Trong cuộc sống, rất nhiều trường hợp cần sử dụng đến giấy tờ đã được công chứng, chứng thực. Vậy công chứng giấy tờ ở đâu? Nếu thực hiện thì phí, lệ phí tính thế nào?
Trả lời:
Công chứng giấy tờ là gì?
Hiện nay, nhiều người sử dụng khái niệm công chứng giấy tờ. Tuy nhiên, thực tế, theo quy định của pháp luật, cụ thể là theo giải thích tại Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, giấy tờ thường được chứng thực. Cụ thể:
Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
Trong khi đó, công chứng theo giải thích của khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng năm 2014 là:
Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Căn cứ quy định này, giấy tờ thường được thực hiện chứng thực và chỉ có hợp đồng, giao dịch sẽ được công chứng bởi tổ chức hành nghề công chứng.
Như vậy, có thể hiểu, công chứng giấy tờ không phải khái niệm đúng mà chỉ là cách nhiều người dùng để gọi chứng thực giấy tờ – việc cơ quan có thẩm quyền chứng thực một văn bản, giấy tờ có nội dung, hình thức đúng với bản chính.
Công chứng giấy tờ ở đâu?
Như phân tích ở trên, công chứng giấy tờ chính xác được gọi là chứng thực giấy tờ. Và cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc chứng thực giấy tờ được quy định cụ thể tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP gồm:
– Phòng Tư pháp huyện: Chứng thực bản sao do cơ quan của Việt Nam, nước ngoài, Việt Nam liên kết với nước ngoài cấp hoặc chứng nhận. Trong trường hợp này, người ký chứng thực là Trưởng phòng, Phó trưởng phòng Tư pháp cấp huyện.
– Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã: Chứng thực giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận. Người ký trong trường hợp này là Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã.
– Cơ quan đại diện: Chứng thực bản sao do cơ quan của Việt Nam, nước ngoài, Việt Nam liên kết với nước ngoài cấp hoặc chứng nhận. Người ký là viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự.
– Phòng/Văn phòng công chứng: Chứng thực bản sao do cơ quan của Việt Nam, nước ngoài, Việt Nam liên kết với nước ngoài cấp hoặc chứng nhận. Việc ký do Công chứng viên tại tổ chức hành nghề công chứng thực hiện.
Đặc biệt, việc chứng thực giấy tờ không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu (theo khoản 5 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP).
Như vậy, khi có nhu cầu chứng thực giấy tờ (thường được gọi là công chứng giấy tờ), người yêu cầu có thể đến Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã, Phòng/Văn phòng công chứng hoặc cơ quan đại diện ở bất cứ đâu để thực hiện.
Công chứng giấy tờ ở đâu? Hết bao nhiêu tiền? (Ảnh minh họa)
Vì dịch Covid, công chứng giấy tờ ở đâu? Làm online được không?
Khoản 1 Điều 10 Nghị định 23/2015/NĐ-CP nêu rõ:
Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực, trừ trường hợp chứng thực di chúc, chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký mà người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác.
Đồng thời, theo quy định tại Quyết định số 1329/QĐ-BTP của Bộ Tư pháp, việc thực hiện chứng thực giấy tờ phải nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền. Do đó, vì dịch, nếu muốn chứng thực hồ sơ, giấy tờ thì người yêu cầu vẫn phải nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở cơ quan có thẩm quyền.
Cần lưu ý rằng, dưới tác động của dịch Covid-19, dù các địa phương có thực hiện giãn cách theo Chỉ thị 16 của Thủ tướng Chính phủ thì cơ quan Nhà nước như Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã hoặc Phòng/Văn phòng công chứng vẫn là những cơ quan được phép hoạt động.
Do đó, nếu có nhu cầu, người cần chứng thực giấy tờ hoàn toàn có thể đến trụ sở của các cơ quan này để chứng thực.
Công chứng giấy tờ bao nhiêu tiền?
Chứng thực tại UBND cấp xã, phòng Tư pháp thuộc UBND cấp huyện, Phòng/Văn phòng công chứng:
Phí chứng thực bản sao từ bản chính được nêu tại Điều 4 Thông tư 226/2016/TT-BTC là 2.000 đồng/trang. Từ trang thứ ba trở đi thì thu 1.000 đồng/trang và mức thu tối đa không quá 200.000 đồng/bản. Mức phí chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận tại UBND cấp xã và Phòng Tư pháp thuộc UBND cấp huyện được quy định như sau:
Nội dung thu
Mức thu
Phí chứng thực bản sao từ bản chính
2.000 đồng/trang. Từ trang thứ ba trở lên thu 1.000 đồng/trang, nhưng mức thu tối đa không quá 200.000 đồng/bản. Trang là căn cứ để thu phí được tính theo trang của bản chính
Phí chứng thực chữ ký
10.000 đồng/trường hợp. Trường hợp được hiểu là một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ, văn bản
Chứng thực hợp đồng, giao dịch
50.000 đồng/hợp đồng, giao dịch
Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch
30.000 đồng/hợp đồng, giao dịch
Sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực
25.000 đồng/hợp đồng, giao dịch
Chứng thực giấy tờ tại cơ quan ngoại giao: Theo Phụ lục 02 ban hành kèm Thông tư số 264/2016/TT-BTC, phí chứng thực bản sao từ bản chính là 10 USD/bản.
Công chứng giấy tờ ở UBND xã có được xuất hóa đơn không?
Tại Điều 6 Thông tư 257/2016/TT-BTC về quản lý phí, lệ phí quy định phòng công chứng do Nhà nước bảo đảm chi thường xuyên quy định được trích 50% số tiền phí thu được để trang trải chi phí cho các nội dung theo quy định và nộp 50% số tiền phí thu được còn lại vào ngân sách nhà nước.
Tại khoản 2 Điều này cũng nói rõ:
2. Đối với Văn phòng công chứng: Tiền phí thu được là doanh thu của Văn phòng công chứng. Văn phòng công chứng được giữ lại 100% số tiền phí thu được để trang trải cho việc thu phí và phải khai, nộp thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định của pháp luật. Văn phòng công chứng thực hiện lập và giao hóa đơn cho đối tượng nộp phí theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính về phát hành, quản lý, sử dụng hóa đơn.
Như vậy, nếu thực hiện công chứng giấy tờ/bản sao tại phòng công chứng thuộc UBND xã thì không xuất hóa đơn hì UBND mà chỉ được cấp biên lai thu phí. Nếu cá nhân cần hóa đơn khi công chứng thì có thể đến công chứng tại các đơn vị công chứng tư nhân.
Trên đây là giải đáp về vấn đề công chứng giấy tờ ở đâu? Nếu còn băn khoăn, độc giả vui lòng gửi câu hỏi tại đây, hoặc nếu cần hỗ trợ ngay, bạn có thể liên hệ 19006199.
>> Công chứng hồ sơ xin việc ở đâu? Chuẩn bị giấy tờ gì?
