Nói tới kỹ năng thì nhiều lắm; có kỹ năng cứng như điều khiển sửa chữa máy móc, sử dụng phần mềm máy tính,… và cũng có các kỹ năng mềm như giao tiếp, thuyết trình, đàm phán,…. Vậy nếu chỉ giới hạn bởi con số 5 thì 5 kỹ năng nào sẽ được nêu tên nhỉ?
Mạn đàm một tí, những con số giới hạn giúp chúng ta biết được cái gì là cốt lõi. Ví dụ:
- Nếu bạn là chủ doanh nghiệp và bạn chỉ được phép giữ lại 5 người thì bạn sẽ chọn những người nào? Câu hỏi giúp người chủ DN biết ai là người mà anh ta phải giữ cho bằng được.
- Nếu như bạn chỉ được phép có 5 người bạn thì bạn sẽ chọn người bạn nào? Câu trả lời sẽ giúp ta biết ai là người bạn tốt nhất.
- Nếu như bạn chỉ được phép giữ lại 1 cái ô tô trong một đống ô tô mà bạn đang sở hữu thì bạn sẽ giữ lại cái nào?
- Nếu như bạn chỉ được giữ lại một điểm mạnh của mình thì bạn sẽ giữ lại điểm mạnh nào? câu trả lời sẽ giúp bạn biết đâu là điểm mạnh nhất và đang giúp nhiều nhất cho sự phát triển của mình.
- Nếu như bạn chỉ được làm 1 việc duy nhất 1 ngày thì bạn sẽ chọn làm việc nào?
Nguyên lý của các câu hỏi dạng này là chúng ta thường lãng phí nguồn lực khi thừa nguồn lực. Chúng ta sẽ quý và tận dụng tốt nguồn lực nào mà nó khan hiếm. Khi chúng ta giới hạn ở con số là chúng ta đang khiến nó trở nên khan hiếm.
Lan man thế thôi, quay trở lại vụ 5 kỹ năng. Sẽ có người hỏi tại sao không là 3 là 7 hay thậm chí là 10 mà phải là con số 5? Bạn có nhận thấy là nếu như tôi ghi tiêu đề là “Các kỹ năng…” thì chắc chắn sẽ không thể thu hút bằng “5 kỹ năng”. Nếu là số 3 thì có thể người đọc sẽ cho rằng điều này bất khả thi và nếu là con số 7 thì cũng có vẻ nhiều quá. Con người ta thường thích cái dễ dàng mà, không được quá nhiều như “các” mà cũng không được quá ít để trở thành không hợp lý như 3.
5 kỹ năng sau tôi nghĩ là quan trọng quyết định tới thành công của mỗi người trong cả công việc, gia đình lẫn cá nhân:
1. Kỹ năng trình bày
Trình bày là việc truyền thông tin mà mình muốn cho người khác để họ hiểu như mình hiểu bằng một phương tiện nào đó như tiếng nói, văn bản. Cái này quan trọng vì cho dù bạn nghĩ giỏi tới đâu mà nói và viết chẳng ai hiểu thì chỉ có lủi thủi một mình. Nghe có vẻ đơn giản nhưng không dễ. Việc này trải qua hai bước:
Bước 1: Chuyển những cái mình nghĩ thành văn bản
Việc nhận biết mình đang nghĩ cái gì không dễ nhé. Các ý nghĩ của chúng ta thường rất lộn xộn, lủng củng đòi hỏi phải có sự sắp xếp lại cho ngay ngắn.
Ví dụ: Bạn muốn kể cho người bạn về cái xe máy mới mua:
Khi nghĩ đến xe máy của mình lập tức bạn sẽ nghĩ tới màu sắc, độ ổn định, độ bền, vòng lốp, dung tích xi lanh, mức tiêu hao nhiên liệu, giá tiền, hình dáng vành phanh đĩa, độ thoải mái khi ngồi, thể tích ngăn chứa đồ, chất liệu yên,…..
Nếu như bạn không sắp xếp lại trước khi nói mà cứ nghĩ tới đâu nói tới đó thì sẽ rất lộn xộn, không có trình tự, không hệ thống. Và cuối cùng là trong đầu ông bạn quý hóa chẳng lưu lại được thông tin gì ngoài việc là thằng này đầu óc có vấn đề.
“văn bản” ở đây có thể được hiểu là trong suy nghĩ và cũng thể là bạn sẽ viết nó ra giấy trước khi nói. Như vậy sẽ phải dành vài phút để sắp xếp lại các ý của mình cho ngay ngắn trước khi bắt đầu nói với người bạn.
Đối với những vấn đề đơn giản thì ta không cần phải viết ra nhưng với những nội dung dài thì ta phải viết ra. Thế nên ta thấy là email vẫn cứ tồn tại song song với điện thoại. Ngoài ý nghĩa là để lưu trữ thì email cũng cho người viết nhiều thời gian hơn để suy nghĩ nhằm viết vừa ngắn, vừa dễ hiểu, vừa đạt mục tiêu của mình.
Bạn nên sử dụng bản đồ tư duy để luyện làm tốt ở bước này.
Bước 2: Sắp xếp lại cho phù hợp với người nghe
Mỗi người đều có những sự quan tâm khác nhau và thường họ chỉ “nghe” những cái nó khớp với đúng sự quan tâm của họ. Một người đang muốn tìm hiểu để mua xe máy sẽ rất thích nghe bạn nói về cái xe đặc biệt là câu chốt “nếu được làm lại bạn có còn mua xe đó nữa không hay là xe của hãng khác?”
Một người chẳng quan tâm tới xe cộ sẽ lập tức chán khi nghe tới câu thứ 3 vì vậy tốt nhất bạn nên để ý cần truyền đạt ở ngay 2 câu đầu tiên. Ví dụ “Tớ mới mua cái Dream giá 101 triệu, chạy êm ru, ngồi thoải mái, tiết kiệm xăng”
Một người đọc email sẽ rất mệt mỏi nếu như một đoạn văn quá dài, nhưng bạn cũng không thể ngắt đoạn khi chưa hết ý của đoạn đó. Giống như entry này bạn sẽ thấy là mỗi đoạn văn tối đa cũng chỉ tới 4 câu tương ứng với khoảng 4 dòng.
Luyện ở bước này tốt nhất là viết nhiều, nói nhiều thì tự nhiên sẽ tốt lên.
Kỹ năng trình bày càng tốt thì kết quả càng cao ở các tiêu chí sau:
- Có mục đích rõ ràng
- Ngắn gọn
- Dễ hiểu
- Dễ đọc, dễ nghe
2. Kỹ năng tư duy
Trước khi nói thì phải nghĩ được vì vậy kỹ năng tư duy xếp thứ hai. Kỹ năng tư duy là hiệu quả trong việc sử dụng bộ não. Giống như kỹ năng lái xe thì đây là kỹ năng sử dụng bộ não. Bộ não của bạn và tôi giống y chang nhau về số nơtron thần kinh nhưng tôi và bạn khác nhau ở kỹ năng sử dụng. Tương tự như cùng một cái ô tô nhưng mỗi người sẽ điều khiển thành thạo khác nhau vì kỹ năng lái xe ở mức độ khác nhau.
Hãy thử ví dụ này để biết bạn đang ở trình nào trong sử dụng bộ não:
Ghi nhớ: Bạn có nhớ quán cafe gần đây nhất mình vào là quán nào không? bạn đã uống gì ở đó, hết bao nhiêu tiền, quán có mầu sắc chủ đạo là gì, bàn ghế trông ra sao,….Càng nhớ được nhiều thì khả năng ghi nhớ của bạn càng tốt.
Hiểu: Khi bước vào quán bạn có hiểu tại tại sao cái quán lại sắp xếp bàn ghế như vậy? Tại sao nó lại bật nhạc nhẹ mà không phải nhạc mạnh, cái giá sách để ở kia làm gì, tại sao nhân viên mặc đồng phục,…
Ứng dụng: Khi một ai đó hỏi bạn quán cafe nào gần đây nhất bạn đi thì bạn có thể trình bày lại những cái mình đã nhớ và hiểu không? Nếu ai đó hỏi bạn nên đi quán cafe nào khi tới Hà nội thì bạn có lọc được một đống các quán cafe mình đã đi để đưa ra một lựa chọn tối ưu? Đại loại nó là khả năng khai thác được thông tin từ đống dữ liệu trong bộ nhớ của mình.
Phân tích: Hiểu là việc bạn biết được tại sao mà cái bàn nó phải sạch, tường phải sơn đen, đèn phải mờ ảo,….Còn phân tích là bạn phân nhỏ một thông tin ra tới mức hiểu sâu nó hay đúng hơn là giúp cái bạn hiểu có một cơ sở vững chắc hơn.
Ví dụ bạn phân tích nhu cầu của khách hàng tới quán để từ đó suy ra rằng tại sao cái bàn phải sạch, đèn phải mờ ảo, cafe phải đặc, cô phục vụ phải xinh, phải có giá sách, phải có người trông xe….
Hiểu đơn giản là bạn nhìn nó và phán luôn, còn phân tích là bạn đã đi tới nguồn gốc sâu xa.
Phân tích nhu cầu khách hàng, mô hình kinh doanh, mong muốn của chủ doanh nghiệp, chi phí, doanh thu, lợi nhuận,…. Túm lại là cái gì cũng có thể phân tích được từ cái to như phân tích kinh tế vĩ mô tới cái nhỏ như phân tích chi phí của gia đình hàng tháng…
Đánh giá:
Là việc xác định chuẩn và so sánh hiện tượng, sự vật với cái chuẩn. Cái bàn kia đã đủ sạch chưa, cafe có ngon không, cố nhân viên phục vụ có xinh và phục vụ tốt không, không gian quán có yên tĩnh không,…..
Đánh giá là cơ sở cho việc cải tiến, giải quyết vấn đề,..Để đánh giá được bạn phải ghi nhớ, hiểu, ứng dụng được.
Sáng tạo:
Liệu quán cafe này nên được thay đổi như thế nào để có đông khách hơn? Cần thêm dịch vụ gì, cải tiến dịch vụ gì?
Cách làm này đã là tốt nhất chưa? Con đường này đã là ngắn nhất chưa? Liệu có cách nào để sử dụng thời gian hiệu quả hơn ?,…
Sáng tạo là tạo ra các đổi mới có thể nhỏ như cải tiến và có thể lớn mang tính đột phá. Để làm được việc này ta phải có được cả 5 yếu tố trước đó là ghi nhớ, hiểu, ứng dụng, phân tích và đánh giá.
Tóm lại, đứng trước một sự vật, hiện tượng bạn đang dừng ở đâu trong các bậc sau đây sẽ cho thấy thói quen tư duy của bạn đang ở đâu từ đó phản ánh khả năng sử dụng bộ óc:
- Ghi nhớ: Nhìn, nghe, cảm nhận sau đó nhớ những thứ đó. Không nghĩ gì khác tiếp theo.
- Hiểu: Đặt các câu hỏi tại sao sau đó trả lời luôn.
- Ứng dụng: sử dụng được những dữ liệu đã lưu trữ trong bộ nhớ (thay vì lúc nào cũng như mới)
- Phân tích: Nhìn, nghe, cảm nhận sau đó phân tích những cái nhìn và nghe đó cho tới khi hiểu tại sao nó phải thế hoặc không nên như thế.
- Đánh giá: Xác định một cái gì là tốt hay không tốt, phù hợp hay không phù hợp.
- Sáng tạo: Đặt câu hỏi và tìm ra câu trả lời để làm tốt hơn.
Để luyện kỹ năng tư duy trước hết là phải thay đổi thói quen của mình. Đứng trước bất cứ việc gì ngay cả vào quán cafe thì cũng cố gắng đi tới mức tận cùng là Làm sao để cái quán này được đông khách hơn?
Sau khi thay đổi thói quen thì phải học kỹ thuật tư duy. Hiểu kỹ thuật rồi sau đó ứng dụng liên tục thì tự khắc sẽ có tiến bộ. Giống như lái xe vậy, trước hết phải có nhu cầu muốn lái xe sau đó phải hiểu kỹ thuật lái xe rồi lái liên tục thì sẽ lái giỏi.
3. Kỹ năng tự học
Thề có chúa đây là kỹ năng mang tính sống còn. Nếu như ta sinh ra và chỉ tiến bộ ở trường lớp thì cầm chắc thất bại rồi. Thời gian ở lớp hay có ai đó chỉ bảo chỉ chiếm một phần rất nhỏ so với tổng thời gian mà ta có.
Kỹ năng tự học bao gồm hình thành thói quen học mọi lúc mọi nơi và học có phương pháp.
Giống như ví dụ bước vào quán cafe ở trên. Từ khi bước vào tới khi bước ra bạn phải học được một cái gì đó. Chỉ cần ghi nhớ và hiểu được cái người ta đang có cũng đủ để bạn ứng dụng trong những tình huống tương tự ở tương lai.Khi gặp một ai đó từ lúc bắt đầu tới lúc kết thúc bạn phải học được cái gì đó từ họ để bắt chước thành công hoặc tránh những sai lầm của họ. Nếu ai đó chủ động truyền đạt những hiểu biết của họ cho bạn thì còn quý hơn nữa.
Thói quen thông thường ta đều bảo vệ những quan điểm của mình. Khi họ nói khác đi so với cái mình nghĩ là mình hay bỏ ngoài tai, chống đối nên sẽ chẳng học được gì cả. Nhớ là ta có thể học được từ cả thành công cũng như thất bại, từ những cái đúng cũng như cái sai, từ những ý tưởng thông minh tới những ý tưởng ngu dốt, tư người giàu cũng như người ngèo. Thế nên tiếp thu được hay không là do mình.
Sau khi hình thành thói quen thì học phải có phương pháp nữa. Phương pháp ở đây có liên quan tới kỹ năng tư duy ở trên. Ta phải học có trọng tâm và vận dụng được cái đã học trong thực tế nếu không ta sẽ nhanh chóng quên.
4. Kỹ năng quản lý cảm xúc
Là khả năng hiểu và quản lý cảm xúc của mình và của người khác. Nó gần như tương đồng với kỹ năng lãnh đạo.
Con người ta mặc dù thích hành xử bằng lý trí nhưng hay bị cảm xúc chi phối. Ví dụ như ở trạng thái phấn khích ta sẽ hành động ít lý trí hơn vì vậy ta phải tự hiểu rằng ta đang phấn khích để trì hoãn đưa ra các quyết định (nếu thấy cần).
Khi bi quan làm sao để lạc quan lên. Khi cảm thấy mệt mỏi làm sao để đỡ cảm thấy mệt mỏi. Khi cảm thấy mất phương hướng làm sao để mình thoát ra….
Tôi nghĩ rằng để luyện được kỹ năng này ta phải có hai giai đoạn rèn luyện:
Giai đoạn 1: Nhận biết được cảm xúc của mình và của người khác
Bất cứ lúc nào ta cũng ở trong một trạng thái cảm xúc nào đó. Ví dụ bạn có thể đang rất chán khi đọc đến dòng này hoặc đang rất phấn khích và muốn lập ngay ra kế hoạch để luyện mấy cái kỹ năng này. Bạn cũng có thể đang cảm thấy vui vẻ hoặc đang cảm thấy buồn chán,…
Ta luyện khả năng này bằng cách thường xuyên quan sát mình và quan sát người khác để biết ta và người khác đang có xúc cảm gì.
Giai đoạn 2: Kiểm soát cảm xúc và khơi dậy bất cứ cảm xúc nào nếu muốn
Một người biết kiểm soát cảm xúc không bao giờ để cảm xúc trở nên thái quá khi đối diện với một sự kiện mà người bình thường khác trở nên ngay lập tức mất kiểm soát khi đối diện.
Các bài báo ngày nay để câu view thường dùng ngôn từ cảm xúc vì dụ như “Bàng hoàng khi hay tin…”, ” thảng thốt với…”, ” thắt lòng với…”, ” Sửng sốt khi..”Tự giết con bạn với ….”,…..Nếu như ngay lập tức bạn bấm vào sau đó cảm xúc của bạn xôi trào theo bài báo tới mức ngay lập tức viết một cái comment bày tỏ ý kiến ở dưới thì năng lực kiểm soát cảm xúc của bạn rõ là yếu.
Khi bạn phản pháo lập tức với một đồng nghiệp chơi khăm, một hành xử theo bạn là bất công của công ty, lập tức lao vào thằng đâm xe vào bạn,… là bạn đang bị cảm xúc điều khiển.
Không có cảm xúc gì không có nghĩa vô cảm. Không ai cấm bạn xót thương, vấn đề chỉ là bạn phải dùng lý trí của mình để xác định một tin nào đó là đúng hay sai sau đó cảm xúc vẫn chưa muộn.
Khơi dậy cảm xúc là việc bạn dùng suy nghĩ để từ trạng thái buồn chán sang trạng thái vui vẻ, từ bi quan thành lạc quan,….
Để làm được điều này đương nhiên bạn phải quan sát được cảm xúc hiện tại. Sau đó nhận thức được rằng cảm xúc tích cực sẽ tốt hơn là tiêu cực. Lưu trữ một số ký ức làm khơi dậy những cảm xúc tích cực. Ký ức đó có thể là quá khứ hoặc một viễn cảnh trong tương lai.
Khi cần thì lôi cái ký ức đó ra mà nhai và dần thì xúc cảm tương ứng sẽ hình thành giống như là nghĩ tới chanh thì cảm giác chua vậy.
Tương tự trong điều chỉnh cảm xúc của người khác, người lãnh đạo giỏi sẽ kể một câu truyện mùi mẫn khiến bạn trở nên hừng hực khí thế hoặc buồn nản.
5. Kỹ năng quản lý thời gian
Và cuối cùng đương nhiên phải là việc sử dụng thời gian sao cho hiệu quả. Tôi đã có nhiều bài viết về kỹ năng này, tóm tắt ngắn gọn lại như sau:
Bước 1: Nhận thức rằng thời gian là hữu hạn
Tự thấy rằng khoảng thời gian ta sống ở trên đời là hữu hạn. Ở mỗi giai đoạn của cuộc đời ta phải đạt được một cái gì đó phù hợp với lứa tuổi đó.
Bước 2: Làm cho thời gian trở nên khan hiếm
Xác định các mục tiêu thật tham vọng. Xác định thật nhiều các công việc cần làm vượt xa so với cái bạn nghĩ rằng có khả năng làm. Giới hạn thời gian thấp hơn so với giới hạn thời gian hiện tại cho mỗi công việc đặc biệt là công việc có tính lặp lại.
Sự khan hiếm sẽ thúc đẩy bạn sử dụng các công cụ hỗ trợ, tìm cách làm tối ưu.
Bước 3: Ưu tiên cho những thứ quan trọng nhất
Công việc nào càng mang lại giá trị thì càng quan trọng. Tập trung vào làm những việc đáng làm và loại bỏ những việc vặt.
Loại bỏ những suy nghĩ nhỏ để tập trung vào những suy nghĩ lớn. Không để những thứ mà bạn không thể thay đổi ảnh hưởng tới suy nghĩ của bạn. Ví dụ như giao thông, môi trường, cư xử của chủ quán,….
Bước 4: Thường xuyên xem xét lại và điều chỉnh
Tổng kết lại mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi năm. Rút ra những thứ cần thay đổi trong khoảng thời gian tiếp theo.
Tóm lại là thế, chúc các bạn thành công còn nếu bạn muốn biết trình độ mỗi kỹ năng của mình đang ở đâu thì tham khảo bài Xác định giá trị công việc.
Cuối cùng kỹ năng nào thì kỹ năng, cái cuối cùng phải đạt được là trở thành người hiệu quả. Làm sao để người khác cảm thấy an tâm khi giao bất cứ việc nào cho ta. Không cẩn kiểm tra định kỳ, không cần hỏi lại kết quả ra sao, không cần hướng dẫn vất vả và không cần đi giải quyết các vấn đề mà bạn ta ra.
Khi được công nhận là hiệu quả ở một vị trí nào đó thì ta sẽ có cơ hội để đi lên các nấc thang tiếp theo. Chẳng ai giao cho một người cơ hội lên cao khi mà ở vị trí thấp đã không hiệu quả. Muốn biết mình có thuộc loại người hiệu quả hay không cũng không khó. Xem mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng mình tạo ra bao nhiêu kết quả? tỷ số giữa kết quả đó va chi phí là bao nhiêu? Ví dụ: hai cái xe chạy 100km từ điểm A tới điểm B trong cùng một khoảng thời gian 1 giờ thì xe nào tiết kiệm nhiên liệu hơn sẽ hiệu quả hơn. Hoặc cùng một mức nhiên liệu nhưng xe mất ít thời gian hơn sẽ hiệu quả hơn.
Theo chienluocsong.com
