Access là phần mềm giúp tạo và quản lý các cơ sở dữ liệu một cách chuyên nghiệp với các chức năng đa dạng. Trong đó, lọc là cách hữu ích để chỉ nhìn thấy dữ liệu muốn hiển thị trong cơ sở dữ liệu Access. Vậy thì trong Access từ Filter có ý nghĩa gì? Sử dụng thuộc tính Filter như thế nào? Mời bạn tham khảo nội dung bài viết này để tìm hiểu rõ hơn.
Tìm hiểu về Access
Access có tên gọi đầy đủ là Microsoft Office Access hay MS Access. Đây là phần mềm giúp người dùng quản lý cơ sở dữ liệu (CSDL) quan hệ được phát hành bởi Microsoft.
Theo đó, MS Access sử dụng Microsoft Jet Database Engine được đóng gói chung vào những phần mềm khác trong bộ Office và được dùng phổ biến trên máy tính sử dụng hệ điều hành Windows.
Microsoft Access giúp cập nhật, chỉnh sửa các thông tin nếu cần thiết và xuất dữ liệu báo cáo. Giống như Microsoft Excel, MS Access cho phép người dùng xem và chỉnh sửa dữ liệu và Access cho phép bạn thực hiện các tác vụ phức tạp hơn, làm việc với một mảng thông tin lớn hơn.
Trong Access từ Filter có ý nghĩa gì?
Trong Access từ Filter có nghĩa là lọc dữ liệu – thuộc tính Filter là cách hiệu quả nhất giúp hiển thị những dữ liệu mà người dùng muốn hiển thị trong phần mềm MS Access.
Người dùng có thể sử dụng thuộc tính Filter để hiển thị các bản ghi chi tiết và cụ thể trong báo cáo, biểu mẫu, truy vấn, biểu dữ liệu hay chỉ để in một bản ghi bất kỳ từ truy vấn, bảng hoặc là báo cáo. Nhờ thuộc tính này, chúng ta sẽ hạn chế được dữ liệu ở 1 dạng xem mà không làm ảnh hưởng tới thiết kế của các đối tượng ở phía dưới.
Các loại bộ lọc Filter trong Access bao gồm:
- Bộ lọc thông thường: Lọc các giá trị cụ thể hoặc một phạm vi giá trị.
- Lọc theo lựa chọn: Lọc tất cả các hàng trong một bảng có chứa một giá trị khớp với giá trị đã chọn ở trong một hàng bằng cách lọc dạng xem biểu dữ liệu.
- Lọc theo biểu mẫu: Lọc trên một vài trường trong một biểu mẫu hoặc biểu dữ liệu, hoặc khi bạn đang cố gắng tìm một bản ghi cụ thể.
- Bộ lọc nâng cao: Lọc kiểu mà bạn xác định tiêu chí bộ lọc tùy chỉnh.
Hướng dẫn sử dụng thuộc tính Filter trong Access
Trong Access, cửa sổ Filter để lọc dữ liệu cho phép bạn giới hạn các bản ghi để xem. Việc lọc dữ liệu không làm mất các bản ghi mà chỉ cho phép xác định những bản ghi nào bạn muốn Access hiển thị. Cách sử dụng thuộc tính Filter như sau:
1. Cách tạo một Filter
Để tạo một filter, bạn cần làm việc với cửa sổ Filter; đặt một trường và chỉ rõ tiêu chuẩn muốn áp dụng cho trường hoặc cũng có thể xác định cách sắp xếp cho trường.
- Bước 1: Chọn Filter từ thực đơn Records, rồi chọn Advanced Filter/Sort từ trình đơn phụ.
- Bước 2: Ở cột đầu tiên của khung phía dưới cửa sổ, chọn trường Supplier.
- Bước 3: Trong ô Criteria của cột, gõ dấu “=” và cụm từ “Allied Industries”. Khi nhấn phím ENTER, cửa sổ Filter xuất hiện (Lưu ý, Access tự động thêm dấu trích dẫn quanh tên nhà cung cấp).
- Bước 4: Kích chuột vào Apply Filter ỏ trên thanh công cụ.
Lúc này, Access áp dụng các quy tắc lựa chọn (được chỉ rõ bằng filter) sẽ hiển thị những bản ghi về Allied Industries. Kết quả đưa ra tập hợp con của bảng sẽ dễ dàng để làm việc
hơn là toàn bộ bảng.
2. Cách lọc dữ liệu Filter
Để thực hiện lọc dữ liệu theo ô đang chọn thì bạn có thể tham khảo các bước được hướng dẫn dưới đây:
- Bước 1: Nhấn chọn tính năng Filter, lựa chọn những dữ liệu mà bạn muốn hiển thị.
- Bước 2: Có 1 tab hiển thị, tiến hành tick chọn dữ liệu muốn hiển thị
- Bước 3: Nhấn OK để nhìn thấy kết quả.
3. Cách hủy lọc dữ liệu Filter
Để thực hiện việc hủy lọc dữ liệu (hủy thuộc tính Filter) trong Access, bạn tiến hành theo các bước dưới đây:
- Bước 1: Ở trong Sort & Filter trên thanh Ribbon, nhấn chọn vào nút Toggle Filter.
- Bước 2: Sau khi nhấn Toggle Filter, dữ liệu cũ sẽ được hiển thị lại như bình thường.
Một cách thức khá để gỡ bỏ một Filter là sử dụng các thực đơn. Cụ thể:
- Bước 1: Trên thực đơn Record, ấn tùy chọn Remove Filter/Sort.
- Bước 2: Chọn tùy chọn này để tất cả các bản ghi được hiển thị trở lại.
4. Cách lưu một Filter
Access chỉ giữ lại Filter cho đến khi mà bạn đóng bảng lại nên nếu đóng bảng nhưng sau đó quyết định sử dụng Filter lại thì bạn cần phải tạo ra một Filter từ Scratch.
Để dễ dàng hơn, bạn có thể lưu Filter như một Query (truy vấn). Bạn học tất cả các truy vấn “sử dụng các truy vấn để xem xét dữ liệu”; các Filter có liên quan tới truy vấn Access cho phép lưu giữ Filter dưới tên một truy vấn.
- Bước 1: Cửa sổ Filter đã hiển thị; chọn Save As Query từ thực đơn File hoặc kích chuột vào Save As Query trên thanh công cụ.
- Bước 2: Access hiển thị hộp thoại Save As Query.
- Bước 3: Nhập tên mà bạn muốn để lưu Filter, ấn Enter hoặc kích chuột vào nút OK.
- Bước 4: Để sử dụng lại Filter, hiển thị cửa sổ Filter và chọn Load From Query từ thực đơn File để hộp thoại Applicable Filter hiển thị.
- Bước 5: Đánh dấu tên truy vấn muốn nhập vào Filter, chọn OK để sử dụng Filter hoặc thực hiện bất kỳ thay đổi để lọc như bạn muốn.
Nội dung của bài viết này, chúng tôi đã giải đáp câu hỏi trong Access từ Filter có ý nghĩa gì cũng như thông tin về thuộc tính Filter. Mời bạn đọc truy cập vào website Camnangmayruaxe.info thường xuyên để cập nhật kiến thức hữu ích trong cuộc sống.
