Procurement, Sourcing và Purchasing là ba khái niệm thuộc lĩnh vực quản trị Chuỗi cung ứng. Các khái niệm này thường được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng thực tế chúng hoàn toàn khác nhau. Để hiểu được sự khác nhau giữa Procurement, Sourcing và Purchasing là gì, bạn hãy tham khảo bài viết sau của Ms Uptalent.MỤC LỤC1- Khái niệm Procurement, Sourcing và Purchasing là gì 1.1- Procurement là gì 1.2- Sourcing là gì 1.3- Purchasing là gì2- Sự khác biệt giữa Procurement, Sourcing và Purchasing3- Những tố chất của người làm ngành procurement
1- Khái niệm Procurement, Sourcing và Purchasing là gì
1.1- Procurement là gì
Procurement khi dịch sang tiếng Việt có nghĩa là sự thu mua. Trong cơ cấu của một doanh nghiệp, Procurement là vị trí chịu trách nhiệm quản lý việc mua sắm các nguyên vật liệu, thiết bị và các sản phẩm, dịch vụ cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nếu hiểu rộng hơn thì Procurement là một quá trình bao gồm việc lập kế hoạch, xây dựng chiến lược mua hàng và duy trì hoạt động mua hàng của doanh nghiệp.
Đối tượng Procurement hướng đến là các nguyên vật liệu hoặc dịch vụ cần thiết cho quá trình sản xuất, các trang thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất và các hàng hoá, dịch vụ cần thiết cho hoạt động thường ngày của công ty.
Quy trình thu mua bao gồm các hoạt động chính sau:
– Lên kế hoạch mua hàng (Planning)
– Tìm kiếm nguồn hàng (Sourcing)
– Lựa chọn nhà cung cấp (Supplier Selection)
– Đàm phán về giá và các điều khoản (Negotiation)
– Ký kết hợp đồng và Chuyển giao (Transaction and Contract management)
– Đo lường hiệu quả của nhà cung ứng (Supplier Performance Management)
– Duy trì tính ổn định của việc cung ứng (Supplier Sustainability Issues)
Ngày nay, hoạt động Procurement có vai trò rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu có thể quản lý chi phí Procurement hiệu quả, doanh nghiệp có thể tác động đến giá thành sản phẩm và tạo ra những ảnh hưởng lớn đến chi phí của toàn bộ chuỗi cung ứng.
>>> Procurement là gì? Cùng tìm hiểu về Procurement
1.2- Sourcing là gì
Sourcing là quá trình tìm nguồn cung ứng sản phẩm hoặc dịch vụ. Đây được xem là bước đầu tiên trong chuỗi cung ứng.
Tìm nguồn cung ứng có nghĩa là bạn phải tìm đúng nhà cung cấp chất lượng với mức giá phù hợp, có thể mang lại lợi nhuận tối ưu cho doanh nghiệp. Có thể nói rằng, việc tìm nguồn cung ứng chính là một chiến lược giúp doanh nghiệp tạo ra những khác biệt trong lợi nhuận của họ.
Bạn có thể hiểu đơn giản, Sourcing là quá trình lựa chọn nhà cung cấp để cung cấp hàng hóa và dịch vụ mà bạn cần để vận hành doanh nghiệp. Nghe có vẻ đơn giản nhưng thực tế khá phức tạp. Vì bạn sẽ phải cân bằng được chất lượng sản phẩm, nguyên vật liệu thô với khả năng chi trả của doanh nghiệp.
Quá trình Sourcing bao gồm các hoạt động sau:
– Tìm kiếm nguồn hàng hóa và dịch vụ chất lượng
– Đàm phán hợp đồng
– Thiết lập các điều khoản thanh toán
– Nghiên cứu thị trường
– Kiểm tra chất lượng
– Cân nhắc việc gia công hàng hóa
– Thiết lập các tiêu chuẩn
1.3- Purchasing là gì
Purchasing được hiểu là mua hàng. Đây là quá trình một doanh nghiệp sẽ sử dụng để có được những hàng hoá, dịch vụ cần thiết để thực hiện các mục tiêu của họ.
Thông thường, các tổ chức, doanh nghiệp đều sẽ xây dựng các tiêu chuẩn riêng trong quá trình mua hàng. Do đó, quy trình Purchasing tại các tổ chức khác nhau sẽ có nhiều điểm khác biệt.
Nhiệm vụ của nhân viên mua hàng là phải giám sát chặt chẽ quá trình giao hàng và đảm bảo các thủ tục hành chính liên quan đến việc mua hàng được thực hiện một cách chính xác nhất.
Thực chất, Purchasing là một phần của quá trình Procurement. Một quy trình mua hàng thường bao gồm các hoạt động sau:
– Lập kế hoạch để tiến hành việc mua hàng
– Xác định tiêu chuẩn, chất lượng hàng hoá
– Lựa chọn nhà cung cấp
– Phân tích giá trị
– Phân tích tài chính, đàm phán và thương lượng giá cả
– Làm hợp đồng, mua hàng
– Quản lý hàng tồn kho
– Thanh toán quốc tế
– Các chức năng khác
Người chịu trách nhiệm mua hàng có nhiệm vụ mua đầy đủ các hàng hoá, dịch vụ công ty cần cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Tức là, họ sẽ mua bất cứ thứ gì, từ văn phòng phẩm, trang thiết bị, các dịch vụ điện, nước, điện thoại cho đến nguyên liệu thô để sản xuất sản phẩm.
>>> Procurement Manager là ai và làm những công việc gì?
2- Sự khác biệt giữa Procurement, Sourcing và Purchasing
Điểm chung của Procurement, Sourcing và Purchasing là đều hướng đến mục tiêu mua hàng, nhưng ý nghĩa và cách thức hoạt động của chúng lại hoàn toàn khác nhau.
+ Với Procurement
Đây là một quá trình lập kế hoạch, xác định chiến lược và sẽ được duy trì liên tục để phục vụ cho công tác mua hàng trong doanh nghiệp.
+ Với Sourcing
Sourcing đơn giản là việc tìm kiếm nguồn hàng và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp để tiến hành thỏa thuận, ký kết hợp đồng mua hàng. Đây là khâu đầu tiên của quy trình Procurement.
+ Với Purchasing
Purchasing thường được sử dụng với tầng ngữ nghĩa hẹp hơn. Nó được xem là một tập hợp con của Procurement.
Hoạt động Purchasing chủ yếu tập trung vào các giao dịch mua hàng, nhận hàng và thanh toán. Mục đích hướng đến khi thực hiện Purchasing là giá cả thấp, thời gian cung ứng nhanh, cải thiện hoặc duy trì hiệu quả chuỗi cung ứng.
Tóm lại, Procurement là khái niệm tổng quát nhất, nó bao trùm hai khái niệm Sourcing và Purchasing. Tuy nhiên, chúng đều là những hoạt động quan trọng trong chuỗi cung ứng của một doanh nghiệp. Tuỳ thuộc quy mô, tính chất hoạt động và ngành hàng mà giữa chúng không có sự tách biệt. Chúng có thể được hiểu chung là mua hàng và có thể sử dụng thay thế cho nhau.
3- Những tố chất của người làm ngành procurement
Người làm ngành procurement cần có các tố chất quan trọng sau:
3.1- Tư duy chiến lược
Khi làm về Procurement bạn cần có kiến thức liên quan đến sản phẩm, dịch vụ mà mình cần mua và sự am hiểu thị trường để tìm kiếm được những đối tác cung cấp phù hợp nhất với yêu cầu của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, bạn còn phải có khả năng nắm bắt nhanh nhạy và ứng biến linh hoạt trước những thay đổi trên thị trường. Điều này sẽ giúp bạn đánh giá và ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp chính xác hơn.
Với khả năng tư duy chiến lược, bạn sẽ dễ dàng nhìn thấy bức tranh tổng thể và có thể phối hợp nhịp nhàng cùng các bộ phận khác để đạt hiệu quả mua hàng tối ưu nhất.
>>> Nhân viên thu mua (Procurement Officer) là ai?
3.2- Kỹ năng đàm phán
Là một người làm Procurement bạn sẽ có trách nhiệm đàm phán với nhà cung cấp để thu mua được những hàng hóa chất lượng với mức giá tốt nhất. Các cuộc đàm phán thành công sẽ mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích. Và điều này phụ thuộc rất lớn vào kỹ năng đàm phán của nhân viên mua hàng.
Bên cạnh đó, một cuộc đàm phán thành công cần đảm bảo lợi ích cho cả hai bên. Đôi khi người mua hàng cũng cần có sự nhượng bộ hợp lý để duy trì mối quan hệ và đạt được hiệu quả dài hạn cho doanh nghiệp.
3.3- Kỹ năng quản lý tài chính
Vấn đề chi tiêu và quản lý tài chính có liên quan mật thiết với hoạt động thu mua. Nếu xử lý không tốt có thể gây ra những hệ quả không tốt, gây ảnh hưởng tiêu cực đến lợi ích của doanh nghiệp và nhà cung cấp.
Do đó, những nhà thu mua giỏi luôn biết cách lập và quản lý hiệu quả ngân sách. Họ có thể đảm bảo việc chi tiêu hợp lý để thu mua được những hàng hóa chất lượng nhất. Bằng cách đánh giá và cân đối tài chính họ sẽ chọn được những nhà cung cấp phù hợp nhất cho doanh nghiệp.
3.4- Kỹ năng giải quyết xung đột
Quá trình làm việc cùng nhà cung ứng không phải lúc nào cũng thuận lợi. Đôi khi mọi việc không như mong đợi dẫn đến xảy ra xung đột. Bởi vậy để đảm bảo lợi ích của doanh nghiệp, Procurement cần dự đoán được những khả năng có thể xảy ra khi lựa chọn các cách giải quyết khác nhau để có thể ra quyết định đúng đắn nhất.
>>> Sự khác nhau giữa Procurement Manager và Purchasing Manager
Mặt khác, với nguồn tài chính giới hạn, việc xảy ra xung đột nội bộ giữa các cá nhân và các bộ phận là điều khó tránh. Khi đó, trong vai trò của một Procurement bạn cần nhận ra vấn đề và xử lý kịp thời.
3.5- Kỹ năng quản lý mối quan hệ
Để hoàn thành quá trình mua hàng, Procurement không chỉ tương tác cùng nhà cung cấp mà họ còn phải phối hợp cùng các cá nhân, bộ phận khác trong doanh nghiệp. Bởi vậy, bạn cần có khả năng quản lý tốt các mối quan hệ. Bạn cần có phương pháp duy trì các mối quan hệ của mình để đảm bảo hoạt động mua hàng diễn ra suôn sẻ, hiệu quả.
3.6- Khả năng chịu áp lực
Khi làm Procurement bạn sẽ phải hoàn thành KPI thu mua cũng như các yêu cầu mua hàng của doanh nghiệp. Hơn nữa, quá trình thu mua cũng có thể phát sinh những vấn đề nằm ngoài dự kiến.
Chính vì vậy, bạn cần có khả năng chịu áp lực công việc tốt. Đây được xem là điều kiện quan trọng quyết định sự phù hợp của bạn với nghề. Thực tế cho thấy, rất nhiều người đã bỏ nghề chỉ trong thời gian ngắn vì những áp lực từ các vấn đề phát sinh liên tục.
Trên đây là một số thông tin về Procurement, Sourcing và Purchasing bạn cần biết. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn nhận ra sự khác nhau giữa ba khái niệm trên. Đồng thời, bạn cũng có thể nhận biết rõ phạm vi công việc của người làm Procurement cũng như những tố chất cần thiết để thành công với nghề này.
–
HRchannels – Headhunter – Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080 Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com Website: https://hrchannels.com/ Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Nguồn ảnh: internet
