Fit Out văn phòng hay các công tác liên quan đến thiết kế thi công văn phòng ngày nay đóng vai trò quan trọng trong các doanh nghiệp. Đây chính là bước tiến cần thiết để làm mới môi trường làm việc, thu hút nhân tài, giữ chân nhân viên, gây ấn tượng với khách hàng…
Tuy nhiên, nếu công ty chưa nắm rõ việc Fit Out văn phòng bao gồm những gì, thời gian ra sao để tiết kiệm ngân sách nhất thì sẽ dẫn đến sự lãng phí lớn.
Cùng tìm hiểu qua bài viết này của Maison Office
Fit Out văn phòng là gì?
Fit Out văn phòng hay còn gọi thi công thiết kế mặt bằng là quá trình biến sàn thô ban đầu thành không gian đầy đủ nội thất, chức năng và sẵn sàng đưa vào vận hành sử dụng.
Quá trình Fit Out thường mất khoảng từ 1 – 14 tuần tuỳ thuộc vào diện tích và độ phức tạp của dự án. Để hoàn thành những dự án lớn, đòi hỏi kết cấu và lắp đặt ánh sáng phức tạp, thời gian có thể cần kéo dài đến hơn 3 tháng.
Khái niệm Fit Out còn chính là quá trình cải tạo lại văn phòng, việc lắp đặt này nhằm thay đổi diện mạo và hoàn chỉnh các chức năng tại không gian cũ.
Lưu ý trong quá trình Fit Out văn phòng
Việc tuân theo những quy tắc đề ra trong quá trình Fit Out sẽ giúp doanh nghiệp lên kế hoạch phù hợp và không lo việc trễ tiến độ dự án. Một vài điều cân nhắc chính gồm:
– Điều kiện cho phép của toà nhà
– Hạn chế của toà nhà
– Kích thước không gian
– Độ phức tạp của bản thiết kế
– Vật liệu và thời gian thi công
Việc đưa ra các khung thời gian chính xác là rất khó nếu chúng ta không biết từng dự án yêu cầu cụ thể những gì.
Timeline Fit Out văn phòng
1. Tìm dịch vụ tư vấn cho thuê văn phòng: 1 tuần
Thị trường bất động sản thương mại liên tục thay đổi và doanh nghiệp cần nắm rõ thông tin về các toà nhà, xu hướng hiện tại, giá thuê, hợp đồng thuê…
Có rất nhiều vấn đề phức tạp khi tìm thuê văn phòng, vì vậy việc sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng chắc chắn giúp bạn tìm văn phòng mới hiệu quả nhất, cũng như đơn giản hoá quá trình tìm toà nhà phù hợp nhu cầu và ngân sách.
Maison Office là công ty cung cấp dịch vụ thuê văn phòng chuyên nghiệp tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh. Chúng tôi trợ giúp khách hàng doanh nghiệp tìm thuê văn phòng tại các tòa nhà hạng A,B,C nhanh chóng, tối ưu chi phí và phù hợp mục đích sử dụng!
> Tham khảo Dịch vụ thuê văn phòng HCM và Dịch vụ thuê văn phòng Hà Nội
Với cơ sở dữ liệu văn phòng sẵn có cộng với việc nắm chắc đặc điểm từng tòa nhà, chúng tôi giúp khách hàng có thể đưa ra sự lựa chọn chính xác nhất.
2. Khảo sát và tư vấn hiện trạng văn phòng: 1 – 4 tuần
Nắm được tính chất và cách vận hành doanh nghiệp, cũng như đặc thù sử dụng văn phòng của nhân viên giúp công ty đưa ra những quyết định về nơi làm việc mới hiệu quả.
Bằng việc đánh giá chỗ làm hiện tại, bạn có thể ước lượng những điều cần thiết cho địa điểm mới. Điều này giúp việc khảo sát cũng như tư vấn văn phòng mới được thiết thực và chính xác với nhu cầu doanh nghiệp.
Việc khảo sát mặt bằng phù hợp có thể kéo dài từ 1 – 4 tuần, số lượng toà nhà cần xem từ 3 cho đến 20 toà, càng triển khai sớm thì bạn càng tiết kiệm thời gian và ngân sách tìm thuê văn phòng.
3. Lên bản vẽ mặt bằng: 1 tuần
Bản vẽ mặt bằng phản ánh không gian mà bạn chọn sẽ thoả mãn các yêu cầu và nhu cầu của doanh nghiệp.
Đây là bước quan trọng cho việc lên những ý tưởng ban đầu về cách sắp xếp văn phòng.
> 12 Mẹo tối ưu không gian làm việc
4. Thương lượng việc thuê văn phòng: 2 – 4 tuần
Đây chính là thời điểm để tìm những thỏa thuận thuê văn phòng tốt nhất với chủ tòa nhà.
Trao đổi kỹ với tư vấn viên của bạn trong quá trình này để đảm bảo rằng bạn sẽ đạt được nhiều lợi ích nhất có thể trong hợp đồng mới.
> Mẹo đàm phán giá và chi phí thuê văn phòng
5. Chọn lựa nhà thầu thi công văn phòng
Hãy tham khảo các bên nhà thầu thiết kế và so sánh các đề xuất khác nhau để chọn giải pháp tốt nhất cho dự án của bạn. Sau khi chọn được nhà thầu, bạn có thể tiến hành ngay đến bước tiếp theo.
> Tham khảo các công ty thiết kế nội thất văn phòng
6. Hoàn thiện layout thiết kế
Thông qua những buổi hội thảo và cuộc họp với đội thiết kế, doanh nghiệp sẽ có những ý tưởng và định hình diện mạo của không gian mới bằng các layout mặt bằng văn phòng.
Đây là mốc trọng điểm của quá trình Fit Out để đưa ra những quyết định cuối cùng và thực hiện bất kỳ thay đổi nào mà bạn muốn lên bản vẽ.
> Kinh nghiệm thiết kế thi công nội thất văn phòng
7. Tham khảo các sản phẩm nội thất
Việc tìm nội thất phù hợp có thể kết hợp với bên thiết kế và nhóm phụ trách nội thất nội bộ của bạn.
Bạn sẽ khám phá ra những chất liệu, màu sắc và phong cách khác nhau trong những cuộc hội thảo hay đi xem phòng trưng bày để tìm những nội thất như ý cho văn phòng.
> 4 Sai lầm cần tránh khi thiết kế văn phòng
8. Đặt hàng nội thất
Tuỳ theo đơn đặt hàng trong nước hay quốc tế, thời gian giao sẽ dao động từ 1 – 2 tuần hoặc lâu hơn nếu món nội thất sold out.
Nếu có bất cứ vấn đề ảnh hưởng đến timeline, hãy cân nhắc các phương án thay thế và tìm những mặt hàng khác.
Quá trình này thường được các đơn vị tư vấn chủ động thực hiện
9. Thi công mặt bằng: 4 – 8 tuần
Một trong những sự khác biệt lớn nhất giữa thiết kế, xây dựng và truyền thống chính là tốc độ thi công.
Phần xây dựng của quá trình dường như là khâu dài nhất của Fit Out, và nó có thể thay đổi nhiều tuỳ vào độ phức tạp và kích thước không gian.
10. Lắp đặt nội thất
Đây là giai đoạn mà không gian của bạn sẽ thực sự trở thành một văn phòng làm việc.
Đội phụ trách nội thất sẽ liên lạc với đội thi công để dự tính khi nào thì công trình sẽ sẵn sàng cho việc lắp đặt nội thất.
Sau đó họ sẽ bàn bạc với đơn vị cung cấp nội thất để lên kế hoạch cho việc giao hàng đến công trình trước khi lắp đặt.
11. Hoàn thiện văn phòng
Tuỳ vào quy mô của công ty, việc di chuyển đồ đạc tại địa điểm cũ sang mới sẽ cần được thực hiện theo từng bước để đảm bảo doanh nghiệp vẫn hoạt động mà không bị gián đoạn, có thể chuyển từng tầng một hoặc từng đội một.
Đây là lúc những vật dụng công nghệ, công cụ truyền thông và hoạt động kinh doanh cần thiết được đưa vào văn phòng mới.
12. Chuyển địa điểm cũ sang mới
Đã đến lúc chuyển công tác đến địa điểm mới. Bạn có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ của các đơn vị vận chuyển văn phòng trọn gói.
Trên đây là timeline Fit Out thi công mặt bằng văn phòng cụ thể. Nhìn vào chúng ta sẽ hình dung các giai đoạn cần được lên kế hoạch trước sau trong quá trình.
