Todolist là gì? Cách sử dụng Todolist 10 phút mỗi ngày hiệu quả

Todolist là gì? Để hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả, bạn cần lập nên một To Do List các nhiệm vụ cụ thể. Vậy làm cách nào để phát huy hết tác dụng của phương pháp này? Hãy cùng Fastdo tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây nhé!

>>>> TÌM HIỂU NGAY:

• Mô hình PEST – Phân tích môi trường kinh doanh
• Chiến lược đại dương xanh và 6 nguyên tắc quan trọng
• OKR là gì? Cách áp dụng công cụ OKRs trong doanh nghiệp

1. Todolist là gì?

Todolist là một danh sách các nhiệm vụ cần phải hoàn thành trong ngày/ tuần/ tháng… được sắp xếp theo một trình tự ưu tiên từ rất quan trọng đến không quan trọng. Nói cách khác, Todolist như là một kế hoạch được phác thảo lên để hướng đến mục đích bạn mong muốn. Một khi lập nên To-do-list rõ ràng, bạn sẽ chú tâm vào thực hiện các nhiệm vụ và tránh lãng phí thời gian vào những vấn đề xao lãng xung quanh, đáp ứng đúng tiến độ đã đặt ra.

>>> XEM NGAY: Work From Home là gì? Những gợi ý để WFH hiệu quả

2. Lợi ích nhận được khi áp dụng To Do List hàng ngày là gì?

Sau khi đã tìm hiểu về khái niệm “Todolist là gì?”, Fastdo sẽ tiếp tục giới thiệu những lợi ích mà bạn đọc nhận được khi vận dụng lập bảng danh sách này trước khi thực hiện công việc nhé!

fWork – Bộ giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch giúp Doanh nghiệp quản trị dự án hiệu quả, theo dõi timeline chi tiết và báo cáo trực quan về kế hoạch. Click ngay vào ảnh để nhận ngay BẢN DEMO HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ các tính năng của phần mềm:

2.1 Xác định nhiệm vụ rõ ràng

Đầu tiên, To Do List giúp bạn xác định những nhiệm vụ cụ thể và quản lý chúng một cách chặt chẽ để đảm bảo thực hiện chính xác và đầy đủ. Vì khi nhìn vào bảng danh sách, bạn sẽ nắm bắt được các đầu việc cần làm bao gồm những hạng mục nhỏ, chi tiết nhất. Với đặc điểm này, người dùng sẽ xây dựng thành công hướng đi và hoàn thành nhiệm vụ nhanh nhất.

>>> XEM THÊM: Multitask là gì? 7 tác hại nếu bạn quá lạm dụng Multitasking

2.2 Sự ưu tiên

Mỗi dự án đều có những đầu việc khác nhau và thông thường mọi người có xu hướng làm những nhiệm vụ mà mình yêu thích với tâm trạng tích cực. Tuy nhiên, thói quen này thường dẫn đến hậu quả là tất cả việc khó hay quan trọng đều bị dồn đến cuối ngày khiến bạn không thể nào xoay sở được. Từ đó, kết quả cho ra sẽ kém chất lượng hoặc thiếu sót rất nhiều.

Chính vì vậy, việc áp dụng Todolist sẽ giúp bạn quản lý công việc một cách khoa học, sắp xếp mức độ ưu tiên, thời hạn cần hoàn thành… Tất cả sẽ tạo nên một hệ thống hoàn chỉnh và bạn chỉ cần nhìn vào đó để thực hiện nhanh nhất.

>>> ĐỌC NGAY: Backlog là gì? 3 phương pháp quản lý backlog hiệu quả

2.3 Tính cam kết cao

Soạn thảo một danh sách việc cần làm là cả một quá trình suy nghĩ và nhận thức rõ từng nhiệm vụ và mức độ ưu tiên cần hoàn thành. Điều này thể hiện được tính trách nhiệm cũng như cam kết của người lên todolist để giải quyết mọi thứ đã xây dựng một cách có trình tự, khoa học nhất.

>>> XEM THÊM: SLA là gì? 3 gợi ý giúp triển khai SLA hiệu quả

2.4 Quản lý thời gian hiệu quả

Todo List là gì và nó có giúp người dùng quản lý thời gian tốt không? Mặc dù đã lập nên một danh sách công việc bài bản nhưng thời gian đặt ra chỉ mới là dự kiến. Tùy vào tần suất hoạt động mà bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ sớm hay muộn hoặc cũng có thể thay đổi một vài đầu việc trong quá trình thực hiện để đảm bảo quản lý thời gian hiệu quả.

Chung quy lại, lập nên bảng danh sách sẽ giúp bạn kiểm soát tốt nhiệm vụ cần làm cũng như dễ dàng chỉnh sửa sao cho vẫn đảm bảo sử dụng thời gian tối ưu. Từ đó, công việc hoàn thành một cách tốt nhất mà không lo trễ tiến độ.

>>>> BỎ TÚI NGAY: MBO là gì? So sánh ưu nhược của phương pháp MBO và MBP

2.5 Giảm bớt sự căng thẳng

Việc vận dụng todolist vào công việc còn giúp bạn giảm bớt căng thẳng khi quản lý tốt thời gian lẫn các nhiệm vụ. Bạn hoàn thành nhiệm vụ tốt với mức thời gian ngắn để có nhiều cơ hội nghỉ ngơi, thư giãn, chăm sóc bản thân và lấy lại nguồn năng lượng cho cơ thể.

>>> ĐỌC THÊM: Năng suất là gì? 2 Tiêu chí đánh giá năng suất hiệu quả

2.6 Cảm giác hoàn thành công việc tốt hơn

Một điều tuyệt vời nữa mà To do list mang lại là bạn sẽ nhận thấy bản thân đã kiểm soát được lượng công việc và cố gắng thực hiện chúng một cách tốt nhất. Đặc biệt, cảm giác khiến bạn thích thú chính là khi kết thúc nhiệm vụ nào đó, bạn chỉ cần tick vào ô “đã hoàn thành” và sau đó có thể an tâm duy trì tiếp những việc còn lại.

>>>> ĐỌC THÊM: Mô hình SWOT là gì? Ứng dụng SWOT hiệu quả trong công ty

3. Lập Todolist đơn giản hơn với phần mềm fTodolist của Fastdo

Bạn quan tâm đến các bộ biểu mẫu OKRs bao gồm: quy trình áp dụng vào Doanh nghiệp, form check-in OKRs, timeline áp dụng OKRs,… Nhận bộ biểu mẫu OKRs miễn phí ngay bên dưới.

Nhận Biểu Mẫu OKRs

Phần mềm fTodolist do Fastdo phát triển sẽ giúp bạn lập nên một bảng danh sách công việc dễ dàng, chi tiết cho dù lượng việc có nhiều đến cỡ nào. Hơn nữa, công cụ cho phép bạn quản lý, kiểm soát tình trạng thực hiện các task một cách hiệu quả, linh hoạt. Sau đây là phần hướng dẫn từng bước thiết lập danh sách nhiệm vụ với công cụ fTodolist của Fastdo:

• Tạo công việc cần làm trong ngày

Muốn khởi tạo một Project, bạn cần thực hiện nhấp vào ô “+Thêm công việc” nằm trong khung điều hướng bên dưới góc phải. Sau đó, bạn thực hiện nhập lần lượt tên công việc, mô tả chi tiết vào Todolist.

Nếu Project này có tính quan trọng cao, người dùng có thể điều chỉnh bên ô “Độ ưu tiên” để dễ dàng theo dõi. Hoặc công việc này không nằm trong kế hoạch đã lên trước thì bạn nên chuyển phân loại sang trạng thái đột xuất đề tiện điều chỉnh.

Ngoài ra, bạn cần chú ý phân bổ thời gian thực hiện nhiệm vụ cho thật khoa học, hợp lý. Hãy nhớ đừng để “thời gian chết” xuất hiện trong danh sách công việc của mình.

• Nhập dữ liệu lên hệ thống phần mềm để quản lý, công ty theo dõi

Sau khi tạo công việc xong, bạn tiếp tục bấm cập nhật và thực hiện check-in. Như vậy, hệ thống phần mềm sẽ tự động cập nhật các đầu việc trong ngày mà bạn cần thực hiện để mọi người trong công ty đều có thể xem, theo dõi.

Đặc biệt, ở phần mềm này cho phép người lên kế hoạch công việc trong ngày có thể chỉnh sửa nhiệm vụ linh hoạt, phù hợp khi kế hoạch thay đổi hay bị tác nhân khác ảnh hưởng. Qua đó, bạn có thể sử dụng thời gian thông minh hơn và quản lý công việc của bản thân tốt hơn.

• Cập nhật liên tục tiến độ của công việc

Sau khi hoàn thành một công việc, bạn cần thực hiện nhập kết quả và thay đổi tình trạng hoàn thành của task. Sau đó, bạn chỉ việc nhấp vào biểu tượng “Cập nhật” thì hệ thống sẽ tự động lưu và đồng bộ hóa. Vào cuối ngày, sau các công việc đều được thực hiện đầy đủ, bạn hãy bấm ô “Check-out” để hệ thống thống kê và báo kết quả công việc.

• Xem báo cáo thống kê

fTodolist cung cấp một báo cáo thống kê đánh giá trực quan quá trình thực hiện công việc một cách rõ ràng. Hơn nữa, công cụ còn cập nhật cụ thể thứ hạng của bạn trong team, phòng ban, công ty. Người dùng chỉ cần chọn xem theo tuần/ tháng/ quý kèm theo khoảng thời gian điều chỉnh tương ứng.

• Xem danh sách todolist của đội nhóm

Người dùng có thể xem danh sách todolist theo từng đội nhóm ứng với khoảng thời gian cụ thể. Bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng lịch để điều chỉnh ngày và chọn cá nhân, team, phòng ban muốn xem để theo dõi chính xác mức độ đã hoàn thành là bao nhiêu phần trăm (%).

Bạn quan tâm đến Bộ giải pháp phần mềm lên kế hoạch hằng ngày fTodolist của Fastdo. Đăng ký ngay để nhận bản Demo chi tiết các tính năng của phần mềm.

Nhận ngay bản Demo phần mềm fTodolist tại đây

Đơn vị phát triển phần mềm FASTDO

• Địa chỉ:
  • Văn phòng trụ sở Hà Nội: Tầng 6, số 11 Vương Thừa Vũ, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội.
  • Văn phòng chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 2, toà QB, 23 Trường Thi 1, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.
• Điện thoại: 0905 852 933
• Email: support@fastdo.vn
• Website: https://fastdo.vn/

>>> XEM NGAY: Phong cách lãnh đạo dân chủ: Sức mạnh của trao quyền

4. Cách sử dụng Todolist hiệu quả

Làm cách nào để sử dụng Todolist hiệu quả? Mời bạn đọc cùng theo dõi các bước thực hiện cụ thể ngay dưới đây để áp dụng chính xác nhất, nâng cao năng suất là việc nhé!

4.1 Liệt kê các task theo định kỳ

Trước tiên, bạn cần nhận biết một “Task list là gì?” và sau đó lập nên những kế hoạch cần thực hiện thành từng task cụ thể theo tuần, quý hoặc tháng. Dựa vào đó bắt đầu triển khai danh sách nhiệm vụ nhỏ cho mỗi ngày sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Đây cũng là một cách để bạn tránh bị miss việc ở bất kỳ task nào.

>>> ĐỌC NGAY: 10 cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp (So sánh chi tiết)

4.2 Sắp xếp sự ưu tiên

Tiếp đến là bạn cần sắp xếp theo thứ tự ưu tiên những công việc quan trọng nhất cần hoàn thành trước trong danh sách Todolist để tránh tình trạng dồn vào cuối ngày hoặc trễ sang hôm sau. Quan trọng là bạn hãy nắm bắt chu kỳ hoạt động tốt nhất của mình như thời điểm nào trong ngày là tập trung cao độ, não bộ làm việc hiệu quả.

>>> TÌM HIỂU NGAY: Doanh số và doanh thu là gì? Bí quyết thúc đẩy doanh số

4.3 Trình bày công việc cụ thể

Todo list nên được trình bày cụ thể. Bạn cần chia nhỏ từng nhiệm vụ kèm theo khoảng thời gian thực hiện tối đa trong vòng 1-2 tiếng là tốt nhất. Vì nếu “khối lượng” việc nhiều, có tính quy mô lớn mà lập danh sách một cách mơ hồ, không cụ thể thì vô tình bạn đã tạo cho bản thân một áp lực nặng nề khiến kết quả hoàn thành sẽ kém chất lượng hẳn.

>>> ĐỌC NGAY: Năng lực công tác là gì? Cách đánh giá chi tiết nhất

4.4 Không để thời gian chết

Lưu ý khi lập danh sách Todolist, bạn nên sắp xếp công việc dàn trải một cách khoa học để tránh bỏ phí những khoảng thời gian ngồi chờ đợi mà không biết phải làm gì. Cách tốt nhất là hãy luôn mang theo to do list bên mình để dễ dàng kiểm tra và theo dõi những nhiệm vụ nào có thể tranh thủ hoàn thành trước.

>>> TÌM HIỂU NGAY: Khái niệm hàng tồn kho và nguyên tắc tính hàng tồn kho chuẩn

4.5 Lưu lại danh sách công việc ngày hôm trước

Việc lưu lại danh sách nhiệm vụ đã lập và hoàn thành xong của ngày hôm trước không những tiếp thêm niềm tin cho bạn mà còn tạo một thói quen tốt để duy trì làm mỗi ngày. Đây như là nguồn động lực lớn thúc đẩy tinh thần trách nhiệm của bản thân đối với danh sách công việc đã đề ra.

>>> ĐỌC NGAY: Top 11 những kỹ năng cần thiết khi đi làm và cách để rèn luyện

4.6 Tìm cách giải quyết các công việc chưa hoàn thành

Hiểu lợi ích của todolist là gì? và lên danh sách các task cụ thể vừa giúp bạn thực hiện công việc quan trọng nhanh chóng mà còn tạo động lực quyết tâm thực hiện nốt những việc tồn đọng. Qua đó, bạn sẽ có một bảng đánh giá là đã hoàn thành hết tất cả nhiệm vụ đặt ra.

>>> ĐỌC NGAY: Định luật Parkinson: Mô hình nén thời gian, nâng cao hiệu suất

5. Lưu ý khi tạo danh sách việc cần làm (To-Do List)

Các lưu ý khi tạo todolist là gì? Dưới đây là 7 yếu tố sau bạn cần nắm khi tạo danh sách việc cần làm với To Do List.

5.1 Tính thực tế

Đây là lưu ý đầu tiên và quan trọng hàng đầu mà bạn đọc cần nắm rõ. Cho dù Todolist công việc từ cấp trên bàn giao hay cá nhân tự lập cũng cần đảm bảo tính thực tế. Danh sách nhiệm vụ phải phù hợp trong khả năng giải quyết của bạn, tránh tình trạng dồn quá nhiều sẽ không có đủ thời gian thực hiện cũng như tạo nên áp lực cho bản thân.

>>> ĐỌC NGAY: Hướng dẫn 5 cách lắng nghe tích cực và lợi ích trong công việc

5.2 Dự kiến đúng thời gian thực hiện

To do list được lập ra phải kèm theo thời hạn cụ thể cho từng đầu việc. Nếu bạn không đưa ra thời gian dự kiến thực hiện thì rất dễ rơi vào tình trạng loay hoay, lúng túng không biết nên làm công việc gì trước, công việc gì sau. Do đó, để các nhiệm vụ được hoàn thành theo đúng tiến độ, bạn cần thiết lập deadline tương ứng.

>>> ĐỌC NGAY: EQ là gì? Tìm hiểu tất tần tật về trí tuệ cảm xúc

5.3 Chia nhỏ và phân bổ công việc mang tính dài hạn

Khi lập một Todolist, bạn cần lưu ý chia nhỏ từng đầu việc theo khoảng thời gian thích hợp (ngày/ tuần/ tháng) hoặc có thể phân bổ dựa vào giai đoạn của dự án đó. Điều này sẽ giúp bạn thực hiện công việc một cách suôn sẻ. Sau mỗi quá trình thực hiện nhiệm vụ cũng nên kiểm tra lại công việc để đảm bảo không xảy ra sai sót và rút kinh nghiệm cải thiện tốt hơn.

>>> ĐỌC NGAY: Horenso là gì? Nguyên tắc áp dụng phương pháp Horenso

5.4 Lập “To do list” theo cấp độ ưu tiên

Như trong khái niệm đã trình bày về “Todo list là gì?”, bạn cần nắm rõ mức độ ưu tiên của từng công việc để sắp xếp chúng một cách có khoa học. Tốt nhất là tuân thủ theo trình tự: deadline hoàn thành, mức độ quan trọng và tính khẩn cấp của từng việc.

>>> ĐỌC NGAY: Kaizen là gì? Tất tần tật về Kaizen mà Doanh nghiệp cần biết

5.5 Dự phòng các huống phát sinh

Đây là một yếu tố cũng không kém quan trọng khi tạo danh sách công việc. Bởi lẽ, không ai có thể đoán trước được những tình huống đột ngột có thể xảy ra. Chẳng hạn: Sếp giao thêm việc mới cần hoàn thành gấp, khách hàng thay đổi ý, đồng nghiệp hỗ trợ bị ốm… Vì vậy, việc dành ra khoảng thời gian dự phòng để giải quyết những trường hợp bất đắc dĩ là hoàn toàn cần thiết.

>>> ĐỌC NGAY: Phân khúc thị trường là gì? 6 lưu ý để thực hiện hiệu quả

5.6 Liên kết với các bộ phận khác

Lưu ý tiếp theo là cần kết hợp trao đổi với các phòng ban/ bộ phận để đảm bảo kế hoạch được mọi người thống nhất và thực hiện một cách đồng đều, theo đúng tiến độ dự định. Tránh tối đa trường hợp lập nên deadline nhưng một trong số các bộ phận không thể đáp ứng kịp trong thời gian đó.

>>> ĐỌC NGAY: Six Sigma Là Gì? Những Định Nghĩa Chi Tiết Mà Doanh Nghiệp Cần Nắm

5.7 Sử dụng như một app ghi chú

Cuối cùng bạn hãy xem và sử dụng Todolist như một app ghi chú mọi vấn đề ở mọi lúc mọi nơi. Chỉ cần tạo một Task mới kèm theo thiết lập mức độ ưu tiên và xếp vào hạng mục phân loại, thời gian sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi và thực hiện.

Trên đây là toàn bộ những thông tin giải đáp thắc mắc “Todolist là gì?”. Hy vọng bài viết đã giúp bạn đọc hiểu rõ khái niệm này và biết cách sử dụng Todolist. Bên cạnh đó, với những hướng dẫn về cách thiết lập và quản lý công việc trên phần mềm fTodolist của Fastdo sẽ hỗ trợ bạn quản lý và lên list nhiệm vụ nhanh chóng, hiệu quả hơn.

Đơn vị phát triển phần mềm FASTDO

• Địa chỉ:
  • Văn phòng trụ sở Hà Nội: Tầng 6, số 11 Vương Thừa Vũ, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội.
  • Văn phòng chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 2, toà QB, 23 Trường Thi 1, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.
• Điện thoại: 0905 852 933
• Email: support@fastdo.vn
• Website: https://fastdo.vn/

>>>> THEO DÕI THÊM:

• Top 5 ý tưởng kinh doanh sáng tạo năm 2022
• Xây dựng thương hiệu tuyển dụng: 5 lưu ý để xây dựng hiệu quả
• Agile là gì? Nguyên lý và đặc trưng của phương pháp?