Quản lý tồn kho là một trong những vấn đề khiến các nhà quản trị đau đầu. Có thể nói, việc cân, đo, đong đếm hàng hóa tồn kho là một kỹ năng vô cùng quan trọng. Khái niệm Tồn kho an toàn cũng từ đó mà được rất nhiều các chuyên gia và nhà quản lý quan tâm. Vậy Tồn kho an toàn là gì? Làm thế nào để doanh nghiệp quản lý tồn kho hiệu quả. Bài viết này, Winerp.vn sẽ cung cấp các kiến thức cơ bản về Quản lý tồn kho cho doanh nghiệp.
Quản trị hàng tồn kho là gì?
Quản trị tồn kho là một khái niệm đã có mặt từ rất lâu. Trong bất cứ một lĩnh vực kinh doanh hàng hóa, sản phẩm nào cũng bắt buộc phải có tồn kho. Vậy quản trị tồn kho là gì? mà nó có tác động to lớn đối với chuỗi cung ứng?
Quản trị hàng tồn kho là một nhiệm vụ cực kỳ quan trọng. Theo đấy công việc này đòi hỏi phải theo dõi sát sao công việc buôn bán của doanh nghiệp, cũng như dự đoán được tình hình biến động giá trên thị trường để điều phối lượng hàng tồn kho, hoạch định những chính sách lưu trữ phù hợp, giảm bớt tối đa những nguy cơ về hàng tồn kho. Từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm được khoản chi đầu vào, cam kết phân phối đủ sản phẩm thành phẩm tại mọi lúc, tăng khả năng cạnh tranh. Giải pháp quản trị hàng tồn kho tốt phải hóa giải được những bài toán:
- Lượng hàng tồn kho như thế nào là tối ưu?
- Phải luôn đảm bảo hàng tồn kho nằm trong mức an toàn, duy trì để không ngưỡng tối thiểu và tối đa
- Quyết định khi nào nên nhập thêm nguồn nguyên liệu
- Quyết định khi nào cần tăng cường hoặc hạn chế sản xuất để điều chỉnh lượng hàng tồn kho thành phẩm
Vai trò của quản trị hàng tồn kho
- Đảm bảo hàng hóa tồn kho luôn đủ để bán ra thị trường, không bị gián đoạn
- Loại trừ các rủi ro tiềm tàng của hàng tồn kho như hàng bị ứ đọng, giảm phẩm chất, hết hạn do tồn kho quá lâu
- Cân đối giữa các khâu Mua vào – dự trữ – sản xuất – tiêu thụ
- Tối ưu hóa lượng hàng lưu kho nhằm tăng hiệu quả kinh doanh và giảm chi phí đầu tư cho doanh nghiệp
Một ví dụ sau đây sẽ giúp cho bạn hiểu hơn về Khái niệm quản trị tồn kho:
Một cửa hàng bán lẻ thiết bị điện lạnh muốn giảm 50% giá bán với điều kiện lượng hàng mua phải rất lớn hoặc thanh toán tiền mặt.
Tuy nhiên, có nhiều vấn đề xoay quanh hoạt động quản lý tồn kho mà nhà quản trị cần phải quan tâm:
- Liệu kho hàng có đủ diện tích chứa lượng hàng hóa nhiều như vậy?
- Cơ sở vật chất, máy móc sản xuất, trang thiết bị có đủ để đáp ứng lượng nguyên vật liệu/hàng hóa này?
- Quan hệ cung – cầu: Liệu nhu cầu thị trường trong thời gian tới có tiêu thụ hết lượng hàng hóa này trước khi chúng hết hạn/lỗi thời không?
- Nếu thời gian tồn kho hàng quá lâu, phải tính đến các thất thoát và rủi ro hàng tồn kho. Chi phí để quản lý, bảo quản hàng trong thời gian này là bao nhiêu?
- Doanh nghiệp cần một khoản tiền lớn để thanh toán chi phí mua vào nguyên vật liệu. Trong khi đó có thể dùng tiền này để đầu tư, chi trả cho các hoạt động khác, vậy đầu tư nào sẽ có lợi hơn?
Chính vì thế, việc quản trị tồn kho và duy trì tồn kho an toàn là việc làm vô cùng quan trọng bắt buộc các doanh nghiệp phải triển khai thực hiện nếu không muốn những sai lầm có thể xảy ra cho những chiến dịch bán hàng vì lượng hàng hóa trong kho không đủ.
Tồn kho an toàn (Safety Stock) là gì?
Hiểu rõ được vai trò của tồn kho trong việc duy trì chuỗi cung ứng. Rất nhiều các chuyên gia đã đưa ra khuyến cáo về việc giữ hàng hóa tồn kho an toàn.
Khái niệm về tồn kho an toàn
Tồn kho an toàn (Safety Stock) là công việc nhằm để bù đắp cho sự không chắc chắn đang hiện hữu trong chuỗi cung ứng. Đây cũng là một tại kỹ thuật quản lý hàng tồn kho. Những nhà bán lẻ (Retailer) và nhà quản lý phân phối (Whosaler) không mong muốn sản phẩm trong kho không đáp ứng nhu cầu của đối tượng mua hàng, hay có sự trì hoãn ngoài ý muốn trong việc nhận các đơn hàng bổ sung. Theo nguyên tắc này, nếu mức độ không chắc chắn càng lớn, thì mức độ tồn kho an toàn đòi hỏi càng cao.
Tồn kho an toàn đóng vai trò là bộ đệm tại hoàn cảnh doanh số của một mặt hàng lớn hơn chiến lược hoặc nhà cung cấp của công ty không thể giao thêm số lượng hàng hoá trong lúc dự kiến. Nếu công ty là nhà sản xuất, một kho nguyên liệu an toàn có thể giảm bớt nguy cơ sản xuất.
Các loại tồn kho an toàn
Tồn kho an toàn theo chu kỳ
Tồn kho chu kỳ là loại tồn kho được đòi hỏi khi mong muốn đáp ứng nhu cầu sản phẩm thông qua thời gian giữa các lần đặt hàng. Nguyên do ra đời của tồn kho chu kỳ là do tính kinh tế nhờ qui mô, đặt ít đơn hàng nhưng mỗi đơn hàng có khối lượng vô cùng lớn và được giao hàng liên tục theo những đơn hàng nhỏ hơn ứng với nhu cầu từng thời đoạn.
Tồn kho an toàn theo mùa
Tồn kho theo mùa xảy ra khi doanh nghiệp hay chuỗi cung ứng muốn quyết định sản xuất và tồn trữ sản phẩm để thỏa mãn nhu cầu mong đợi trong thời gian tới. Nếu nhu cầu trong tương lai lớn hơn khả năng sản xuất thì tại các thời điểm có nhu cầu thấp, công ty sản xuất và tồn kho để đáp ứng nhu cầu.
Đối với nhà cung cấp, nếu tốn khá nhiều khoản chi để gia tăng công suất sản xuất thì công suất này xem như là một chi phí cố định. Khi nhu cầu hằng năm của nhà cung cấp được nắm rõ ràng, công suất cố định có thể được tính toán để phát huy kế hoạch sản xuất có hiệu quả nhất.
Lợi ích của Tồn kho an toàn
Hạn chế trạng thái thiếu hàng
Nhiều người chờ tới lúc hết hàng mới yêu cầu. Điều này sẽ làm giảm doanh thu của bạn, Đặc biệt khi đó là mặt hàng bán chạy. Mặt khác, hiện trạng để trống shop, quầy kệ sẽ khiến khách hàng có ấn tượng không tốt, đồng thời nhận thấy không ưng ý do không mua được món hàng mình mong muốn.
Thiếu hàng không chỉ làm giảm doanh thu mà còn làm giảm chất lượng dịch vụ , uy tín của bạn.
Tối ưu hóa dự trữ tồn kho.
Nhờ vào việc nắm rõ ràng tồn kho an toàn, bạn sẽ tránh được việc mua rất nhiều hàng khi chưa cần thiết. Giữ tồn kho quá cao không chỉ làm gia tăng chi phí cơ hội, giảm tốc độ quay vòng vốn mà còn khiến bạn phải trả thêm lãi tổ chức tài chính nếu phải vay vốn để kinh doanh.
Giảm khoản chi lưu kho và bảo quản.
Duy trì tồn kho trọn vẹn cũng bạn tránh phải trả thêm những chi phí phụ trội nếu phải thuê mướn kho chứa hàng. Đối với những mặt hàng có hạn dùng như thực phẩm, hàng tươi sống, việc tích trữ rất nhiều tồn kho trong khi không dự báo được chính xác nhu cầu của khách hàng là một hành động đầy nguy cơ.
>>Theo một vài chuyên gia, một nhà bán lẻ thực sự có thể gia tăng lợi nhuận của họ từ 20 đến 30% hoặc nhiều nhờ quản lý hàng tồn kho đạt kết quả tốt. Ngày nay, công nghệ sáng tạo, các thiết bị tối tân dần trở thành phổ biến hơn. Việc áp dụng ứng dụng quản lý bán hàng sẽ là một chọn lựa đúng đắn giúp bạn quản lý tốt tồn kho, từ đấy gia tăng doanh số và thay đổi cho tốt hơn đạt kết quả tốt buôn bán của mình.
KẾT LUẬN: Việc hiểu hết các kiến thức về Tồn kho an toàn là gì sẽ giúp cho nhà quản trị có thể đạt được hiệu quả trong quản trị nguồn cung ứng. Hi vọng các kiến thức về Tồn kho an toàn mà Winerp.vn cung cấp có thể giúp bạn quản lý hàng hóa trong kho được hiệu quả hơn.
Chúc các bạn thành công!
