Một trong các biện pháp quan trọng nhất để tăng cường hiệu quả sử dụng vốn lưu động là tăng cường công tác quản lý vật tư. Ngoài ra quản lý vật tư làm giảm giá thành sản xuất, nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp.
1. Vật tư là gì?
1.1. Khái niệm về Nguyên vật liệu và vật tư
Nguyên vật liệu và vật tư là từ được dùng nhiều trong sản xuất của xã hội. Nó là những từ ngữ dễ gây hiểu nhầm mà nhiều người cho rằng chúng là một. Nhưng thực sự chúng khác nhau.
1.1.1. Nguyên vật liệu là gì?
Nguyên vật liệu là những vật chất tự nhiên hoặc đã qua chế biến để có thể sử dụng trong sản xuất. Nguyên vật liệu bao gồm nhiều tư liệu sản xuất.Những tư liệu đầu của một quá trình sản xuất hoặc chế tạo đều là vật liệu sản xuất. Riêng dối với ngành công nghiệp, vật liệu là những sản phẩm chưa hoàn thiện và thường được dùng để làm sản phẩm cao cấp hơn phục vụ trong cuộc sống.
Ví dụ : Gạo nếp là nguyên liệu để sản xuất rượu, sợi và vật liệu sử dụng trong sản xuất vải
1.1.2. Vật tư là gì?
Vật tư (tiếng Anh : supplies ) là các loại nguyên vật liệu đã qua xử lý thành sản phẩm hoặc bán thành phẩm cần thiết để sử dụng trong quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm nhưng không trực tiếp thành sản phẩm. Vật tư là một bộ phận tài sản ngắn hạn trong bảng Cân đối kế toán
1.2. Phân loại và quản lý vật tư:
1.2.1 Phân loại:
– Nguyên vật liệu :
Là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm mới. Nguyên vật liệu gồm cả nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ và nhiên liệu. Nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động cấu thành trực tiếp lên sản phẩm hay cấu tạo lên bộ phận chính. Còn nguyên vật liệu phụ có tác dụng thêm để hỗ trợ hoạt động sản xuất đi kèm nguyên vật liệu chính để làm tăng chất lượng sản phẩm. Nhiên liệu dùng để vận hành các thiết bị máy móc phục vụ cho công việc của công nhân.
Ví dụ : làm một chiếc bánh . Nguyên liệu chính sẽ là bột mì. Đường sẽ là nguyên liệu phụ giúp chiếc bánh ngọt hơn. Còn điện sẽ là nhiên liệu cung cấp cho chiếc máy làm bánh hoạt động. Ngoài ra còn một số thành phần khác như : Phụ tùng thay thế, Phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định, từ sản xuất kinh doanh, những vật liệu được tận dụng sau quá trình sản xuất dùng để thanh lý.
– Công cụ dụng cụ Là những tư liệu lao động không đủ điều kiện, tiêu chuẩn quy định về giá trị và thời gian sử dụng của tài sản cố định (TSCĐ)
+ Về hiện vật: Khi đưa vào sử dụng, CCDC tham gia vào nhiều chu kì sản xuất, vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến khi hỏng, loại bỏ
+ Về giá trị: Trong quá trình sử dụng, giá trị bị hao mòn dần và chuyển dịch từng phần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra
+ Vì có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn nên coi là một loại tài sản dự trữ và quản lí như TSCĐ
+ Khi sử dụng CCDC vào quá trình SXKD, tùy theo giá trị và thời gian sử dụng mà giá trị của CCDC được tính chuyển 1 lần hay chuyển dần từng phần vào chi phí SXKD.
1.2.2. Quản lý vật tư:
Quản lý vật tư là quy trình bao gồm lập kế hoạch chuỗi cung ứng và khả năng thực hiện chuỗi cung ứng. Nói dễ hiểu hơn là trong hoạt động sản xuất cần lập kế hoạch lên danh sách rồi đặt vật tư. Sau khi vật tư đã về thì sẽ làm công tác phân bổ và theo dõi trong toàn bộ quá trình sản xuất khối lượng vật tư được sử dụng như thế nào. Qua đó giúp quá trình sản xuất trở lên trơn tru.
Yêu cầu quản lý vật tư
– Khâu thu mua : Quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng, quy cách chủng loại, giá mua, chi phí thu mua, tiến độ về thời gian để phù hợp với Kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp.
– Khâu bảo quản và lưu trữ : Tổ chức kho bãi, thực hiện chế độ bảo quản và xác định được định mức tối thiểu, tối đa cho từng loại vật tư để giảm bớt, hư hỏng, hao hụt mất mát, đảm bảo an toàn, giữ được chất lượng vật tư.
– Ở khâu sử dụng : Phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức, tiêu hao, dự doán chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
2. Yêu cầu, nhiệm vụ của một kế toán vật tư là gì?
2.1. Kế toàn vật tư là gì?
Kế toán vật tư là một trong những vị trí không thể thiếu trong doanh nghiệp. Họ phải chịu trách nhiệm quản lý kho và hàng tồn, kiểm đếm số lượng hàng hóa cũng như nắm bắt được chất lượng hàng hóa. Đồng thời phải khảo sát tình hình xuất nhập hàng và chịu trách nhiệm để đảm bảo được số lượng hàng hóa và chất lượng hàng hóa trong quá trình hoạt động từ đó cập nhật tình hình thường xuyên và báo cáo với cấp trên.
2.2. Yêu cầu và nhiệm vụ của một kế toán vật tư:
Việc vận hành vận tư sao cho trơn tru, không làm gián đoạn quá trình sản xuất thì yêu cầu và nhiệm cụ của một kế toán là vô cùng quan trọng. Yêu cầu, nhiệm vụ và vai trò của họ trong doanh nghiệp như thế nào.
2.2.1. Yêu cầu về quản lí vật tư cần chú ý:
Bên cạnh những công việc thường ngày, các kế toán vật tư cũng cần phải rất chú ý tới những yêu cầu về việc quản lí vật tư của doanh nghiệp như sau:
– Đối với khâu thu mua: Bạn cần phải có được phương thức kiểm kê, quản lí chặt về số lượng, chất lượng cũng như chủng loại vật tư. Trong đó cần phải đặc biệt chú ý tới chủng loại, chi phí mua sao cho phù hợp nhất cho kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp.
– Đối với công đoạn bảo quản: Cần phối hợp cùng các bên khác nhau tổ chức tốt vấn đề kho bãi. Đặc biệt, bạn cần phải xác định được định mức dự trữ tối thiểu cũng như tối đa dành cho từng hạng mục vật tư nhất định. Những điều này góp phần giúp cho doanh nghiệp không gặp phải tình trạng khủng hoảng thừa cũng như thiếu nguyên liệu đầu vào.
– Với việc sử dụng vật tư: Cần phải đặc biệt có kế hoạch sử dụng một cách hợp lí, tiết kiệm. Bên cạnh đó, các kế toán vật tư cũng cần phải tính toán được chi phí sản xuất nhất định nhằm đưa ra mức giá bán phù hợp; góp phần tăng doanh thu cho doanh nghiệp của mình.
Vật tư có thể nói là một khái niệm rất đa dạng. Bên cạnh đó, công việc kế toán vật tư cũng cần phải hoàn thành rất nhiều công việc khác nhau. Hy vọng bài viết đã cho bạn cái nhìn rõ hơn về vị trí kế toán vật tư trong các doanh nghiệp hiện nay.
2.2.2. Nhiệm vụ của kế toán vật tư:
– Ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất đồng thời đảm bảo số hàng tồn trong kho theo quy định của doanh nghiệp, tránh tình trạng lưu kho quá lâu hoặc không có hàng kịp thời để sản xuất.
– Thực hiện việc phân loại, đánh giá vật tư phù hợp với các nguyên tắc chuẩn mực kế toán đã quy định và yêu cầu quản trị của DN
– Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong DN để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của vật tư trong quá trình hoạt động SXKD nhằm cung cấp thông tin để tập hợp chi phí SXKD
– Đặc biệt, kế toán nguyên vật liệu cần tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyện, bảo quản, đánh giá phân loại tình hình xuất nhập khẩu, và quản lý nguyên vật liệu. Từ đó đáp ứng được nhu cầu quản lý thống nhất của nhà nước cũng như yêu cầu quản lý của Doanh nghiệp trong việc tính giá thành thực tế của nguyên vật liệu đã thu mua và nhập kho đồng thời kiểm tra tình hình thực hiện thu mua vật tư về số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn cung cấp nguyên vật liệu đầy đủ và hợp lý.
– Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về vật tư, kế hoạch sử dụng vật tư cho sản xuất.
2.2.3 Vai trò của của kế toán vật tư:
– Thông qua tài liệu kế toán nguyên vật liệu còn giúp người kế toán kiểm tra chặt chẽ tình hình thực hiện kế hoạch sử dụng, cung cấp nguyên vật liệu, từ đó có các biện pháp đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất một cách có hiệu quả nhất. Bên cạnh đó, kế toán nguyên vật liệu còn ảnh hưởng trực tiếp đến kế toán giá thành.
– Cung cấp thông tin chính xác kịp thời về tình hình nguyên vật liệu, giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu để có biện pháp điều chỉnh phù hợp.
