Cập nhật lần cuối vào 22/02/2023 bởi Phạm Mạnh Cường
Stakeholders (các bên liên quan) rất quan trọng với mọi dự án. Hãy dành thời gian cùng với PMA tìm hiểu stakeholders là gì cũng như tham khảo cách quản lý stakeholders.
Giới thiệu về Stakeholders Management
Stakeholders là gì?
Stakeholders là một cá nhân, nhóm người, hoặc tổ chức bị ảnh hưởng bởi kết quả của dự án hoặc tự nhìn nhận bản thân bị ảnh hưởng.
Họ quan tâm tới sự thành công của dự án và là người đóng góp cho dự án từ bên trong hoặc bên ngoài.
Có những loại Stakeholders nào?
Mỗi dự án có nhiều stakeholders, họ thường được phân làm 2 loại:
- Internal stakeholders
- External stakeholders.
Tại sao chúng ta cần quản lý Stakeholders?
Có thể kể tới 4 nguyên nhân:
- Stakeholders rất quan trọng vì họ có thể gây ảnh hưởng xấu hoặc tốt với dự án bằng quyết định của họ. Có stakeholders chính – những người mà đóng góp của họ mang tính quyết định xem dự án có thể thực hiện hay không.
- Nhà quản lý cần học cách quản lý stakeholders để xác định ai là stakeholders chính và đảm bảo đáp ứng yêu cầu của họ
- Với phương pháp quản lý Stakeholders tốt chúng ta có thể làm giảm rủi ro dự án
- Sự hài lòng của Stakeholders được coi là một mục tiêu quan trọng của dự án
Quản lý Stakeholders như thế nào? Bao gồm những quá trình gì?
Quản lý Stakeholders gồm 4 quá trình:
- Xác định Stakeholders
- Lên kế hoạch về sự tham gia, đóng góp của Stakeholders
- Quản lý sự đóng góp, tham dự của Stakeholders
- Giám sát hoạt động của Stakeholders
Xác định Stakeholders
Xác định Stakeholders là gì?
Đây là một quá trình mà nhà quản lý dự án và đội quản lý dự án xác định tất cả người hoặc tổ chức chịu ảnh hưởng bởi dự án.
Vì sao cần xác định Stakeholders?
Lý do là vì khi stakeholders chưa được xác định rõ, những stakeholders quan trọng có thể gây rủi ro cho dự án trong tương lai. Điều này nên được xác định càng sớm càng tốt, nhất là trong giai đoạn đầu của dự án, trước khi bắt đầu lên kế hoạch.
Ngoài ra còn cần xác định Stakeholders xuyên suốt cả dự án. Vì khi có thêm stakeholders mới thì cần xác định lại và thực hiện lại quá trình quản lý Stakeholders.
Làm thế nào để xác định Stakeholders?
Khi xác định Stakeholders, hãy xác định từ vị trí ảnh hưởng của họ: trên, dưới, bên ngoài và bên trong. Đó có thể là: khách hàng, nhà cung cấp, quản lý, đội dự án v.v.
Sau khi xác định hãy phân tích yêu cầu, mong đợi, sở thích, tầm ảnh hưởng, kiến thức v.v. của stakeholder. Những stakeholders quan trọng là những người đưa ra quyết định trong dự án. Với những người này, quản lý cần ưu tiên để giao tiếp và quan tâm tới mong muốn của họ.
Bước 1: Xác định những bên có thể trở thành Stakeholders
- Xác định toàn bộ những bên có tiềm năng thành Stakeholders
- Xác định tầm ảnh hưởng
Bước 2: Phân tích Stakeholders
- Xác định các nhu cầu chủ yếu, mong đợi, tầm ảnh hưởng, … của Stakeholders
- Xác định key stakeholders
Bước 3: Phân loại Stakeholders
- Phân độ ưu tiên cho các key stakeholders
- Sử dụng các mô hình phân loại (ví dụ Power/Interest Grid)
Bước 4: Xác định chiến lược quản lý Stakeholders
Đưa ra các cách mà nhà quản lý giao tiếp với Stakeholders.
Có công cụ nào hỗ trợ việc xác định?
Một số công cụ mà quản lý có thể dùng để phân tích và đánh giá:
- Power/ Interest Grid
- Salience Model
- Stakeholder cube
- Expert Judgement
- Meeting
- Brainstorming
- Questionnaire and survey
- Document analysis
Lên kế hoạch quản lý sự tham dự của Stakeholders
Sự tham dự của Stakeholders có ý nghĩa thế nào?
Sự tham dự của Stakeholder là quan trọng đối với sự thành công của dự án.
Khi nào cần lên kế hoạch quản lý Stakeholders?
Sự tương tác và tham gia của stakeholders sẽ thay đổi theo từng dự án.
Sự tham dự của mỗi stakeholders là khác nhau trong mỗi giai đoạn khác nhau của dự án nên việc lên kế hoạch này cần được diễn ra trong suốt dự án.
Có những cấp độ tham gia nào của Stakeholders ?
Các cấp độ phân loại có thể bao gồm 5 cấp độ:
- Unaware: Không nhận thức về dự án và các tác động tiềm ẩn
- Resistant: Nhận thức về dự án và các tác động tiềm ẩn; và chống lại sự thay đổi
- Neutral: Nhận thức về dự án; nhưng không kháng cự cũng như không hỗ trợ
- Supportive: Nhận thức về dự án và các tác động tiềm ẩn; và hỗ trợ sự thay đổi
- Leading: Nhận thức về dự án và các tác động tiềm ẩn; và tích cực tham gia vào việc đảm bảo dự án thành công
Có những công cụ gì giúp nhà quản lý lên kế hoạch quản lý sự tham dự?
Những công cụ để giúp nhà quản lý thực hiện việc lên kế hoạch này:
- Stakeholder engagement assessment matrix: giúp so sánh mức độ liên quan với dự án hiện tại của stakeholders (C) và nhà quản lý mong muốn stakeholders đóng góp với dự án (D)
- Benchmarking: so sánh kết quả phân tích stakeholder để đưa ra thông tin từ tổ chức, dự án khác mà đang xem xét tiêu chuẩn
- Root cause analysis: xác định nguyên nhân gốc
- Assumption and constraint analysis: Phân tích giả định và hạn chế
- Mind mapping: tư duy trực quan về thông tin của stakeholder và mối quan hệ của họ với nhau và với tổ chức
- Decision making: đánh giá quyết định ưu tiên
Quản lý sự tham gia của Stakeholders?
Quản lý sự tham gia của Stakeholders là gì?
Đó là quá trình giao tiếp và làm việc với stakeholder để có được sự ủng hộ, duy trì sự của hộ của họ cũng như giảm thiểu sự phản đối, ảnh hưởng tiêu cực của họ đối với dự án.
Tại sao phải quản lý sự tham gia của Stakeholders?
Lý do cần quản lý đóng góp của họ là vì thái độ và sự cam kết của họ với dự án có thể thay đổi khi có sự việc bất kỳ xảy ra – có thể gây ảnh hưởng tới quyết định của họ
Đây sẽ là việc được diễn ra xuyên suốt trong dự án.
Làm thế nào để thực hiện việc quản lý sự tham gia của Stakeholders?
Để làm việc với stakeholder, quản lý cần đáp ứng nhu cầu và mong đợi của họ cũng như khích lệ họ tham dự sâu vào dự án.
Nhà quản lý có thể đáp ứng mong đợi của họ thông qua sự giao tiếp, đàm phán và giải quyết vấn đề của họ.
Có những công cụ giúp quản lý sự tham gia của Stakeholders?
Giới thiệu công cụ có ích với nhà quản trị trong việc quản lý sự tham gia của stakeholder:
- Ground rules: một loại những hành vi mà đội đồng ý tuân theo cũng như những nhà stakeholder khác đồng ý tham gia. Ground rules giúp giảm mâu thuẫn xảy ra
- Communication skills: sử dụng feedback. Feedback được dùng để đảm bảo stakeholders nhận được thông tin và hiểu đúng. Đội quản lý sử dụng feedback để hiểu phản ứng của stakeholder với các hoạt động dự án và quyết định đưa ra.
- Interpersonal and team skills: sự quan sát và trao đổi được dùng để bắt nhịp công việc, thái độ của những thành viên và stakeholder. Ngoài ra, quản lý đàm phán và xung đột được sử dụng để đạt được thỏa thuật và sự ủng hộ có lợi cho dự án và kết quả dự án cũng như giải quyết xung đột của đội và stakeholders. Cuối cùng thì sự nhận thức văn hóa (Cultural awareness) và nhận thức chính trị (Political awareness) cũng quan trọng trong việc xem xét yêu cầu của stakeholder cũng như để hiểu mối quan hệ trong và ngoài dự án
Giám sát sự tham gia của Stakeholders
Giám sát sự tham gia của Stakeholders là quá trình gì?
Nó là quá trình giám sát bao gồm giám sát mối quan hệ với stakeholder và điều chỉnh kế hoạch và chiến lược cho sự tham gia của stakeholder trong dự án.
Tại sao phải giám sát sự tham gia của Stakeholders?
Quản lý cần giám sát sự tham gia của họ vì các hoạt động trong quá trình này có thể sẽ không hiệu quả và hiệu suất như dự kiến.
Bên cạnh đó, cộng đồng stakeholder và sự tham gia của họ cũng sẽ phát triển khi dự án phát triển.
Làm sao để giám sát sự tham gia của Stakeholders?
Giám sát sự tham gia của Stakeholders gồm 4 bước:
- So sánh kết quả của hoạt động hiện tại của stakeholder với các hoạt động được vạch ra trong kế hoạch có sẵn.
- Xác định và định lượng các kết quả.
- Gợi ý lựa chọn để đáp ứng với các phương sai: duy trì, tăng hoặc giảm hiệu quả, hiệu suất của sự tham gia.
- Đặt thứ tự ưu tiên và chọn cách xử lý tốt nhất cho các phương sai.
Có những công cụ gì giúp giám sát sự tham gia của Stakeholders?
Những công cụ giám sát sự tham gia của Stakeholder:
- Stakeholder analysis: Xác định mức độ tham gia của các nhóm bên liên quan và các cá nhân tại bất kỳ thời điểm cụ thể nào trong dự án.
- Stakeholder engagement assessment matrix
- Root cause analysis : xác định lý do cơ bản sự tham gia của các bên liên quan không hiệu quả như dự kiến
- Alternatives analysis: Đánh giá các tùy chọn để đáp ứng các phương sai trong kết quả mong muốn của sự tham gia của các bên liên quan
- Decision making: phân tích quyết định và bỏ phiếuMeetings: Các cuộc họp đánh giá trạng thái được sử dụng để trao đổi và phân tích thông tin về sự tham gia của các bên liên quan
- Communication skills: Phản hồi được sử dụng để đảm bảo rằng thông tin cho các bên liên quan được tiếp nhận và hiểu đúng. Ngoài ra, bài thuyết trình được dùng để cung cấp thông tin rõ ràng cho các bên liên quan.
- Interpersonal and team skills: nghe chủ động, kỹ năng lãnh đạo, mạng lưới, nhận thức văn hóa và chính trị
Tổng kết
Toàn bộ các kiến thức trên đều được trích xuất từ khóa luyện thi chứng chỉ quản lý quốc tế PMP của PMA. Hi vọng những kiến thức trên sẽ giúp bạn thành công hơn trong việc quản lý dự án.
Xem thêm: Chứng chỉ PMP và những điều cần biết
