Trong thực tế cuộc sống, khi các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền yêu cầu cung cấp bản sao thay cho bản chính, bạn phải cung cấp Bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc Bản sao được chứng thực từ bản chính này chứ không phải bản chụp, bản photo. Cấp bản sao từ sổ gốc; chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký; chứng thực hợp đồng, giao dịch; giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực; quản lý nhà nước về chứng thực là vấn đề nhiều người quan tâm. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, mời bạn đọc cùng theo dõi bài viết: Sao y bản chính ở đâu? Quy định về thẩm quyền sao y bản chính.
Sao y bản chính ở đâu? Quy định về thẩm quyền sao y bản chính
1. Sao y bản chính là gì? Bản sao y là gì?
Sao y bản chính hay còn gọi là chứng thực bản sao từ bản chính.
Theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
Sao y bản chính khác với chứng thực chữ ký.
Bởi nội dung, hình thức của bản sao y được chứng thực là đúng với bản chính. Trong khi đó, chứng thực chữ ký là việc chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực (không chứng thực nội dung, hình thức văn bản).
Còn tại khoản 10 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP định nghĩa “bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
2. Hướng dẫn cách đóng dấu bản sao y bản chính
- Trường hợp bản chính mà bạn muốn sao chép là giấy tờ của chính công ty, doanh nghiệp của bạn thì bạn có quyền tự đóng dấu sao ý bản chính của công ty lên giấy tờ đó và được sử dụng và có giá trị tương đương bản chính.
- Trường hợp giấy tờ mà bạn muốn sao chép không phải của công ty bạn mà là của công ty khác hoặc các văn bản của nhà nước thì việc sử dụng con dấu có dòng chữ sao y bản chính của công ty bạn sẽ không có giá trị hiệu lực. Đối với trường hợp này muốn sao chép giấy tờ thì giấy tờ đó phải được đóng dấu sao y bản chính của cơ quan có thẩm quyền xác nhận sao ý bản chính các tài liệu văn bản gốc bao gồm: phòng tư pháp quận huyện, thị xã, nơi công ty bạn có trụ sở hoặc uy ban nhân dân xã, phường hoặc thị trấn, hoặc các văn phòng công chứng được phép hành nghề.
Như vậy ta thấy việc đóng dấu sao y bản chính không hề dễ dàng. Từ đó chúng ta có thể phân ra 2 loại:
Đối với cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp:
Có thẩm quyền sử dụng con dấu sao y bản chính trong trường hợp cần sao y bản chính các văn bản, giấy tờ được sao từ sổ gốc của công ty.
Không được sử dụng con dấu vượt quá thẩm quyền. Nếu con dấu vượt quá thẩm quyền được sử dụng thì không có giá trị pháp lí và tài liệu được sao ra không được sử dụng như bản chính.
Đối với các văn phòng công chứng được cấp phép, các cơ quan công chứng nhà nước:
Con dấu của các cơ quan công chứng nhà nước và các văn phòng công chứng tư nhân được phép kinh doanh có thể được phép sử dụng con dấu trong các trường hợp:
- Chứng thực các bản sao từ bản chính của các giấy tờ tài liệu thuộc các ngành nghề, lĩnh vực khác nhau được cấp tại Việt Nam và giấy tờ do các cá nhân, cơ quan tổ chức, có thẩm quyền nước ngoài liên kết với Việt Nam cấp.
- Chứng thực bản sao, được sao từ các hợp đồng giao dịch, chữ kí, chứng nhận,… của các công ty, doanh nghiệp cá nhân trong nước yêu cầu.
Việc sử dụng con dấu sao y bản chính là hết sức phức tạp và nếu không tuân thủ đúng quy định của pháp luật thì các văn bản tài liệu chứng từ cua công ty bạn sẽ không có giá trị sử dụng. Vì vậy hãy tìm hiểu kĩ những quy định của pháp luật khi sử dụng và khắc dấu sao y bản chính.
3. Sao y bản chính ở đâu?
Hiện hành, thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP bao gồm:
– Phòng Tư pháp: Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.
– Ủy ban nhân dân cấp xã: Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.
Việc chứng thực bản sao từ bản chính không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.
4. Quy định về thẩm quyền sao y bản chính
Theo quy định tại Khoản 5 và Khoản 6 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì “Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền và “Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc. Số gốc thì được hiểu là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.
Theo quy định tại Điều 4 Nghị định này như sau:
“Điều 4. Thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc
1. Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc theo quy định tại Nghị định này, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
2. Việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính.”
Như vậy nếu muốn sao y bản chính các tài liệu, văn bản của công ty bạn được quy định cụ thể trong sổ gốc công ty bạn thì bạn có quyền sao y bản chính đó. Và thủ tục cấp lại bản sao hay sao y lại bản chính đó được thực hiện đồng thời việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính. Còn đối với các tài liệu, văn bản của công ty khác thì bạn không được phép sao y bản chính các văn bản, tào liệu đó không có trong sổ gốc mà công ty bạn quản lý. Nếu các văn bản, tài liệu của đơn vị khác, mà công ty của bạn sử dụng con dấu sao y bản chính sẽ không có hiệu lực pháp luật.
Về thẩm quyền xác nhận sao y bản chính các tài liệu, văn bản gốc của công ty bạn được quy định Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Quy định về thẩm quyền chứng thực giấy tờ từ bản chính ra bản sao như sau:
“Điều 5. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực
1. Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
c) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
đ) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.
Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc quy định tại Khoản này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.
2. Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;
c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
b) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;
đ) Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;
e) Chứng thực di chúc;
g) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
h) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định tại các Điểm c, d và đ Khoản này.
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.
3. Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại các Điểm a, b và c Khoản 1 Điều này. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.
4. Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại Điểm a Khoản 1, Điểm b Khoản 2 Điều này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (sau đây gọi chung là tổ chức hành nghề công chứng).
5. Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc quy định tại Điều này không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.
6. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà.”
Như vậy, theo quy định trên, cơ quan có thẩm quyền xác nhận sao y bản chính các tài liệu, văn bản gốc là phòng tư pháp tại quận, huyện, thị xã nơi công ty bạn có trụ sở hoặc ủy ban nhân dân cấp xã, thị trấn, phường hoặc các công chứng viên làm việc tại tổ chức hành nghề công chứng.
Trên đây là các nội dung giải đáp của chúng tôi về Sao y bản chính ở đâu? Quy định về thẩm quyền sao y bản chính. Trong quá trình tìm hiểu, nếu như các bạn cần Công ty Luật ACC hướng dẫn các vấn đề pháp lý vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp.
✅ Dịch vụ thành lập công ty ⭕ ACC cung cấp dịch vụ thành lập công ty/ thành lập doanh nghiệp trọn vẹn chuyên nghiệp đến quý khách hàng toàn quốc ✅ Đăng ký giấy phép kinh doanh ⭐ Thủ tục bắt buộc phải thực hiện để cá nhân, tổ chức được phép tiến hành hoạt động kinh doanh của mình ✅ Dịch vụ ly hôn ⭕ Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn ly hôn, chúng tôi tin tưởng rằng có thể hỗ trợ và giúp đỡ bạn ✅ Dịch vụ kế toán ⭐ Với trình độ chuyên môn rất cao về kế toán và thuế sẽ đảm bảo thực hiện báo cáo đúng quy định pháp luật ✅ Dịch vụ kiểm toán ⭕ Đảm bảo cung cấp chất lượng dịch vụ tốt và đưa ra những giải pháp cho doanh nghiệp để tối ưu hoạt động sản xuất kinh doanh hay các hoạt động khác ✅ Dịch vụ làm hộ chiếu ⭕ Giúp bạn rút ngắn thời gian nhận hộ chiếu, hỗ trợ khách hàng các dịch vụ liên quan và cam kết bảo mật thông tin
