khách.
Bước 7: Nếu khách có yêu cầu hủy đặt phòng, nhân viên Reservation tiếp nhận thông tin, sửa đổi hoặc hủy bỏ theo yêu cầu của khách.
Bước 8: Tổng hợp danh sách khách hàng và chuyển đến bộ phận Lễ tân.
Nhân viên Reservation tiếp nhận và ghi lại thông tin khách hàng một cách chính xác (Ảnh: Internet)
Ngoài ra, nhân viên Reservation còn phải thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của Quản lý và hỗ trợ những bộ phận khác khi có yêu cầu.
Với những thông tin trên, chắc chắn các bạn đã hiểu rõ Reservation là gì và công việc cụ thể ra sao đúng không nào? Reservation tuy là một công việc không quá phức tạp nhưng lại đòi hỏi rất nhiều kiến thức và kỹ năng khá ở nhân viên. Do đó, nếu bạn yêu thích công việc này thì đừng quên học tập, trau dồi kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm ngay từ bây giờ nhé!
